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        淺析數(shù)字化轉(zhuǎn)型中容易忽略的幾個(gè)業(yè)務(wù)流程問題

        2014-10-09 12:34:17路本福
        出版廣角 2014年17期
        關(guān)鍵詞:版權(quán)頁版權(quán)數(shù)字化

        在傳統(tǒng)出版向數(shù)字出版轉(zhuǎn)型的過程中,企業(yè)戰(zhàn)略、數(shù)字產(chǎn)品、商業(yè)模式和市場(chǎng)營(yíng)銷往往會(huì)成為關(guān)注的焦點(diǎn),一些最基本的工作卻會(huì)被忽視或漠視,其中就包括本文談到的傳統(tǒng)出版流程的優(yōu)化和改造。

        筆者不想從宏觀的層面上去談數(shù)字出版流程,因?yàn)檎w的流程設(shè)計(jì)或流程再造顯然是頂層設(shè)計(jì)的問題,真正實(shí)施起來不僅需要周密的規(guī)劃和強(qiáng)力的推動(dòng),而且周期也會(huì)比較長(zhǎng)?;谧约旱墓ぷ鲗?shí)踐和對(duì)行業(yè)現(xiàn)狀的認(rèn)知,筆者認(rèn)為不妨從小處著眼,從微觀切入,通對(duì)現(xiàn)有流程的調(diào)整和優(yōu)化,為數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定必要的基礎(chǔ)。

        一、數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔

        筆者認(rèn)為,無論學(xué)界如何爭(zhēng)論,對(duì)于出版社來說,內(nèi)容始終為王,出版社提供給用戶的無論是產(chǎn)品還是服務(wù),都離不開自己現(xiàn)有的內(nèi)容資源或能夠組織、把控和調(diào)動(dòng)的內(nèi)容資源。雖然內(nèi)容資源的重要性不言而喻,但筆者發(fā)現(xiàn),真正能夠把數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔工作做到位的出版社其實(shí)并不多。

        內(nèi)容資源的存檔涉及內(nèi)容、管理兩個(gè)層面的問題。

        從內(nèi)容本身來看,存檔就涉及內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性、及時(shí)性和可追溯性。所謂完整性,是指出版物相關(guān)的文件已收集齊全,比如封面、正文、版權(quán)頁、配套音頻、配套視頻、插圖、字體、營(yíng)銷文件等。所謂準(zhǔn)確性,是指上述文件必須是相應(yīng)版本的最終文件。所謂關(guān)聯(lián)性,是指要在上述文件之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系(文件夾、一書一檔、內(nèi)容資源采集工具)。所謂及時(shí)性,是指上述文件要在最終定稿的第一時(shí)間提交存檔。所謂可追溯性,是指當(dāng)出現(xiàn)內(nèi)容修訂時(shí),要能夠追溯到與所修訂內(nèi)容相關(guān)的所有文件,進(jìn)而完成必要的修正后重新存檔。

        從管理的角度來看,內(nèi)容資源的存檔與出版社內(nèi)部的許多部門息息相關(guān),其中就包括編輯部、總編室、設(shè)計(jì)排版部、印制出版部、內(nèi)容資源管理部、數(shù)字產(chǎn)品制作部和市場(chǎng)營(yíng)銷部。責(zé)任編輯需要對(duì)內(nèi)容本身負(fù)責(zé);總編室需要協(xié)調(diào)年度/月度選題計(jì)劃;設(shè)計(jì)排版部需要管理社內(nèi)外的美編和排版人員,并擬定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn);印制出版部需要協(xié)調(diào)內(nèi)容修訂的環(huán)節(jié)把控;內(nèi)容資源管理部需要收集和審核需要存檔的內(nèi)容資源;數(shù)字產(chǎn)品制作部需要提出數(shù)字產(chǎn)品所需的內(nèi)容資源及具體要求;市場(chǎng)營(yíng)銷部需要針對(duì)不同的分銷渠道提出對(duì)營(yíng)銷數(shù)據(jù)和營(yíng)銷文件的具體要求。

        由此可見,數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔工作的確比較復(fù)雜,無論是哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,可能都會(huì)帶來諸多麻煩。出版社應(yīng)高度重視內(nèi)容資源的全流程管理,力求統(tǒng)一流程、明確邊界、界定責(zé)權(quán),否則必然會(huì)出現(xiàn)流程不暢、效率低下和重復(fù)返工的現(xiàn)象。

        以下6個(gè)問題或許有助于給出版社敲響警鐘:

        1.排版廠提交文件的周期和結(jié)賬周期分別是多久?(3個(gè)月是否太長(zhǎng)了?)

