杜永波

[摘 要]隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，人類社會進(jìn)入了信息時(shí)代。信息化社會賦予工作嶄新的內(nèi)容，為檔案工作帶來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。同時(shí)也提出了更高的要求。本文就公共行政對檔案信息化的影響進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]公共行政；檔案信息化；影響

由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。檔案信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢。無論是從政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、軍事等多個(gè)領(lǐng)域還是到人類生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無不顯示其獨(dú)特的魅力，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

公共行政，即行政管理，是指國家行政機(jī)關(guān)依法管理國家事務(wù)和社會事務(wù)的組織活動。

一、檔案信息化對行政人員的影響

行政人員由于身處現(xiàn)代信息社會，不可避免地要受到信息技術(shù)發(fā)展的影響。具體表現(xiàn)為：

（一）體能的延伸與增強(qiáng)

借助于信息技術(shù)，如電信、機(jī)器辦文辦事、遠(yuǎn)程會議，打破了時(shí)空限制，行政人員可以看到、聽到、觸覺到以前無法感知的事物，可以完成以前體能無法完成的工作。

（二）開闊視野，提高判斷、分析和解決問題的能力

信息技術(shù)的開發(fā)可使行政人員及時(shí)獲得大量信息，有助于他們邏輯地、辯證地和系統(tǒng)地思考問題?；ヂ?lián)網(wǎng)提供了獲取信息的極大便利，使得行政人員“秀才不出門，而知天下事”、“運(yùn)籌帳幅之中，決勝千里之外”成為可能。

（三）時(shí)間和精力的節(jié)約

信息技術(shù)節(jié)約了原來靠人腦和文件處理信息所消耗的大量時(shí)間和精力?？缭綍r(shí)空，降低了信息傳輸?shù)臅r(shí)間成本、人力成本。

（四）觀念的更新

行政人員要適應(yīng)信息時(shí)代的要求，就必須更新傳統(tǒng)觀念，樹立效率觀念、創(chuàng)新觀念、服務(wù)觀念、競爭觀念、民主觀念、法治觀念等現(xiàn)代化觀念。

（五）激勵(lì)行政人員的全面發(fā)展

信息技術(shù)的應(yīng)用既對行政人員的知識和技能提出了更高的要求，又節(jié)約了行政人員的精力與時(shí)間。前者成為行政人員不斷學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的直接動力，后者則提供了可能與機(jī)會。信息技術(shù)帶來的教育方式的更新（如網(wǎng)絡(luò)學(xué)校）更為行政人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理知識，掌握與運(yùn)用現(xiàn)代化的行政管理技術(shù)和工具提供了極大的便利。

二、檔案信息化對行政方法的影響

信息技術(shù)與行政方法密不可分。所有行政方法都要有相應(yīng)的信息支持，而有些行政方法就是專門為保證信息流通而創(chuàng)立的。信息技術(shù)發(fā)展引起行政方法的創(chuàng)新主要通過以下途徑：

（一）改善現(xiàn)有行政方法的信息基礎(chǔ)和信息通訊手段

例如目前行之有效的網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃技術(shù)，就運(yùn)用了先進(jìn)的信息技術(shù)予以支持，從而大大提高了行政管理效能。網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃技術(shù)源于19世紀(jì)末美國學(xué)者村特發(fā)的首特圖，后發(fā)展為橫條圖形計(jì)算法，這是一種較為簡單的安排工序和時(shí)間的圖表。后來隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而不斷改進(jìn)成為網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃技術(shù)。網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃技術(shù)又有較高的科技含量，其工作程序的模型化建立就得益于計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)的運(yùn)用。

（二）創(chuàng)立全新的行政方法和行政措施

信息技術(shù)的發(fā)展使決策支持系統(tǒng)（DSS）、電子會議系統(tǒng)、遠(yuǎn)距離控制、分布式工作的統(tǒng)一協(xié)調(diào)、動態(tài)網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃成為可能；目前，我國政府上網(wǎng)工程就采用了一整套全新的管理方法，如人民銀行網(wǎng)上支付、海關(guān)總署報(bào)關(guān)單和外匯聯(lián)網(wǎng)的外匯核銷系統(tǒng)、工商局紅盾信息網(wǎng)提供企業(yè)數(shù)據(jù)庫、國稅總局增值稅發(fā)票稽核系統(tǒng)和電子報(bào)稅等。這些管理方法提高了行政效率，降低了行政成本。

（三）中間管理層的縮減以至取消

中間管理層是信息通訊技術(shù)落后的產(chǎn)物，它的存在既減緩了信息傳遞的速度，又易造成信息的嚴(yán)重失真。這種失真的原因有多種，其中一個(gè)原因就是不同層次為了爭功而導(dǎo)演的“官山數(shù)字，數(shù)字出官”現(xiàn)象，這也是信息傳遞不暢的結(jié)果?，F(xiàn)代信息技術(shù)將通過加強(qiáng)操作執(zhí)行層與高層決策的直接溝通，逐步縮減以致最終取消中間管理層，管理幅度增寬。信息技術(shù)值管理者和其下屬可以隨時(shí)了解對方的狀態(tài)和意圖，而且僅占用很少的精力和時(shí)間，所以一個(gè)管理者能夠指導(dǎo)更多的下屬人員，增寬管理幅度。這一趨勢對于行政機(jī)構(gòu)改革有一定的啟發(fā)。

（四）行政組織績效的改進(jìn)

信息技術(shù)的發(fā)展極大地提高了工作效率，使得一個(gè)行政組織要完成與過去同樣的工作量所需行政人員大為減少，從而使行政組織更加精干高效。行政組織中信息技術(shù)的采用有利于提高行政組織產(chǎn)出績效和促進(jìn)行政組織成員的自身發(fā)展。信息技術(shù)可保證行政組織成員間的全方位溝通和組織與組織之間的信息交流。

三、檔案信息化對行政公文的影響

行政公文，是指機(jī)關(guān)、部門、團(tuán)體在處理公務(wù)活動過程中，按特定體式形成與使用的、具有法定效用的文件。信息技術(shù)日益滲透到辦公或其他業(yè)務(wù)環(huán)境，如行政部門的辦公自動化系統(tǒng)和電子政務(wù)等，便產(chǎn)生了電子文件，這是一種特殊性質(zhì)和特殊形式的行政公文。它具有許多與傳統(tǒng)行政公文不同的特點(diǎn)：（1）信息的非人工識讀性；（2）系統(tǒng)依賴性：電子文件的使用依賴于一定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件；（3）載體的無信息性：從遠(yuǎn)古的甲骨、綿帛、竹筒到紙張，載體的意義遠(yuǎn)大于“承載物“這一項(xiàng)，它和載于其上的外部特征，如字跡、書寫材料、簽字、印章等共同構(gòu)成文件原始身份的“證明人”，但對于電子文件，載體本身及其上的外部信息消失得無影無蹤；（4）信息的靈活處理性：制作電子文件時(shí)，我們可以任意地增、刪、改。單純從電子文件本身來看，修改的痕跡蕩然無存。這一靈活性是傳統(tǒng)行政公文無法比擬的。

參考文獻(xiàn)：

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