郭雪瑩

摘 要：當(dāng)前，在檔案宣傳工作的大力開展下，檔案工作具有的重要性越發(fā)的突出，然而，本文主要從兩大部分展開了論述，即事業(yè)單位辦公室檔案管理內(nèi)容、提高事業(yè)單位辦公室檔案管理工作效率的具體對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 辦公室檔案 管理

隨著我國社會的快速發(fā)展，辦公室檔案管理工作在事業(yè)單位中的作用越發(fā)的突出，一個效率好、質(zhì)量高的辦公室檔案管理工作不僅對單位的運行可靠性起到了關(guān)鍵性作用，而且還有效促進了單位持續(xù)健康發(fā)展。所以加強事業(yè)單位辦公室檔案管理工作是當(dāng)前刻不容緩的事情。

1.事業(yè)單位辦公室檔案管理內(nèi)容

1.1檔案收集工作

隨著科技的不斷進步，涌現(xiàn)出了大量的檔案載體記錄方式，現(xiàn)代社會活動的記錄已摒棄了傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主的記錄方式，采用了先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過聲像、圖片等各種多媒體手段實施記錄與保存工作，采用各類匹配的方法將檔案保存到計算機中，形成了機讀檔案數(shù)據(jù)庫，確保了檔案的及時收集。

1.2檔案整理工作

檔案管理主要是按照一定的規(guī)律綜合對各類零散文件進行管理，把原本處于零散狀態(tài)的文件變成系統(tǒng)狀態(tài)。規(guī)范科學(xué)的管理檔案原件。計算機通過WPS、WORD等軟件參與到整理編目工作中。在分類與組卷過程中，計算機能無時無刻的分類組合電子檔案的單份文件，充分揭露出文件來源、文件內(nèi)容、文件形式等之間存在的歷史關(guān)系。

1.3檔案鑒定工作

檔案鑒定主要任務(wù)是對檔案具體價值進行鑒別，明確具體的檔案保管期限，把檔案從之前的繁瑣狀態(tài)變?yōu)樽罴褷顟B(tài)，以提高檔案的存貯效率。

1.4檔案保管工作

檔案保管主要對檔案的安全性提供保障，確保檔案具有更長的使用壽命，增強檔案傳遞速度，及時有效的利用。在先進科技的不斷發(fā)展下，使得檔案管理工作涌現(xiàn)了新的手段。要想保證檔案服務(wù)質(zhì)量的提升、增強檔案實際利用效率，就必須引入各類先進的管理方法與設(shè)施，將計算機技術(shù)具有的優(yōu)勢作用在檔案管理中全面發(fā)揮，從而加快檔案管理朝著信息化方向快速發(fā)展。并且計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，對檔案管理效率提供了重要保障，及時有效的進行了信息的收集。檔案人員利用網(wǎng)絡(luò)能夠直接的采集與核對信息，相關(guān)部門利用互聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)⒆陨硇纬傻年P(guān)鍵性電子文件傳送至檔案室中。

2提高事業(yè)單位辦公室檔案管理工作效率的具體對策

2.1加強檔案管理工作重要性的認(rèn)識

隨著檔案管理改革的進一步深化，相關(guān)執(zhí)行人員必須對檔案管理工作的重要性予以充分認(rèn)識。在單位領(lǐng)導(dǎo)層中大力宣傳與推廣先進的檔案管理模式具有的優(yōu)勢作用，從而讓單位領(lǐng)導(dǎo)者清楚的意識到保障檔案管理工作的高質(zhì)量、高效率是促進單位穩(wěn)定有序發(fā)展的關(guān)鍵，積極參與到檔案管理工作改革活動中，基于檔案管理工作編制相應(yīng)的激勵措施，不斷加快檔案管理工作改革步伐。

2.2樹立檔案服務(wù)創(chuàng)新意識

加強檔案工作的創(chuàng)新力度至關(guān)重要；隨著知識經(jīng)濟時代的到來，各類電子檔案應(yīng)運而生，先進信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，促進了檔案信息資源的有效開發(fā)與利用，對于從事檔案工作的人員，除了擁有雄厚的專業(yè)知識與先進的科學(xué)知識外，還必須表現(xiàn)出良好的信息素質(zhì)與正確的檔案服務(wù)創(chuàng)新意識。集素質(zhì)教育與創(chuàng)新服務(wù)為一體，通過不斷的學(xué)習(xí)提高創(chuàng)新能力，通過良好的創(chuàng)新加快發(fā)展，緊跟現(xiàn)代社會發(fā)展步伐，激發(fā)全體員工的工作積極性，培養(yǎng)新的工作理念、創(chuàng)新意識。全面掌握現(xiàn)代事業(yè)單位檔案工作具體的發(fā)展規(guī)律，清晰劃分檔案人員實際應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé)與義務(wù)，從而滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求，保證檔案工作的順利運轉(zhuǎn)。

2.3健全檔案管理制度

構(gòu)建一套健全的檔案工作規(guī)章制度對檔案工作行為具有規(guī)范性意義。實際構(gòu)建時，應(yīng)結(jié)合單位工作實況，根據(jù)檔案管理實際需求，注重科學(xué)性與實踐操作性。與此同時，為了提高單位全員都重視起檔案工作，檔案工作規(guī)章制度中應(yīng)明確既能約束單位領(lǐng)導(dǎo)又對干部職工有強制性的條款。切實根據(jù)國家頒布實施的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位具體規(guī)模、工作特點，合理相應(yīng)的對其管理方式及制度規(guī)范加以調(diào)整，從而體現(xiàn)出規(guī)范性與靈活性。檔案部門應(yīng)結(jié)合實踐經(jīng)驗，構(gòu)建并落實系統(tǒng)完善的規(guī)章制度體系。

2.4加強檔管檔人員的教育培訓(xùn)

對單位干部檔案管理人員強化思想政治教育，以確保其時刻根據(jù)規(guī)章制度辦事，自覺為單位的持續(xù)健康發(fā)展貢獻自己的力量。尤其要加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，因為目前的管檔人員專業(yè)水平不高，綜合素質(zhì)低，對干部檔案管理工作的穩(wěn)定有序發(fā)展造成了一定的阻礙，所以管檔單位必須投入一定的力度，明確合理的培訓(xùn)計劃，不斷強化干部檔案管理人員的學(xué)習(xí)，引進大量的優(yōu)秀人員擔(dān)任干部檔案工作。現(xiàn)階段，檔案工作人員必須充分掌握檔案事業(yè)的發(fā)展形勢及發(fā)展目標(biāo)，樹立謹(jǐn)慎認(rèn)真的工作態(tài)度，為現(xiàn)代社會建設(shè)與廣大的人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，加強實踐、不斷創(chuàng)新，從而為檔案事業(yè)奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.結(jié)論

綜上所述可知，當(dāng)前，檔案管理改革已經(jīng)成為了事業(yè)單位內(nèi)部管理改革的一大核心，對單位管理水平具有決定性作用，單位領(lǐng)導(dǎo)者可根據(jù)檔案具體內(nèi)容掌握單位整體情況，明確配套的管理措施；結(jié)合具體的檔案記錄，深入分析單位工作質(zhì)量?？梢?，加強事業(yè)單位檔案管理工作意義重大，單位全體員工都應(yīng)予以高度重視。

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