伊媛

當(dāng)今世界，瞬息萬(wàn)變。自然環(huán)境的遷演，政策制度的革新，技術(shù)手段的進(jìn)步，無(wú)不給檔案的安全管理帶來(lái)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。特別是建筑企業(yè)，隨著城市建設(shè)的發(fā)展，公司規(guī)模的擴(kuò)大，檔案數(shù)量的增多，對(duì)檔案安全管理的要求必然會(huì)越來(lái)越高。因此，建筑企業(yè)檔案安全管理工作如果還是僅僅停留在十?dāng)?shù)年前庫(kù)房保管“八防”上，顯然已不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。而建立檔案安全管理系統(tǒng)，才是目前建筑企業(yè)檔案工作的首要任務(wù)。

完整的建筑企業(yè)檔案管理系統(tǒng)由物質(zhì)、制度和技術(shù)三個(gè)要素組成。認(rèn)真剖析上述三要素，是建立檔案安全管理系統(tǒng)行之有效的最好途徑。

一、物質(zhì)保證——建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)

在建筑企業(yè)中，無(wú)論是傳統(tǒng)的還是現(xiàn)代的檔案安全管理系統(tǒng)都必須以物質(zhì)基礎(chǔ)為前提。合理的庫(kù)房、牢固的裝具、堅(jiān)實(shí)的載體，無(wú)一不是檔案安全管理工作所不可或缺的物質(zhì)因素。

對(duì)于建筑企業(yè)來(lái)說(shuō)，由于其體質(zhì)不一而足，施工地點(diǎn)分散，現(xiàn)場(chǎng)條件惡劣，檔案種類陳雜，企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)就需要特別做好以下幾點(diǎn)：

（一）恰到好處、切忌浪費(fèi)。建筑企業(yè)在建立檔案安全管理系統(tǒng)方面，既有優(yōu)勢(shì)，又有劣勢(shì)。就工作性質(zhì)而言，建筑企業(yè)從檔案安全系統(tǒng)的設(shè)計(jì)到施工都有著得天獨(dú)厚的優(yōu)越性，可謂“近水樓臺(tái)先得月“；而從企業(yè)管理的角度來(lái)看，建筑企業(yè)通常把工作重點(diǎn)放在易于創(chuàng)造可視效益的市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面而忽略檔案工作，更遑論檔案安全管理工作了。針對(duì)這種情況，要打好建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，要注意兩項(xiàng)內(nèi)容：一是要統(tǒng)一規(guī)劃，胸中要存有大丘壑，這是保證安全系統(tǒng)的建立的前提。在系統(tǒng)建立之初，有必要對(duì)企業(yè)的整體情況作深入、細(xì)致的調(diào)查，掌握全局，了解檔案工作在整個(gè)單位的地位和作用，根據(jù)實(shí)際情況制定檔案安全系統(tǒng)的總體規(guī)劃，高屋建瓴才有利于工作的進(jìn)一步開展；二是要善于利用現(xiàn)有資源建立安全保障體系。節(jié)流與開源同樣是能引人關(guān)注的工作。充分利用企業(yè)已有的條件建立檔案安全管理系統(tǒng)無(wú)論是從人力、物力還是財(cái)力上都易于獲得決策層的支持。

（二）聚沙成塔、細(xì)水長(zhǎng)流。借鑒建筑企業(yè)中的“工完場(chǎng)清”法，把基礎(chǔ)工作做在平時(shí)，這樣才能做到有問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)解決。對(duì)于檔案安全管理系統(tǒng)而言這是比較重要的一環(huán)。以建筑企業(yè)工程檔案為例，如果檔案的安全管理工作都集中放在工程竣工后，需要向檔案館時(shí)才開始，那么其工程檔案的安全保險(xiǎn)性是非常有限的。因?yàn)樵S多技術(shù)資料在形成初始如不加強(qiáng)安全管理就會(huì)造成嚴(yán)重流失，甚至無(wú)法彌補(bǔ)。因此，在建筑施工企業(yè)中，特別是現(xiàn)場(chǎng)施工的工程，一定要實(shí)行邊施工、邊整理、邊歸檔、邊安防的“四邊政策”，把檔案安全管理工作落實(shí)到施工生產(chǎn)的每一個(gè)細(xì)節(jié)，才能“前松后緊”的不良現(xiàn)象發(fā)生。鑒于施工現(xiàn)場(chǎng)條件的局限性，檔案安全管理工作更要見縫插針，做到專人、專機(jī)、專室，確保工程檔案安全無(wú)誤。

