李鍵菲

隨著市場(chǎng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式已經(jīng)無法更好的適應(yīng)企業(yè)的高效持續(xù)的發(fā)展，企業(yè)檔案部門能否在新時(shí)代新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新是擺在廣大企業(yè)檔案工作者面前的一道難題。沒有創(chuàng)新就沒有出路，沒有創(chuàng)新就可能被邊緣化。檔案部門只有通過創(chuàng)新提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，檔案工作者才能在企業(yè)激烈競爭環(huán)境下脫穎而出，站穩(wěn)腳跟。但是如何才能實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新？筆者認(rèn)為應(yīng)該實(shí)施創(chuàng)新三步走：第一步找病因，第二步去病根，第三步去創(chuàng)新。

一、找病因

企業(yè)檔案部門缺乏服務(wù)創(chuàng)新的“病因歸納起來主要有三點(diǎn)。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)檔案工作重視不夠

在經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的大背景下，企業(yè)追求的的主要是利潤。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層更愿意把有限的財(cái)力、物力、人力用在促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展獲取更多的經(jīng)濟(jì)利潤上。加之很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作內(nèi)涵和作用不是很了解，認(rèn)為只要保存好檔案就行，把檔案部門視為養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，是可有可無的部門，導(dǎo)致檔案部門沒有實(shí)權(quán)，經(jīng)常歸屬于其他科室，檔案工作者身兼數(shù)職更是常有的事。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)許多可公開文書檔案不愿意公開化，認(rèn)為什么都是保密好，就算公開對(duì)利用手續(xù)的履行也復(fù)雜化，久而久之檔案部門越來越被邊緣化，企業(yè)所擁有的檔案越來越“尸體化”，領(lǐng)導(dǎo)不愿公開，員工無法利用，檔案工作者越來越無事可做，檔案部門越來越被邊緣化。

（二）企業(yè)檔案工作者觀念落后，服務(wù)意識(shí)和競爭意識(shí)淡薄，服務(wù)主動(dòng)性不強(qiáng)

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的不重視，導(dǎo)致許多企業(yè)的檔案工作者對(duì)檔案服務(wù)缺乏熱情，長期以來默默無聞看好門的思想觀念，服務(wù)意識(shí)基本停留在“你來我查，你問我答”“重藏輕用”的被動(dòng)局面，寶貴的信息資源不能被開發(fā)利用，造成信息資源的極端浪費(fèi)。檔案部門又將自身視為清水衙門和無職無權(quán)的弱勢(shì)群體。檔案工作者干起工作來理不直、氣不壯，更在思想上弱化了主動(dòng)參與感，競爭意識(shí)和服務(wù)意識(shí)越來越淡薄，影響了工作職能的發(fā)揮，很大程度上抑制了檔案工作的影響力和競爭力。

（三）檔案工作者崗位流動(dòng)性大，專業(yè)水平較低。檔案工作者服務(wù)能力有待提高

目前在許多企業(yè)中，檔案部門存在嚴(yán)重的檔案人員頻繁流動(dòng)現(xiàn)象，由于檔案管理員的勞動(dòng)得不到應(yīng)有的肯定和尊重，福利待遇不高、晉升職務(wù)困難，導(dǎo)致檔案工作者不愿意長時(shí)間待在檔案部門，一有機(jī)會(huì)就會(huì)想方設(shè)法調(diào)離，好多剛熟悉業(yè)務(wù)就調(diào)離了，另外在檔案部門工作的專業(yè)人員較少，從高等院校畢業(yè)的檔案專業(yè)人員更少，所以非專業(yè)人員步入檔案部門，業(yè)務(wù)能力亟需培訓(xùn)和提高，但是多方面的原因?qū)е聶n案部門經(jīng)費(fèi)緊張無力承擔(dān)檔案人員外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的費(fèi)用，檔案人員學(xué)習(xí)深造機(jī)會(huì)少，專業(yè)技能無法提升，直接影響了檔案部門和檔案工作者服務(wù)作用的發(fā)揮。

