汪春暉

摘 要：由于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及和發(fā)展，大量生成的電子文件正在給我們的工作帶來巨大的變化，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它與紙質(zhì)檔案的歸檔截然不同。然而在實(shí)踐中計(jì)算機(jī)、光盤保存會(huì)計(jì)資料不可靠，時(shí)間長(zhǎng)了，計(jì)算機(jī)和光盤都不能用了，不如紙版的可靠；紙質(zhì)時(shí)間長(zhǎng)了也不易保管。對(duì)管理人員的要求高，對(duì)保管的環(huán)境要求也比較高。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息；電子保存；紙質(zhì)保存

紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案，它具有獨(dú)特的原始性、安全性、利用的直接性和憑證作用的價(jià)值。對(duì)紙張而言，高溫高濕可能促進(jìn)紙張發(fā)生水解一氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、泅化現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案大量的紙張一旦有霉點(diǎn)，傳染快、損失大、責(zé)任重，因此要加大力度，重點(diǎn)做好紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存保護(hù)工作。

1 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案獨(dú)特的傳統(tǒng)價(jià)值

原始性。檔案具有原始性，這是檔案和其他文獻(xiàn)的根本區(qū)別所在。檔案的原始性是檔案最主要的特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案完美體現(xiàn)了檔案這一本質(zhì)特征。紙質(zhì)檔案的原始性體現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和純潔性。安全性。紙質(zhì)檔案相對(duì)于電子檔案來說，其安全性更穩(wěn)定。紙質(zhì)檔案形成后，原件中的內(nèi)容和形成的特征不會(huì)發(fā)生變化，在保密方面紙質(zhì)檔案更容易保守秘密，只要看住檔案不丟失、不傳遞便能做到。另外，紙質(zhì)檔案相對(duì)電子檔案來說，如果保管妥善的話其保存時(shí)間更長(zhǎng)。直接性。紙質(zhì)檔案一目了然，無需借助任何輔助手段，這種利用的直接性，使紙質(zhì)檔案和利用者之間沒有任何障礙。

2 影響紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的環(huán)境因素

由于紙質(zhì)原料的特殊性，影響紙質(zhì)檔案管理和保護(hù)工作的因素是有很多的。首先，光照因素會(huì)影響紙質(zhì)檔案的保管，當(dāng)紙張中的化學(xué)成分遇光后會(huì)引起一系列化學(xué)反應(yīng)，紙張會(huì)變黃發(fā)硬，失去其原本的性質(zhì)；其次，溫度對(duì)紙質(zhì)的影響也是很大的，當(dāng)溫度過高時(shí)，會(huì)使紙質(zhì)中的分子運(yùn)動(dòng)的更加劇烈，這樣會(huì)加速耗盡紙質(zhì)的使用壽命，使紙張更加容易破損，對(duì)檔案管理的保護(hù)工作有很大的不利影響，而且溫度過高更加有利于各種生物的衍生和繁殖，生物的存在必定會(huì)讓紙張受到損害，因此，溫度高無疑是很一種危險(xiǎn)的環(huán)境；再次，空氣過濕也是不利于紙質(zhì)檔案的管理和保護(hù)的，當(dāng)空氣中的濕度太大時(shí)，紙張會(huì)吸取空氣中散發(fā)的水分，長(zhǎng)此以往，紙張上面的字跡會(huì)模糊不清或者消失，這樣會(huì)使資料變得不健全，對(duì)于調(diào)用檔案的人是很不方便的，如果空氣太濕的話，還會(huì)使紙張發(fā)霉，這種狀況會(huì)使檔案中的材料消失，與前接應(yīng)不上，也是很麻煩的；最后，空氣中的灰塵也會(huì)損壞紙張，灰塵過多落在紙張上面，與紙張接觸后會(huì)產(chǎn)生一些不干凈的物質(zhì)，這必定會(huì)影響文字的清晰度，不利于我們查找資料，而且灰塵中也有一些衍生氣體，這些氣體的繁衍生殖也對(duì)紙張是有很大的迫害程度的。

3 對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保存的幾點(diǎn)建議

紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料一紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，所以結(jié)合以上對(duì)紙質(zhì)檔案自身材料的理化性能分析，我們需要注意以下幾個(gè)方面：

