[摘 要] 本文對目前我國高校的學籍檔案管理方案進行研究，了解新生學籍檔案的形成和管理，并深入研究了如何將新生檔案整理、歸納、總結(jié)、立卷，最終確立權(quán)威的學籍檔案系統(tǒng)，也為建立高校學生信息數(shù)據(jù)庫奠定了堅實的基礎。因此，將新生學籍檔案妥善處理并歸納整理，屬于高校對人才培養(yǎng)的有效方案之一，此外，用人單位也能根據(jù)此類信息選擇優(yōu)秀人才。本文就對上述要點進行研究，探索高校新生學籍檔案管理的重要性和完善方案。

[關(guān)鍵詞] 高校新生；學籍檔案管理；優(yōu)化完善

我國高校逐年不斷擴招，同時還伴隨著畢業(yè)生就業(yè)制度變化、教學改革推廣等現(xiàn)狀，我國高校學籍檔案在管理方面的缺陷和不足逐漸體現(xiàn)，也涌現(xiàn)了部分新難題。針對該現(xiàn)狀，也為了應對近年來假學歷現(xiàn)象增多問題，企事業(yè)單位只有通過高校相關(guān)部門的學生檔案直接了解其詳細情況，這對學校檔案管理也提出了更高的要求。那么如何應對目前的社會現(xiàn)狀，確保高校的檔案管理與社會形勢接軌，不斷完善、優(yōu)化管理機制，是本文嘗試研究的主要問題。

一、我國高校新生學籍檔案管理現(xiàn)狀特點

高校學籍檔案的積累和發(fā)展需要一定時間，對學籍檔案的管理也屬于長時間的特殊工作，尤其是對高校新生而言，檔案管理屬于一個開端，也是一個重要的環(huán)節(jié)，有了完備的新生學籍檔案管理制度，學生的信息就能夠被安全、有效、可靠收錄、保存，利于后期的查閱、調(diào)用，其特點有以下幾種。

1、高校新生學籍檔案具備原始性

高校新生學籍檔案屬于和學校相關(guān)聯(lián)的管理機構(gòu)在長時間的教育、管理過程中總結(jié)出的具有歷史性、原始性的材料，例如新生入校時的錄取名冊，在校期間所留下的考核成績，學籍變更等，上述資料都應該確保其原始性，且應該為最初的原件。

2、新生學籍檔案具有明顯的交互性

學籍檔案中存有對應學生的考核成績、獎懲記錄，但與此同時，上述內(nèi)容又會被歸納至學校的教學檔案中，那么類似于上述情況的雙重歸檔，就很容易造成檔案的重疊和交互。因此，高校相關(guān)部門可以針對新生的檔案情況，制作多分材料并分別保存，這樣能夠確保檔案交互性不會帶來負面作用，使得每一個收納檔案的部門都能拿到正確的、第一手材料。

二、完善我國高校新生學籍檔案管理的對策

通過了解目前我國高校新生學籍檔案的現(xiàn)狀和缺陷可知，高校相關(guān)部門應該逐步提升高校檔案管理效率，將阻礙檔案學籍管理的不良因素及時廢除，做到與時俱進，管理與新生發(fā)展同步。完善檔案管理制度有如下建議性措施。

1、加強學籍檔案部門工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

學籍檔案部門的工作人員是為學生的檔案、學籍進行全面服務的，同時還伴隨著較強的業(yè)務性。在目前高校的檔案管理過程中主要運用的是現(xiàn)代化辦公設備，傳統(tǒng)的管理方案逐漸被淘汰，那么就要求相關(guān)人員學習并應用計算機技術(shù)，順應無紙化辦公的新要求；此外，要定期開展專業(yè)技能培訓，補充自身的不足，學習更多的管理知識，在管理上坐到完善和創(chuàng)新。

2、擴大宣傳范圍

作為高校的學籍檔案管理部門，要定時定期系統(tǒng)學習我國《檔案法》的相關(guān)要求和規(guī)定，確保高校新生檔案被高度重視，相關(guān)人員的工作覺悟也應有所提升。例如檔案管理部門應該積極與其他部門交流、互通有無，將新生入學后的檔案切實、妥善管理，以免最終影響到學生的畢業(yè)和就業(yè)，做好了上述幾點，學校在社會中的威望會有所提升，同時也確保了教育的公平、合理。

3、促進新生學籍檔案管理的合理化

新生入學后，在學籍檔案處理方法上需要嚴格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。新生的學籍檔案在高校中應該有對應的部門專門管理，例如學校學籍檔案辦公室，辦公室的工作就是在規(guī)定的時間內(nèi)統(tǒng)一總結(jié)并下達學校對于學生檔案戶籍的規(guī)定，收集可靠的原始資料備檔上傳至數(shù)據(jù)庫，將管理的職責嚴格落實到每一個人，歸檔也需要走規(guī)定的程序，并在規(guī)定的時間內(nèi)交付完畢，最后送至領(lǐng)導處簽字、蓋章。

4、分類管理學籍檔案，提升其利用效率

將新生入學后的學籍檔案分類管理，就是將其檔案進行編號、統(tǒng)計、上傳，最終合并到數(shù)據(jù)庫中，依據(jù)類別的不同進行不同權(quán)限的管理。一般高校都會要求學生檔案具備正確的姓名、性別、專業(yè)、學號等重要項目。將這些項目輸入電腦制作成檢索依據(jù)，就能在第一時間查閱到準確的檔案分類信息，提高工作效率。

結(jié)束語

綜上所述，高校新生學籍檔案系統(tǒng)的管理處在不斷進步和完善過程中，但與此同時，計算機技術(shù)的進步，也為檔案管理帶來了一定困難和挑戰(zhàn)。作為高校檔案管理部門，可以通過信息技術(shù)的普及為管理帶來便利，向社會提供正確、真實的檔案信息，確保學籍檔案對學生的有效作用；相關(guān)管理人員需要從根本上轉(zhuǎn)變工作思路，完善自身，提高工作能力，從根本上促進高等教育向著更加合理、更加完善的方向發(fā)展。

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作者簡介：陳霞，吉林省長春市，長春工程學院教師，研究方向：檔案管理。