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        發(fā)揮企業(yè)檔案效能 服務(wù)企業(yè)發(fā)展大局

        2014-09-25 23:21:02薛瑛
        卷宗 2014年8期
        關(guān)鍵詞:檔案管理企業(yè)

        薛瑛

        摘 要:企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn),隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的管理工作在企業(yè)發(fā)展中越來越重要,本文主要從多個(gè)方面闡述了怎樣做好檔案管理工作,為新時(shí)期企業(yè)的檔案管理工作提出了新的建議。

        關(guān)鍵詞:企業(yè);檔案效能;檔案管理

        企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn),檔案信息是企業(yè)發(fā)展的寶貴資源。近年來,我們緊緊圍繞促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的大局,大力開發(fā)企業(yè)檔案信息資源,為發(fā)展我市供熱事業(yè)提供了充分的檔案信息保障,使檔案信息資源較好地轉(zhuǎn)化為社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí),也使檔案管理步入了快通道,有了新的提高和發(fā)展。多年的企業(yè)檔案工作實(shí)踐,使我認(rèn)識到,要搞好企業(yè)檔案管理,必須做好以下幾項(xiàng)工作:

        1 營造輿論氛圍,爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

        要加大對《檔案法》及檔案管理辦法等法律法規(guī)的宣傳力度,增強(qiáng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識。要站在實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀的高度,充分認(rèn)識企業(yè)檔案工作的重復(fù)性和必要性,努力擴(kuò)大檔案法規(guī)宣傳覆蓋面。要宣傳企業(yè)重視檔案工作,實(shí)現(xiàn)良性發(fā)展的典型事例,爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持,使檔案工作成為企業(yè)管理不可缺少的一部分,切實(shí)把企業(yè)檔案工作擺上議事日程,形成上下聯(lián)動(dòng),齊抓共管檔案的局面。只有這樣,才能為企業(yè)檔案工作的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        2 轉(zhuǎn)變思想觀念,創(chuàng)新服務(wù)意識

        當(dāng)前,企業(yè)檔案工作在為企業(yè)發(fā)展服務(wù)中存在著不少思想障礙,主要有二:一是重收集輕利用。不少企業(yè)檔案工作者認(rèn)為,只要按時(shí)接收、按時(shí)提供就行了。對于如何開發(fā)檔案信息、提高檔案利用率想的較少。二是被動(dòng)服務(wù)。在檔案利用工作中,依然奉行“你上門,我服務(wù),你不來,我不去”這種幾十年一貫制的陳舊服務(wù)模式,缺乏主動(dòng)服務(wù)意識。要搞好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作,必須克服這些陳舊的思想觀念。要克服“重管輕用”的思想,使企業(yè)檔案工作的重心由以前的重基礎(chǔ)工作向重利用工作轉(zhuǎn)變,真正把檔案工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到檔案信息資源開發(fā)利用上來,把“死檔案”變成“活信息”,把“資料庫”變?yōu)椤靶畔臁?。要改變過去“你上門,我服務(wù)”的被動(dòng)服務(wù),積極尋找信息,主動(dòng)提供服務(wù),同時(shí)努力提高服務(wù)水平,要熱情、主動(dòng)、負(fù)責(zé)、熟悉自己的服務(wù)對象,了解利用者的需求,及時(shí)有效地為其提供有價(jià)值的檔案信息。

        3 增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì),提高服務(wù)水平

        企業(yè)檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作者業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),不斷更新專業(yè)知識,提高業(yè)務(wù)技能,是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。一是企業(yè)檔案工作者要有自覺學(xué)習(xí),增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的緊迫感。要堅(jiān)持自學(xué),充分利用工作之余,擠時(shí)間學(xué),更新知識結(jié)構(gòu),掌握檔案業(yè)務(wù)知識,市場經(jīng)濟(jì)知識和新知識、新技能,提高自身綜合素質(zhì)。二是建設(shè)檔案行政管理部門,要針對企業(yè)特點(diǎn),采取舉辦培訓(xùn)班、以會代訓(xùn)、到基層現(xiàn)場指導(dǎo)培訓(xùn)等各種靈活多樣的形式開展企業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,為企業(yè)檔案工作人員提供學(xué)習(xí)、提高的良好環(huán)境。特別是要加強(qiáng)企業(yè)檔案人員現(xiàn)代化管理知識的培訓(xùn),促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。三是企業(yè)應(yīng)建立檔案工作人員考核制度,對在工作中取得顯著成果的檔案工作人員,要及時(shí)予以表彰獎(jiǎng)勵(lì),調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性,主動(dòng)性,推動(dòng)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用,獲取更大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