3.1 合理控制檔案庫房溫度和濕度

在高溫條件下，會(huì)造成紙張中所含水分的揮發(fā)，紙張變硬、變脆、柔軟度、韌性和機(jī)械強(qiáng)度降低；高溫會(huì)加快纖維氣化和水解反應(yīng)而對(duì)紙張形成破壞；高溫有利于有害生物一霉菌的生長(zhǎng)繁殖；溫度高時(shí)一些油溶性的材料會(huì)發(fā)生擴(kuò)散現(xiàn)象（比如圓珠筆字跡）。紙張極易吸水，高濕是紙張中纖維素水解的首要條件；濕度過大會(huì)使水溶性的記錄材料發(fā)生褪色現(xiàn)象（比如紅墨水）；水分能促進(jìn)微生物滋生，侵蝕紙張膠面而引起污跡，并且微生物的代謝物中含有的有機(jī)酸會(huì)加速纖維水解。所以檔案庫房要安裝調(diào)溫、除濕設(shè)備，將檔案庫房溫度控制在（14～24℃）±2℃，濕度控制在（45%～60%）±5%這個(gè)范圍內(nèi)，將更有利十我們紙質(zhì)檔案的保存。

3.2 注意防光

光和氧氣同時(shí)作用于紙質(zhì)檔案，會(huì)發(fā)生光氣化反應(yīng)，易使紙質(zhì)檔案褪色，而且會(huì)斷裂纖維素分了生成容易粉碎的氣化纖維素，使紙張強(qiáng)度降低。尤其是紫外光，光波短能量更強(qiáng)。我們采用的相應(yīng)的措施是減少、減小庫房窗戶，玻璃最好用花紋玻璃、毛玻璃或茶色玻璃，安裝窗簾，庫房?jī)?nèi)人工光源使用自熾燈；減短戶外利用過程。

3.3 防空氣污染

在各化工企業(yè)生產(chǎn)過程中可能會(huì)產(chǎn)生各種酸性、氧化性氣體，比如二氧化硫、硫化氫，這些氣體會(huì)促進(jìn)紙張發(fā)生水解、氣化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低，或是與字跡材料中的不穩(wěn)定因素發(fā)生化學(xué)反應(yīng)使字跡褪色，從而造成檔案的損壞，對(duì)此可在庫房?jī)?nèi)使用空氣凈化器來解決。

3.4 定期對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)

加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)性和技術(shù)性，并讓其明白檔案管理的保護(hù)工作的重要性，增強(qiáng)其對(duì)工作的自覺性，使其養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，熱愛工作，才能盡心盡力的做事，才能真正的做好紙質(zhì)檔案管理與保護(hù)這一項(xiàng)艱巨而又復(fù)雜的工作。

3.5 做好破損檔案的搶救保護(hù)工作

對(duì)不耐水的檔案，可用聚醋膠片輕輕刮去紙張的污泥，然后放陰涼處晾干除土后再行裝訂。對(duì)耐水性好的，可以放在清水里用海綿擦洗或用水沖后進(jìn)行干燥。干燥的方法有自然干燥法、去濕機(jī)干燥法、真空冷凍干燥法、遠(yuǎn)紅外干燥法等，但切忌放在陽光下暴曬。對(duì)于已經(jīng)損壞的檔案，可以做以下方法的處理：對(duì)輕度損壞的檔案，可以采取書畫裝裱的方法進(jìn)行裝裱，由于檔案具有保密性的特點(diǎn)，不宜拿到書畫店進(jìn)行裝裱。對(duì)損壞嚴(yán)重的檔案，可以采用過塑的手段，對(duì)其進(jìn)行整個(gè)的密封和保存。

除了以上各種措施外，筆者建議盡量減少紙質(zhì)檔案，例如大量的工資表，月月重復(fù)，年年重復(fù)，其實(shí)數(shù)據(jù)是不會(huì)人為更改的，電子文件完全可以體現(xiàn)的，用紙質(zhì)打印出來造成重復(fù)浪費(fèi)。加之大量的打印，復(fù)印出來的附件實(shí)際上隨著時(shí)間會(huì)淡化，消失的

4 結(jié)束語

紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體—紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。對(duì)電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)

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