游樂　陳麗萍

在當(dāng)今這個(gè)科技飛速發(fā)展的階段，隨著數(shù)字信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和遠(yuǎn)程傳輸?shù)痊F(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)單位辦公自動(dòng)化、科研設(shè)計(jì)與生產(chǎn)無紙化、數(shù)字信息利用網(wǎng)絡(luò)化在企業(yè)中得到了很好的普及推廣。作為企業(yè)單位核心信息的接受者、持有者、提供利用者的檔案機(jī)構(gòu)，用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化是新時(shí)期企業(yè)檔案工作的必然選擇，是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路。

一、檔案信息數(shù)字化的必要性

所謂檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)檔案信息。我們都知道檔案是信息，信息是資源，而對(duì)于企業(yè)來說資源就是效益。傳統(tǒng)的檔案一般用紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)在檔案室里面，查找檢索起來非常費(fèi)時(shí)，存儲(chǔ)檔案空間又大，維護(hù)起來也不方便。備份保管檔案需要大量的人力物力，而且人工管理檔案又很容易出現(xiàn)疏漏。石家莊供水公司是全市重點(diǎn)供水企業(yè)，是關(guān)乎全是百姓生計(jì)問題的企業(yè)。隨著城市供水體系的發(fā)展，供水改造工程和新上工程項(xiàng)目逐年增多，而且項(xiàng)目工程時(shí)間長(zhǎng)，項(xiàng)目工程檔案資料眾多。所以工程檔案資料移交也是工程項(xiàng)目完成交工結(jié)算必不可少的一項(xiàng)工序。我公司庫存的科技工程檔案包括供水管網(wǎng)、基建工程、基建水廠、用戶工程等多種科技檔案，共計(jì)5萬余卷。到目前為止我公司僅供水管網(wǎng)工程檔案庫存就有3000余卷，為了保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的安全完整，使之發(fā)揮更大的作用，我中心現(xiàn)已基本實(shí)現(xiàn)用現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)管理及利用檔案資料。這樣，便可以使檔案信息利用更加方便快捷，存儲(chǔ)更加全面安全，也提高了檔案信息的數(shù)字化備份率，為我們的檔案工作解決了諸多實(shí)際問題。比如：檔案庫房的存儲(chǔ)空間問題，檔案庫房的安全管理問題以及檔案庫房的溫濕度調(diào)節(jié)問題等等。我公司采用的是檔案集中管理，各部門和基層單位將檔案整理好后移交檔案管理中心集中管理。隨著公司快速發(fā)展，管網(wǎng)檔案，設(shè)備檔案，水廠檔案等紙質(zhì)檔案數(shù)量逐步增加，需不斷增加庫房面積。另外傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案形成過程脫節(jié)，特別是管網(wǎng)工程檔案中一些“圖物不符”的問題。這就要求我們必須要實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，來解決庫房存儲(chǔ)問題。數(shù)字檔案作為一個(gè)全新的檔案管理方式，體現(xiàn)了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，先進(jìn)的思想文化和先進(jìn)的生產(chǎn)力，是檔案管理人員向往的一種境界和目標(biāo)，是企業(yè)自身管理的需要，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

二、檔案信息數(shù)字化的優(yōu)越性

既然，我們知道了檔案管理數(shù)字化是必然趨勢(shì)。那么我們就應(yīng)該知道檔案信息數(shù)字化管理較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢(shì)有哪些，概括的說就是：檔案信息檢索利用快捷方便，檔案信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，檔案維護(hù)方便、保管安全等。

