唐上體

【摘 要】：辦公資產(chǎn)也是電力企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，辦公資產(chǎn)主要集中在企業(yè)的機(jī)關(guān)本部，對(duì)保障企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起到不可替代的作用。但是由于電力企業(yè)資產(chǎn)總量比較龐大，其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部分的資產(chǎn)占企業(yè)總資產(chǎn)的比例非常大，因此，多年來(lái)電力企業(yè)往往更多的是關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)類資產(chǎn)的管理，而忽視了對(duì)機(jī)關(guān)本部使用的辦公資產(chǎn)的管理，導(dǎo)致了企業(yè)辦公資產(chǎn)在使用、管理中存在一些賬實(shí)不符、資產(chǎn)利用效率不高和制度不健全等問(wèn)題。如何加強(qiáng)辦公資產(chǎn)管理，創(chuàng)建節(jié)約型、保障型機(jī)關(guān)，更高效的利用辦公資產(chǎn)，確保國(guó)有資產(chǎn)安全，是企業(yè)面臨的一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。為此本文針對(duì)電力企業(yè)在管理辦公資產(chǎn)方面存在的不足及對(duì)策方面進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】：辦公資產(chǎn)管理 問(wèn)題 對(duì)策

一、電力企業(yè)辦公設(shè)備管理存在的問(wèn)題

辦公資產(chǎn)是指不與企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)直接相關(guān)的、主要用于滿足辦公需要的資產(chǎn)，主要包括房屋建筑物、土地、車輛及辦公設(shè)備等資產(chǎn)。其中，辦公設(shè)備包括符合資產(chǎn)確認(rèn)條件的復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、攝像機(jī)、辦公家具等。由于這些資產(chǎn)在的種類繁多，分布在每個(gè)部門科室，數(shù)量多，使用的人多，部分資產(chǎn)的流動(dòng)性大，特別是如果企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整、人員調(diào)動(dòng)等情況時(shí)，容易出現(xiàn)管理方面的各項(xiàng)漏洞，如果企業(yè)沒(méi)有專門辦公資產(chǎn)管理制度進(jìn)行規(guī)范的話，更是容易產(chǎn)生管理方面的問(wèn)題。辦公設(shè)備管理存在的問(wèn)題大致歸納如下：

（一）辦公資產(chǎn)管理制度不健全，缺乏業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)機(jī)制

以某省級(jí)電力企業(yè)為例，由于公司機(jī)關(guān)各部門的業(yè)務(wù)主要是對(duì)基層生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和管理，作為全公司的話有財(cái)務(wù)部門制定的固定資產(chǎn)管理辦法，對(duì)全系統(tǒng)性的資產(chǎn)進(jìn)行管理，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行了基本規(guī)范。但是針對(duì)辦公資產(chǎn)專業(yè)領(lǐng)域的管理制度是缺失的，導(dǎo)致公司財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)實(shí)物歸口管理部門之間、資產(chǎn)實(shí)物歸口管理部門與資產(chǎn)使用部門之間缺乏溝通，財(cái)務(wù)部門只管固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)核算，資產(chǎn)實(shí)物歸口管理部門對(duì)資產(chǎn)管理缺乏有效的管理手段和具體辦法，資產(chǎn)使用部門無(wú)管理制度、無(wú)管理人員、財(cái)產(chǎn)登記不全。缺乏實(shí)物歸口管理部門和財(cái)務(wù)門間的聯(lián)動(dòng)機(jī)制。

（二）辦公資產(chǎn)采購(gòu)管理不夠統(tǒng)一規(guī)范，缺乏成本控制手段

在沒(méi)有出臺(tái)規(guī)范的企業(yè)招投標(biāo)制度前，對(duì)辦公資產(chǎn)的購(gòu)置管理不夠規(guī)范，缺乏明確的實(shí)物歸口管理部門，辦公資產(chǎn)的購(gòu)置比較零散，各部門均可分散購(gòu)置，沒(méi)有形成批量購(gòu)置，未能進(jìn)行貨比三家，或統(tǒng)一由實(shí)物歸口部門進(jìn)行采購(gòu)，通過(guò)按批量進(jìn)行招標(biāo)或進(jìn)行詢價(jià)等方式采購(gòu)，發(fā)揮批量購(gòu)置的價(jià)格成本優(yōu)勢(shì)。如，以某省級(jí)電力企業(yè)為例，每年機(jī)關(guān)本部購(gòu)置的辦公資產(chǎn)情況如下表：

