張勇

人事檔案是一種重要的信息資源，它記載了個(gè)人參加社會(huì)活動(dòng)的歷史軌跡。是用人單位全面地了解選用人才的基礎(chǔ)。加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要的意義和作用。

一、存在的問(wèn)題

（一）、當(dāng)前人事檔案管理體制及檔案內(nèi)容不適應(yīng)事業(yè)單位人事制度改革的需要。

《干部檔案工作條例》是我國(guó)現(xiàn)行人事檔案管理體制的依據(jù)，人事檔案主要按管理權(quán)限和隸屬關(guān)系進(jìn)行管理。事業(yè)單位人員的人事檔案主要由本單位或上級(jí)主管單位進(jìn)行管理，這種管理體制在干部人事檔案工作中曾經(jīng)發(fā)揮了重要作用。但是，隨著人事制度改革的不斷深入，事業(yè)單位普遍實(shí)行了崗位聘用制，建立了公開(kāi)招聘、解聘、辭聘制度。人員流動(dòng)日益頻繁。人員的隸屬關(guān)系不斷變化。仍然靠單位自行管理顯然不利于人員的合理流動(dòng)。在檔案內(nèi)容上，也是按照《干部檔案工作條例》中規(guī)定的十類(lèi)進(jìn)行收集。許多單位沒(méi)有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，補(bǔ)充相應(yīng)的崗位聘用合同及在招聘錄用、解聘、辭聘過(guò)程中單位形成的考察性?xún)?nèi)容。

（二）、檔案管理人員配備不足，人員調(diào)動(dòng)頻繁

人事檔案管理是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜及連續(xù)性強(qiáng)的工作。沒(méi)有一定的人力投入，就不能保證檔案管理的質(zhì)量。事業(yè)單位受體制改革的影響，人員編制大大縮減，管理部門(mén)的人員更是大幅度精簡(jiǎn)。在這種情況下，人事檔案管理人員往往是身兼數(shù)職，有些單位甚至是人事、黨辦、紀(jì)檢、工會(huì)等所有工作都由一人承擔(dān)。除了每天應(yīng)付手頭的大事、急事外，根本無(wú)暇顧及人事檔案的管理。同時(shí)，隨著聘用制在事業(yè)單位的普遍實(shí)行，人員流動(dòng)性增強(qiáng)，檔案管理人員調(diào)換也相對(duì)頻繁。往往是剛熟悉了這些工作又競(jìng)聘到其他的崗位。所以，不利于檔案管理人員縱向了解各個(gè)時(shí)期的人事檔案管理政策，不利于檔案管理知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，也不利于檔案管理水平的提高。

（三）、檔案管理人員缺乏檔案管理的專(zhuān)業(yè)性

事業(yè)單位受人員編制的束縛，一般由兼職人員管理人事檔案。這些人員基本都不是檔案專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的，缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)。意識(shí)不到哪些材料應(yīng)該歸檔、應(yīng)積極主動(dòng)去收集。比如，許多事業(yè)單位的檔案管理工作由 人事部門(mén)的人員兼任，這本來(lái)有利于人事檔案的收集。因?yàn)樵S多人事檔案的形成都要經(jīng)過(guò)人事部門(mén)。如干部（職工）履歷表、職稱(chēng)評(píng)審材料、干部任免考核表等。但這是由于檔案管理人員檔案收集意識(shí)淡薄，致使許多應(yīng)歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，或者沒(méi)有督促其他檔案形成部門(mén)及時(shí)移交材料，造成檔案材料的缺失。

（四）、檔案管理不規(guī)范

一是檔案分類(lèi)不規(guī)范。大部分管檔人員雖然知道人事檔案要十類(lèi)進(jìn)行保存，但在分類(lèi)上把握不準(zhǔn)。隨意性大，影響了人事檔案分類(lèi)的統(tǒng)一性，也給人事檔案的查閱利用帶來(lái)不便。二是材料制作不規(guī)范。沒(méi)有督促檔案形成部門(mén)使用規(guī)范的材料。比如用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，用規(guī)定的字跡材料進(jìn)行書(shū)寫(xiě)，填寫(xiě)材料要留出裝訂線(xiàn)等。致使歸檔材料五花八門(mén)，給檔案的整理、裝訂帶來(lái)極大的麻煩。