二、去病根

去病根，就要針對(duì)三大病因從三個(gè)方面入手。

（一）加大檔案宣傳力度，克服自身困難積極工作，贏得領(lǐng)導(dǎo)支持

檔案服務(wù)的創(chuàng)新要推進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)支持最為關(guān)鍵，創(chuàng)新也是一場(chǎng)改革，在這改革過程中領(lǐng)導(dǎo)支持是決定檔案服務(wù)創(chuàng)新成功的有力保障。要想贏得領(lǐng)導(dǎo)支持，得到領(lǐng)導(dǎo)重視，要從兩個(gè)方面入手。一方面要在公司上下大力宣傳《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》和制定的檔案管理制度?！稒n案法》和《檔案法實(shí)施辦法》是社會(huì)主義法制的重要組成部分同樣具有法律效力，一定要向企業(yè)主管檔案領(lǐng)導(dǎo)宣傳，促使他們學(xué)習(xí)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性并認(rèn)真貫徹執(zhí)行，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)心企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，把檔案工作列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，定期聽取檔案部門的工作匯報(bào)，研究解決檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案人員素質(zhì)、檔案設(shè)施等實(shí)際問題，把檔案工作和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展同時(shí)抓，促使檔案更有效的為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。制定和宣傳科學(xué)的檔案管理制度也很重要，他直接關(guān)系著檔案工作怎么去開展，企業(yè)其他部門怎么配合檔案部門開展工作，促使檔案工作有章可依，要使得企業(yè)上下形成上行下效、依法治檔的良好局面。檔案部門還要采取各種方式抓住一切機(jī)會(huì)去宣傳。要有不怕吃苦迎難而上的決心和毅力，不能半途而廢?？梢酝ㄟ^學(xué)習(xí)、討論、知識(shí)競賽、辦專欄、出簡報(bào)、電視臺(tái)報(bào)道等方式深入持久地宣傳。另一方面檔案部門要自力更力。少花錢，多辦事，開展檔案信息化建設(shè)的勞動(dòng)競賽、通過加班、倒班克服設(shè)備不足的困難、充分利用原來檔案信息化建設(shè)時(shí)的成果、把企業(yè)重點(diǎn)業(yè)務(wù)的檔案的整理和利用作為重頭戲來抓。與此同時(shí)檔案人員一定要在現(xiàn)有條件下努力工作，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，克服消極怠工的消極情緒。一點(diǎn)一滴的出成績，盡自己最大努力去拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域。堅(jiān)信通過宣傳和自身努力一定能讓領(lǐng)導(dǎo)看到自己的成績。強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)和工作責(zé)任心，從思想上改變傳統(tǒng)觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

服務(wù)是檔案管理的主題，檔案工作的目的就是要為大眾服務(wù)。每一個(gè)企業(yè)檔案工作者都應(yīng)明確職責(zé)，樹立為大家服務(wù)的意識(shí)，增強(qiáng)服務(wù)工作的預(yù)見性和前瞻性，改變“你要我給，你問我答”的被動(dòng)服務(wù)方式。樹立主動(dòng)服務(wù)、積極參與、和超前介入的意識(shí)，使檔案有計(jì)劃、有準(zhǔn)備、有重點(diǎn)地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)。作為檔案工作者還要強(qiáng)化敬業(yè)和奉獻(xiàn)精神，淡泊名利。兢兢業(yè)業(yè)、奮發(fā)向上，以高度的責(zé)任心和自豪感完成自身肩負(fù)的使命。

（二）加強(qiáng)檔案學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案工作者的業(yè)務(wù)能力

企業(yè)檔案服務(wù)創(chuàng)新的推進(jìn)，除了爭取領(lǐng)導(dǎo)支持和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)外，檔案工作者的業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化也很重要，它是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根基，業(yè)務(wù)能力不提升，創(chuàng)新服務(wù)就不能順利開展。所以，建設(shè)一支知識(shí)化、專業(yè)化、穩(wěn)定化的檔案專業(yè)隊(duì)伍很重要。企業(yè)要發(fā)展首先要樹立“科技興檔，貴在人才”的觀念。加大檔案人員培訓(xùn)力度，投入財(cái)力、物力、有計(jì)劃地選派檔案人員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，與此同時(shí)檔案工作者要有緊迫感、危機(jī)感，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)。同時(shí)企業(yè)要為檔案部門配置人力資源，采取以老帶新、以熟帶生、以強(qiáng)帶弱的方式實(shí)現(xiàn)人盡其才，才盡所用。此外企業(yè)人力部還應(yīng)為檔案專業(yè)人才制定長、中、短期發(fā)展規(guī)劃，吸收更多的檔案專業(yè)人才加入企業(yè)檔案隊(duì)伍中來。endprint

三、去創(chuàng)新

如何去創(chuàng)新，筆者提出五點(diǎn)建議。

（一）堅(jiān)持檔案歸檔和利用并重，注重檔案潛在價(jià)值的開發(fā)利用

檔案的歸檔和利用是相輔相成的，歸檔是利用的基礎(chǔ)，利用是歸檔的的延伸。企業(yè)檔案的使用多為企業(yè)管理和生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，有絕大部分檔案室可以公開化的，所以在不違反檔案政策法規(guī)和泄露企業(yè)秘密之內(nèi)可以將部分檔案向企業(yè)內(nèi)部公開化，可以先實(shí)現(xiàn)將利用率最高的一部分檔案目錄公開化，再實(shí)現(xiàn)不涉密的文書檔案電子化并公開化。這樣會(huì)大大提升檔案信息的利用率。利用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和先進(jìn)的管理理念有效提升檔案利用的廣度和深度，開發(fā)檔案的潛在價(jià)值，即使是一些不宜公開的檔案也可以實(shí)行限制性的利用方式，讓這些檔案能夠在一定程度上發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（二）建立檔案服務(wù)信息反饋機(jī)制，優(yōu)化檔案服務(wù)質(zhì)量