（三）重視檢查、萬(wàn)無(wú)一失。為保證建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，對(duì)物質(zhì)基礎(chǔ)情況的檢查與整改工作必不可少。檢查工作大致分為三大類：一是投入運(yùn)行前的檢查。此項(xiàng)工作可以說(shuō)是“基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)”，是決定整個(gè)安全管理系統(tǒng)基調(diào)的重要環(huán)節(jié)，是必須引起高度重視的。二是常規(guī)檢查。例如：庫(kù)房情況每日檢查，特別是利用率較低的庫(kù)房。讓日常檢查成為習(xí)慣，既把工作量進(jìn)行了有效分散，又保證了安全管理工作的實(shí)時(shí)進(jìn)行，可稱為一石二鳥之舉。三是定期抽檢。隨著建筑企業(yè)中電子文檔大量存在，對(duì)其進(jìn)行隨機(jī)抽樣檢查以確保安全就非常有必要了。電子文件的抽檢樣品要具有代表性，樣品種類要相對(duì)廣泛，才不會(huì)導(dǎo)致檢查有失偏頗。此外，在建筑企業(yè)中實(shí)物檔案的安全檢查工作也要納入安全系統(tǒng)中來(lái)，尤其是不存放在庫(kù)房的外展實(shí)物檔案，更要定月或定季檢查，以避免其丟失或損毀。

二、制度措施——建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)的維護(hù)

制度是維系安全管理工作正常進(jìn)行的有力保證。訂立、執(zhí)行、監(jiān)控與修正制度，是健全建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)的不二法門。

嚴(yán)格的檔案安全保護(hù)制度能夠有效地約束企業(yè)中各相關(guān)人的行為，明晰責(zé)任，避免混亂，防患于未然。

建筑企業(yè)既有企業(yè)共性——自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧，又有建筑行業(yè)的特點(diǎn)——成員眾多、良莠不齊。因此，在制定檔案安全保護(hù)的制度措施上就應(yīng)該根據(jù)不同企業(yè)的情況努力提高其性價(jià)比為宜。

（一）規(guī)不厭細(xì)、則務(wù)求實(shí)。在認(rèn)真調(diào)查研究建筑企業(yè)個(gè)體的基礎(chǔ)上訂立精準(zhǔn)的安全管理制度，是保障整個(gè)安全系統(tǒng)正常運(yùn)行的軟環(huán)境。換言之，只有細(xì)致的管理制度才能造就完善的安全系統(tǒng)。在實(shí)踐過(guò)程中，建筑企業(yè)通常采取以下兩種方式建立檔案安全管理制度：一是“滲入式”，即在檔案管理辦法中體現(xiàn)安全措施。如下圖所示。

既然檔案的安全管理工作體現(xiàn)在整體檔案工作的方方面面，那么在每項(xiàng)工作中分別制定安全管理措施就十分自然，不覺(jué)突兀。此種方式的優(yōu)點(diǎn)是：渾然一體，方便使用，缺點(diǎn)是：過(guò)于分散，力度弱化。二是“單立式”，即單獨(dú)制定安全保障措施。隨著近年來(lái)檔案安全事故的頻發(fā)，這種方式漸漸浮出水面，回到建筑企業(yè)的視野中。因?yàn)閷n案安全管理工作的各個(gè)方面按照一定的邏輯關(guān)系編纂成完整的制度，不僅清楚直觀、主題明確，而且重點(diǎn)突出、影響力強(qiáng)，對(duì)于完善檔案安全管理系統(tǒng)裨益良多。

（二）據(jù)實(shí)制宜、區(qū)分個(gè)體。鑒于建筑企業(yè)規(guī)模、體制、主業(yè)等等千差萬(wàn)別，相應(yīng)在訂立檔案安全管理制度時(shí)就不能搞“一刀切”，而要根據(jù)實(shí)際情況分別訂立適合企業(yè)的安全管理制度。在此要特別強(qiáng)調(diào)兩點(diǎn)：一是，在不同的建筑企業(yè)之間，其安全管理制度不可照搬照抄，要在深入調(diào)查和長(zhǎng)期實(shí)踐的過(guò)程中具體情況具體對(duì)待。比如建筑設(shè)計(jì)單位和施工單位、上市公司與改制企業(yè)，無(wú)論是在檔案的密級(jí)確定還是在庫(kù)房的安全管理上都不盡相同，同一種檔案安全管理制度就會(huì)出現(xiàn)適用與否的問(wèn)題，因此不可同日而語(yǔ)。二是在同一個(gè)建筑企業(yè)中，要分清安全管理制度的各方面主次和重點(diǎn)。比如對(duì)待涉密檔案和普通檔案，原件與復(fù)制件，其管理制度一定要有所側(cè)重，抓大放小，“好鋼用在刀刃上”，用有限的精力去完成效益最大化的任務(wù)。endprint

