韓健

1 工程檔案的重要性

工程檔案產(chǎn)生于整個工程建設(shè)的全過程，包括從項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招投標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到項目竣工驗收、試運行、投入使用等過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的信函、郵件、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄。

工程檔案的完整、系統(tǒng)、長久地保存，為今后提高工程項目管理水平，改善工程設(shè)計理念，擴展工程規(guī)劃思路保留了寶貴的知識和信息資源；對于工程項目將來的改建、擴建保留了珍貴原始的依據(jù)和憑證。

2 工程檔案電子化的必然趨勢

在計算機尚未普及的年代， 工程檔案的存儲介質(zhì)主要是紙質(zhì)。在縮微技術(shù)引進后， 存儲介質(zhì)開始有膠片， 后來也有一定數(shù)量的錄音帶、錄像帶等磁性材料?？傮w來說， 紙作為工程檔案的存儲介質(zhì)有其特有的優(yōu)勢， 價格便宜， 管理直觀， 保存時間長。同時也存在著很大的問題， 如體積龐大， 保存條件相對苛刻， 重復(fù)利用相對困難， 檢索速度慢等。隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異、生產(chǎn)建設(shè)水平的不斷提高、計算機的普及和大范圍應(yīng)用、電子文件大量產(chǎn)生、各種新存儲技術(shù)的不斷更新，檔案的載體被不斷地充實和刷新，工程檔案也必將隨著科技的進步而走入以光盤、磁盤等作為載體保存電子文件的電子數(shù)字化時代，這是必然的趨勢。

3 工程檔案電子化的優(yōu)勢

電子檔案其保存的檔案材料全部為電子數(shù)字化，使我們在使用檔案材料時，可以通過完善、敏銳的計算機智能檢索系統(tǒng)，非常快速準確的查詢資料。

電子檔案是通過光盤、磁盤來存儲資料，在科學(xué)、合適的保管條件和相應(yīng)的使用情況下，通過現(xiàn)代閱讀工具來進行檔案的使用，即使多次使用也不會發(fā)生檔案材料破損和缺損現(xiàn)象，需要詳細研究的檔案，在檔案管理允許范圍和授權(quán)下，可以隨時打印到紙張上，而不會影響資料的保管和使用。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第539期2014年第07期-----轉(zhuǎn)載須注名來源在保管期限上，通過嚴格控制電腦的復(fù)制轉(zhuǎn)載過程，檔案材料保管期限可以說會達到真正的完美永久。

利用功能強大的檔案管理軟件可以對電子檔案輕松實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)材料電子化，分類、組卷、立卷、裝訂等程序化，抄錄、編排、打號等電腦化，使用高容量的存儲器，達到占用空間小型化，節(jié)約大量的人力、物力、財力。并且一次投入，多次產(chǎn)出。

4 工程檔案電子化技術(shù)要點

第一是應(yīng)該能確保工程檔案資料的真實、合法、有效、不被改動的原始憑證的功能，通過數(shù)字簽名、信息認證、身份認證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，同時對所歸檔文件設(shè)置安全密鑰，用以保障文件的不可改動，只可閱讀。以確保電子檔案的原始性、真實性和準確性，保證電子文件在法律上的憑證地位。

第二是擁有能提供隨時實現(xiàn)即時生效的電子簽章系統(tǒng)，通過一套標準化、規(guī)范化的軟硬件結(jié)合的系統(tǒng)，使持章者可以在電子文件上完成簽字、蓋章，與傳統(tǒng)的手寫簽名、蓋章具有完全相同功能，同時依據(jù)《電子簽名法》使所簽署的文檔具有可靠、真實的法律效力。

第三是要嚴格把握好工程檔案材料格式的統(tǒng)一化。工程檔案一個重要的屬性是應(yīng)用屬性，因此歸檔的工程電子檔案應(yīng)該按照一個統(tǒng)一、通用、規(guī)定的格式來存儲電子檔案，諸如：工程文檔可采用后綴名為* . doc、* . xls、* . wps、txt等通用格式；工程圖紙可采用后綴名為* . dwg、* . dwf 等CAD 通用格式；工程照片可采用后綴名為* . jpg、* . gif、*. bmp 等格式；工程影像可采用后綴名為* . wmv、* . swf、*. avi、* . mpg 等通用格式。特殊格式的電子文件，應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件后再存儲，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

第四是要建立一個完善、系統(tǒng)、統(tǒng)一、規(guī)范化的工程建設(shè)檔案管理軟件系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)涵蓋了文件處理和檔案管理全過程，集文件登記、公文處理、自動組卷、自動編目、智能檢索、統(tǒng)計編研于一體的檔案管理軟件系統(tǒng)，真正實現(xiàn)“一次登記，多次使用”的電子數(shù)字化檔案的管理模式。

第五要建立一支工程檔案電子數(shù)字化的人才隊伍，這支隊伍要具備較強、熟練的業(yè)務(wù)能力，獨立地掌握和運用檔案工作的各項規(guī)則、標準、技術(shù)、技能，具備一定的分析、綜合、概括能力和文字表達能力。還要具有工程建設(shè)和管理方面的專業(yè)化、技術(shù)性的知識和能力，并且具備一定能力的計算機操作和維護水平。這樣才能打造一個高層次、高標準、高效能的工程建設(shè)檔案電子數(shù)字化的專業(yè)隊伍。

工程檔案的電子化發(fā)展，不僅能有效地實現(xiàn)工程檔案的管理，提高工程檔案管理效率，還具有明顯的經(jīng)濟效益。