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        基層檔案管理工作存在的問題及對策

        2014-10-15 11:11:56盧艷麗楊林書
        檔案天地 2014年10期
        關(guān)鍵詞:檔案法基層單位檔案管理

        盧艷麗+楊林書

        基層檔案管理指的是基層單位的檔案管理工作者以檔案為中心,通過科學合理的方法進行檔案收集、整理、歸檔、查找、維護等工作。在實踐中,基層檔案管理工作依然存在諸多問題與缺陷,表現(xiàn)為基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠、依法治檔觀念較為缺乏以及檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠、檔案管理能力不足等,現(xiàn)就此類問題對如何加強與完善基層檔案管理工作的策略談幾點看法。

        一、當前我國基層檔案管理工作存在的問題

        第一,基層單位對檔案管理工作的重視程度不夠。一些基層單位對檔案管理工作不夠重視,過于關(guān)注經(jīng)濟、科技等直接效益和物質(zhì)效益,而忽視了檔案管理工作的間接效益、社會效益。一些基層單位沒有擺正檔案管理工作的位置,檔案管理人員服務(wù)態(tài)度散漫、敷衍塞責,檔案存放庫房混亂不堪、諸多有價值的檔案資料隨處擺放,這些都是長期阻礙我國基層單位檔案管理工作健康、成熟發(fā)展的不利因素。更有甚者,一些村級單位和民辦企業(yè)甚至沒有建檔意識,檔案管理機構(gòu)形同虛設(shè)。

        第二,基層單位依法治檔觀念較為缺乏,使檔案管理工作的開展受到阻礙。盡管我國在1987年就已出臺《檔案法》,但是一些基層單位尤其是少數(shù)民族地區(qū)、偏遠貧困山區(qū)對《檔案法》的認識不足,依法治檔觀念不夠深入人心,違反檔案法的行為層出不窮,造成許多有歷史價值和社會價值的檔案材料的遺失與損毀。

        第三,基層單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不夠,檔案管理能力不足。當前,我國政府機關(guān)、高等院校以及大型企事業(yè)單位普遍配備有專業(yè)素質(zhì)過硬的檔案管理人員,而在一些基層單位中存在著檔案管理人員數(shù)量不夠、專業(yè)素質(zhì)較差、檔案管理能力較低等情況,甚至一些所謂“檔案管理員”是從其他行政崗位調(diào)劑上崗,對于檔案整理、歸檔、查找、維護等業(yè)務(wù)一知半解,僅僅充當著資料保管員的角色。

        第四,基礎(chǔ)單位檔案管理資金不夠、設(shè)施較差。許多基層單位由于欠缺開展檔案管理工作的經(jīng)費,出現(xiàn)了檔案庫房設(shè)施陳舊、防霉防潮等檔案維護體系不健全等情況。甚至一些基層單位將檔案庫房與行政人員的辦公室合并以節(jié)省開支,這樣不僅不利于檔案管理工作開展,同時也影響檔案安全性及保密性。

        二、加強基層檔案管理水平的措施

        針對基層檔案管理工作中存在的問題,筆者認為有必要提出一定的完善措施,包括政府機關(guān)加大宣傳及監(jiān)督力度、嚴格落實依法治檔的理念、健全基層檔案管理機制、加大基層單位檔案管理人員上崗培訓力度以及逐步實現(xiàn)檔案管理電子化、信息化,從而切實提高我國基層檔案管理水平,使基層檔案管理工作健康、有序發(fā)展,現(xiàn)具體闡述如下:

        第一,加大宣傳及監(jiān)督力度,增強基層單位檔案管理意識。針對當前普遍存在的基層檔案管理工作重視程度不足的情況,應(yīng)加大檔案管理工作的宣傳力度及監(jiān)督力度,通過報紙雜志、電視廣播、微博微信等多種形式宣傳加強基層檔案管理工作的重要性及迫切性,同時通過行政文件等形式督促基層單位檔案管理工作的開展,使基層單位重視檔案管理工作,從而有效消除一些基層單位檔案工作的空白。

        第二,嚴格落實依法治檔的理念,對違反《檔案法》的行為予以追責。在實際工作中,基層單位及檔案管理人員必須熟知檔案法律法規(guī)及規(guī)章制度,積極貫徹落實依法治檔的理念,依照法律規(guī)定及法律程序進行檔案管理工作。此外,上級檔案管理部門也要做好基層檔案管理工作的年檢年審工作,對違反《檔案法》的行為進行追責,確?;鶎訖n案管理工作在法律的軌道內(nèi)開展。

