劉煥成

數(shù)字檔案館 （Digital Archives）是伴隨計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案館，因?yàn)樾纬蓵r(shí)間較短，目前檔案學(xué)界還沒有取得統(tǒng)一的界定。就數(shù)字檔案館而言，一些專家學(xué)者有著不同的看法和描述：

數(shù)字檔案館是“數(shù)字化的信息系統(tǒng)，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)；以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互連接，從而提供及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享”。

數(shù)字檔案館是“利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式”。

數(shù)字檔案館是“采用現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，是檔案信息組織模式，代表的是一種信息環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建，是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心”。

這些看法和描述是從不同的角度提出的，結(jié)合上述觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為數(shù)字化檔案館是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)數(shù)字化的檔案資源進(jìn)行管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)這種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)檢索和提供利用，最終達(dá)到檔案信息資源的共享的目的。

一、建設(shè)數(shù)字化檔案館的必要性

1.1 檔案館自身發(fā)展的需要

（1）檔案載體的變化發(fā)展

檔案載體材料不斷豐富和發(fā)展，逐漸并迅速地被磁盤、光盤所取代或更替，電子文件、電子檔案的出現(xiàn)，以及對(duì)它們的收集、保管、保護(hù)和利用，對(duì)傳統(tǒng)檔案館提出了更高的要求。

（2）檔案原件的保護(hù)

建設(shè)數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化，一方面可以代替原件提供利用，減少了使用過(guò)程中對(duì)檔案的損害；另一方面，使檔案異地保存?zhèn)浞萦辛丝赡埽箼n案在出現(xiàn)重大災(zāi)難的情況下不至于遭到毀滅性的破壞。

（3）未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)

在數(shù)字化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取信息成為信息來(lái)源的一個(gè)重要的途徑。信息獲取能力的高低，往往關(guān)系到一個(gè)國(guó)家、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)人的發(fā)展甚至是生存。另外，資源共享是全球檔案館發(fā)展的必然趨勢(shì)。傳統(tǒng)檔案館要改變服務(wù)和管理方式，才能在網(wǎng)絡(luò)下生存并得到發(fā)展。

1.2檔案服務(wù)創(chuàng)新的要求

數(shù)字化檔案能提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的信息用以支持管理、決策，將極大提高辦事效率；也只有實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化，才能沖破檔案利用的局限，使利用不再受孤本的限制、不再受地域和時(shí)間的約束，使得多人同時(shí)共享同一檔案信息變?yōu)榭赡?；使檔案由封閉走向開放，由被動(dòng)利用向主動(dòng)提供利用轉(zhuǎn)變。

1.3社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的渴求

隨著人們時(shí)間觀念、信息意識(shí)的越來(lái)越強(qiáng)，公眾對(duì)于信息的需求量也在不斷增加。各級(jí)決策者做出重大決定需要迅速、準(zhǔn)確，各部門的工作查考也要求及時(shí)，其他的利用者，如學(xué)者，想要了解某一地區(qū)的詳細(xì)情況，檔案館則是一個(gè)方便、直接的途徑。然而，我國(guó)地域廣闊，要奔走各地查閱顯然費(fèi)時(shí)費(fèi)力，就要求檔案部門、信息管理部門改變傳統(tǒng)的提供利用方式，借助現(xiàn)代化的手段將自身保存的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

1.4國(guó)家信息化建設(shè)的必然

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》把現(xiàn)代化、信息化建設(shè)列為檔案工作的首要任務(wù)，制定了數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)劃，提出了“積極開展多種形式的檔案開發(fā)利用工作，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，加大檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)的力度，全面推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展”。[4]這就從全局戰(zhàn)略的高度來(lái)要求各級(jí)各類檔案部門必須把檔案的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)作為檔案事業(yè)的戰(zhàn)略重點(diǎn)來(lái)抓，進(jìn)而推進(jìn)國(guó)家的信息化進(jìn)程。

二、我國(guó)數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1我國(guó)數(shù)字化檔案館發(fā)展現(xiàn)狀

