陳新　張宇華

在經(jīng)歷了高校擴(kuò)招之后，高職院校大多已發(fā)展到以萬人計(jì)的規(guī)模。隨著規(guī)?；l(fā)展的置頂，加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)成為擺在高職教育工作者面前的重要而迫切的課題。作為內(nèi)涵建設(shè)中的重要方面甚至是關(guān)鍵保障，管理顯得尤為重要。其中檔案管理是管理之中的基礎(chǔ)性課題，唯其基礎(chǔ)，更要完善、穩(wěn)固、順暢、有效，才能起到基礎(chǔ)的支撐與保障作用。

高職院校的規(guī)模與架構(gòu)需要實(shí)施檔案二級(jí)管理模式。高職院校的在校生規(guī)模大多以萬計(jì)，更有二萬人以上的超大規(guī)模的高職院校，由于管理的需要尤其是教學(xué)管理的需要，大多采取三層級(jí)管理模式，相近的專業(yè)或系（部）組成專業(yè)群或是二級(jí)學(xué)院，由教學(xué)處、學(xué)生處（團(tuán)委）、就業(yè)指導(dǎo)處等部門負(fù)責(zé)對(duì)各專業(yè)群或二級(jí)學(xué)院進(jìn)行業(yè)務(wù)管理或協(xié)調(diào)。各專業(yè)群或二級(jí)學(xué)院無論在教學(xué)團(tuán)隊(duì)、專業(yè)設(shè)置乃至財(cái)務(wù)管理、招生就業(yè)等方面相對(duì)獨(dú)立。為保證各專業(yè)群或二級(jí)學(xué)院各項(xiàng)工作的連續(xù)性和有序開展，很有必要對(duì)專業(yè)群或二級(jí)學(xué)院的檔案實(shí)行相對(duì)獨(dú)立的管理。

自2002年起，國家教育部對(duì)高職院校進(jìn)行每五年一輪的人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估。為配合此項(xiàng)工作，國家教育部又出臺(tái)實(shí)施了高等學(xué)校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺(tái)填報(bào)制度，每年要填報(bào)一次數(shù)據(jù)平臺(tái)，以便于對(duì)高職院校人才培養(yǎng)工作進(jìn)行有效的動(dòng)態(tài)監(jiān)督。這就在一定意義上把評(píng)估工作常態(tài)化并進(jìn)一步規(guī)范化了。人才培養(yǎng)工作評(píng)估是對(duì)高職院校的全面評(píng)估，重點(diǎn)是教學(xué)工作，需要準(zhǔn)備必要又充分的評(píng)估指標(biāo)支撐材料，考察的是對(duì)于日常教學(xué)工作的規(guī)范化以及創(chuàng)新特色所在，同時(shí)也考察對(duì)于日常教學(xué)資料管理的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性與科學(xué)性。為此，有必要對(duì)專業(yè)群或者二級(jí)學(xué)院的檔案實(shí)施二級(jí)管理，在一定時(shí)期內(nèi)把相關(guān)檔案保存在專業(yè)群或二級(jí)學(xué)院內(nèi)部，利于對(duì)評(píng)估工作及時(shí)有效地提供支撐材料。

因此，在高職院校實(shí)施二級(jí)檔案管理模式非常必要，符合實(shí)際工作的要求。

高職院校實(shí)施二級(jí)檔案管理，需要安全必備的配套設(shè)施設(shè)備作保障。按照檔案管理的規(guī)定，檔案室應(yīng)該是一個(gè)獨(dú)立設(shè)置的空間，單獨(dú)存放，獨(dú)立使用，而且要達(dá)到“八防”的要求，即：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等）。要實(shí)現(xiàn)“八防”，就要配備相應(yīng)的防護(hù)設(shè)備，其中“三鐵”（鐵門、鐵窗、鐵柜）更是必不可少。按照高職院校現(xiàn)有條件，為二級(jí)檔案管理配備相應(yīng)的檔案室及檔案設(shè)備是完全可能的。

高職院校實(shí)施二級(jí)檔案管理，需要安排檔案管理專（兼）職工作人員。檔案管理是一項(xiàng)政治性、業(yè)務(wù)性要求都比較高的工作，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求相應(yīng)也比較高。檔案管理人員要求思想覺悟高、工作責(zé)任心強(qiáng)，還要具備認(rèn)真、細(xì)致、踏實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髁?xí)慣與工作作風(fēng)。因此，對(duì)于二級(jí)檔案管理的專兼職工作人員的選配應(yīng)該嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格審核。

因?yàn)闄n案管理有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性，因此需要對(duì)二級(jí)檔案管理人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。主要有以下兩種方式：一是校外培訓(xùn)，即參加市級(jí)以上檔案職能部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。二是組織校本培訓(xùn)，或由參加第一種培訓(xùn)的人員擔(dān)任講師，為全院檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)；或由學(xué)院檔案室負(fù)責(zé)人和經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員擔(dān)任講師，對(duì)全院檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。因?yàn)榈谝环N培訓(xùn)往往因?yàn)榉N種限制因素，參加培訓(xùn)人數(shù)總是有限，因此對(duì)于二級(jí)檔案管理人員的培訓(xùn)主要采用第二種培訓(xùn)方式。校本培訓(xùn)的方式亦可多樣化，并且應(yīng)著重培訓(xùn)效果，或采用講座方式，或采取座談交流方式，或以會(huì)代訓(xùn)方式，將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與工作安排部署、檢查督導(dǎo)等相結(jié)合，在有限的時(shí)間內(nèi)取得更多更佳的效果。