        4 重視檔案信息化,實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化

        隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,以手工檢索為主要手段的服務(wù)方式,已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新形勢下人們的需求。計(jì)算機(jī)在檔案管理上的使用,使檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來,使大力開發(fā)和有效利用檔案信息資源成為現(xiàn)實(shí),并為最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享打下了基礎(chǔ)。加快企業(yè)檔案信息化建設(shè),運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段進(jìn)行企業(yè)檔案信息開發(fā),是提高檔案信息開發(fā)和利用質(zhì)量的重要手段,勢在必行。企業(yè)檔案部門要把握企業(yè)信息化帶來的企業(yè)管理的新思想,新模式,運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段,實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案制度創(chuàng)新和管理方法創(chuàng)新。建立、健全適應(yīng)企業(yè)信息化環(huán)境的檔案管理制度,保證企業(yè)檔案工作在企業(yè)信息化環(huán)境下有序發(fā)展。完善企業(yè)檔案的收集范圍,及時(shí)調(diào)整和擴(kuò)展企業(yè)檔案信息的接收范圍,尤其是那些對企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有潛在價(jià)值的文件材料;建立電子文件的歸檔辦法,完善企業(yè)文件材料的歸檔制度;建立數(shù)字化檔案信息管理和利用制度,保障電子檔案信息的數(shù)據(jù)存儲和利用的安全。

        5 開發(fā)檔案資源,服務(wù)企業(yè)發(fā)展

        一是要開辟檔案信息資源。要擴(kuò)大企業(yè)檔案收集的對象和范圍,要收集與企業(yè)檔案關(guān)系密切的各種資料。企業(yè)檔案收集、保管的重點(diǎn)要放在企業(yè)自身形成的材料和與企業(yè)經(jīng)營有直接關(guān)系的文件。在注重收集文書檔案的同時(shí),要做好基建、設(shè)備、會計(jì)、聲像及生產(chǎn)經(jīng)營檔案的收集歸檔共工作,為更好地提供利用打好基礎(chǔ)。二是要挖掘各種檔案信息,企業(yè)檔案人員要對已經(jīng)獲取的與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)密切相關(guān)的信息資源(文字、數(shù)據(jù)、圖表等)進(jìn)行綜合處理,編制出有一定水平的綜合性、專題性檔案,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。三是要加大檔案信息資源開發(fā)利用的深度和廣度。企業(yè)檔案工作人員要強(qiáng)化參與意識,緊緊圍繞企業(yè)的發(fā)展,研究制定與之相適應(yīng)的企業(yè)檔案開發(fā)規(guī)劃,使檔案的開發(fā)利用扎實(shí)有效,有條不紊地進(jìn)行,有效地為企業(yè)的發(fā)展服務(wù),使企業(yè)檔案信息資源更快更好地轉(zhuǎn)化為社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

        6 結(jié)語

        新時(shí)期房產(chǎn)檔案管理工作面臨發(fā)展機(jī)遇也面臨許多新的課題,只有注重基礎(chǔ)工作,改進(jìn)管理方法,提高現(xiàn)代化管理水平,加強(qiáng)檔案工作者素質(zhì)培養(yǎng),就可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化、科學(xué)化、現(xiàn)代化,使檔案信息發(fā)揮更大的社會經(jīng)濟(jì)效益。

        參考文獻(xiàn)

        [1]陳兆祦,檔案管理學(xué),中國人民大學(xué)出版社,1962年.

        [2]張弘,林呂,文書與檔案管理基礎(chǔ),電子科技大學(xué)出版社,2006年.

        [3]余述文,檔案管理工作手冊,重慶出版社,2005年12月.

        [4]國家檔案局、國家經(jīng)委、國家計(jì)委聯(lián)合頒布,企業(yè)檔案管理辦法.endprint

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