目前，我國(guó)各級(jí)各類檔案館已經(jīng)普遍把計(jì)算機(jī)引入到檔案管理工作中，各類檔案管理軟件也相繼開發(fā)出來(lái)并投入使用。2002年11月國(guó)家檔案局發(fā)布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出要“在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館”。國(guó)家檔案局將深圳檔案館作為“數(shù)字化檔案館系統(tǒng)”工程的第一個(gè)試點(diǎn)館，隨后，各地也逐步開始試點(diǎn)建設(shè)數(shù)字檔案館。這些檔案館在數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)方面也取得了較大的成效，但是，它們絕大多數(shù)提供的只是目錄查詢，而全文閱覽服務(wù)、音視頻檔案的提供利用還是很欠缺。

在我國(guó)一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案基礎(chǔ)工作相對(duì)薄弱，人才資源欠缺，經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)差，不要說(shuō)目錄查詢，就是相對(duì)應(yīng)的檔案館網(wǎng)站基本上都找不到，或者說(shuō)只是本館自己概況的介紹，查找檔案信息資源是不可能的。在這樣的環(huán)境下搞數(shù)字化意味著要付出更艱苦的努力。

2.2信息資源建設(shè)定位不準(zhǔn)確

檔案用戶廣泛存在于社會(huì)的各個(gè)方面，這些不同的用戶，構(gòu)成了需求多元化、多層次的用戶市場(chǎng)，面對(duì)這樣的市場(chǎng)，檔案館要明確自己的定位?！拔覈?guó)檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保存檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料中心”。[5] 檔案館是一個(gè)科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，受眾面準(zhǔn)確更容易讓用戶接受和滿足，提供的服務(wù)應(yīng)該便捷豐富，注重文化性，淡化學(xué)術(shù)性，重視地方特色。

2.3檔案館信息數(shù)字化技術(shù)落后

數(shù)字檔案館的建立，涵蓋了多個(gè)學(xué)科門類和許多高科技領(lǐng)域的成果。離開了高新技術(shù)的支撐，建設(shè)數(shù)字檔案館是不現(xiàn)實(shí)的。但是，高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來(lái)了致命的弱點(diǎn)，許多技術(shù)問(wèn)題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的瓶頸。

（1） 信息安全

檔案信息的原始性和憑證價(jià)值，決定了其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中所要求的安全性要高于其它信息。安全問(wèn)題也是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)域最為頭痛的難題，主要是怎樣防治計(jì)算機(jī)病毒和黑客的攻擊、間諜的竊取以及人為的和非人為的對(duì)于電子通訊裝置造成的破壞或威脅，還有由于人員安全觀念和誤操作的原因而造成的信息的泄密等。

（2） 長(zhǎng)期存取

目前的存儲(chǔ)介質(zhì)材料，還不能保證數(shù)字檔案信息能夠長(zhǎng)期地存取，比較好的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)當(dāng)屬光盤，可光盤的最長(zhǎng)壽命也就是30年左右，與保存的上千年的紙質(zhì)載體檔案相比，相差甚遠(yuǎn)，而且還要受到各方面因素的影響，磁盤就更少了。endprint

（3） 多媒體數(shù)據(jù)壓縮與傳輸

要保證對(duì)信息資源的實(shí)時(shí)訪問(wèn)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中就需要有足夠的帶寬和空間，來(lái)快捷地傳輸文本、音視頻和圖像信息。而音視頻信息所占的空間較之文本要大得多，那就必須對(duì)多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮，在壓縮的過(guò)程中能否做到無(wú)損壓縮？壓縮不是我們的目的，只是為了傳輸起來(lái)方便，傳輸完畢后還需要解壓縮還原。那在這個(gè)過(guò)程中，可能會(huì)造成檔案信息丟失，也就是說(shuō)我們可能還原不成傳輸以前的檔案信息。那檔案的原始性和憑證價(jià)值可能就會(huì)遭到質(zhì)疑。

