湯茂買

摘 要：會議這種社會活動由來已久，是自有人類以來就存在的一種社會現(xiàn)象。在當(dāng)今社會，會議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理、實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。會務(wù)工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是各單位辦公室工作的一項重要職責(zé)，在籌備組織的過程中，稍不注意就會出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的差錯，造成不良影響。會務(wù)工作，特別是大型學(xué)術(shù)會議的會務(wù)工作量非常繁重，這就要求負(fù)責(zé)會務(wù)工作的同志務(wù)必要做到在縱向上服從上一級領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)和指揮，保持信息和通訊的絕對暢通；在橫向上務(wù)必做到分工明確，事無巨細(xì)地落實每一個細(xì)節(jié)，盡職盡責(zé)，在完成個人本職工作的同時注意靈活處理突發(fā)事件和進(jìn)行補(bǔ)位。會務(wù)工作水平的高低，直接影響會議的質(zhì)量和效果。

關(guān)鍵詞：大型學(xué)術(shù)會議；會務(wù)工作；計劃

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）19-0192-04

一、會前準(zhǔn)備工作

會議的重點是計劃性要好，就是要做好前期的準(zhǔn)備工作。會前籌備工作做得是否充分，直接關(guān)系到會議的成功與否，體現(xiàn)著主辦單位的辦會水平。據(jù)統(tǒng)計，會前籌備的效果占會議有效性的70%左右?？梢哉f，高質(zhì)量的會前籌備工作，是會議質(zhì)量的保證，是大型學(xué)術(shù)會議成功的前提。因此，必須以高度的責(zé)任感做好會議籌備工作。會前籌備工作主要包括制定會議計劃、組建會務(wù)班子、準(zhǔn)備會議材料、安排會議后勤保障和布置會場等方面的工作。

（一）制訂會議計劃

第一步是擬定會議計劃。它指的是擬訂會議議程、日程。會議議程是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排。擬訂會議計劃通常是由決策層，如大會主席團(tuán)、秘書長會議等議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會議具體的概略安排，通過會議日程顯示出來。這些都確定好之后即可發(fā)出會議通知，通知內(nèi)容包括會議名稱、內(nèi)容、會期、時間、地點、與會人員范圍等。

（二）組建會務(wù)班子

第二步是組建會務(wù)班子。有些會議的規(guī)模相對較大，持續(xù)時間也較長，因此會有相當(dāng)繁雜的會前籌備事項。這就需要事先成立一個籌備委員會來負(fù)責(zé)會議的所有籌備工作?；I備委員會是一個對會議整體負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，通常由主辦單位的成員構(gòu)成。一般可以根據(jù)會議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會（或領(lǐng)導(dǎo)小組），可以由一名主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，分管領(lǐng)導(dǎo)任副主任，會議相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人為成員，在籌備委員會（領(lǐng)導(dǎo)小組）下再建立子工作組，一般可設(shè)秘書組、接待組、宣傳報道組、后勤保障組（除接待之外的安全保衛(wèi)、水電等）等，各組確定人員，明確分工，層層負(fù)責(zé)，并定期碰頭交流工作進(jìn)展。具體為下列圖解（見下頁表1）：

在秘書處的工作范圍中，日程安排要詳細(xì)，方便與會人員，分發(fā)到每個參會人員手中，使大家一目了然（下頁表2為會議日程表）。

在接待小組的工作范圍中，貴賓的接送與接待是重中之重，所以要把接送工作做細(xì)、做實。負(fù)責(zé)整個會務(wù)工作的負(fù)責(zé)人要掌握整體形勢的變化，清楚每一位貴賓的行程變化，及時更改接待表格，迅速通知各相關(guān)小組和各駐點的工作人員，告之貴賓行程的變化，以便各點做出安排的更新（P194表3為接送貴賓詳細(xì)安排表）。

在各個駐點都要詳細(xì)安排人員負(fù)責(zé)相關(guān)服務(wù)工作，責(zé)任到人（P194表4為各駐點詳細(xì)安排）。

（三）準(zhǔn)備會議資料

會前籌備的第三步是準(zhǔn)備會議資料。會議資料包括領(lǐng)導(dǎo)資料、來賓資料、會務(wù)資料和溝通資料。有的會議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。整個會議在開始前的一段時間，秘書處要準(zhǔn)備好邀請工作（回執(zhí)、專家名單、行程）、大會開閉幕式議程（領(lǐng)導(dǎo)主持發(fā)言）、大會主題報告議程、會議指南制作等方面的工作，要做到全面、具體。

（四）準(zhǔn)備會議后勤保障

有些全國性會議、國際性大會規(guī)模較大，需連續(xù)召開幾天，并且有外地同志、甚至有外賓參加的會議，就要熱情做好會議生活的安排工作。要根據(jù)出席會議的名額，提前編訂住宿分配方案，等人員一到立即安置。在住房安排上，對領(lǐng)導(dǎo)和年老體弱的同志應(yīng)予以適當(dāng)?shù)恼疹櫋h期間的安保、出行、飲食要有專人負(fù)責(zé)，并事先做好安排。同時，根據(jù)會議規(guī)模擬定會議預(yù)算，經(jīng)過會議領(lǐng)導(dǎo)小組同意后執(zhí)行。

（五）精心布置會場

會場是會議的重要場所，要根據(jù)會議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營造出相應(yīng)的氣氛。在布置會場時，主要應(yīng)注意選擇會場、裝飾會場、安排會場座位、布置主席臺以及其他一些附屬設(shè)施。由于會議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會有一定差別，但總的原則是會場布置要充分體現(xiàn)會議氣氛。一般包括：

