于宏

檔案資源作為企業(yè)核心資源，越來越受到各級領導重視。供電企業(yè)基層檔案室是縣級供電公司的檔案室，記錄著每個縣的供電發(fā)展歷程，走近千家萬戶，是最接近人民群眾的檔案。在實現(xiàn)一強三優(yōu)的國家電網(wǎng)公司目標下，農(nóng)村電網(wǎng)的優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定被提到首要位置，農(nóng)網(wǎng)工程做為一項惠民工程成為國家關(guān)注的重點。要想實現(xiàn)這些目標，公司下大力氣加強農(nóng)網(wǎng)改造工程，創(chuàng)新推出農(nóng)網(wǎng)改造現(xiàn)場安全管理，首先應以檔案管理為抓手，把檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，納人領導議事日程和企業(yè)管理體制，各直屬基層單位的行政一把手要直接分管檔案工作。各級黨政領導要認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和上級機關(guān)的指示、規(guī)定，定期召開會議研究檔案工作，解決存在問題。各縣（區(qū)）公司和各直屬單位要設立專（兼）職檔案員；機關(guān)各科室要配備—名兼職檔案員，管理本部門各類文件材料的組織歸檔工作；上述專兼職檔案員業(yè)務上隸屬公司檔案室，各部門要保證檔案人員相對穩(wěn)定，需更換或變動時，要征得公司檔案室的同意，方可進行調(diào)整。

一、全員增強檔案意識

檔案作為企業(yè)實踐活動的真實記錄，延續(xù)企業(yè)的記憶，是企業(yè)發(fā)展的基石，對傳播、弘揚企業(yè)文化，推動各項事業(yè)發(fā)揮著獨特作用。作為企業(yè)多方面工作的第一手原始材料，檔案是企業(yè)維護權(quán)益的有效憑證，是保障企業(yè)安全生產(chǎn)、可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要基礎。

（一）基層檔案現(xiàn)狀

1、企業(yè)檔案室的生產(chǎn)力主要決定于是否能接收有價值的基層一線檔案。不同部門都會產(chǎn)生有利于企業(yè)的記錄，有些重要批復性文件，產(chǎn)權(quán)證、重大獲獎證書等等，這些對于部門和當事人很重要，經(jīng)常面臨檢查，他們?yōu)楣ぷ鞅憷辉敢鈱⑦@些重要資料歸檔，隨著時間、崗位人員的變動，這些重要資料很容易發(fā)生短缺，給企業(yè)造成一定損失。這就需要基層每個部門的兼職檔案人員發(fā)揮作用，廣泛宣傳，提高和改善全員檔案意識。保障有價值檔案的收集、歸檔。

2、檔案員的業(yè)務素質(zhì)高低直接影響到檔案的質(zhì)量。檔案管理人員要加強對檔案工作的指導、監(jiān)督、檢查，使各部門形成的具有保存價值的各類文件都能齊全完整的立卷歸檔。建立以檔案室為核心輻射各職能部門的網(wǎng)絡組織機構(gòu)，明確基層兼職檔案員職責，形成企業(yè)從上至下歸檔的有機檔案管理整體。

3、企業(yè)基層兼職檔案管理人員專業(yè)水平不等，對檔案工作重要性認識不夠，有待進一步加大培訓力度。從思想上需要有高度的責任心，全心全意為企業(yè)發(fā)展服務和熱愛檔案工作的事業(yè)心，兢兢業(yè)業(yè)干好檔案工作。學習檔案政策法規(guī)，對企業(yè)檔案安全負責，嚴守企業(yè)秘密，不給企業(yè)造成無法挽回的損失。特別是涉及企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益的債權(quán)、產(chǎn)權(quán)、房屋所有權(quán)證、土地證等法律文書。做到安全保管和正確利用。

（二）加強業(yè)務培訓，提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)

1、供電企業(yè)檔案涉及面廣，專業(yè)性強，有一定行業(yè)特點，這就要求檔案人員要有多方面、多領域的文化知識。我們供電企業(yè)的檔案人員要了解電力安全生產(chǎn)、變電站、輸電線路等方面知識，還要學習檔案知識，隨著檔案載體變化，計算機網(wǎng)絡技術(shù)知識成為我們面臨新的挑戰(zhàn)。檔案的現(xiàn)代化對檔案工作者提出更高的要求，只有全面提高，跨專業(yè)學習，才能更好的從事檔案工作，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

2、以點帶面，逐步規(guī)范縣級供電企業(yè)檔案工作。目前我們縣級供電企業(yè)管理相對滯后，建議市級供電檔案部門抓重點，先在規(guī)模較大且人力資源豐富的縣，選拔有較好管理基礎，有規(guī)范檔案管理愿望的重點指導，做好檔案材料的收集、保存、積累規(guī)范農(nóng)網(wǎng)工程檔案，以達到帶動其它縣公司共同進步的效果。

3、組織培訓學習，走出去請進來。組織各基層單位、各處室兼職檔案員、參建單位，學習相關(guān)檔案管理制度、規(guī)范，加強對檔案專業(yè)知識及檔案管理系統(tǒng)的應用培訓，達到勝任檔案工作要求。

二、基層檔案資源收集、整理標準

（一）合理整合檔案資源

基層兼職檔案員加強檔案接收工作，把屬于接收范圍的檔案及時接收，并根據(jù)利用情況，定期移交至檔案室，實現(xiàn)檔案資源的集中、合理配置，發(fā)揮檔案最優(yōu)效應。