（4） 數(shù)據(jù)加密

對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，是數(shù)字檔案館建設(shè)中應(yīng)該也是必須使用的技術(shù)之一。加密一方面是為了對(duì)信息的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行控制，只有被允許的身份合法的人才能訪問(wèn)利用。另一方面是防止對(duì)信息進(jìn)行篡改。如果對(duì)加密的信息進(jìn)行篡改了，它很可能或者說(shuō)它一定不能還原成加密前的信息，解密后可能是一堆無(wú)法識(shí)別的亂碼，這樣就有效地保護(hù)了檔案信息的真實(shí)性?？墒牵用芗夹g(shù)只能是相對(duì)秘密，就當(dāng)前的一些技術(shù)和設(shè)備來(lái)講，只要有相當(dāng)?shù)臅r(shí)間，對(duì)于一些密碼是可以通過(guò)多臺(tái)計(jì)算機(jī)共同計(jì)算通過(guò)蠻力破解的方式來(lái)解密的。

（5） 信息“被”丟失

隨著科技的發(fā)展，電腦硬件、軟件以及存儲(chǔ)介質(zhì)等不斷地被新產(chǎn)品替代，若干年后，新的硬件設(shè)備和軟件很可能就讀取不出舊的數(shù)字信息，使得原來(lái)的一些信息“被”丟失，如3.5英寸軟盤，也就是十來(lái)年左右的時(shí)間，現(xiàn)在即使是軟盤的磁質(zhì)不損壞，但是想要找到能讀取軟盤的電腦，恐怕要費(fèi)很大的周折，這樣一來(lái)，軟盤里存儲(chǔ)的資料就等同于丟失了。

專家們提出一些數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移的方法，比如說(shuō)，每隔幾年，把一些光盤資料重新刻錄一下，這樣做的結(jié)果可能是每一次的轉(zhuǎn)移都會(huì)造成一定信息的丟失。這些丟失的信息累加起來(lái)，那就是無(wú)法彌補(bǔ)的損失了。

2.4相關(guān)法律存在沖突

（1）《著作權(quán)法》和《檔案法》的沖突問(wèn)題

檔案作品是一種特殊形式的作品，它要受到“版權(quán)”和“管理權(quán)”的雙重制約，也就是說(shuō)，對(duì)于它的使用，不僅要符合《著作權(quán)法》的規(guī)定，還得符合《檔案法》的規(guī)定。而兩者在一些規(guī)定上存在著沖突。如，前者規(guī)定發(fā)表權(quán)是屬于權(quán)利人所有的，而《檔案法》中則明文規(guī)定“屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布，未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布”。[6]這就產(chǎn)生了一個(gè)問(wèn)題，檔案作品的發(fā)表權(quán)究竟由誰(shuí)所享有？《檔案法實(shí)施辦法》中規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國(guó)公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意，必要時(shí)還須經(jīng)有關(guān)的檔案行政管理部門審查同意”。但是按照《著作權(quán)法》的有關(guān)規(guī)定，在作品保護(hù)期內(nèi)使用該作品，須征得權(quán)利人的同意和許可，并非持有合法證明就可以不經(jīng)權(quán)利人授權(quán)而利用?！稒n案法》和《著作權(quán)法》的規(guī)定存在交叉和不一致，有待相關(guān)部門進(jìn)行深入的研究和協(xié)調(diào)，在制定法律法規(guī)的時(shí)候要兼顧到其它相關(guān)的方面。

（2）著作權(quán)保護(hù)

在數(shù)字化環(huán)境下，檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，很容易被獲取、復(fù)制和傳播。原來(lái)意義上的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)方式已經(jīng)無(wú)法提供有效的保護(hù)，使得權(quán)利人的著作權(quán)和隱私權(quán)等很容易被侵犯。從技術(shù)上要做到切實(shí)可行的保護(hù)也是不太可能，而目前的法律法規(guī)建設(shè)在這方面的界定也尚待清晰。