（一）檔案信息檢索利用快捷方便

以我公司管網(wǎng)檔案為例，到目前為止，我公司僅供水管網(wǎng)工程檔案就有3000余卷。如果僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，和人力手工檢索的手段，這樣不僅需要大量的檔案柜及儲(chǔ)存空間，眾多管理人員付出繁重的勞動(dòng)，而且還會(huì)影響檔案的利用效果，造成不可挽回的嚴(yán)重?fù)p失。2000年以來，公司為檔案中心引進(jìn)了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)后，使查詢檔案信息變得方便快捷。在工作中，檔案管理人員要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，通過掃描儀等專業(yè)的檔案電子設(shè)備轉(zhuǎn)化為方便管理、查詢的電子檔案，并儲(chǔ)存在專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫中。并根據(jù)一定的原則，將全市大大小小的地上、地下供水管網(wǎng)分為四個(gè)區(qū)域。這樣，當(dāng)需要查詢檔案信息時(shí)，便可以通過專業(yè)的檔案信息檢索系統(tǒng)，將雜亂無章的大片城市供水管網(wǎng)，分割成有規(guī)律、有順序的小塊管網(wǎng)面進(jìn)行查找，以保證用最快的速度提供服務(wù)。在國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目石家莊引崗黃水庫水一、二期工程施工過程中，數(shù)字化的管網(wǎng)工程檔案，快捷的檢索速度，為工程的順利完工提供了可靠信息保障，確保了百姓用水的安全和穩(wěn)定。

（二）檔案信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小

現(xiàn)階段企業(yè)單位檔案管理工作中，節(jié)省檔案庫房建設(shè)費(fèi)用是直接的經(jīng)濟(jì)效益，大部分企業(yè)檔案庫房比較緊張。以我公司為例：改造后檔案管理中心一層設(shè)有水廠、管線、土建、會(huì)計(jì)、設(shè)備、文書、底圖等檔案專業(yè)庫房及科技圖書庫房；二層分別為聲像檔案庫、實(shí)物檔案庫及整理室、著錄室、復(fù)印室和閱檔室、閱覽室等技術(shù)用房。占地面積1000多平方米，庫房全部安裝密集架，各項(xiàng)功能都發(fā)揮著積極的作用。如果不及時(shí)的引進(jìn)數(shù)字化、信息化的管理模式和專業(yè)的檔案電子管理系統(tǒng)，日益增加的檔案信息量，將會(huì)給檔案庫房存儲(chǔ)量帶來直接壓力。若不能及時(shí)擴(kuò)大庫房面積，將對(duì)檔案的安全，歸檔，保存，檢索，利用等工作帶來直接影響。

隨著檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，設(shè)計(jì)單位，生產(chǎn)單位和施工單位都可以做到實(shí)時(shí)、實(shí)地的備份管網(wǎng)檔案資料，實(shí)現(xiàn)了同步備份，為工程竣工后檔案資料的收集歸檔打下良好基礎(chǔ)。同時(shí)各個(gè)工程單位也提高了電子版圖紙的利用率，減少出白圖，減少描圖過程以及工程竣費(fèi)用，為企業(yè)節(jié)約了成本，降低了消耗，節(jié)約了能源，為實(shí)現(xiàn)無紙化辦公做出貢獻(xiàn)。

（三）檔案維護(hù)方便、保管安全

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及各人從事各種活動(dòng)直接形成對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄，是國(guó)家、社會(huì)發(fā)展的真實(shí)寫照。我們每一個(gè)檔案人都清楚的知道，檔案的維護(hù)和保管是檔案管理工作中的極其重要的基礎(chǔ)性工作。在我公司檔案管理中心的檔案庫存中，最早的管網(wǎng)檔案可以追溯到民國(guó)時(shí)期的“石門管線圖”。這是歷史的真實(shí)寫照，也是檔案中的瑰寶，它的價(jià)值是無法衡量的。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是不可避免會(huì)出現(xiàn)紙張老化、破損的問題。而且，紙質(zhì)檔案對(duì)檔案庫房各項(xiàng)條件要求是極高的，比如溫濕度、光線、污染、蟲鼠等。那么，如何維護(hù)和保管這些歷史悠久，具有極高保管價(jià)值的檔案呢？答案就是，將它數(shù)字化保存。首先將這些檔案數(shù)字化保存后，改善了檔案的保存質(zhì)量，避免了現(xiàn)行檔案因紙質(zhì)老化而出現(xiàn)的破損等現(xiàn)象。其次也可以保證檔案的真實(shí)性、完整性，確保在服務(wù)利用時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息，避免因?yàn)樾畔㈠e(cuò)誤而帶來的二次損失。例如，在供水管網(wǎng)出現(xiàn)跑水漏水需要維修時(shí)，我們便可以給維修單位傳遞電子版圖紙，既能避免由于復(fù)印可能引發(fā)的拷貝錯(cuò)誤，也可以保證第一時(shí)間進(jìn)行維修，避免水資源的浪費(fèi)。endprint