        2.在哪里可以看到全社每月的選題信息和每月已出版新書的信息?(信息是否不透明?)

        3.如果市場(chǎng)人員需要一本圖書第三章和第六章的無角線PDF文件,他如何才能得到?多久才能得到?(是否能提前溝通而不是每次都說急用?)

        4.責(zé)任編輯是否有權(quán)直接找印刷廠更換用于印刷的膠片?(換掉后數(shù)字內(nèi)容的更正誰來負(fù)責(zé)?)

        5.社里決定在微信平臺(tái)開設(shè)微店,微店所需的封面圖片和書目信息是否需要編輯參與提供?此前在為三大電商提供相關(guān)信息時(shí),編輯是否已經(jīng)參與過?(編輯到底要填多少種表格?)

        6.數(shù)字編輯是否要從PDF中復(fù)制文本出來用于網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的制作?(誰把數(shù)字編輯變成搬運(yùn)工?)

        二、電子樣書和營(yíng)銷文件的制作

        隨著出版社宣傳渠道和分銷渠道的多元化,無論是紙質(zhì)書還是電子書,都會(huì)涉及電子樣書制作的問題。移動(dòng)運(yùn)營(yíng)商閱讀基地、三大電商平臺(tái)、微店、淘寶旗艦店、版權(quán)輸出,全部都離不開樣書的制作,而且每一個(gè)渠道對(duì)樣書的要求可能都各不相同。在出版社內(nèi)部,這些需求的發(fā)起方很可能是銷售部、市場(chǎng)部和國(guó)際部,而不是編輯部或內(nèi)容資源管理部,但電子樣書的制作工作卻跟這兩類部門密切相關(guān)。就筆者觀察,由于缺乏前期的溝通和對(duì)彼此的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容及工作環(huán)節(jié)缺乏了解,需求部門與樣書的制作部門往往會(huì)相互埋怨,結(jié)果造成電子樣書無法按時(shí)完成制作。

        事實(shí)上,電子樣書的制作完全可以變被動(dòng)為主動(dòng),社里應(yīng)組織相關(guān)部門一起坐下來認(rèn)真梳理一下整個(gè)流程,思考以下問題:

        1.各個(gè)渠道的需求有哪些共性和個(gè)性?(列出對(duì)比表)

        2.樣書到底由哪些要素組成,如何做出不同的模板? (封面、版權(quán)頁、目錄、精彩章節(jié)、封底)

        3.每個(gè)要素在出版社內(nèi)部的哪個(gè)環(huán)節(jié)完成效率最高?(應(yīng)明確節(jié)點(diǎn)和責(zé)任)

        4.如果要在這個(gè)環(huán)節(jié)完成,需要對(duì)現(xiàn)有的工作做何調(diào)整?(應(yīng)就優(yōu)化措施達(dá)成一致意見,比如美編不能僅提供全封文件、版權(quán)頁必須存檔PDF文件、目錄必須要有純文本格式、編輯在圖書付印時(shí)必須明確精彩樣章的具體頁碼等)

        只要能夠真正找到這些問題的答案,不僅可以確保電子樣書及時(shí)有效完成制作,而且還能夠同時(shí)做好相關(guān)的營(yíng)銷數(shù)據(jù)和營(yíng)銷文件。就筆者了解,很多出版暢銷書的民營(yíng)文化公司都會(huì)要求自己的責(zé)任編輯在圖書付印前必須制作一個(gè)WORD版本的選題信息單,并在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)指定位置共享,此信息單的內(nèi)容可用于圖書的預(yù)售,而且在所有分銷渠道宣傳時(shí),都統(tǒng)一使用此信息單中提供的數(shù)據(jù)和內(nèi)容,這顯然是一種行之有效的辦法。

        三、版權(quán)頁的制作

        版權(quán)頁的組成要素包括版權(quán)歸屬信息;圖書在版編目(CIP)數(shù)據(jù);出版者、發(fā)行者和印刷者的名稱及地點(diǎn);開本、印張和字?jǐn)?shù);出版年月、版次、印次和印數(shù);統(tǒng)一書號(hào)和定價(jià),等等。在出版社內(nèi),通常要由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)核對(duì)版權(quán)頁上所有的信息,在圖書付印前,版權(quán)頁也要通過質(zhì)量管理部門的審核,有些出版社甚至?xí)筘?zé)任編輯、編輯部主任、質(zhì)量管理部門的負(fù)責(zé)人和版權(quán)頁的排版人員、印制人員在版權(quán)頁上簽字。為了這個(gè)小小的版權(quán)頁,責(zé)任編輯不知道要在各個(gè)部門之間奔波多少趟,其間的辛苦可能只有自己知道。