（3）憑證問(wèn)題

憑證價(jià)值是檔案的最基本的價(jià)值之一。數(shù)字化檔案較傳統(tǒng)檔案缺乏直觀性，需要依賴特定的設(shè)備才能瀏覽。信息和載體的分離，信息容易被篡改，而且不留任何痕跡，這樣，就和人們對(duì)于檔案原有的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生了一定的差異，對(duì)檔案原始性和憑證性也開始了懷疑。世界上不同的國(guó)家，對(duì)于數(shù)字化檔案作為法律證據(jù)的認(rèn)可程度也有著相當(dāng)?shù)牟顒e，這無(wú)疑會(huì)使數(shù)字化檔案的作用大打折扣。

2.5檔案館信息標(biāo)準(zhǔn)不一致

數(shù)字檔案館的建設(shè)就是要使全國(guó)的檔案館連為一體，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。然而要把全國(guó)的檔案資源聯(lián)系在一起，沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是辦不到的，正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”。目前，我國(guó)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化滯后，各個(gè)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有相當(dāng)?shù)牟町悾_發(fā)和使用的軟件繁多雜亂，對(duì)于檔案文件的描述不盡相同，造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一、相互之間不能兼容，也無(wú)法更好地利用原有的基礎(chǔ)成果，嚴(yán)重影響了檔案信息系統(tǒng)水平的提高。

2.6建設(shè)資金短缺

檔案信息化工作涉及面廣，要保質(zhì)保量地完成，需要雄厚的資金保障。這里面涉及的費(fèi)用諸如購(gòu)買數(shù)字化設(shè)備和各種軟硬件、人員培訓(xùn)、系統(tǒng)運(yùn)行和維護(hù)、設(shè)備的升級(jí)換代等等，名目多、開銷大。國(guó)內(nèi)很多檔案館的經(jīng)費(fèi)都算不上多，有的甚至給職工開工資都成問(wèn)題。說(shuō)到底還是以政府的投入為主，國(guó)家投入巨資去建設(shè)數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館最終能夠給國(guó)家建設(shè)帶來(lái)多大收益？數(shù)字檔案館也并不是一勞永逸的，投入能不能取得相應(yīng)的回報(bào)也是很值得考慮的。

另外，還有收取費(fèi)用的問(wèn)題。目前檔案館向社會(huì)提供利用檔案是允許收費(fèi)的。建設(shè)數(shù)字檔案館投入那么大，收取一定的費(fèi)用也是在情理之中的事情。但是這個(gè)費(fèi)用怎么收取，如何收取才算是合理，收繳的費(fèi)用是歸檔案館所有還是上繳國(guó)庫(kù)？利用者要利用數(shù)字檔案，還需要支付一定的網(wǎng)絡(luò)通信費(fèi)用，對(duì)于數(shù)字檔案的下載打印，無(wú)疑中增了成本。如果處理不好這些問(wèn)題，最直接的一點(diǎn)就是利用者不去利用數(shù)字化檔案，那數(shù)字檔案館的建設(shè)也就失去了原有的意義。

2.7人員信息化素質(zhì)低下

數(shù)字檔案館最終還是需要人來(lái)操作的。檔案館也不可能全部聘用計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，這就需要檔案工作者不僅要掌握檔案專業(yè)知識(shí)，也需要去懂得數(shù)字化方面的知識(shí)，才能對(duì)數(shù)字檔案館進(jìn)行更好的使用和維護(hù)。再有，就是檔案利用者的信息化水平，他們來(lái)自社會(huì)的方方面面，生活和教育背景不盡相同。他們水平的高低，一定程度上也限制了對(duì)于新事物的使用。數(shù)字檔案館固然方便快捷，可是他們不會(huì)用，那也是不行的。

三、數(shù)字化檔案館建設(shè)的幾點(diǎn)舉措endprint

建設(shè)數(shù)字檔案館是一種趨勢(shì)，盡管目前建設(shè)數(shù)字化檔案館的技術(shù)條件還不是很完備，涉及的方方面面的問(wèn)題還很多，然而在信息技術(shù)飛猛發(fā)展的環(huán)境下，我們有能力也有信心做好數(shù)字檔案館的建設(shè)。

