郄波

摘 要：在事業(yè)單位中，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以有效提高檔案管理人員的工作效率，還能夠加強(qiáng)事業(yè)單位的內(nèi)部人才培養(yǎng)工作，完善事業(yè)單位內(nèi)部控制工作，以推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。以下本文就來(lái)研究事業(yè)單位中檔案管理信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理信息化 策略 建設(shè) 事業(yè)單位

0.引言

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化，不僅可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的快速傳遞，也可以提高檔案信息的實(shí)時(shí)性與準(zhǔn)確性。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，研究強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略。

1.當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的弊端

在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，還是會(huì)存在一些問(wèn)題，使得檔案的利用率降低，非常不利于事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展。以下從我國(guó)目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，找出影響事業(yè)單位檔案管理中的弊端。

1.1對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的不重視

在當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位中，其單位的高層領(lǐng)導(dǎo)并未意識(shí)到建設(shè)檔案管理信息化的重要性[1]。也正是因?yàn)槿绱?，事業(yè)單位檔案管理中，不僅不重視檔案信息化建設(shè)，還在建設(shè)事業(yè)單位檔案管理信息化中投入甚少，導(dǎo)致單位的檔案室設(shè)施不齊全全，極易造成事業(yè)單位檔案資料不完整的弊端，從而影響事業(yè)單位自身的發(fā)展。

1.2檔案管理效率不高

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，檔案管理缺乏完整性，并沒(méi)有充分利用檔案資源，忽視檔案資源的重要性，缺乏檔案資料的完整性保護(hù)，降低檔案資料的使用價(jià)值，使事業(yè)單位檔案管理效率較低，在實(shí)際應(yīng)用中并不能起到什么作用。

1.3檔案管理人員的素質(zhì)低

在事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理人員在信息化建設(shè)中的專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)，因此在信息化檔案管理中，對(duì)于檔案資料的收集以及檔案資料的存放中，做的不夠明確完善，導(dǎo)致降低檔案資料的準(zhǔn)確性[2]。還有，在事業(yè)單位檔案管理上，沒(méi)有形成專(zhuān)門(mén)的人力、物力去進(jìn)行管理研究，缺乏專(zhuān)門(mén)的高素質(zhì)檔案管理人才，這就嚴(yán)重制約事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的進(jìn)程。

1.4檔案管理設(shè)備落后

事業(yè)單位檔案管理設(shè)備落后，不僅在獨(dú)立檔案管理部門(mén)中，缺乏相應(yīng)的現(xiàn)代信息化管理設(shè)備，從而造成檔案資料保存上出現(xiàn)偏差；而且事業(yè)單位檔案管理還缺乏信息化建設(shè)，根本無(wú)法提高事業(yè)單位檔案管理的工作效果，并沒(méi)有配備完善的檔案數(shù)字化設(shè)施，降低事業(yè)單位檔案資料的使用效率。

2.實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中，實(shí)習(xí)信息化建設(shè)，采用信息化媒介實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的傳播，不僅可以提高事業(yè)單位檔案信息的傳播速度，還可以有效改進(jìn)傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案服務(wù)的模式，提高事業(yè)單位檔案信息的及時(shí)反饋機(jī)制，提高檔案管理部門(mén)的水平。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，也可以提高檔案信息的質(zhì)量，擴(kuò)大受眾傳播影響力，改善傳統(tǒng)檔案管理的存儲(chǔ)環(huán)境，降低紙張資源，避免文件模糊、損壞，提高檔案存儲(chǔ)量[3]。優(yōu)化單位內(nèi)部檔案管理體制與管理方法，減輕事業(yè)單位檔案管理人員工作壓力，確保事業(yè)單位的檔案管理更加電子化、專(zhuān)業(yè)化、智能化、一體化，使事業(yè)單位有更好的發(fā)展。

3.優(yōu)化建設(shè)事業(yè)單位檔案信息化的策略

加強(qiáng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，可以更好發(fā)揮事業(yè)單位的人才管理機(jī)制，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量水平。以下介紹具體改進(jìn)策略。

3.1強(qiáng)化重視檔案管理信息建設(shè)

在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中，重視事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要發(fā)揮一定的帶動(dòng)作用，以便可以全面提升檔案管理信息化建設(shè)在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的地位。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理檔案方式為現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理，以便可以為事業(yè)單位營(yíng)造出良好的檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境。而且事業(yè)單位還應(yīng)該做好建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)的推廣宣傳工作，要提高事業(yè)單位全體檔案管理人員的工作熱情，打開(kāi)事業(yè)單位檔案管理信息化的新局面，使事業(yè)單位檔案管理工作越做越好。

3.2提高檔案管理效率

事業(yè)單位的檔案資料，是對(duì)單位內(nèi)部信息的規(guī)范與整合，不僅是管理單位知識(shí)信息的行為，也是實(shí)現(xiàn)執(zhí)行檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)過(guò)程。在事業(yè)單位的檔案管理中，可以制度相應(yīng)的制度規(guī)范，發(fā)揮事業(yè)單位檔案的最大效益及最大使用率。加快事業(yè)單位檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動(dòng)化建設(shè)，完整做到檔案的歸正和接收同步，保證檔案完整而不缺頁(yè)錯(cuò)節(jié)；加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)，使事業(yè)單位的檔案能更有效的被使用，確保信息資料資源在事業(yè)單位能更好地發(fā)揮效用。

3.3優(yōu)化檔案管理信息化工作人員素質(zhì)

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，需要提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)，能夠從現(xiàn)代信息化角度，全面提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員的素質(zhì)。并且在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)該加強(qiáng)提高檔案管理人員的服務(wù)思想和現(xiàn)代意識(shí)，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，具備管理信息化檔案的技能；并且，引進(jìn)高技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，使檔案管理人員可以與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行有效溝通，還要定期對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，強(qiáng)化電子檔案制作、接收、保管、應(yīng)用等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)，以提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，開(kāi)拓檔案工作人員在工作中的創(chuàng)新意識(shí)，提高事業(yè)單位檔案工作人員管理服務(wù)水平。

3.4創(chuàng)新檔案管理信息化設(shè)備

加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，加大檔案管理中對(duì)現(xiàn)代化軟硬件的投入，在事業(yè)單位中建設(shè)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，有效地推動(dòng)檔案管理信息化，為事業(yè)單位的檔案管理工作能夠提供更加現(xiàn)代化的管理手段，從而可以利用當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的便利性，優(yōu)化管理事業(yè)單位的檔案信息，為事業(yè)單位提供有效的檔案資料。

4.結(jié)論

綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，不僅是社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì)，同時(shí)也可以提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，有效確保檔案信息的完整性，構(gòu)建檔案信息化管理模式，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)工作，才可以使事業(yè)單位檔案信息化更符合國(guó)家發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。

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