劉德進(jìn) 徐新華

隨著時代發(fā)展，基層央行檔案管理工作逐步從處理大量紙質(zhì)材料階段向檔案電子化、集中化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，檔案服務(wù)決策功能日益明顯。從2002年開始，人民銀行通州支行對檔案工作實行規(guī)范化管理，2002年支行被南通市檔案局評為“檔案工作目標(biāo)管理”一級單位，2007年被江蘇省檔案局評為“檔案工作目標(biāo)管理”一級單位。為了進(jìn)一步加強(qiáng)支行檔案管理建設(shè)，提升基層央行的檔案管理水平，更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，從2014年開始，人民銀行通州支行以深入推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為目標(biāo)，大力開展檔案星級創(chuàng)建活動，努力打造基層央行檔案“五星級”品牌，這在全市乃至全省縣支行尚屬首家。在支行檔案“五星級”創(chuàng)建中，通過檔案管理的升級達(dá)標(biāo)，支行檔案管理更加規(guī)范，其積極作用愈加明顯，但在進(jìn)一步規(guī)范檔案管理過程中，也發(fā)現(xiàn)了一些不足和問題，需要進(jìn)一步加以完善。

一、基層央行檔案升級管理存在的問題

（一）認(rèn)識不足導(dǎo)致管理理念滯后

檔案管理是一項細(xì)致、復(fù)雜、繁瑣的工作，在短時間內(nèi)也很難看到成效，較難讓人發(fā)現(xiàn)其重要性，因此認(rèn)識上的不足容易導(dǎo)致基層央行檔案管理理念滯后。一是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。檔案管理由于工作見效慢，基層央行又受人力、物力、財力的限制，一直以來難以把檔案工作作為支行的重點工作，導(dǎo)致檔案管理工作一直以來都游離于重點工作之外，檔案管理無法適應(yīng)新形勢的需要。二是專項經(jīng)費安排不足?；鶎友胄杏绕涫强h支行由于經(jīng)費緊張，在保證單位基本運(yùn)轉(zhuǎn)之外，基本已沒有足額的經(jīng)費可以用于檔案建設(shè)，基層央行的檔案基礎(chǔ)設(shè)施相當(dāng)滯后，造成文書材料歸檔不夠及時、規(guī)范，檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢等問題。三是檔案培訓(xùn)活動較少。基層央行較少能夠開展檔案管理方面的專題培訓(xùn)和講座，從事檔案管理工作人員長時間忙于資料的完善和整理，難以經(jīng)常組織有針對性的檔案管理培訓(xùn)，使得檔案管理梯隊人才建設(shè)和突發(fā)事件的應(yīng)對處置能力較為薄弱。

（二）配備缺失導(dǎo)致管理存在短板

由于基層人民銀行檔案管理的硬件設(shè)施限制，基層央行普遍存在著聲像檔案保管不全、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查閱不暢、科技力量不足、人員管理素質(zhì)有待提高等問題，造成基層央行價值較高的原始檔案材料不能完整歸檔，使用效率不能達(dá)到預(yù)期的效果。主要原因表現(xiàn)為四個方面：一是立項審批較難。基層央行進(jìn)行檔案現(xiàn)代化改造升級投入較大，必須報上級行審批。在現(xiàn)行的財務(wù)管理體制下，一次性較大的投入審批立項較難獲得通過，加之電子檔案更新升級較快，也會導(dǎo)致后期經(jīng)費難以為繼。二是基礎(chǔ)設(shè)施落后?；鶎友胄杏捎诖鎯υO(shè)備欠缺，導(dǎo)致重要的聲像檔案無法保存，或由于儲存條件所限，此類檔案只能保存較短時間，致使部分特別珍貴的第一手資料遭到遺失、刪除或改動。三是科技力量薄弱?；鶎友胄械目萍剂α枯^為薄弱，基層央行科技人員只能進(jìn)行常規(guī)性的日常操作，無法獨立完成檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)、維護(hù)和升級，難以為數(shù)字化檔案提供科技支撐。四是管理人員能力有限。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員具備扎實的檔案管理知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能，但是基層央行人員老齡化較為嚴(yán)重，檔案管理人員往往是接近退休年齡的人員，無法適應(yīng)新時期的檔案管理工作。