3.1檔案信息資源數(shù)字化的策略

（1）用戶至上

用戶至上的原則就是要快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地提供檔案信息資源，滿足需求者利用的需要，也是數(shù)字化的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。這就要求在決策時(shí)，要樹立“以利用者需求為中心的服務(wù)理念，要從利用者角度出發(fā)的思想”。檔案用戶是復(fù)雜的社會(huì)群體，他們的工作需要、興趣愛好是各不相同的，只有從具體檔案用戶的實(shí)際情況出發(fā)，認(rèn)真了解和研究檔案用戶的需要、興趣和接受能力，才能更有針對(duì)性、目的性地進(jìn)行選題和策劃，滿足用戶在學(xué)習(xí)、工作、研究等方面的需要。

（2）統(tǒng)籌規(guī)劃

館藏檔案數(shù)字化是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要花費(fèi)巨大的人力、物力和財(cái)力。對(duì)于我國(guó)這樣一個(gè)信息化程度不高、數(shù)字資源貧乏的發(fā)展中國(guó)家來(lái)講，只有立足當(dāng)前，著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，制定切實(shí)可行的規(guī)劃方案，統(tǒng)籌全局，通過(guò)館際間協(xié)作，使每一個(gè)地方館都融入到全國(guó)檔案資源建設(shè)的總體規(guī)劃之中，按照檔案信息資源共建共享的計(jì)劃來(lái)進(jìn)行自身館藏檔案信息的數(shù)字化，進(jìn)而推動(dòng)地區(qū)性和全國(guó)性的檔案信息資源體系建設(shè)，才不會(huì)造成重復(fù)建設(shè)和資源的浪費(fèi)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。這就要求我們?cè)诮ㄔO(shè)時(shí)，一方面要樹立“全國(guó)一盤棋”的思想，服從于全國(guó)信息化建設(shè)的統(tǒng)一部署；另一方面堅(jiān)持整體觀念，發(fā)揮合作優(yōu)勢(shì)，避免各自為政和“信息孤島”的現(xiàn)象，杜絕重復(fù)性建設(shè)。

（3）循序漸進(jìn)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期復(fù)雜的任務(wù)，不可能一步到位。不同的檔案館，館藏檔案的數(shù)量、價(jià)值不盡相同，短期內(nèi)對(duì)全部館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化是不合實(shí)際的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)用戶需求和館藏特色安排好檔案數(shù)字化工作的先后次序，分步驟、分層次地實(shí)施。

一是對(duì)用戶需求大、利用率高的檔案優(yōu)先數(shù)字化。把檔案數(shù)字化的目的就是為了用， “用戶至上”的原則也要求我們要以用戶的需求為導(dǎo)向，把用戶最需要的和利用率最高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足他們?nèi)粘９ぷ鞑榭嫉男枰?/p>

二是對(duì)館藏珍貴檔案和具有長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值的檔案優(yōu)先數(shù)字化。檔案是歷史的真實(shí)記錄，隨著時(shí)間的流逝，檔案文件始終處于不斷的自毀過(guò)程中，我們進(jìn)行檔案數(shù)字化的目的之一也是為了保護(hù)檔案原件。20世紀(jì)初德國(guó)學(xué)者邁斯奈爾提出“高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到尊重”，而這些高齡檔案和具有長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值的檔案，一旦被損壞，其后果是再無(wú)法彌補(bǔ)的。因?yàn)闄n案是在日常工作中慢慢形成和積累的，歷史不會(huì)重新再演。

三是對(duì)有經(jīng)濟(jì)、科技、文化價(jià)值，具有本地特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化。檔案是事實(shí)、知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的記錄，它記錄了歷史活動(dòng)的事實(shí)和經(jīng)過(guò)，也記錄了人們?cè)谶@些活動(dòng)中的思維過(guò)程。由于地域、風(fēng)土人情的不同，使各級(jí)各類檔案館在長(zhǎng)期積累過(guò)程中形成了自己特色，反映著本地區(qū)物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)的成果，具有可靠而廣泛的可資參考的特征。把這些有價(jià)值的情報(bào)信息應(yīng)用于日常的工作、生產(chǎn)和生活，能夠更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