        事實(shí)上,只要把出版社內(nèi)部的流程和分工做一些小的調(diào)整,就可以大大提升版權(quán)頁的制作效率,從而顯著降低編輯人員及其他相關(guān)人員的工作量。

        首先,版權(quán)頁上的這些要素及其字體、位置等都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求。

        其次,所有的信息基本可以劃分為幾大區(qū)域,而且每一區(qū)域都能找到相應(yīng)的歸口負(fù)責(zé)部門或人員。比如:引進(jìn)版權(quán)圖書的版權(quán)聲明可由國(guó)際部負(fù)責(zé);圖書在版編目(CIP)數(shù)據(jù)可由總編室負(fù)責(zé);出版者、發(fā)行者和印刷者的名稱及地點(diǎn),開本、印張和字?jǐn)?shù)以及出版年月、版次、印次和印數(shù)可由出版印制部門負(fù)責(zé);書名、統(tǒng)一書號(hào)和定價(jià)可由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)。

        再次,出版社內(nèi)部顯然有常用的圖書開本,異型開本必定是少數(shù),這意味著大部分圖書的版權(quán)頁版式都是比較規(guī)范的,換句話說,都是可以設(shè)計(jì)出固定模板的。

        最后,版權(quán)頁上的所有信息都有比較明確的確定時(shí)間,而且能夠理出先后順序。

        由此可見,只要在出版社內(nèi)部做一個(gè)簡(jiǎn)單的流程管理程序(可以依托ERP、協(xié)同編輯平臺(tái)或者自動(dòng)化辦公系統(tǒng)),配置好流程節(jié)點(diǎn)和每個(gè)節(jié)點(diǎn)的角色及權(quán)限,就可以讓所有的信息都通過在線的系統(tǒng)流轉(zhuǎn),所有的簽字確認(rèn)在線完成。同時(shí)在出版社內(nèi)部設(shè)計(jì)出常用的版權(quán)頁版式模板,在所有的信息確認(rèn)無誤后進(jìn)入排版環(huán)節(jié),完成排版的同時(shí)輸出PDF文件,一則方便責(zé)任編輯最終核對(duì)所有信息后提交付印,再則也為后續(xù)制作電子書及對(duì)外授權(quán)合同的簽署奠定基礎(chǔ)。

        四、內(nèi)容資源的版權(quán)管理及積累自有版權(quán)內(nèi)容資源的UGC模式

        其實(shí)出版社的人都很清楚,自己擁有版權(quán)的內(nèi)容資源比較有限,如果僅就數(shù)字出版而言,出版社能夠調(diào)用的資源更是少之又少。不過,這倒不是說出版社就無法去做數(shù)字出版物了。至少在目前看來,出版社還有兩大優(yōu)勢(shì)存在,一是歷史及現(xiàn)有紙質(zhì)出版物的作者通常愿意讓出版社代為行使自己所創(chuàng)作作品的信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán),二是出版社可以依托掌握的作者資源為特定的用戶和市場(chǎng)定制內(nèi)容,這一點(diǎn)在專業(yè)和教育出版領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突出。為了充分發(fā)揮這兩大優(yōu)勢(shì),出版社可以去做兩件事情。

        首先,對(duì)現(xiàn)有內(nèi)容資源的版權(quán)問題進(jìn)行一次全面的梳理,明確自己擁有或者可以代理哪些產(chǎn)品的哪些權(quán)利,哪些產(chǎn)品的哪些權(quán)利是需要盡快去跟作者溝通的,哪些產(chǎn)品是肯定不能用于數(shù)字化產(chǎn)品的,哪些產(chǎn)品的哪些權(quán)利已經(jīng)授予了哪些公司。出版社可以建立自己的合同管理系統(tǒng)和版權(quán)管理系統(tǒng),針對(duì)每一種內(nèi)容資源標(biāo)注以下最基本的屬性,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)容資源版權(quán)的全流程管理:

        ·來源產(chǎn)品合同號(hào)

        ·版權(quán)類型

        ·(共有)版權(quán)方名稱

        ·已獲得授權(quán)項(xiàng)

        —授權(quán)時(shí)間

        —授權(quán)地區(qū)

        —授權(quán)版本

        —版稅結(jié)算方法

        —是否有轉(zhuǎn)授權(quán)權(quán)利

        ·對(duì)外授權(quán)情況

        —授權(quán)時(shí)間

        —授權(quán)地區(qū)