1.懸掛會標(biāo)、徽記、旗幟、主會場和分會場門牌及指示牌等。

2.設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)，安排座次，設(shè)置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。

3.確定會議桌擺放形式，明確劃分會場區(qū)域，并使與會者明了。

4.保證照明、通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。

5.擺放適量花卉。

6.做好會議發(fā)言、投票、發(fā)獎、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。

7.場外彩虹門、氫氣球、歡迎標(biāo)語、紅地毯、花卉等。

8.進(jìn)行會前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報準(zhǔn)備工作情況。

二、會議期間服務(wù)工作

在會中服務(wù)階段，會務(wù)人員須提前數(shù)小時到達(dá)會場，反復(fù)多次檢查會場準(zhǔn)備情況，做好會議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等方面的工作。

（一）簽到與引導(dǎo)

簽到是指與會人員進(jìn)入正式會場時向會議組織者表示入場的一種手續(xù)。在組織簽到的同時，會務(wù)人員要做好入場引導(dǎo)工作，以方便與會人員入場，同時縮短入場時間。此刻特別重要的是要落實主席臺領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺領(lǐng)獎人是否到齊。同時，會場內(nèi)可播放輕音樂，營造輕松愉快的會場氛圍。

（二）組織會議進(jìn)行endprint

注意維持好會場秩序，會議開始前5分鐘，關(guān)閉會場大門，與會人員入座就緒，無關(guān)人員離開會場；開會期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到振動狀態(tài)，一般不允許找人，無關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會場。在會議進(jìn)行時，會務(wù)人員要按照會議議程做好服務(wù)工作，注意安排會議發(fā)言，做好會議記錄，編制會議簡報，起草、修改會議有關(guān)決議文件等。這其中主要是一些服務(wù)和保障性工作，該工作要求會務(wù)人員要了解會議內(nèi)容，熟悉會議流程，領(lǐng)悟會議精神，關(guān)鍵是要做到細(xì)致入微，有條不紊，特別注意各種突發(fā)情況。

（三）搞好后勤保障

會中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會場上還要保證茶水供應(yīng)，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆等，以備臨時取用。會議期間的考察、合影等活動也要精心組織好。根據(jù)需要有些會議還要準(zhǔn)備簡約的會議紀(jì)念品。外地與會人員的返程車票、機(jī)票要在散會前送到訂票人手中。對與會者提出的其他合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足，做到熱情周到。

會中階段，會務(wù)人員除了主要進(jìn)行各種服務(wù)工作外，還要接受會中反饋信息，及時處理各種突發(fā)狀況。要求會務(wù)人員必須具備良好的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的應(yīng)變能力和高度的責(zé)任感。

三、會后總結(jié)工作

會議日程的主要內(nèi)容進(jìn)行完畢后，標(biāo)志著會議基本結(jié)束。但會務(wù)工作并不意味著就此結(jié)束，而是由會中服務(wù)階段轉(zhuǎn)入會后總結(jié)階段。會議有效性的20%是會后落實。該階段的工作任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真地完成，做到“善始善終”。會后總結(jié)工作主要包括送別會議代表，會場的善后工作，整理會議文件以及會務(wù)總結(jié)反饋。

（一）送別參會代表

與會人員的車票或機(jī)票已事先訂好，會務(wù)人員此時需要做的就是安排好送站車輛，確保與會人員安全到達(dá)車站或機(jī)場。

（二）會場整理善后

要做好會場善后，它包括及時清理會場，帶回剩余會議材料、席卡等；清退客房和會議用房；歸還借用的物品；與酒店結(jié)算費(fèi)用等。

（三）及時做好新聞報道

將本次會議的意義、內(nèi)容等相關(guān)情況及時通過網(wǎng)站、報紙等多種途徑予以報道，宣傳會議的影響，從而達(dá)到召開此次會議的相關(guān)效果。

（四）整理會議文件

整理會議文件的首要工作是收集文件。會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會議期間產(chǎn)生的文件和會后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對會議文件進(jìn)行立卷歸檔。

（五）經(jīng)費(fèi)總結(jié)

根據(jù)會議預(yù)算整理會議的各種花銷，結(jié)算相關(guān)賬目經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后向財務(wù)部門報銷等。

（六）會務(wù)總結(jié)反饋

會后總結(jié)工作的重點是會務(wù)總結(jié)反饋。上述工作都完成后，要對本次會議工作進(jìn)行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績，分析不足，表揚(yáng)相關(guān)會務(wù)工作人員，向支持會議工作的有關(guān)部門表示感謝，布置會議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過會議工作總結(jié)，積累會議工作經(jīng)驗，提高會務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的良好作風(fēng)。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代社會是一個充滿變革、創(chuàng)新的社會，會議作為一種社會現(xiàn)象，也處在不斷變革與發(fā)展之中。要想開好大會，會務(wù)工作起著至關(guān)重要的作用。成功的會務(wù)安排，會使會議開得圓滿成功。反之，則會使會議達(dá)不到預(yù)定的效果。因此，會務(wù)工作的相關(guān)理論和實踐技巧，是所有會議組織者、參與者必須熟知、掌握的一門科學(xué)和能力。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 張麗琍.秘書會務(wù)工作與實訓(xùn)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2009.

[責(zé)任編輯 安世友]endprint