四是掌握好輕重緩急。對(duì)檔案信息數(shù)字化要先目錄后全文。對(duì)全部館藏檔案進(jìn)行目錄數(shù)字化是可行的，也是必要的。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)起著綱和領(lǐng)的作用，有了目錄就很清楚地知道所需要的檔案資源存于何地。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)還可以有效地防止重復(fù)建設(shè)。每個(gè)館建設(shè)的內(nèi)容都可以根據(jù)館際目錄查詢得到，相同的或類似內(nèi)容的，一個(gè)館已經(jīng)建設(shè)了，其它的館就不需要再建設(shè)了。另外，我國(guó)館藏檔案數(shù)量巨大，限于資金和人力等因素，在安排工作上也宜突出重點(diǎn)，而不是“眉毛胡子一把抓”。

（4）質(zhì)量第一

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，正因?yàn)槿绱?，它才可以作為機(jī)關(guān)工作查考的憑據(jù)，作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的依據(jù)和參考，作為科學(xué)研究的基礎(chǔ)和宣傳教育的生動(dòng)素材。而質(zhì)量就是館藏檔案數(shù)字化建設(shè)的生命。把好質(zhì)量關(guān)不僅是檔案數(shù)字化的質(zhì)量要求，同時(shí)，也關(guān)系到數(shù)字化后的檔案能否發(fā)揮實(shí)際效用的問(wèn)題，從某種程度上來(lái)說(shuō)關(guān)系到檔案具備不具備價(jià)值的問(wèn)題。所以在數(shù)字化工作過(guò)程中，要時(shí)時(shí)處處把提高質(zhì)量、嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)作為首要任務(wù)來(lái)抓緊抓牢。

（5）服務(wù)外包

進(jìn)行檔案信息數(shù)字化，需要大型的數(shù)字化設(shè)備作為依托。然而這些數(shù)字化設(shè)備的成本是極其昂貴的，單從費(fèi)用上來(lái)講，不可能每個(gè)檔案館都成套地購(gòu)買數(shù)字化設(shè)備。就全國(guó)來(lái)講，能負(fù)擔(dān)得起這筆費(fèi)用的檔案館也是屈指可數(shù)的。

國(guó)內(nèi)有一些信息數(shù)字化的提供商，專門從事信息資源的數(shù)字化。他們?cè)谠撔袠I(yè)已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，同時(shí)也積累了一定的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。采用外包這種方式，把數(shù)字化的工作交由他們來(lái)完成，首先可以減輕檔案人員的工作量，使他們更好地投入到檔案管理工作的其它環(huán)節(jié)；其次可以避免花費(fèi)巨資重復(fù)購(gòu)買大型設(shè)備；再次，還可以形成產(chǎn)業(yè)化，促使數(shù)字化提供商不斷完善自我、優(yōu)化服務(wù)、改進(jìn)技術(shù)、提升質(zhì)量。而且，目前進(jìn)行服務(wù)外包，進(jìn)行資源數(shù)字化也是可行的。

3.2與本地區(qū)的信息化同步發(fā)展

建設(shè)這樣一個(gè)宏偉的工程，最最重要的一點(diǎn)就是要聯(lián)系實(shí)際，緊緊圍繞當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，與當(dāng)?shù)匦畔⒒ㄔO(shè)的具體情況相結(jié)合，不斷調(diào)整工作方向和思路，逐步提高檔案工作的數(shù)字化水平，反對(duì)不切實(shí)際的冒進(jìn)。

國(guó)內(nèi)在構(gòu)想數(shù)字檔案館時(shí)，覺得把紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化后放到網(wǎng)上，就是數(shù)字檔案館了。而實(shí)際上，數(shù)字檔案館是一種新的檔案館工作方式，把紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化只是它的一個(gè)有機(jī)組成部分，它的最終成果是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)接實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。