高職院校實(shí)施二級(jí)檔案管理，應(yīng)該建立和完善相應(yīng)的管理制度。

一是要建立與學(xué)院檔案管理相配套的檔案整理歸檔、檔案查閱、檔案利用開發(fā)等管理制度。檔案的歸檔范圍應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作需要及時(shí)進(jìn)行修訂、補(bǔ)充、完善，以期做到二級(jí)檔案應(yīng)收盡收、真實(shí)完整、系統(tǒng)規(guī)范。二級(jí)檔案在服從服務(wù)于學(xué)院檔案歸檔范圍的基礎(chǔ)上，應(yīng)該根據(jù)新的工作內(nèi)容，及時(shí)就擴(kuò)充歸檔范圍、劃分歸檔類別、檔案保管期限等內(nèi)容與學(xué)員檔案室溝通協(xié)商，以便對(duì)學(xué)院的檔案歸檔范圍進(jìn)行及時(shí)的修訂完善。二級(jí)檔案的歸檔范圍應(yīng)該是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理范疇，因此需要建立相應(yīng)的管理制度，以保證動(dòng)態(tài)管理的科學(xué)縝密。檔案歸檔范圍的確定，是檔案管理最基礎(chǔ)的工作，對(duì)于歸檔范圍的研究、補(bǔ)充、完善，也應(yīng)該是檔案管理校本培訓(xùn)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的必須的基本培訓(xùn)、交流和研討內(nèi)容。

二是要建立檔案工作人員培訓(xùn)制度。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作是提高從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的基本途徑和關(guān)鍵保障，要保證培訓(xùn)工作的常態(tài)化、科學(xué)化和有效性，就必須建立嚴(yán)格、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)呐嘤?xùn)制度。如果二級(jí)檔案管理人員的變動(dòng)性比較大，則常態(tài)化的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)則顯得尤為重要而迫切。檔案培訓(xùn)制度的制定應(yīng)該充分考慮從業(yè)人員檔案意識(shí)的強(qiáng)化、培訓(xùn)內(nèi)容的明確、培訓(xùn)紀(jì)律的嚴(yán)格以及培訓(xùn)效果的考核等關(guān)鍵要素，以保證培訓(xùn)制度的嚴(yán)肅性與權(quán)威性，避免業(yè)務(wù)培訓(xùn)流于形式，形同虛設(shè)。

三是要建立檔案管理的日常督導(dǎo)制度。建立檔案管理的日常督導(dǎo)制度，可以將學(xué)院檔案室與二級(jí)檔案管理部門（專業(yè)群或二級(jí)學(xué)院）的檔案管理業(yè)務(wù)有效銜接起來，利用檔案室相對(duì)專業(yè)的人力資源，有效指導(dǎo)和提高二級(jí)檔案管理水平。為了職責(zé)明確和有利考核，可以采用分片包干的形式，將檔案室工作人員合理分工，擔(dān)任二級(jí)檔案管理的督導(dǎo)員，負(fù)責(zé)二級(jí)檔案管理的檢查、指導(dǎo)和督導(dǎo)工作。督導(dǎo)員根據(jù)檢查督導(dǎo)情況，及時(shí)向檔案室和二級(jí)檔案所在部門反饋存在問題及整改意見。

四是建立二級(jí)檔案管理的日常巡查制度。由檔案室主任和學(xué)院檔案室歸屬部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任巡視員。針對(duì)督察員反饋問題和意見進(jìn)行重點(diǎn)巡查，一方面全面掌握二級(jí)檔案實(shí)際管理情況，實(shí)地了解督察員對(duì)于二級(jí)檔案的督導(dǎo)工作，為檔案管理人員的考核工作提供翔實(shí)的第一手材料；一方面可以更有針對(duì)性、更直接有效地幫助二級(jí)檔案所在部門檔案管理中存在的實(shí)際問題。

五是建立二級(jí)檔案移交制度。檔案最終要由檔案室統(tǒng)一歸檔管理，二級(jí)檔案的保管具有明確的期限性。高職院校學(xué)制一般為三年（招收初中起點(diǎn)的學(xué)制為五年，一般所占比例很小），原則上應(yīng)該以在校生的屆別為一個(gè)周期，畢業(yè)生離校之后一段時(shí)間內(nèi)，二級(jí)檔案管理部門應(yīng)該將該屆期間的相關(guān)檔案移交檔案室統(tǒng)一歸檔保存。為此，需要建立二級(jí)檔案的移交制度，保證檔案移交的完整、規(guī)范。

六是建立二級(jí)檔案管理的考核制度?？己酥贫葘?duì)于工作的開展及結(jié)果具有約束力和評(píng)價(jià)衡量的權(quán)威性。對(duì)于二級(jí)檔案管理的考核，一方面要納入二級(jí)檔案所在部門的考核范圍，作為一項(xiàng)重要的考核指標(biāo)，考核其基礎(chǔ)管理工作水平；一方面要納入二級(jí)檔案管理人員的考核指標(biāo)，考核其崗位履職情況和檔案開發(fā)利用情況；一方面更要納入檔案室檔案管理人員（督導(dǎo)員）的考核指標(biāo)，切實(shí)發(fā)揮考核這一“指揮棒”的作用，督促檔案管理人員注重二級(jí)檔案的管理、督導(dǎo)、移交和歸檔工作。

高職院校二級(jí)檔案管理是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的具體工作，在做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備的基礎(chǔ)上，應(yīng)該著力加強(qiáng)人員培訓(xùn)與制度建設(shè)，常態(tài)管理應(yīng)該不斷完善，常抓不懈，才有可能保證檔案管理的完整、規(guī)范、系統(tǒng)與有效利用。

（作者單位：石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院）endprint