資產(chǎn)項(xiàng)目 購(gòu)置金額 占比 購(gòu)置部門

復(fù)印機(jī)等非IT類辦公設(shè)備 120 55% 辦公室

辦公家具 55 25% 辦公室

辦公電腦 42 19% 信息部

保險(xiǎn)柜 2.6 1% 財(cái)務(wù)部

合計(jì) 219.6 100%

（三）辦公資產(chǎn)日常管理不規(guī)范，賬實(shí)不符的現(xiàn)象仍較多

忽視辦公資產(chǎn)的日常管理，財(cái)務(wù)部門只負(fù)責(zé)資產(chǎn)的價(jià)值管理，資產(chǎn)實(shí)物歸口部門責(zé)任不夠清晰，沒(méi)有專業(yè)管理資產(chǎn)的崗位，各資產(chǎn)使用部門沒(méi)有相對(duì)固定的人員負(fù)責(zé)本部門所使用的資產(chǎn)日常保管。缺乏規(guī)范的購(gòu)置、驗(yàn)收、保管和使用制度。缺乏內(nèi)部控制，資產(chǎn)的領(lǐng)用、保管臺(tái)賬或記錄不健全。機(jī)構(gòu)調(diào)整和人員變動(dòng)后，沒(méi)有能夠及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)交接。辦公資產(chǎn)的盤點(diǎn)機(jī)制，及資產(chǎn)報(bào)廢推出機(jī)制不健全，對(duì)長(zhǎng)期不能使用的固定資產(chǎn)、報(bào)廢的固定資產(chǎn)沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)清理，使不能報(bào)廢的資產(chǎn)堆積一邊無(wú)人管理，處于閑置狀態(tài)。導(dǎo)致該核銷的賬不核銷，淘汰報(bào)廢設(shè)備、長(zhǎng)期掛在賬上，名存實(shí)亡，造成有賬無(wú)物，經(jīng)過(guò)更換多人管理后，相關(guān)人員誰(shuí)也說(shuō)不清楚有多少資產(chǎn)，導(dǎo)致部分辦公資產(chǎn)賬實(shí)不符。

（四）固定資產(chǎn)配置不合理，利用率低

缺乏部門科室的辦公資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，各部門可以隨意采購(gòu)。造成機(jī)關(guān)內(nèi)固定資產(chǎn)資源的不合理分配和鋪張浪費(fèi)。比如，部門之間重復(fù)購(gòu)置固定資產(chǎn)，各自為政，資源獨(dú)享，從而導(dǎo)致固定資產(chǎn)資源浪費(fèi)和利用率低。

二、存在問(wèn)題的原因分析

（一）辦公資產(chǎn)管理制度方面

目前部分企業(yè)的財(cái)務(wù)部門都能建立本單位的固定資產(chǎn)管理辦法，從財(cái)務(wù)部門的角度對(duì)全企業(yè)的固定資產(chǎn)管理進(jìn)行規(guī)范，但是專門針對(duì)辦公資產(chǎn)而制定的管理制度卻不多。作為國(guó)有的電力企業(yè)亦如此，這些企業(yè)的大部分資產(chǎn)為電力生產(chǎn)設(shè)備，辦公資產(chǎn)占的比例不高，且這些企業(yè)往往更注重于生產(chǎn)類的資產(chǎn)管理，而忽視了辦公設(shè)備的資產(chǎn)管理。且由于管理職責(zé)不夠清晰，沒(méi)有一個(gè)明確的歸口部門去統(tǒng)籌管理這些辦公資產(chǎn)，沒(méi)有能夠有一個(gè)部門去專門組織力量制定和完善辦公資產(chǎn)管理制度。因此，導(dǎo)致辦公資產(chǎn)管理機(jī)制不健全，管理基礎(chǔ)不牢靠，更加談不上對(duì)這些資產(chǎn)的全生命周期管理和精益化管理。