（三）反饋整改、不斷完善。任何制度要做到可持續(xù)發(fā)展，都離不開自我檢測(cè)與修復(fù)。建筑企業(yè)的自身特點(diǎn)及社會(huì)環(huán)境需要其實(shí)時(shí)修正檔案安全管理制度，才能保證整個(gè)系統(tǒng)持續(xù)不斷地進(jìn)步。一般說(shuō)來(lái)，建筑企業(yè)檔案安全管理制度的改進(jìn)分為以下兩種情況：一是制度本身在實(shí)施過(guò)程中顯露出問(wèn)題，需要及時(shí)整改修飭，撥亂反正。這種情況常常出現(xiàn)于制度訂立之初。建筑企業(yè)是近年來(lái)才有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展的，關(guān)于企業(yè)檔案管理的種種工作，各一說(shuō)是“摸著石頭過(guò)河”，仍處在探討研究階段。與之相應(yīng)，建筑企業(yè)檔案的安全制度就不可避免地在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題。對(duì)待這些脫離現(xiàn)實(shí)、與實(shí)際情況不符的制度，建筑企業(yè)一經(jīng)發(fā)現(xiàn)一定要立即修訂，亡羊補(bǔ)牢，以免造成不可挽回的損失。二是由于事過(guò)境遷而造成檔案安全管理制度不再合時(shí)宜需要重新修訂。體制、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的變化都會(huì)造成建筑企業(yè)原來(lái)已制訂的安全管理制度不符合新的客觀環(huán)境而過(guò)時(shí)。對(duì)此，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)修正，以促進(jìn)安全系統(tǒng)不斷向前發(fā)展。

（四）應(yīng)急制度、有備無(wú)患。建筑企業(yè)應(yīng)急管理制度是為保證在發(fā)生自然或人為造成的突發(fā)事件時(shí)能夠及時(shí)、安全第一搶救企業(yè)檔案，盡量避免或減少檔案遭受損害而訂立的。近幾年天災(zāi)人禍發(fā)生頻仍，嚴(yán)重危及檔案安全、干擾檔案工作秩序。針對(duì)潛在的災(zāi)害風(fēng)險(xiǎn)，諸如水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊、地震、爆炸等情況，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制應(yīng)急搶救預(yù)案，特別是對(duì)永久保存的檔案實(shí)行分級(jí)保管的基礎(chǔ)上優(yōu)先搶救珍貴檔案，把損失降到最小。由此可見，建筑企業(yè)有必要將應(yīng)急制度納入檔案安全管理系統(tǒng)中，未雨綢繆勝過(guò)臨陣磨槍。根據(jù)我國(guó)國(guó)家檔案局頒布的《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》，建筑企業(yè)應(yīng)該訂立相應(yīng)的檔案安全應(yīng)急制度。其建立步驟有二：一是吸收借鑒，他山之石可以攻玉。不僅可以學(xué)習(xí)上級(jí)檔案管理部門的先進(jìn)做法，也可以仿借建筑企業(yè)中其他部門在應(yīng)急安全管理方面的有力措施，揚(yáng)長(zhǎng)避短、去粗取精，做好訂立應(yīng)急制度的鋪墊工作。二是深入調(diào)查，制定適合實(shí)情之策。檔案安全應(yīng)急制度是依據(jù)問(wèn)題的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，是非常實(shí)用的措施標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)急制度必須符合企業(yè)的實(shí)際情況，切忌生搬硬套、紙上談兵，成為“空中樓閣”。

三、技術(shù)支持——建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)的拓展

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。建筑企業(yè)在享受科技進(jìn)步帶來(lái)的方便快捷、擴(kuò)大效益的同時(shí)，必然面臨著隨之而來(lái)的成本升高、安全防護(hù)等負(fù)面問(wèn)題。新材料、新能源、新技術(shù)的投入使用一方面使建筑企業(yè)檔案管理工作得到了進(jìn)一步提升，另一方面也在技術(shù)領(lǐng)域提出了做好檔案安全防護(hù)工作的新要求。通過(guò)技術(shù)支持發(fā)展檔案安全管理系統(tǒng)也就成為了建筑企業(yè)需要研究的新課題。

