李鐵強

煙草企業(yè)檔案管理工作不僅是煙草企業(yè)的基本工作之一，而且是企業(yè)內部管理的重要內容之一，如何提升煙草檔案綜合管理水平是所有煙草企業(yè)重點思考的問題，并具有非常重要的現(xiàn)實價值和指導意義。但是就目前現(xiàn)狀來講，煙草企業(yè)檔案管理中依然存在許多問題和弊端，因此必須采取積極的應對措施進行問題解決，以此提升煙草檔案綜合管理水平。該文在概述煙草檔案管理必要性基礎上，分析了新時代煙草檔案管理的新特征，并指出了煙草檔案管理中存在的問題，最后重點提出提升煙草檔案綜合管理水平的措施。

近年來，煙草企業(yè)的體制改革日益深入，經(jīng)濟結構得到了有效優(yōu)化，煙草資源得到了全面整合，有效提高了煙草行業(yè)的資源利用率和整體競爭力。筆者認為，在煙草企業(yè)工商分開機制的全面確立下，在煙草產業(yè)組織結構改革日益深入的形勢下，檔案部門要與時俱進，跟緊時代步伐，重視檔案管理建設，不斷提升煙草檔案綜合管理水平，為推動煙草企業(yè)良性發(fā)展而服務。

一、煙草檔案綜合管理的必要性

檔案綜合管理是國家檔案管理工作的基本原則和制度標準，并已經(jīng)有專門的《檔案法》加以法律化。在國務院頒布的《加強國家檔案工作的決定》中，有這樣一句話：“各級機關的檔案材料（包括機關的收發(fā)文電、內部文書、會議記錄、電話記錄、技術文件、出版物原稿、印模照片、影片、錄音等），應該由機關的檔案業(yè)務機構—檔案室—集中管理，不得由承辦單位和個人分散保存?！贝送猓稒n案法》中也對檔案綜合管理進行了明確法律規(guī)定，就檔案綜合管理的基本原則、基本方法等以法律法規(guī)的形式加以明確固定。所以，采取檔案綜合管理，不僅是企事業(yè)單位的實際需要，而且是煙草檔案事業(yè)發(fā)展的時代必然，并集中體現(xiàn)在以下幾方面：

首先，有利于充分落實《檔案法》，實現(xiàn)依法治檔。 《檔案法》的出臺為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了法律保障，為檔案事業(yè)發(fā)展提供了行為規(guī)范，實現(xiàn)了檔案管理的有法可依，依法治檔。為了全面達到檔案綜合管理的目標，《檔案法》就檔案管理的職責、標準、原則、范圍、組織和管理等問題都進行了明確規(guī)定，為檔案管理的發(fā)展奠定了堅實的基礎。在開展檔案管理工作過程中，必須要以相關法律法規(guī)為行為標準和工作依據(jù)。煙草企業(yè)根據(jù)《檔案法》加強檔案管理機制改革，全面提升綜合管理水平，有助于發(fā)展煙草工作和檔案事業(yè)。

其次，有利于提高檔案資源的開發(fā)利用率，為促進煙草事業(yè)發(fā)展服務。檔案的價值集中體現(xiàn)在信息資源利用上。檔案信息能夠得到系統(tǒng)全面地開發(fā)，為廣大用戶提供及時信息服務，滿足受眾的個性化信息需求，這和檔案室的室藏量有著密切關聯(lián)。以往，由于檔案分散于各科室，尋找困難，利用率低。所以，對檔案實施綜合管理，提高綜合利用率，推動煙草業(yè)建設，為社會主義經(jīng)濟建設添磚加瓦，煙草檔案管理扮演著重要角色。

再次，有利于提高檔案工作的領導水平，推動檔案工作可持續(xù)發(fā)展。領導水平在很大程度上決定了檔案工作的質量和方向。只有不斷提高領導水平，才能為檔案事業(yè)發(fā)展保駕護航。傳統(tǒng)煙草檔案管理的方式主要是分處管理，各機構部門的檔案基本上都自行管理。這就為檔案綜合管理目標的實現(xiàn)帶來了很大制約。特別是查閱制度不統(tǒng)一，嚴重阻礙了檔案信息資源的開發(fā)與利用。只有實現(xiàn)檔案綜合管理，才能推動管理工作的標準化、科學化和規(guī)范化，全面落實綜合管理的法律法規(guī)和制度規(guī)范。檔案綜合管理能夠克服分散管理的種種弊端，進而推動煙草檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