（二）辦公資產(chǎn)管理意識(shí)方面

由于上面也提到這些企業(yè)的大部分資產(chǎn)為電力生產(chǎn)設(shè)備，辦公資產(chǎn)占的比例不高，這些企業(yè)往往更注重于生產(chǎn)類的資產(chǎn)管理，因此往往導(dǎo)致企業(yè)的人員對(duì)辦公資產(chǎn)的管理不夠重視；且由于是國(guó)有企業(yè)員工們對(duì)辦公資產(chǎn)的管理責(zé)任感不夠強(qiáng)，內(nèi)部沒(méi)有形成一種文化氛圍，大家都把固定資產(chǎn)當(dāng)成是公共的東西，沒(méi)有加以愛護(hù)。企業(yè)也沒(méi)有定期對(duì)員工進(jìn)行固定資產(chǎn)管理方面的培訓(xùn)，員工不知道怎么管理，所以造成他們?cè)谝庾R(shí)上忽略了這個(gè)問(wèn)題。

（三）辦公資產(chǎn)日常臺(tái)賬管理方面

目前的辦公資產(chǎn)臺(tái)賬主要還是以財(cái)務(wù)部門的臺(tái)賬為主，在購(gòu)置資產(chǎn)時(shí)由財(cái)務(wù)人員在固定資產(chǎn)系統(tǒng)進(jìn)行了資產(chǎn)卡片錄入。但這只是財(cái)務(wù)部門的臺(tái)賬，財(cái)務(wù)部門的臺(tái)賬主要還是側(cè)重于資產(chǎn)的價(jià)值管理，平時(shí)用于計(jì)提折舊，及年度資產(chǎn)盤點(diǎn)等用，用于日常的使用管理的比較少。由于資產(chǎn)實(shí)物歸口部門和使用部門均沒(méi)有管理臺(tái)賬，因此，這些部門對(duì)自己所管理或使用的資產(chǎn)情況掌握的也不清楚，缺乏日常管理的手段，特別是在資產(chǎn)有變動(dòng)時(shí)更是沒(méi)法及時(shí)進(jìn)行更新和對(duì)賬，導(dǎo)致到年底財(cái)務(wù)部門組織盤查時(shí)手忙腳亂，很多資產(chǎn)找不到保管部門，或找不到實(shí)物資產(chǎn)，就出現(xiàn)了帳實(shí)不符。例如某電力企業(yè)本部機(jī)關(guān)2012年辦公資產(chǎn)原值1015萬(wàn)元，年度盤點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)賬上有反應(yīng)但找不到實(shí)物的資產(chǎn)原值為15萬(wàn)元，凈值為12萬(wàn)元；有5萬(wàn)元資產(chǎn)為部分員工調(diào)動(dòng)后沒(méi)有及時(shí)交接，導(dǎo)致賬上有反映，找不到實(shí)物。

三、管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理人員的培訓(xùn)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，管理人員的素質(zhì)也越顯得重要，同時(shí)對(duì)固定資產(chǎn)管理人員也提出了新的要求。固定資產(chǎn)管理不僅僅局限原先的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整理，傳遞資料，還要對(duì)固定資產(chǎn)的使用進(jìn)行分析，為管理提供決策參考。必須建立人員素質(zhì)控制制度，管理人員的選調(diào)、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲形成制度。管理人員上崗必須接受崗前培訓(xùn)，并不斷更新知識(shí)，以提高業(yè)務(wù)技能。固定資產(chǎn)管理人員必須學(xué)會(huì)使用操作固定資產(chǎn)管理軟件，還要具備資產(chǎn)管理等其他方面的知識(shí)。應(yīng)大力度宣傳加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理的重要性，通過(guò)國(guó)有資產(chǎn)法律法規(guī)的宣傳教育活動(dòng)或國(guó)有資產(chǎn)法規(guī)政策的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使大家充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理工作的必要性、重要性，違法違紀(jì)的危害性，提高大家遵紀(jì)守法的自覺性。因此，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)也是提高管理水平的重要工作。