（五）、檔案管理制度執(zhí)行不力

人事檔案管理工作是一項(xiàng)規(guī)范性、保密性較強(qiáng)的工作。沒(méi)有一定的制度約束，就會(huì)使我們無(wú)章可循、無(wú)所適從。多年來(lái)，在檔案與檢查工作的推動(dòng)下，大部分事業(yè)單位都建立了一套以保密、安全、收集、保管、歸檔、列轉(zhuǎn)遞、查閱等方面的規(guī)章制度，并做到了制度上墻。但是許多單位都不按章辦事。如人員調(diào)動(dòng)時(shí)，檔案不及時(shí)轉(zhuǎn)遞或?qū)n案擅自交由本人自帶；接受檔案時(shí)不及時(shí)清查檔案材料是否齊全；不及時(shí)填寫(xiě)并郵寄回執(zhí)；未收到回執(zhí)也不及時(shí)電話(huà)催要等，造成檔案丟失及檔案材料不全、不實(shí)等嚴(yán)重后果。

（六）、人事檔案管理的信息化程度不高

做好人事檔案工作的最終目的是提供利用。通過(guò)分析近幾年人事檔案的利用工作記錄，我們發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)由過(guò)去的組織人事部門(mén)、黨政機(jī)關(guān)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，擴(kuò)展到多部門(mén)；利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學(xué)歷證明、辦理公證等多種形式。單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長(zhǎng)期保存。但是，目前許多單位在人事檔案管理方面仍習(xí)慣于手工操作。即使有的單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或者“人力資源管理系統(tǒng)”，由于系統(tǒng)本身的功能限制，其在人事檔案的跨單位利用中實(shí)用性不強(qiáng)，仍然必須提供紙質(zhì)檔案材料。

（七）、流動(dòng)人員檔案得不到及時(shí)處理

事業(yè)單位的流動(dòng)人員主要是指辭職、辭退的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員以及出國(guó)逾期不歸人員。目前，許多事業(yè)單位都存在有流動(dòng)人員檔案，一些人雖然在出國(guó)前都跟單位簽訂了協(xié)議，可一旦在國(guó)外找到合適的工作，就不再跟原單位聯(lián)系，也棄自己的人事檔案于不顧。這些人的檔案成了名符其實(shí)的“死檔案”。雖然已經(jīng)出臺(tái)了解決流動(dòng)人員“死檔”的辦法，但迄今為止由于各種原因還沒(méi)有完全執(zhí)行，這必將給用人單位帶來(lái)極大的隱患。

二、對(duì)策

（一）、改革當(dāng)前的人事檔案管理體制

為了建立起一種國(guó)家所有、公共管理、社會(huì)共享、個(gè)人知情的新型人事檔案管理體制，學(xué)者們進(jìn)行了多方面的探討，提出了多種觀點(diǎn)。結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況，筆者認(rèn)為比較可行的觀點(diǎn)是由各級(jí)檔案館建立人事檔案信息共享平臺(tái)。公民可以自愿選擇檔案館建立契約委托關(guān)系，以居民身份證為人事檔案建立的準(zhǔn)入號(hào)碼（檢索號(hào)碼）。當(dāng)一個(gè)單位需要錄用某個(gè)公民時(shí)，可以通過(guò)該人員提供的身份證號(hào)和密碼來(lái)查看他的檔案資料。當(dāng)公民從一個(gè)單位流動(dòng)到另一個(gè)單位時(shí)，檔案館可以通過(guò)修改密碼來(lái)承擔(dān)人事檔案資料的收集及向檔案館移交的工作。在檔案內(nèi)容上，除了吸納事業(yè)單位在招聘錄用、解聘、辭聘方面的材料外，還要吸納公安、銀行、社會(huì)保險(xiǎn)等相關(guān)部門(mén)有關(guān)個(gè)人的信息，構(gòu)成一個(gè)人的基本信息資料，由檔案館負(fù)責(zé)保管和提供服務(wù)。

