黃璐

對企業(yè)來講，會議是重要的管理手段，是信息交流的渠道，是各方代表相互作用、互動協(xié)調(diào)的場所。通過會議傳達(dá)指令，交流情況，集思廣益，統(tǒng)一認(rèn)識，明確責(zé)任，共同努力去實現(xiàn)既定的目標(biāo)。不同的會議因其目的不同而形式多樣：生產(chǎn)經(jīng)營協(xié)調(diào)會主要協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的問題；產(chǎn)銷會議主要協(xié)調(diào)企業(yè)生產(chǎn)與市場銷售的進(jìn)度；經(jīng)濟(jì)活動分析會主要是通過對企業(yè)的經(jīng)營成果和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行分析，不斷尋求更合理的生產(chǎn)和經(jīng)營安排，以提升經(jīng)濟(jì)效益；績效會議主要針對月度的營運(yùn)績效狀況進(jìn)行分析檢討，此外，還有許多專項會議或外部會議，這些會議已經(jīng)成為規(guī)范企業(yè)不可或缺的一種溝通交流和管理的形式。

然而，現(xiàn)實中的許多決策性會議都存在著“會而不議、議而不決、決而不行、行而不果”的問題。追其根源，就是會議目的不明確、會議準(zhǔn)備不充分、會議管理不科學(xué)、會議執(zhí)行不到位的問題。針對這些問題，筆者總結(jié)了提升決策性會議的幾大要點，即功夫在會前，把握在會中，執(zhí)行是王道。

一、訂立規(guī)范，并做好會前準(zhǔn)備工作

對于決策性會議，首先應(yīng)制訂明確的議事規(guī)則，其中包括議事原則、議事范圍、議事程序、分歧解決等，并固化到公司的制度規(guī)范中，以達(dá)到有章可循的效果。同時，要訂立一定的會議管理規(guī)范，要求會議主導(dǎo)部門（召集部門）和參加部門依照規(guī)范執(zhí)行，做好各項會前準(zhǔn)備工作。

（一）議題審核和確認(rèn)

會議主導(dǎo)部門要做好參會部門提報議題的會前審核工作，確定議題在本次會議進(jìn)行討論的必要性，通過《議題審批單》的形式，確保上會議題在會前已與有關(guān)部門達(dá)成較為一致的意見，并得到了分管領(lǐng)導(dǎo)的支持，以提高會議效率，避免出現(xiàn)因事前溝通不足而在會上發(fā)生爭議的狀況。

（二）準(zhǔn)備充分的上會材料

圍繞決策性會議主題來準(zhǔn)備上會材料，一是要求明確說明提報會議審議的目的或依據(jù)；二是提報內(nèi)容方面，要求表達(dá)清晰、數(shù)據(jù)充分、論點論據(jù)完備，為與會者提供比較充分的決策依據(jù)；三是重申需會議批準(zhǔn)的事項。此外，一般情況下，要求提報部門以PPT形式向會議進(jìn)行匯報，直觀簡潔，論點突出，對決策效率的提升有一定的輔助效果。

（三）提前通知

會議主導(dǎo)部門應(yīng)提前預(yù)約重要的參會人員，確保在預(yù)期時間能保證會議的召開。同時，應(yīng)至少提前2日將《會議通知》送達(dá)各與會部門和人員。《會議通知》應(yīng)注明會議時間、地點、會議議程。例行性會議可不單獨發(fā)布通知，但如有變動需提前知會參會部門和人員，同時知會會務(wù)部門做好配套的會議服務(wù)工作。

（四）確定會場管理人員

會議主導(dǎo)部門應(yīng)先行確定會場管理人員，包括會議主席、會議主持人、會議記錄人、會議決議督辦人、會議計時人等，可以一人多職，以保證會議順暢進(jìn)行，相關(guān)人員職責(zé)如下：

會議主席：作為會議最高主管，負(fù)責(zé)組織決策團(tuán)隊共同商討議題或事項并作出決策，如當(dāng)場無法決策，需確定進(jìn)一步的決策方式和流程（比如，另定時間討論、委托一位副總裁進(jìn)行審核確認(rèn)等等），避免議而不決；

會議主持人：引導(dǎo)會議召開，在恰當(dāng)時候請會議主席進(jìn)行裁示，或者對與會人員進(jìn)行相關(guān)提醒，包括會場紀(jì)律、中止偏離會議主題的討論等等；

會議記錄人：負(fù)責(zé)如實記錄會議決議，如有需要，可在會上或會后與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確認(rèn)，保證會議記錄的準(zhǔn)確性和完整性；

會議決議督辦人：根據(jù)會議決議，對各執(zhí)行部門的落實狀況進(jìn)行督辦，提醒相關(guān)部門或責(zé)任人貫徹落實會議決議；

會議計時人：根據(jù)需要對會議進(jìn)程進(jìn)行計時，提醒主持人管控會議時間，提高會議效率。

（五）前期會議督辦

會議主導(dǎo)部門或指定的督辦部門應(yīng)掌握前期會議決議事項的執(zhí)行狀況，定期向會議或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通報，以敦促各決議事項盡快關(guān)閉。

（六）會前的各項會務(wù)準(zhǔn)備

會前要做好會場投影儀、擴(kuò)音設(shè)施、話筒、會議座次以及其他會場設(shè)施的布置。

二、做好有效的會中控制

除了做好會前的充分準(zhǔn)備，還需要在實際會議過程中做好過程控制和管理。

（一）制定并遵守會議基本紀(jì)律

各與會人員應(yīng)準(zhǔn)時參會。如遇特殊情況本人無法到會的，在征得本部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可委托代理人參加會議。