（二）建立健全辦公資產(chǎn)管理制度，規(guī)范辦公資產(chǎn)管理

除了要有財(cái)務(wù)部門制定的固定資產(chǎn)管理辦法外，還需明確辦公資產(chǎn)的實(shí)物歸口管理部門，并由歸口管理部門牽頭組織制定辦公資產(chǎn)管理制度，對(duì)辦公資產(chǎn)的購(gòu)置、日常臺(tái)賬、調(diào)配、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，明確財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門在固定資產(chǎn)管理過(guò)程中各自的職責(zé)，規(guī)定各部門配備專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理工作，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。要明確機(jī)關(guān)人員的辦公資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，由資產(chǎn)管理部門根據(jù)部門、員工的資產(chǎn)配置標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一組織采購(gòu)和配置。實(shí)現(xiàn)“以制度管事”、“有章可循”。

（三）規(guī)范固定資產(chǎn)的采購(gòu)管理

各級(jí)單位應(yīng)制定和完善本單位辦公設(shè)備配置標(biāo)準(zhǔn)。辦公資產(chǎn)由綜合管理部門統(tǒng)一購(gòu)置，按標(biāo)準(zhǔn)配置，其他部門不得自行購(gòu)置辦公資產(chǎn)。辦公資產(chǎn)要實(shí)行以廢換新，必須在完成報(bào)廢舊資產(chǎn)的基礎(chǔ)上，才可申請(qǐng)購(gòu)買新資產(chǎn)。辦公設(shè)備購(gòu)置必須納入預(yù)算，每年由各部門向綜合管理部門提交下年度辦公設(shè)備需求計(jì)劃，由綜合管理部門匯總形成下年度辦公設(shè)備購(gòu)置預(yù)算，并根據(jù)年度計(jì)劃組織開展招標(biāo)及采購(gòu)。辦公資產(chǎn)購(gòu)入后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)與保管使用人員辦理資產(chǎn)驗(yàn)收手續(xù)，并連同發(fā)票、合同等原始憑證報(bào)送財(cái)務(wù)部。辦公資產(chǎn)購(gòu)入后，實(shí)物歸口管理部門和辦公資產(chǎn)使用部門或人員要辦理簽收使用手續(xù)。對(duì)符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件的辦公資產(chǎn)，要及時(shí)做好配合財(cái)務(wù)部門做好資產(chǎn)登記。