這種方法的優(yōu)勢(shì)在于：第一，解決了現(xiàn)在存在的事業(yè)單位人事檔案分散多頭管理的現(xiàn)狀，真正減輕單位和國(guó)家的負(fù)擔(dān)，增強(qiáng)人事檔案的服務(wù)功能；第二，以身份證為準(zhǔn)入號(hào)碼，提高了社會(huì)共享程度。避免了一人多檔，重復(fù)建檔等現(xiàn)象的發(fā)生；第三，人事檔案信息共享平臺(tái)提高了檔案信息化管理程度，方便利用，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存；第四，在檔案內(nèi)容上增加了適應(yīng)事業(yè)單位改革的內(nèi)容和有關(guān)個(gè)人社保、信用等情況，適合事業(yè)單位進(jìn)一步深化改革的需要。

（二）、進(jìn)一步深化事業(yè)單位人事制度改革

事業(yè)單位人事制度改革的重點(diǎn)是實(shí)行崗位聘用制。這種改革打破了身份的界限，有利于人才的合理流動(dòng)。但在實(shí)際操作中，一般是實(shí)行一刀切的，沒(méi)有對(duì)特殊崗位設(shè)立不同的聘用期限。比如人事檔案管理崗位，這個(gè)崗位需要人員具有高度的責(zé)任心和豐富的經(jīng)驗(yàn)，還需具備一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。在聘用期限上需設(shè)置得比其他崗位長(zhǎng)。否則，不利于人事檔案的妥善管理。應(yīng)在深化改革中逐步完善。

（三）、加強(qiáng)人事檔案知識(shí)的宣傳教育與培訓(xùn)

首先，應(yīng)在現(xiàn)有的教育體系中適當(dāng)增加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)課程。使人們?cè)诹x務(wù)教育中就能理解檔案及人事檔案的含義，提高檔案意識(shí)；其次，國(guó)家相關(guān)部門(mén)應(yīng)在網(wǎng)站或在其他媒體中開(kāi)辟專(zhuān)欄對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行廣泛的宣傳。使人們了解檔案的重要性；再次，各單位要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)。使他們了解檔案的內(nèi)容和分類(lèi)，檔案材料形成的時(shí)間規(guī)律，以及檔案材料的收集、鑒別與歸檔要求，檔案的保管與保密規(guī)定，借閱利用與轉(zhuǎn)遞規(guī)定等。通過(guò)培訓(xùn)，變業(yè)余為專(zhuān)業(yè)，充分利用現(xiàn)有人力資源。

（四）、加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高人事檔案的利用效率

要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。不僅要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔材料的記錄和統(tǒng)計(jì)，辦理檔案的借閱和歸還手續(xù)。還要利用計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)。目前，大部分單位都安裝了單機(jī)版的人力資源管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)在提供人員基本信息，編輯上級(jí)各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表方面有較強(qiáng)的功能。但是沒(méi)有自動(dòng)生成各種證明文字的功能?？梢酝ㄟ^(guò)系統(tǒng)的升級(jí)完善，開(kāi)發(fā)適合提供人事信息利用的模塊。比如，可以通過(guò)掃描增加收錄檔案原件功能模塊，真實(shí)再現(xiàn)人事檔案原貌，準(zhǔn)確提供人事電子檔案利用；增加自動(dòng)生成人員身份證明、工資情況證明模塊，提供人事檔案的利用效率。

（五）、及時(shí)處理流動(dòng)人員檔案，以免后患

若單位無(wú)法與當(dāng)事人取得聯(lián)系，要嚴(yán)格按照人勞部辦公廳《關(guān)于通過(guò)新聞媒體通知職工回單位并對(duì)逾期不歸者按自動(dòng)離職或曠工處理問(wèn)題的復(fù)函》（勞力發(fā)[1995]197號(hào)）規(guī)定辦理。不能因某種原因而耽擱，以免日后造成不必要的麻煩和經(jīng)濟(jì)損失。

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)測(cè)繪地理信息局）endprint