（三）檔案的共享作用發(fā)揮不充分

目前基層央行檔案管理工作較多地禁錮于滿足自身業(yè)務(wù)發(fā)展的一般性需要，如何滿足當(dāng)前基層央行高效履職的需要，檔案應(yīng)有的作用未能得到充分發(fā)揮。首先，檔案未能實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的資源共享，許多檔案資料以紙質(zhì)形式存在，無法方便快捷地拷貝，失去了檔案價值再造的功能。其次，運(yùn)用檔案高效履職的意識不強(qiáng)。據(jù)抽樣統(tǒng)計，基層人民銀行檔案年度調(diào)閱量不足百次，僅占年度檔案入庫率的6%左右，大多數(shù)檔案資料的功能流于形式，較少能夠發(fā)揮提升單位履職水平的功能。通過提升檔案升（星）級意識，打造標(biāo)準(zhǔn)化檔案建設(shè)，能夠有效提高檔案硬件配置，同時，通過制度嚴(yán)格規(guī)范各項程序，可以使檔案流程再造，防止檔案失控或流失，確保各個環(huán)節(jié)都在制度化軌道上運(yùn)行，使檔案不僅在查閱、調(diào)閱、檢查上發(fā)揮作用，更能從根本上提高檔案軟實力及運(yùn)行環(huán)境。

二、促進(jìn)基層央行檔案管理升級的建議

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理升級意識

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，基層央行領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立較強(qiáng)的檔案管理意識，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，使檔案真正發(fā)揮作用，更好地為單位發(fā)展服務(wù)。其次，樹立責(zé)任意識，積極引導(dǎo)全行員工樹立檔案管理責(zé)任意識，從大局出發(fā)，樹立以規(guī)范化檔案管理為己任的意識，從源頭上厘清檔案管理脈絡(luò)。最后，加強(qiáng)考核管理，將檔案管理列為員工年度考核的重要內(nèi)容，提高檔案工作在各部門中的考核權(quán)重，從根本上提升全員檔案管理的能動性和積極性。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)，確保檔案收集完整全面

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。為了使基層央行的檔案管理人員能夠適應(yīng)工作需要，一是提高認(rèn)識水平，使檔案管理人員充分認(rèn)識到檔案管理工作的復(fù)雜性、艱巨性和重要性，將檔案管理工作提升到全行重點工作的高度，發(fā)揮檔案人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性，充分體現(xiàn)檔案管理人員的社會價值。二是加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，由于檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，檔案管理工作日益復(fù)雜化，傳統(tǒng)的檔案管理知識與工作方法已不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，因此，需要不斷提高檔案人員的知識水平和管理能力，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)出一批懂知識、有技術(shù)、熟管理的專業(yè)性、復(fù)合型人才。三是強(qiáng)化激勵措施，激勵約束機(jī)制可以有效提高檔案管理人員的責(zé)任心和緊迫感，通過建立檔案管理人員責(zé)任制，實施檔案登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵程序，做到獎罰分明，并實施檔案人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)動態(tài)管理，激勵檔案工作者做好檔案管理工作的主動性和積極性。

（三）抓升（星）級建設(shè)，全面提高檔案現(xiàn)代化管理水平

一是針對基層人民銀行檔案工作的不同發(fā)展?fàn)顩r，對基礎(chǔ)較好的分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案升（星）級改造，據(jù)“成熟一個升級一個”的原則，逐步形成“以點帶面、點面結(jié)合”的工作局面。二是積極探索建立科學(xué)高效的現(xiàn)代化檔案管理模式，形成檔案管理中文件收集、整編、編目、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計、維護(hù)等全過程管理，實現(xiàn)檔案管理電子化與網(wǎng)絡(luò)化的有效結(jié)合，使檔案由被動服務(wù)向主動服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。三是發(fā)展電子化檔案新模式，充分利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，降低人為因素在文件歸檔工作中的影響，提高檔案管理的工作效率，更好地服務(wù)于社會。

（作者單位：中國人民銀行通州支行）