（二）基層科技檔案的收集利用

供電企業(yè)基層科技檔案直接關(guān)系千家萬戶，變臺、10千伏及以下線路等施工資料，這些農(nóng)網(wǎng)工程點多面廣工程資料管理難度大，歸檔困難等疑難問題，為規(guī)范工程資料使其科學合理歸檔，提高檔案管理水平，省公司制定統(tǒng)一模板，要求各地縣級農(nóng)網(wǎng)資料收集、整理標準化、規(guī)范化，確保工程資料從立項到投運每一個環(huán)節(jié)不出漏洞，不發(fā)生短缺。盡可能讓紙質(zhì)資料和電子文件一并歸檔。檔案收集逐漸形成龐大的供電網(wǎng)絡檔案，集中開發(fā)利用，實現(xiàn)遠程控制，充分發(fā)揮電網(wǎng)地圖的作用。

施工單位資料員要按檔案整理要求，保證每一道施工工序的資料真實有效，原件歸檔。農(nóng)網(wǎng)檔案最終移交各縣供電公司辦公室的檔案室。

1、檔案員要根據(jù)有關(guān)文件的要求給每一條線路、每一座變電站進行編號，就是所為的工程代號，并且工程代號不能重復。從根本上理解所有的工程代號統(tǒng)計的是這個縣的線路條數(shù)、變電站的座數(shù)。所以工程代號不得重復。

舉例：000001-824-1、2、3……。

10千伏單項工程代號為000002、000003……。并不得重復。

2、按照模板要求排列每一卷順序，卷內(nèi)每一件文件右上角加蓋檔號章，用鉛筆填寫檔號。每一件用鉛筆在右下角從1開始編寫頁碼。如果有電腦生成的頁碼不需重復編寫頁碼。

3、進入?yún)f(xié)同辦公檔案管理模塊，設好參建單位、項目名稱、代號按順序錄入，完成后打印卷內(nèi)目錄、備考表、移交清單、全引目錄。所有在檔案平臺錄入的數(shù)據(jù)，應該與紙質(zhì)檔案一一對應，以備日后快速檢索。

4、縣級農(nóng)網(wǎng)工程的特殊性，涉及歸檔的參建單位多，有建設管理單位、勘測設計單位、物資部門、監(jiān)理單位、施工單位等。農(nóng)網(wǎng)工程含線路改造和新建、低壓線路及臺區(qū)改造、戶表配套、路燈亮化及35千伏變電站等工程。每一項工程所需歸檔的文件材料，從工程前期立項一直到竣工交付運行，再到工程決算形成的所有文字材料、聲像材料一并歸檔，直至數(shù)據(jù)上傳，這對基層縣供電公司的檔案員是一種考驗。需要農(nóng)電、營銷部門、生產(chǎn)各部門加大監(jiān)管力度，與檔案部門共同配合完成。

三、加強基層檔案數(shù)字化管理

檔案數(shù)字化是檔案工作發(fā)展的目標，建成科學而適用的數(shù)字檔案室。這是一項系統(tǒng)工程，基層檔案數(shù)字化尤為重要。

1、現(xiàn)在基層員工多數(shù)還停留在習慣性去檔案室借紙質(zhì)檔案，沒有達到運用網(wǎng)絡現(xiàn)代手段借閱檔案，檔案管理模式要從傳統(tǒng)的檔案保管向信息數(shù)字化存儲的過程，實現(xiàn)檔案管理信息化是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必須要求。檔案信息化是一個以信息網(wǎng)絡技術(shù)為主導，以檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡為基礎，以信息人才為依托的一個全新的管理體制，推進企業(yè)快速發(fā)展。

2、提高企業(yè)領導對檔案資源信息化認識水平，把企業(yè)現(xiàn)存檔案進行掃描備份、數(shù)據(jù)錄入，全部用光盤存儲，完成檔案從紙質(zhì)載體到新型載體的轉(zhuǎn)變。讓企業(yè)檔案信息化為全體員工共享。增加經(jīng)費投入，配置數(shù)字化加工的設備，為今后一段時期檔案工作提供技術(shù)支持。

3、企業(yè)基建工程類的施工檔案，由施工單位移交，為加強電子文件收集和積累工作，紙質(zhì)文件和電子文件一并移交檔案室。工程設計圖紙，設計院上傳電子版圖紙，電子版數(shù)據(jù)上傳，都應簽定保密協(xié)議，確保數(shù)據(jù)的唯一性，做好安全保密工作。應納入工程款結(jié)算考核中，保障檔案數(shù)字化全面開展。

四、建立健全基層檔案管理規(guī)章制度

逐步完善基層檔案規(guī)章制度體系。明確檔案分管領導，責任落實到位，分級負責。公司檔案工作由公司經(jīng)理直接分管，各縣（區(qū)）公司、各直屬單位的行政一把手要直接分管檔案工作。各級黨政領導要認真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和上級機關(guān)的指示、規(guī)定，定期召開會議研究檔案工作，解決存在問題，嚴格執(zhí)行上級單位的有關(guān)管理辦法、制度，確保檔案工作有章可循。

規(guī)范各項工作流程，結(jié)合縣級供電企業(yè)實際情況，制定適合自身檔案收集、整理、利用等工作細則，更好服務企業(yè)，保障安全生產(chǎn)、提高供電可靠性，使檔案真正做到為人民服務。

（作者單位：國網(wǎng)山西省電力公司朔州供電公司）endprint