（一）經(jīng)濟(jì)適用、可行為要。如前所述，建筑企業(yè)首先是作為獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)實(shí)體而存在的，其性質(zhì)使其必然以追求利潤(rùn)最大化為經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在此前提下，檔案安全管理系統(tǒng)的技術(shù)支持就應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)單、方便，建立在企業(yè)的財(cái)力與能力可接受的范圍之內(nèi)。毫無(wú)疑問(wèn)，只有性價(jià)比高的檔案安全管理系統(tǒng)才能得到扶持和發(fā)展。如下圖所示，在技術(shù)支持所需費(fèi)用與建筑企業(yè)可接受費(fèi)用之間，一定可以找到一個(gè)平衡點(diǎn)，即為最合理的技術(shù)支持價(jià)格。

由此也可以看出，只要建筑企業(yè)努力降低所需費(fèi)用，提高可接受價(jià)格，即可順利完成檔案安全管理系統(tǒng)的技術(shù)支持工作。具體實(shí)施方法有：多滲透、巧借風(fēng)、搭便車。所謂“多滲透”，是指在平時(shí)的檔案管理工作中加大安全系統(tǒng)重要性的宣傳力度，提高其可行度。所謂“巧借風(fēng)”，是指充分利用政策督查等行政指令，使檔案安全管理系統(tǒng)的技術(shù)支持成為必須要做的工作。所謂“搭便車”，是指將檔案安全管理系統(tǒng)納入安保系統(tǒng)和企業(yè)OA平臺(tái)的開發(fā)和管理中，可以大大節(jié)約資源，達(dá)到搞好檔案安全系統(tǒng)技術(shù)支持的目的。

（二）科技促進(jìn)、安防相應(yīng)?？茖W(xué)技術(shù)的進(jìn)步必然會(huì)給建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)支持帶來(lái)一個(gè)新問(wèn)題——泄密。對(duì)于建筑企業(yè)而言，這個(gè)問(wèn)題更加嚴(yán)重。因?yàn)槠髽I(yè)檔案的安全性已不僅僅局限于實(shí)物形態(tài)，而是擴(kuò)展到其中的技術(shù)含量，所以保證秘密檔案的安全就理所當(dāng)然成為了檔案安全系統(tǒng)技術(shù)工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。俗語(yǔ)云：“解鈴還須系鈴人”，以保密技術(shù)來(lái)應(yīng)對(duì)技術(shù)泄密，不失為“魔高一尺道高一丈”的明智之舉。建筑企業(yè)檔案安全保密工作應(yīng)該包含以下三項(xiàng)內(nèi)容：一是涉密檔案與外界的接觸量控制，加強(qiáng)泄密源頭管理。二是做好安全監(jiān)控，嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)過(guò)程保密。三是采用密碼技術(shù)，保證涉密檔案的安全。

（三）系統(tǒng)開發(fā)，技術(shù)保駕。隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，建筑企業(yè)從技術(shù)層面保護(hù)檔案安全越來(lái)越成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。特別是工程檔案，由于科技日益發(fā)達(dá)，空間日漸縮小，電子檔案將在很大程度上取代紙質(zhì)檔案。通過(guò)技術(shù)創(chuàng)新尋找檔案安全管理的最佳方法也就成為了建筑企業(yè)目前檔案工作的重點(diǎn)。

建筑企業(yè)檔案安全管理系統(tǒng)發(fā)展目標(biāo)

如上表所示，建筑企業(yè)抓好檔案安全管理系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ)、制度措施、技術(shù)支持三要素，才能達(dá)到整個(gè)系統(tǒng)完善、健全、可持續(xù)發(fā)展的終極目標(biāo)，有效地保障檔案的安全，服務(wù)于企業(yè)，造福于社會(huì)。

（作者單位：北京城建集團(tuán)有限責(zé)任公司）

參考書目：

1、肖秋惠：《檔案管理概論》，武漢大學(xué)出版社，2009

2、何屹：《檔案管理實(shí)務(wù)》，北京大學(xué)出版社，2010

3、張大虞：《城建檔案管理》，中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2012

4、彭遠(yuǎn)明、涂昊云：《電子檔案安全評(píng)價(jià)指標(biāo)的制定與實(shí)現(xiàn)方式》，《檔案學(xué)研究》，2013年總第135期

5、郭莉珠：《檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)教程》，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2008

6、國(guó)家保密局培訓(xùn)教材編寫組：《保密工作概論》，金城出版社，2013endprint