三、檔案信息數(shù)字化過程中應(yīng)該注意的問題

前面我們已經(jīng)知道了檔案信息數(shù)字化是檔案工作的必然選擇，而且也有巨大的優(yōu)越性。那么我們企業(yè)單位在檔案數(shù)字化過程中應(yīng)該注意的問題有哪些呢：

（一）數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心。數(shù)字檔案資源主要有三方面來源：一是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，就是把我們已經(jīng)庫存的紙質(zhì)、膠片、聲像等載體保存的檔案通過掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)檔案，主要工作是建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。在我公司檔案中心檔案數(shù)字化過程中，以供水管網(wǎng)工程檔案為例，我們已將90%以上的圖紙信息，通過掃描的方式轉(zhuǎn)化為電子版圖紙，并初步健全了目錄數(shù)據(jù)庫。能做到所有庫存紙質(zhì)管網(wǎng)圖紙，有電子版可檢索、可利用。二是電子文件歸檔和電子檔案接收，這是數(shù)字檔案的主要來源。在我公司管網(wǎng)工程驗(yàn)收中，我們不僅僅要?dú)w檔健全的紙質(zhì)檔案資料，也要收集設(shè)計(jì)部門、施工部門等移交的電子版資料，以備檔案數(shù)據(jù)庫完善。三是重要數(shù)字信息資源的采集，有些重要數(shù)字信息對(duì)反映歷史社會(huì)變化、豐富館藏起著重要作用，應(yīng)該注意收集接受。例如，國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程石家莊引崗黃水庫水一、二期工程，在這些工程中的所有檔案信息都是具有代表性的，我們要特別的進(jìn)行收集和整理。

（二）檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案信息管理系統(tǒng)又分為軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)建設(shè)，就是指我們?cè)诠芾頇n案資料時(shí)所用的專業(yè)性軟件。信息化建設(shè)的目的是充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)方法提高檔案管理水平和效率。信息化管理需要通過計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)。在我們?nèi)粘n案管理工作中，我們已將庫存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化11萬條，覆蓋文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案等。我們還將將管網(wǎng)工程檔案，按照類別、區(qū)域等條件區(qū)分，給每一卷管網(wǎng)檔案編目、著錄在檔案中心的檔案管理軟件中。在需要利用時(shí)，可以按照一定的已知信息（如：工程名稱、工程竣工時(shí)間、工程地址等）直接進(jìn)行檢索，方便快捷的檢索到所需要的案卷及檔案號(hào)。硬件設(shè)施建設(shè)，是檔案信息數(shù)字化的建設(shè)的基礎(chǔ)，主要包括微機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、存儲(chǔ)設(shè)備等。

（三）保障體系建設(shè)

保障體系建設(shè)是檔案數(shù)字化建設(shè)的主要支撐。主要包括檔案信息化規(guī)劃、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、人才隊(duì)伍、安全系統(tǒng)等方面的建設(shè)。在我公司檔案管理中心，定期會(huì)對(duì)檔案專職、兼職人員進(jìn)行檔案法律法規(guī)、檔案專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)軟硬件的培訓(xùn)和指導(dǎo)。力爭(zhēng)打造一支具有專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

（作者單位：石家莊供水有限責(zé)任公司檔案管理中心）

注釋：

李和平 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》 中國(guó)檔案出版社

姜之茂 《檔案人員上崗必讀》 中國(guó)檔案出版社endprint