最后，有利于加強檔案管理的科學性。一個企業(yè)所形成的各種類型的檔案信息，分類歸檔立卷加以集中管理，不僅能夠豐富檔案載體，而且能夠實現(xiàn)集中規(guī)范管理，豐富收藏。集中統(tǒng)一綜合管理檔案，能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理模式下種種弊端，達到促進檔案事業(yè)發(fā)展的目的。比如影音圖像等檔案，只有實施集中統(tǒng)一管理，才能全面真實地反映出煙草企業(yè)的歷史面目。

二、新時代煙草企業(yè)檔案管理的新特征

（一）檔案管理機制的集中化

新世紀以來，煙草生產廠進行了廣泛的聯(lián)合重組，檔案管理機制也呈現(xiàn)了新變。就職能來講，由獨立自主行使采購、生產、營銷和技術等職能轉變?yōu)橐跃頍熒a為核心職能，職能重心的轉變導致檔案管理工作范圍也隨之縮小，主要以卷煙生產相關的檔案為主要管理對象，其他生產環(huán)節(jié)的檔案信息都集中到工業(yè)公司加以統(tǒng)一管理。就流程來講，以往的檔案管理主要針對本廠的檔案信息資源進行開發(fā)和利用。而進行聯(lián)合重組后，檔案信息資源的形成主要來自工業(yè)公司，因此工業(yè)公司成為了檔案管理的主體，利用現(xiàn)代化通訊技術能夠實現(xiàn)檔案信息資源的網(wǎng)絡共享。

（二）檔案管理跨度的擴大化

煙草業(yè)在進行聯(lián)合重組后，除了省內的多個生產點外，一些中煙工業(yè)公司有省外或境外生產公司，比如廣東中煙投資的澳門卷煙廠，云南中煙投資的海南紅塔、紅云紅河集團烏拉浩特卷煙廠、紅塔遼寧煙草有限公司等。當代煙草檔案管理的擴大出現(xiàn)了明顯的擴大化特征，而這也對檔案綜合管理提出了全新的要求。

（三）檔案管理工作的標準化

企業(yè)領導對檔案管理工作的重要性認識日益提高，對檔案管理在推動企業(yè)發(fā)展中的角色認識日益明確，因此對檔案管理工作的要求也有所提高。也只有如此，才能夠真正將檔案工作提升到戰(zhàn)略高度，納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，堅持檔案事業(yè)與企業(yè)發(fā)展的同步。集中體現(xiàn)在：股斷網(wǎng)鞍山各項檔案管理制度；改善檔案工作環(huán)境，加大管理設施建設力度；檔案管理工作全面參與重點工程項目；圍繞企業(yè)工作重心，積極開展檔案信息資源的系統(tǒng)開發(fā)和深入利用。比如，檔案管理部門編制本企業(yè)的《商標檔案集》、《煙草企業(yè)基礎數(shù)據(jù)匯編》和《企業(yè)組織機構沿革》等。正因為對檔案管理工作的高度重視，煙草檔案管理才得到了相關部門的首肯，比如紅塔集團就曾榮獲了“全國檔案工作優(yōu)秀集體”的稱號。

三、煙草檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理工作重要性的認識不夠

一方面，思想上認識不足。許多煙草企業(yè)未能將檔案管理工作上升到企業(yè)發(fā)展層面的戰(zhàn)略高度，未能形成與企業(yè)發(fā)展實際相符的檔案管理機制，在機構設置、體制建設和人員配備等方面都無法滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求，檔案管理工作無法發(fā)揮其推動企業(yè)發(fā)展的積極作用。對為何開展煙草檔案綜合管理，如何提升煙草綜合管理水平等都沒有形成統(tǒng)一的高度認識。另一方面，現(xiàn)實上重視不夠。許多煙草企業(yè)沒有充分意識到檔案在企業(yè)管理中的現(xiàn)實價值，簡單地認為檔案管理只不過是對文件材料的收集整理，還需要投入大量的成本去管理，出不了政績就變得毫無意義。由于對檔案管理重要性的認識不夠，導致檔案管理的價值始終無法得到彰顯，這也是煙草檔案綜合管理水平不高的一大原因。