反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用和檔案服務(wù)創(chuàng)新中起著重要作用。檔案服務(wù)信息反饋機(jī)制能夠及時(shí)、有效地掌握各種檔案需求信息、企業(yè)員工對(duì)檔案服務(wù)更深層次的要求，能夠有效促進(jìn)檔案的開發(fā)利用，這種機(jī)制包括了檢索工具的實(shí)用性，制定的有關(guān)檔案規(guī)章制度是否合適，服務(wù)態(tài)度是否需要改進(jìn)。反饋來的信息一般都有很強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性也比較具體，根據(jù)這些反饋來的信息設(shè)計(jì)不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍，有計(jì)劃的對(duì)這些信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工、并轉(zhuǎn)化制作成信息產(chǎn)品為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，逐步改變服務(wù)機(jī)制，從而建立一套完善的管理體制，使得檔案服務(wù)質(zhì)量更上一籌。

（三） 加強(qiáng)企業(yè)檔案橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享

隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，任何一個(gè)企業(yè)都不可能將所有需要的信息加以搜集、整理、加工、保存和利用，企業(yè)同行之間是競爭關(guān)系也存在合作關(guān)系，所以應(yīng)該在一定程度上打破各自為政的局面，在不影響自身利益的情況下企業(yè)同行之間可以建立一個(gè)資源共享的檔案信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化的管理充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，建立聯(lián)合目錄實(shí)現(xiàn)資源共享。聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合兩個(gè)或者兩個(gè)以上的企業(yè)檔案館（室）檔案目錄，實(shí)現(xiàn)資源共享。是企業(yè)同行之間相互分享各自可開放使用的信息資源。使利用者很方便的獲得更多的有用信息。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)有限程度上資源共享。不僅提高了檔案的利用率，避免了不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，有效緩解存儲(chǔ)空間擁擠，人員及資金緊張的問題，并有利于檔案部門有側(cè)重、有特色的滿足企業(yè)檔案利用者多方面的需求，還使企業(yè)檔案利用者在利用信息過程中發(fā)現(xiàn)同行之間的先進(jìn)管理方式，取長補(bǔ)短，為我所用。

（四） 探索檔案信息化服務(wù)模式，推進(jìn)企業(yè)檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新

1、企業(yè)檔案部門要開發(fā)自己的網(wǎng)頁，可以和企業(yè)單位的網(wǎng)站聯(lián)合，檔案部門可以在自己網(wǎng)頁下提供有限制性或非保密電子文件的查詢和利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，方便用戶利用。實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上在線檢索，檔案利用者在一定程度上不必專門到檔案室查閱，為用戶提供更方便快捷的服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)檔案部門還要和企業(yè)信息部門聯(lián)合，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在網(wǎng)站建立電子文件的實(shí)時(shí)管理和利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理工作自動(dòng)化。2、實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集，目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理高效化的要求。目前利用OA[ 注釋：辦公自動(dòng)化系統(tǒng) （Office Automation簡稱OA） 參考文獻(xiàn)：趙艷陽.內(nèi)部辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的管理及質(zhì)量提高.中國科技信息.2012（23）]系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)各部門對(duì)電子文件的上傳和下載。因此企業(yè)檔案部門可以改變傳統(tǒng)的收集管理模式，在網(wǎng)頁上建立電子文件自動(dòng)上傳工作窗口，督促相關(guān)部門在形成文件時(shí)及時(shí)上傳，檔案部門及時(shí)收集并在服務(wù)器上歸檔。3、通過檔案室網(wǎng)頁開展在線服務(wù)，檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編專題目錄，數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱、在線答疑等服務(wù)方式，讓檔案利用者和檔案工作者在網(wǎng)上進(jìn)行信息交流，提供查詢和咨詢服務(wù)。

（五）引入競爭機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，激活檔案部門的創(chuàng)新服務(wù)

企業(yè)檔案部門要在服務(wù)創(chuàng)新中引入競爭機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，利于調(diào)動(dòng)檔案人員積極性與創(chuàng)造性。建立科學(xué)的競爭管理體制和激勵(lì)機(jī)制，使檔案服務(wù)崗位沒有閑、懶人員；多勞多得，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，競爭無處不在，只有通過競爭檔案工作者才能發(fā)揮最大潛力。檔案信息服務(wù)工作者要能勇于競爭、參與競爭，既有開拓創(chuàng)新的能力又有獨(dú)當(dāng)一面的魄力，更有多種技能，通過競爭可以使企業(yè)檔案隊(duì)伍更知識(shí)化、專業(yè)化，這樣才能使檔案服務(wù)創(chuàng)新效果顯著。因此，競爭機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制的引入會(huì)給企業(yè)檔案部門服務(wù)質(zhì)量帶來突飛猛進(jìn)的變化。尤其是形成了優(yōu)勝劣汰、獎(jiǎng)罰分明的局面，進(jìn)而促使檔案服務(wù)質(zhì)量越來越好。

（作者單位：山西蘭花煤炭實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司）

注釋：

辦公自動(dòng)化系統(tǒng) （Office Automation簡稱OA） 參考文獻(xiàn)：趙艷陽.內(nèi)部辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的管理及質(zhì)量提高.中國科技信息.2012（23）endprint