        —授權(quán)版本

        —版稅結(jié)算方法

        如果這些內(nèi)容資源還有可能去做衍生產(chǎn)品和周邊產(chǎn)品的開發(fā),需要標(biāo)注的版權(quán)屬性就要更加詳細(xì)了。

        其次,出版社應(yīng)基于市場(chǎng)需求,對(duì)未來的內(nèi)容資源開發(fā)進(jìn)行前瞻性地規(guī)劃,很多有明確需求的碎片化資源完全可以充分利用草根精英的力量,內(nèi)部策劃,委托創(chuàng)作,進(jìn)而把這些內(nèi)容的版權(quán)牢牢把控在自己手中。換句話說,就是要設(shè)計(jì)一個(gè)簡(jiǎn)單的流程,基于UGC(用戶生成內(nèi)容)模式快速積累自有版權(quán)的內(nèi)容資源。

        下面是來自speak2me網(wǎng)站的一個(gè)例子,這是一個(gè)很簡(jiǎn)單的聽力課程,課程的基本信息如下:

        課程的主要頁面如下:

        [摘要]數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為傳統(tǒng)出版社改革的熱點(diǎn),這不僅僅是針對(duì)數(shù)字產(chǎn)品和服務(wù)而言,在數(shù)字化時(shí)代,即便是傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書出版也同樣面臨諸多的數(shù)字化問題,比如紙質(zhì)書生產(chǎn)流程的數(shù)字化、紙質(zhì)書營(yíng)銷渠道的數(shù)字化等,如果這些問題不能得到很好的解決,整個(gè)出版社的轉(zhuǎn)型升級(jí)就會(huì)舉步維艱。本文從數(shù)字化內(nèi)容資源的存檔、電子樣書和營(yíng)銷文件的制作、版權(quán)頁的制作、內(nèi)容資源的版權(quán)管理,以及積累自有版權(quán)內(nèi)容資源的UGC模式四個(gè)方面,探討如何對(duì)傳統(tǒng)的出版流程進(jìn)行優(yōu)化和數(shù)字化改造。

        [關(guān)鍵詞]存檔;數(shù)字化;版權(quán)頁;UGC;電子樣書;版權(quán)

        [作者簡(jiǎn)介]路本福,外語教學(xué)與研究出版社。

        我們從頁面上可以看出課程主要由幾個(gè)部分組成:幾段(限定字?jǐn)?shù)和難度級(jí)別的)英文、中文譯文、由外籍人士朗讀的英文語音、詞匯表。其實(shí),這個(gè)課程后面還有練習(xí)部分和社區(qū)分享部分。很顯然,類似這樣的課程并不需要專家或者大牌作者制作,由于設(shè)定了固定的模板,完全可以通過網(wǎng)絡(luò)方式讓有意愿的用戶自動(dòng)上傳內(nèi)容,經(jīng)過簡(jiǎn)單的審核和編輯加工后就可以成為一個(gè)完整的微課。出版社如果要針對(duì)特定的用戶推出微課產(chǎn)品,完全可以照搬這種UGC模式,設(shè)計(jì)一個(gè)基于Web的采集流程即可快速積累大量?jī)?nèi)容資源。

        以上僅僅列出了幾個(gè)比較常見的流程問題,實(shí)際上,出版社內(nèi)部并不是沒有流程,而是流程尚處于自發(fā)狀態(tài)。很多人都在日復(fù)一日地做同樣的工作,但卻很少有人思考某件事情在社內(nèi)運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)流程是什么,很少有人把這個(gè)流程記錄下來并加以研究分析。關(guān)于流程的優(yōu)化和改造,有很多專業(yè)的理論和方法,在此,筆者推薦一個(gè)簡(jiǎn)單有效的模型,即GROW模型。見下圖。

        GROW是成長(zhǎng)的意思,該模型由目標(biāo)、現(xiàn)狀、可選方案和意愿四個(gè)部分組成,是一個(gè)循環(huán)往復(fù)的過程。

        無論面臨的是什么樣的流程問題,只要能按照這個(gè)模型去思考,就不難發(fā)現(xiàn)問題所在,進(jìn)而找出可能的改進(jìn)方法,并最終確定如何去優(yōu)化當(dāng)前的流程。

        有人說,流程是一個(gè)組織管理體系的血脈,如果血液流通不暢,組織一定會(huì)運(yùn)行不暢。在傳統(tǒng)出版社向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天,如果我們不能從根本上解決好流程問題,那么我們的轉(zhuǎn)型必將效率低下、舉步維艱。

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