（二）檔案管理制度建設力度不高

檔案管理制度不完善、檔案管理隊伍不專業(yè)等問題在煙草檔案管理中非常普遍。在許多煙草企業(yè)中，檔案管理人員都由其他人兼任且變動性較強，檔案綜合管理水平低下造成檔案管理質量始終上不去，并集中體現(xiàn)在制度建設不健全、歸檔范圍不明確和歸檔時間不規(guī)范等。許多檔案管理員只會簡單的基本檔案管理，對檔案分類、編目和保管等方面，現(xiàn)編錯號、改錯章的問題時有發(fā)生。此外，檔案目錄索引不全，無法確認所查檔案是否存檔，檔案查全率和查準率都非常低，無法充分發(fā)揮檔案管理工作在推動企業(yè)發(fā)展方面的作用。

（三）檔案管理理念相對落后

一方面，檔案管理方式落后。當代煙草檔案綜合管理工作仍以傳統(tǒng)的手工方式為主，檔案的收集、整理、存檔和查閱基本還停留在傳統(tǒng)時代，現(xiàn)代化管理技術在檔案管理領域的應用率較低，造成了檔案管理質量不高，資源利用率低。另一方面，資金保障不到位。煙草企業(yè)在檔案管理方面的預算不到位，用于檔案資源開發(fā)的資金投入不夠，這對檔案綜合管理的順利進行形成了較大制約和阻礙。

（四）管理與服務存在嚴重脫節(jié)

首先，檔案門類偏少，歸檔率不高。部分煙草企業(yè)只重視文書文件的收集卻忽視了影音圖像等資料的整理收集，這無疑不利于煙草檔案體系的系統(tǒng)化構建；其次，歸檔渠道單一，未能實現(xiàn)有效統(tǒng)一管理。由于各種原因，當代檔案管理存在普遍的斷代問題，許多企業(yè)管理人員認為將檔案材料放在手頭比較方便，不愿上交統(tǒng)一管理造成許多重要檔案資料的丟失；最后，保管有余開發(fā)不足。許多煙草企業(yè)忽視了檔案管理的實際價值，不想在檔案管理領域投入太多的成本，導致檔案管理工作效率、信息資源利用率都非常低下，管理與服務形成了嚴重脫節(jié)。

四、提升煙草檔案綜合管理的措施

（一）強化檔案管理員的綜合管理意識

檔案不僅是企業(yè)形象的重要載體，而且是企業(yè)文化的重要組成，更是企業(yè)活動的真實記錄和企業(yè)發(fā)展的歷史面目。作為重要的生產要素，檔案信息資源是企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的無形資產，隨著信息時代的全面來臨，檔案信息資源在經(jīng)濟發(fā)展中的地位日益重要。所以，必須強化全員檔案綜合管理意識，所有員工都必須充分認識到檔案管理工作的必要性和重要性，加強檔案管理工作的自覺性、認真性，保管好、開發(fā)好和利用好檔案信息資源。特別是檔案部門要積極樹立新的檔案管理理念，摒棄落后的檔案管理模式，要充分意識到檔案管理工作是涵蓋面非常廣泛的系統(tǒng)科學，尤其是煙草企業(yè)在經(jīng)過聯(lián)合重組后，現(xiàn)實形勢對檔案管理人員的素質提出了全新要求，需要不斷提高檔案管理隊伍的專業(yè)化水平，這也是煙草檔案綜合管理最為關鍵的內容。

