[摘 要] 檔案是學(xué)校工作和教育教學(xué)活動的真實記錄和歷史反映。目前，隨著教育體系改革，許多學(xué)校都面臨合并、重新組建的問題，在整合過程中，檔案資料的整合與系統(tǒng)管理占據(jù)重要位置。本文就體制改革中一些學(xué)校的整合后檔案移交管理問題提出可行性建議。

[關(guān)鍵詞] 整合學(xué)校；檔案移交；檔案管理；交接工作

【中圖分類號】 G717 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2014）01-204-1

一、整合學(xué)校的檔案管理與分類

學(xué)校各部門在教育教學(xué)及其它各項工作中形成的各類檔案，應(yīng)由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。學(xué)校檔案室是學(xué)校的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，由學(xué)校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務(wù)處具體領(lǐng)導(dǎo)。檔案室負責(zé)統(tǒng)一管理全校的黨群類、行政類、教育教學(xué)類、基建類、聲象類、設(shè)備類、榮譽實物類的所有檔案。根據(jù)學(xué)校檔案信息形成的規(guī)律，我們把學(xué)校檔案分為文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、基建檔案、人事檔案、財會檔案等。

二、檔案有效管理對學(xué)校整合工作的作用

對這些檔案的管理具有以下作用：一是可以把檔案構(gòu)成要素更加緊密地結(jié)合在一起，相互促進，使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進行；二是可以綜合運用各種知識和技能，去尋求成功的管理經(jīng)驗與規(guī)律；三是可以有效地管理和開發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識經(jīng)濟和信息時代對檔案信息的需求。

三、學(xué)校檔案管理要求

一是對人的要求，包括對分管領(lǐng)導(dǎo)及檔案干部隊伍的要求。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對所分管的檔案工作的歷史、現(xiàn)狀、今后發(fā)展思路以及檔案隊伍思想狀況、知識水平、年齡結(jié)構(gòu)等有基本的了解，以便對檔案隊伍的管理創(chuàng)新進行有效考核，從而對管理創(chuàng)新形成強大的推動力。檔案干部隊伍則要積極參與管理創(chuàng)新，在檔案管理中發(fā)揮更大的作用。二是檔案工作規(guī)章制度的要求。這些規(guī)章制度不能僅停留在以往的水平上，而要隨著社會實踐活動的發(fā)展而發(fā)展。檔案工作部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)適時調(diào)整不適應(yīng)社會改革變化的檔案工作規(guī)章制度，以適應(yīng)社會實踐發(fā)展的需要。檔案工作規(guī)章制度要真正納入各項管理中，不能僅停留在紙面上，而應(yīng)真正和各項管理活動融為一體。三是對現(xiàn)代化設(shè)備的要求?，F(xiàn)代檔案管理的重要內(nèi)容就是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。不僅要有硬件設(shè)備，更重要的是檔案工作者要掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用問題，使現(xiàn)代技術(shù)特別是信息技術(shù)在檔案工作中得到普遍應(yīng)用，從而提高檔案管理的科學(xué)水平。

四、對整合學(xué)校檔案管理工作的建議

筆者結(jié)合所在學(xué)校整合后的檔案管理工作經(jīng)驗，對合并學(xué)校的檔案管理提出以下建議：

（一）對合并前各單位的檔案應(yīng)根據(jù)原有室藏特點、適用范圍、利用方便的情況，采取統(tǒng)一管理、分散存放的辦法，即原檔案不動存藏各單位合并前的檔案。然后將整合后學(xué)校的檔案，集中保存在一個檔案室；一個全宗的檔案不宜分散保管，不同全宗的檔案也不能混雜。

（二）繼續(xù)做好原單位檔案的收集、整理工作。如合并前各校的文書、教學(xué)、管理等方面，按年度計劃中項目的連續(xù)性在合并時未完成的項目等方面產(chǎn)生的檔案繼續(xù)進行收集、整理工作。合并時，各校廢止不用的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，應(yīng)由學(xué)校的檔案部門繼續(xù)做好收集、整理、保管等項工作，以保持原全宗檔案的有機聯(lián)系。

（三）對合并后形成的檔案，要采取高起點的管理模式。按照檔案工作的規(guī)律，首先要建立適合保存檔案的專用庫房。要求恒溫、恒濕、防塵、遮光、消防安全，室藏容量在10～15年左右。其次是組建高素質(zhì)的檔案管理隊伍。這支隊伍的整體素質(zhì)要符合學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展需要，工作人員要有熱愛檔案事業(yè)的奉獻精神，人人要有管理檔案的較強能力。

（四）建立檔案網(wǎng)絡(luò)。這一網(wǎng)絡(luò)既要兼顧合并前各館（室）藏的特點，更要注意合并后檔案工作發(fā)展的新要求。筆者以為可取的模式是：合并后的學(xué)校設(shè)綜合檔案館，原有的各校檔案室設(shè)綜合檔案室，綜合檔案館主要負責(zé)管理好合并后的各門類檔案的同時，還必須在行政與業(yè)務(wù)上對本校所屬各分校的綜合檔案室工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，綜合檔案館為基層檔案工作服務(wù)。一方面是本專業(yè)管理體制的要求，另一方面也是綜合檔案館本身工作的需要。檔案室接受綜合檔案館的領(lǐng)導(dǎo)，繼續(xù)做好原有檔案的保管與利用，及時又要根據(jù)工作的實際需要，編制各種目錄、卡片、索引，編制各種參考資料，以便及時、主動地提供檔案信息，為上級主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各項工作服務(wù)。

綜合檔案館成立后，按照檔案產(chǎn)生的不同來源，學(xué)校任何一個職能部門要按方便收集的原則確定相應(yīng)數(shù)量的專、兼職檔案員，這些專、兼職檔案員在行政上屬各部門領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由檔案館領(lǐng)導(dǎo)，以便及時做好日常檔案的收集、整理、立卷，最后移交檔案館（室）的暫時性工作。

（五）建立必要的規(guī)章制度，使檔案管理按規(guī)范化動作。新校的檔案工作雖在起步階段，但原有各單位在檔案的業(yè)務(wù)管理模式上有較為可行的規(guī)章制度，這些原有的模式或規(guī)章制度，為新校檔案的科學(xué)而規(guī)范管理打下了良好的基礎(chǔ)。為進一步規(guī)范學(xué)校整合學(xué)校檔案管理工作，在原先的基礎(chǔ)上重新制定制度：檔案查閱利用制度、檔案資料保管期限規(guī)定、檔案工作條例等。在新校檔案管理運作前，要博采眾長。繼承和發(fā)揚原有規(guī)章制度的科學(xué)部分，建立和健全新的管理運作模式，使檔案的收集、保管、利用、編研等各項工作按規(guī)范化、科學(xué)化的規(guī)則運行。通過以上措施，可以為合并后的學(xué)校信息整理提供借鑒，進行信息的整合，為以后的信息管理以及信息查詢提供方便。

總之，學(xué)校檔案的管理工作是學(xué)校工作中的一項重要任務(wù)，檔案的管理工作成敗，也是衡量學(xué)校工作成績的標準。隨著社會的進步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，教師和學(xué)生對檔案信息的要求將更高，檔案工作人員應(yīng)嚴格要求自己，做好檔案管理工作，使檔案發(fā)揮其更大的作用。

參考文獻：

[1]周燕.對《檔案管理》的點滴看法[J].檔案管理，2005，（06）.

作者簡介：張錦珠（1963-），女，漢族，陜西戶縣人，西安市工業(yè)技工學(xué)校檔案館員，研究方向：技工院校檔案管理。