3.3加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)

我國(guó)的法制建設(shè)進(jìn)程近幾年來(lái)進(jìn)步比較快，各個(gè)部門相繼出臺(tái)了一些法律規(guī)范來(lái)指導(dǎo)約束本部門內(nèi)部的活動(dòng)。各部門在立法的時(shí)候，應(yīng)該多溝通，相互參照，相互配合，盡量減少?zèng)_突和不一致的情況出現(xiàn)，尤其是在涉及到一些交叉問(wèn)題時(shí)更應(yīng)該加強(qiáng)協(xié)同作用。不斷完善數(shù)字化作品的版權(quán)制度，版權(quán)等問(wèn)題的最終解決還需要依賴于制度的建立和完善。endprint

另外，在建設(shè)數(shù)字檔案館過(guò)程中，我們應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)研究法律法規(guī)，減少侵權(quán)行為的發(fā)生，尤其是對(duì)于著作權(quán)的侵犯。目前我國(guó)比較認(rèn)同檔案的數(shù)字化是一種復(fù)制行為，其著作權(quán)由原作者享有。就公共檔案館的館藏檔案資源來(lái)講，一些檔案的所有權(quán)和著作權(quán)是分離的，這就要求我們?cè)谶M(jìn)行數(shù)字檔案建設(shè)和對(duì)檔案信息資源數(shù)字化時(shí)合理區(qū)分不同的類別，避免侵權(quán)行為的發(fā)生。

對(duì)不受著作權(quán)保護(hù)的檔案以及超過(guò)保護(hù)期限，進(jìn)入公有領(lǐng)域的檔案，檔案館可以自由進(jìn)行數(shù)字化處理，當(dāng)然也要注意保護(hù)作者的人格權(quán)的完整。

對(duì)受著作權(quán)保護(hù)的館藏檔案，除了法律規(guī)定的可以合理使用的以外，都應(yīng)當(dāng)征得著作權(quán)人的許可和同意，才能進(jìn)行數(shù)字化。比如，檔案館通過(guò)購(gòu)買、征集、寄存和接受捐贈(zèng)等途徑獲得的檔案，有的所有權(quán)屬于國(guó)家、著作權(quán)屬于個(gè)人，有的都屬于個(gè)人，對(duì)這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，一定要謹(jǐn)慎，稍微的疏忽可能侵害到權(quán)益人的利益。

3.4統(tǒng)一檔案信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

建設(shè)數(shù)字化檔案館就是為了使用戶能高效、快捷、簡(jiǎn)易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案信息資源，這就要求對(duì)檔案資源的處理加工，以及傳輸和利用等工作要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。各部門之間、各檔案館之間應(yīng)該相互合作、互通有無(wú)，避免各自為政和重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象出現(xiàn)。應(yīng)該在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合國(guó)際、國(guó)內(nèi)已有的標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，逐步形成與數(shù)字化檔案館建設(shè)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，以使各館之間能互相兼容，達(dá)到通用、科學(xué)的要求。就數(shù)字檔案館建設(shè)來(lái)講，大體需要注意以下幾個(gè)方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：

（1）數(shù)據(jù)描述：對(duì)于各個(gè)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的定義和描述。

（2）字符編碼：包括定義西文字體、中文字體的編碼以及一些特殊字符集等的編碼。

（3）數(shù)據(jù)格式：包括視頻格式、圖像格式、音頻數(shù)據(jù)格式、文本數(shù)據(jù)格式等。

（4）數(shù)據(jù)交換：在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，可能會(huì)存在不同類型的計(jì)算機(jī)，不同的操作系統(tǒng)，要實(shí)現(xiàn)這些系統(tǒng)之間共享數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)的要求。

（5）信息的著錄標(biāo)引：這是至關(guān)重要的，它直接影響著查全率和查準(zhǔn)率，關(guān)系到信息能否被檢索得到，能否及時(shí)地提供利用。