（二）全面提高煙草檔案綜合管理的業(yè)務能力

首先，要知人善用，選好用好檔案管理人員。將認真負責、耐心勤快的檔案管理人員選配到相應的崗位上，充分考慮維持煙草檔案掛歷隊伍穩(wěn)定的重要性，盡可能不要頻發(fā)調動檔案管理人員，以保證隊伍的穩(wěn)定性和專業(yè)性；其次，加強檔案管理的業(yè)務培訓。選送表現(xiàn)突出的檔案管理人員參加相關的業(yè)務培訓，鼓勵他們進行自我完備，從時間和經(jīng)費上提供支持和保障。提高檔案管理人員的業(yè)務能力，要結合煙草檔案工作發(fā)展的實際需求，要結合煙草行業(yè)的發(fā)展規(guī)律，定期適時開展煙草檔案業(yè)務培訓活動，培養(yǎng)符合時代發(fā)展的優(yōu)秀檔案管理人才；最后，組織觀摩學習。一方面檔案管理業(yè)務專家進行專門指導，另一方面要組織檔案管理人員到優(yōu)秀檔案綜合管理企業(yè)進行實地觀摩學習，借鑒他人成功經(jīng)驗來推動自身檔案管理的良性發(fā)展。

（三）加強檔案管理制度的規(guī)范化建設

首先，加強檔案信息收集制度的規(guī)范化建設。要制定完善的檔案收集制度，嚴格按照相關標準進行檔案信息的收集工作。要不斷豐富收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式實現(xiàn)全面收集和重點收集相結合。要全面掌握不同類型檔案的形成規(guī)律，準確把握時間，收集范圍要廣泛，不僅要收集傳統(tǒng)紙質媒介，而且還要收集影音圖像等電子媒介或各種具有檔案價值的實物；其次，加強檔案整理制度的規(guī)范化建設。從文件材料形成開始，就對各種類型的檔案信息進行收集、整理、保管、歸檔和編號，制定嚴格的操作標準，并嚴格按照標準開展收集工作。在文件材料形成積累過程中，要嚴格按照預立卷制度進行相關操作，確保文件材料的完整性，對不符合標準的操作行為堅決予以糾正，在文件材料的移交過程中，必須層層把關以確保其完整性，對不完整的文件材料，相關部門要盡快補辦齊全，以確保文件材料的歸檔率；最后，加強檔案內部管理的規(guī)范化建設。要采取統(tǒng)一管理的模式，重點提高檔案信息資源的開發(fā)和利用，積極改善檔案保管的條件，加強檔案室基礎設施建設，加強檔案管理的安全性和科學性。此外，還要完善檔案借閱制度，對過期不換、破損、丟失或發(fā)生泄密事件的相關人員進行相應的懲戒和處理。

（四）加強檔案管理信息化建設

隨著信息技術的日益成熟，對煙草檔案綜合管理提出了更高的要求。特別是辦公自動化和無紙化的快速發(fā)展，徹底顛覆了傳統(tǒng)檔案管理的工作模式，所以，加強檔案管理信息化建設，采用電子計算機和其他現(xiàn)代化設備對檔案實現(xiàn)智能化、信息化和無紙化管理，進而全面提升檔案綜合管理水平。此外，要不斷健全和完善煙草檔案管理的網(wǎng)絡系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享。尤其是采用條形碼技術，可以全面提高檔案管理的效率，管理人員只要通過條形碼管理，就可以準確讀取全部檔案的詳細信息，以確保歸檔率。采用專門軟件，對于逾期未還的人員，進行及時提醒，可以有效防止檔案的丟失；條形碼管理有效解決了以往檔案編號墨跡模糊，甚至涂改的問題，條形碼管理不僅能夠實現(xiàn)檔案外形的美觀化，而且能夠有效確保檔案的歸檔率。

總而言之，煙草檔案管理必須以相關法律法規(guī)為根本依據(jù)，堅持統(tǒng)一管理的原則，對檔案信息資源進行全面整合，提高煙草檔案綜合管理水平具有重要現(xiàn)實價值，不僅有利于企業(yè)發(fā)展，而且有利于國民經(jīng)濟發(fā)展。對于煙草檔案的綜合管理，并非簡單地將檔案信息資源進行集中處理，而是將企業(yè)檔案視為一個有機整體，實現(xiàn)管理與服務相結合的組織方式。目前，對于大部分煙草企業(yè)來講，檔案的綜合管理方面仍存在許多問題，綜合管理的水平尚有待提升。所以，在未來很長一段時間內，如何提升檔案綜合管理水平應該成為煙草企業(yè)的重點任務。

（作者單位：江蘇省南通市煙草公司通州分公司）