（四）加強(qiáng)辦公資產(chǎn)日常臺(tái)賬管理

對(duì)達(dá)到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備，由財(cái)務(wù)部登記固定資產(chǎn)總帳、明細(xì)賬和固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)名稱、編號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、金額、購(gòu)建日期、使用年限及放置地點(diǎn)等。各級(jí)單位綜合管理部門應(yīng)指定專門人員負(fù)責(zé)管理辦公設(shè)備，并建立資產(chǎn)管理臺(tái)賬，做好辦公設(shè)備日常管理。有條件的單位可結(jié)合自身實(shí)際情況，建立辦公資產(chǎn)編碼體系，制定和粘貼辦公資產(chǎn)標(biāo)簽，方便盤查對(duì)賬管理。各使用部門在辦公資產(chǎn)存放地點(diǎn)、使用人員等相關(guān)使用情況發(fā)生變動(dòng)后，要及時(shí)與辦公室綜合管理部門聯(lián)系，更新資產(chǎn)臺(tái)賬檔案，確保實(shí)物與檔案一致。實(shí)行辦公資產(chǎn)管理問(wèn)責(zé)制，要將每一件辦公資產(chǎn)確認(rèn)到具體使用人（責(zé)任人），并明確各部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)管理員、資產(chǎn)使用者的職責(zé)范圍：一般人員直接對(duì)自己使用的資產(chǎn)負(fù)責(zé)；部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門所有資產(chǎn)的管理負(fù)責(zé)。各部門資產(chǎn)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，由綜合管理部門組織有關(guān)部門進(jìn)行資產(chǎn)清查，辦理交接手續(xù)。對(duì)配備給個(gè)人的固定資產(chǎn)或物品要實(shí)行領(lǐng)用交還制度，使用人員調(diào)離時(shí)，凡工作變動(dòng)必須將所使用資產(chǎn)交回綜合管理部門，對(duì)尚未辦理移交手續(xù)的不能離崗。各部門間辦公資產(chǎn)的調(diào)撥，須經(jīng)實(shí)物歸口部門批準(zhǔn)同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部備案修改資產(chǎn)卡片信息，并填制“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”，移入部門、移出部門的責(zé)任人、使用人簽字后，既可辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移。未經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦公資產(chǎn)不得外借。確需出借的，應(yīng)由實(shí)物歸口部門提出申請(qǐng)，本單位財(cái)務(wù)部審核后，報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。收回出租出借的辦公資產(chǎn)，應(yīng)認(rèn)真檢驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)追究相關(guān)人員的賠嘗責(zé)任。出租出借固定資產(chǎn)取得的收入，應(yīng)及時(shí)、足額上繳財(cái)務(wù)部。

（五）全面做好自查盤查

固定資產(chǎn)清產(chǎn)核資工作，我們并不少見，近年來(lái)甚至每年都在做。但平心而論，每次的清產(chǎn)核資工作要完全做到位卻不是一件輕而易舉的事情。固定資產(chǎn)清查的范圍很廣，使用的部門分散，種類繁多，大到一幢辦公樓，小到一張椅子都是我們清點(diǎn)的范圍。進(jìn)行一次徹頭徹尾的清產(chǎn)核資，可以全面掌握單位每項(xiàng)固定資產(chǎn)的真實(shí)信息，掌握資產(chǎn)最真實(shí)的現(xiàn)狀，以徹底摸清本單位固定資產(chǎn)“家底”，掌握單位固定資產(chǎn)占用情況、質(zhì)量情況及分布情況，這是加強(qiáng)管理的前提條件和基礎(chǔ)性工作。在進(jìn)行了全面的清產(chǎn)核資，摸清家底以后，各單位還要繼續(xù)把固定資產(chǎn)清查工作作為一項(xiàng)日常的工作抓緊抓好，可根據(jù)本單位的實(shí)際情況，形成制度，定期或不定期進(jìn)行固定資產(chǎn)的全面清查，對(duì)固定資產(chǎn)的數(shù)量、使用狀況及完好程度進(jìn)行核查，鞏固已經(jīng)取得的成果。

（六）加快辦公資產(chǎn)管理信息化建設(shè)

資產(chǎn)的實(shí)物歸口管理部門可以建立辦公資產(chǎn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)系統(tǒng)的對(duì)接，并根據(jù)對(duì)辦公資產(chǎn)的編碼管理，進(jìn)行日常管理信息補(bǔ)充錄入。把辦公資產(chǎn)的信息輸入系統(tǒng)，對(duì)其信息實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)管理。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，單位的辦公資產(chǎn)管理人員可以在同一管理系統(tǒng)中進(jìn)行管理操作，辦公資產(chǎn)的管理數(shù)據(jù)也實(shí)現(xiàn)單位的信息共享。信息化管理的優(yōu)勢(shì)不僅加快了數(shù)據(jù)信息的處理速度。還可以加快信息傳遞的速度。進(jìn)行信息化管理后，辦公資產(chǎn)的采購(gòu)、使用、報(bào)廢等增減變化信息直接可以在電腦中反映出來(lái)，如此的反映業(yè)務(wù)操作流程，不僅加快了信息傳遞速度，也減少了原來(lái)人為溝通傳遞信息過(guò)程中出錯(cuò)的概率。使辦公資產(chǎn)管理步入現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。