（6）信息的輸出：統(tǒng)一的目錄顯示格式和瀏覽器查詢格式，使得用索和利用變得更加方便。

（7）網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)：沒有統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，聯(lián)網(wǎng)檢索和信息傳遞是不可能的，就更不用說(shuō)實(shí)現(xiàn)信息資源共享了。

另外，還要遵循檔案工作的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（如檔案術(shù)語(yǔ)、種類劃分、收集、整理、編目的標(biāo)準(zhǔn)等），以及一些國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等等。

總之，標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字檔案館建設(shè)的靈魂，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

3.5加強(qiáng)現(xiàn)代信息人才培養(yǎng)

數(shù)字檔案館融合了許多高新技術(shù)，數(shù)字檔案管理對(duì)于檔案工作者提出了更高的要求。也就是說(shuō)，檔案工作者不僅要懂得檔案專業(yè)知識(shí)，還要較好地掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過(guò)不斷地業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、交流、培訓(xùn)，提高自己的文化水平和業(yè)務(wù)水平，把自己塑造成一個(gè)復(fù)合型人才。只有這樣，才能適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的要求。

另外，還要不斷提升全社會(huì)科學(xué)文化水平，大力發(fā)展教育，普及現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)，以使他們更好地利用現(xiàn)代信息資源，為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，這也是科教興國(guó)戰(zhàn)略的題中之意。

3.6規(guī)范電子文件的管理

重視電子文件的收集和管理，這也是數(shù)字檔案來(lái)源的保證。許多部門不惜花費(fèi)巨資大規(guī)模掃描紙質(zhì)檔案，不注重平時(shí)生成的大量的電子文件，沒有及時(shí)做好保存，慢慢地陷入一種惡性循環(huán)，即總是在不斷地大規(guī)模地?cái)?shù)字化以前的一些紙質(zhì)檔案。

另外，電子檔案的信息內(nèi)容和載體是相互分離的，這就使得它可以不留任何痕跡地被修改。對(duì)于利用過(guò)程中的控制比紙質(zhì)檔案要難得多，檔案工作人員缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn)，有時(shí)也不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。在利用過(guò)程中，就要采取必要的措施，比如限制在室內(nèi)閱覽、轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件再提供利用，制定電子檔案專門的利用制度，比如資格審查、對(duì)復(fù)制件的可靠性進(jìn)行審核，以保障電子檔案的憑證性地位。

國(guó)際上對(duì)此一般采取對(duì)轉(zhuǎn)化前的電子文件加密，在電子文件辦理過(guò)程中使用電子簽名和電子印章，對(duì)于整個(gè)參與辦理過(guò)程的人員進(jìn)行一些權(quán)限的控制。這樣能否真正解決檔案原始性和憑證效力的問(wèn)題，都需要加以時(shí)間的考驗(yàn)。

綜上所述，由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，使得整個(gè)社會(huì)信息流通的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)發(fā)生了變化，為了組建國(guó)家綜合信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，節(jié)省信息儲(chǔ)存空間，需要建立數(shù)字化檔案館，并且數(shù)字化檔案館也是檔案館自身發(fā)展的方向。

（作者單位：滄州市檔案局）

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注釋：

[1] 王宇暉.21世紀(jì)數(shù)字檔案館發(fā)展之我見.檔案與建設(shè)，2000，3

[2] 馮惠玲、張輯哲.檔案學(xué)概論.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001，110

[3] 方燕.數(shù)字檔案館的研究與開發(fā).檔案學(xué)通訊，2001，5

[4] 全國(guó)檔案工作會(huì)議.《國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》.2000，2

[5] 馮惠玲、張輯哲.檔案學(xué)概論，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001，71

[6] 《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十二條.第八屆全國(guó)人大常委會(huì)第二十次會(huì)議修正

[7] 《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》國(guó)家檔案局1999年6月7日第5號(hào)令，第二十二條第三款

[8] 《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》第二十條“作者的署名權(quán)、修改權(quán)、保護(hù)作品完整權(quán)的保護(hù)期不受限制”endprint