        第三,健全基層檔案管理機制,程序化開展工作。在基層檔案管理工作中,必須建立一套體系完整、科學合理的管理機制,明確并細化各工作人員的職責,制定規(guī)范化的檔案管理流程,包括檔案的建立、維護、查找、利用以及交接等,并將檔案管理工作流程公示宣告,以便相關(guān)人員工作的開展。

        第四,加大基層單位檔案管理人員上崗培訓力度,增強專業(yè)素質(zhì)及管理能力。當今社會是一個瞬息萬變的社會,檔案科技化、信息化的時代已經(jīng)到來,檔案管理方式、方法也必須不斷更新,這對檔案管理人員提出了新的要求。由此可見,必須積極提高基層檔案管理人員專業(yè)知識及專業(yè)技能。具體而言,一方面可以鼓勵檔案管理人員參加函授學習,另一方面必須加大上崗培訓力度,如安排其至高等院校、大中型企事業(yè)單位進行短期培訓等。在加大培訓力度的同時,積極做好職務(wù)評聘工作,堅持持證上崗制度,切實提高檔案管理人員素質(zhì)。

        第五,加大檔案工作資金投入,提供檔案管理專項經(jīng)費。一定的資金支持是做好基層檔案管理工作的物質(zhì)保障,加大資金投入不僅可以改善檔案管理設(shè)施,而且對于改善檔案管理人員工資待遇,發(fā)揮其主觀能動性大有裨益,同時還可以積極推進檔案科研工作進程,提高檔案管理水平。

        第六,逐步實現(xiàn)檔案管理電子化、信息化,適應(yīng)時代發(fā)展需求。隨著以計算機技術(shù)為核心的信息時代的到來,文件電子化、辦公自動化的趨勢愈加明顯,檔案信息化的進程進一步加快。當前,在基層檔案管理工作中,必須以科學規(guī)范的紙質(zhì)檔案制度為基礎(chǔ)不斷向電子檔案機制發(fā)展,做好專業(yè)素質(zhì)過硬的人才儲備工作以及建設(shè)電子檔案所需設(shè)施的配備工作,同時要加強檔案管理的業(yè)務(wù)指導工作,確?;鶎訖n案管理工作高效、有序開展。

        第七,多角度綜合利用檔案,為領(lǐng)導決策、業(yè)務(wù)開展提供信息參考。為了促進基層檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展,在具體工作中,必須做到以下幾點:首先,對檔案進行普查,剔除重復檔案,提高檔案管理效率。其次,對檔案進行重新組合,對內(nèi)容繁雜、組卷過厚的檔案進行重組,將互有關(guān)聯(lián)的檔案文件相互組合,對無頁碼、無目錄、無標題的“三無”檔案補充填寫,確保檔案的規(guī)范化、合理化。再次,規(guī)范檔案題名,以統(tǒng)一標準對檔案進行命名,積極提高檔案檢索的查準率,防止檢索時識別不清、“題”不對“案”的情形出現(xiàn)。最后,根據(jù)工作需要,具體情況區(qū)別對待,積極豐富基層檔案檢索方式,編制多元化的檢索手段,例如制定全宗卷、案卷目錄、匯編、全引目錄、專題目錄、著錄卡片等多種檢索方式。在對現(xiàn)有檔案進行整理歸檔時,以方便檢索為目的、以規(guī)范檔案為重點,運用多元化方式開展基層檔案管理工作,切實為領(lǐng)導決策以及業(yè)務(wù)開展提供信息參考。

        三、結(jié)語

        盡管基層檔案管理工作促進了我國各項事業(yè)的發(fā)展,但是在實踐中還是存在著一定問題,對此,筆者認為,要想搞好基層檔案管理工作,必須增強基層單位檔案管理意識,提高基層檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)及管理能力,加大檔案管理專項經(jīng)費投入,實現(xiàn)檔案管理電子化,從而積極適應(yīng)時代發(fā)展需要。只要積極重視基層檔案管理工作的發(fā)展,檔案管理事業(yè)必將更加有序、健康發(fā)展。

        (作者單位:平山縣政府辦公室)endprint

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