會議過程中與會人不得無故提前離開，如確因工作需要提前退出會議的，應(yīng)征得會議主席的同意。

與會人員應(yīng)保持會場紀(jì)律，專心聽取報告或參與討論，避免或減少不必要的私下討論、看手機(jī)等情況。手機(jī)要置于靜音或振動狀態(tài)，如確需接聽來電，應(yīng)離席到會場外處理，以免打擾會議秩序。

（二）會議進(jìn)程控制

會議開始前，會議主持人應(yīng)先展示會議議程，在會議過程中，各與會人員應(yīng)圍繞議題展開討論，避免談及無關(guān)的話題。

會議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)會議召開，并適時提醒會議主席進(jìn)行裁示，對會場紀(jì)律進(jìn)行控制，對偏離主題的討論進(jìn)行制止。

會議計時人負(fù)責(zé)提醒與會人員遵守會議時間，依照議程進(jìn)行會議，如需延長會議，由會議主席根據(jù)實際情況決定。

（三）決議管理

會議主導(dǎo)部門或決議督辦部門應(yīng)定期以報告或郵件等形式，對前期會議決議事項的落實情況進(jìn)行通報，以便會議主席和與會人員掌握執(zhí)行進(jìn)度，并以此促進(jìn)實際落實部門能夠切實執(zhí)行。

會議決議要遵循一定的原則，一般采取先民主后集中的方式，但一般不采用表決制。會議主席在現(xiàn)場征詢決策團(tuán)隊的意見后，一般應(yīng)當(dāng)場作出歸納總結(jié)，陳述決議事實，進(jìn)而形成決議。會議決議一旦明確，應(yīng)確定執(zhí)行部門或執(zhí)行人和完成時間，以便后續(xù)落實和管理。

有時候與會者對問題或事情的看法難以達(dá)成一致，就需要統(tǒng)一思想，力求形成會議決議，避免議而不決的現(xiàn)象。這要求會議主席具備影響力和豐富閱歷，能夠掌握客觀尺度，站在全局的高度看待問題或事情，能夠根據(jù)與會人員情況、會場氣氛、發(fā)言情況，及時調(diào)整策略，避免會議的冷場或“走火”，此外，還要具有決斷的魄力，善于總結(jié)歸納，重要的是使與會者形成相對一致的意見或看法，這是決策會議是否成功的重要標(biāo)志。

如無法當(dāng)場形成決議，需確定進(jìn)一步的決策方式和流程（比如，另定時間討論、委托一位副總裁進(jìn)行審核確認(rèn)等等），避免議而不決。

三、會后“執(zhí)行”是王道

會議管理的成效很多程度上取決于執(zhí)行力度，如果有了決議卻不執(zhí)行，就是前面所說的弊端“決而不行，行而不果”，所以會議管理的重中之重就是對執(zhí)行狀況的管理。

（一）完整記錄

會議記錄人負(fù)責(zé)記錄會議的決議事項，如有必要可與相關(guān)部門對紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，一般應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)完成初稿整理，并按簽批程序辦理簽核和發(fā)布。

（二）督辦管理

會議主導(dǎo)部門或會議指定督辦部門負(fù)責(zé)將需督辦事項納入會議管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，并督辦決議事項的執(zhí)行情況，對已經(jīng)完成的事項，可根據(jù)分管審批意見給予關(guān)閉，對進(jìn)度較慢的事項應(yīng)提醒責(zé)任部門或責(zé)任人；同時，應(yīng)定期對會議督辦事項進(jìn)行匯總，擇機(jī)通報。如考慮客觀性和公正性，可由公司高層指定的非會議主導(dǎo)部門進(jìn)行報告。

各部門要負(fù)責(zé)將執(zhí)行進(jìn)度維護(hù)到會議管理系統(tǒng)中，被確定為決議執(zhí)行責(zé)任人的，應(yīng)切實落實會議決議，并按督辦部門的要求定期反饋執(zhí)行進(jìn)度。

（三）配套獎懲

為了保證會議決議的執(zhí)行力度，應(yīng)建立配套的獎懲機(jī)制。在會前的準(zhǔn)備溝通、會上的紀(jì)律遵守以及會后的落實執(zhí)行都應(yīng)該制定詳細(xì)的獎懲規(guī)范，獎勵先進(jìn)和優(yōu)秀的部門及個人，懲罰落后和違反規(guī)定的部門和個人。具體操作上，可采用累積記點或積分制度，視情況建立月度或季度考核。

此外，考慮到當(dāng)前信息化已經(jīng)成為企業(yè)管理中或不可少的工具，可以優(yōu)先考慮利用OA系統(tǒng)，開發(fā)自動化的會議管理系統(tǒng)模塊，對會議決議進(jìn)行科學(xué)管理，有條件的話，可以考慮將會議議題審批、會議室管理、會議記錄簽核、會議決議落實等與會議相關(guān)的流程一并納入系統(tǒng)管理，能夠進(jìn)一步提升工作效率。另外，定期對現(xiàn)行的會議管理制度和執(zhí)行情況進(jìn)行評估和改進(jìn)，也是實現(xiàn)PDCA循序漸進(jìn)的好方法。

總而言之，規(guī)范制度，科學(xué)管理，堅持執(zhí)行，配套獎懲，是有效提升決策性會議效率的手段。這些要求看似簡單，但想要徹底達(dá)到“會而有議，議而有決，決而有行，行而有果”的目標(biāo)，則需要會議主管部門和其他部門的共同努力，也離不開公司高層的大力支持。

〔作者單位：中沙（天津）石化有限公司〕