何亞靜

計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，每天都有大量的信息不斷產(chǎn)生，人們面對(duì)大量真假難辨的信息感到無(wú)所適從，難以應(yīng)付，數(shù)字檔案館應(yīng)運(yùn)而生并迅速地成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。人們對(duì)新事物的認(rèn)識(shí)總是一個(gè)逐步深入的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，比如很多人認(rèn)為數(shù)字檔案館必將取代傳統(tǒng)檔案館等。因此本文通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的比較，論證兩者的共生性，從而使人們認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館都是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，為國(guó)家和社會(huì)保存歷史記憶，兩者的并存發(fā)展是我國(guó)檔案館發(fā)展的主要方向。

一、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館檔案載體形式的比較

傳統(tǒng)檔案館，作為社會(huì)信息資源的儲(chǔ)存庫(kù)，絕大部分都是紙質(zhì)檔案。傳統(tǒng)檔案館也主要是對(duì)這些紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管并開(kāi)展統(tǒng)計(jì)和編研工作，為利用者提供編研成果，滿(mǎn)足社會(huì)需要，而形成的編研成果的載體和傳遞媒介主要也是紙張。紙質(zhì)檔案保存時(shí)間可長(zhǎng)達(dá)幾百甚至幾千年是光磁介質(zhì)無(wú)法比擬的，但是紙質(zhì)檔案的大量增長(zhǎng)給傳統(tǒng)檔案館的館藏空間帶來(lái)了巨大的壓力。

數(shù)字檔案館以磁介質(zhì)和光介質(zhì)等為主要載體，這些介質(zhì)存儲(chǔ)密度大，存儲(chǔ)信息集文字、數(shù)字、聲像和影像于一體，產(chǎn)生的效果直觀、形象、生動(dòng)。它具有“豐富的信息資源，海量的存儲(chǔ)空間、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及”。

這些新型的載體不僅能夠大大的節(jié)省檔案的存儲(chǔ)空間，更因?yàn)槠洳皇軙r(shí)間、空間和人數(shù)的限制，因此加速了檔案信息的利用和傳遞。但它也存在信息的長(zhǎng)期存取和安全問(wèn)題等諸多的弊端，而這些弊端恰好是傳統(tǒng)檔案館的優(yōu)勢(shì)——可靠的憑證價(jià)值、安全性、標(biāo)準(zhǔn)化程度高。

通過(guò)以上的分析我們可以看到，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體和新型的光磁介質(zhì)各有利弊。盡管現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案帶來(lái)了巨大的沖擊，但是我們也不能否認(rèn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在工作、學(xué)習(xí)和生活中仍發(fā)揮著不可替代的作用。我們也應(yīng)該繼續(xù)探索和研究，最大限度地利用和發(fā)揮兩者的優(yōu)勢(shì)，共同為國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展而奮斗。

二、傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館工作模式的比較

2.1檔案歸檔方式的比較

傳統(tǒng)檔案館主要通過(guò)歸檔制度無(wú)償接收應(yīng)歸檔文件。傳統(tǒng)檔案館的館藏大部分是按照有關(guān)接收和歸檔制度無(wú)償?shù)慕邮諔?yīng)歸檔的文件材料，也有一部分是通過(guò)向集體和個(gè)人征集、購(gòu)買(mǎi)而來(lái)，也有一些檔案館接受委托，將委托管理的檔案暫時(shí)保存，而不擁有其所有權(quán)。傳統(tǒng)檔案館的收集不僅是對(duì)檔案信息的收集，同時(shí)也將實(shí)體檔案接收進(jìn)館。這樣也帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題——檔案館藏空間壓力越來(lái)越大。

數(shù)字檔案館主要是傳統(tǒng)檔案館館藏資源的數(shù)字化和對(duì)電子檔案的接收。另外，也可以不必把檔案信息接收進(jìn)館，而是“通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與立檔單位或文件中心的信息數(shù)據(jù)相連，并通過(guò)目錄與索引建立多途徑的檢索體系”[5]對(duì)檔案信息實(shí)行分散保管和集中控制。

相比較而言，數(shù)字檔案館的歸檔方式更加靈活，它不用接收實(shí)體檔案，所以存儲(chǔ)空間緊張的問(wèn)題也就無(wú)從談起，甚至檔案信息也可以不進(jìn)館，而是采取分散保管和集中控制的組織方法。但是數(shù)字檔案館的館藏獲取始終是離不開(kāi)傳統(tǒng)檔案館。傳統(tǒng)檔案館的館藏資源為數(shù)字檔案館進(jìn)行信息資源建設(shè)提供了基礎(chǔ)，而數(shù)字檔案館則為傳統(tǒng)檔案館解決了存儲(chǔ)空間、資源共享和珍貴典籍的利用與保護(hù)等問(wèn)題。兩者相互依賴(lài)、相互促進(jìn)，只有兩者結(jié)合才能實(shí)現(xiàn)更大范圍的檔案信息服務(wù)。

2.2檔案整理工作的比較

傳統(tǒng)的檔案整理工作通常是對(duì)檔案實(shí)體和檔案內(nèi)容的整理，是檔案管理工作的重要組成部分。檔案館考證檔案內(nèi)容的客觀性和真實(shí)性，并將相關(guān)的有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行編纂和出版等的活動(dòng)可以看作是對(duì)檔案內(nèi)容的整理。而檔案工作人員將分散的、無(wú)序化的檔案通過(guò)分類(lèi)、組合、排列、編目使之系統(tǒng)化和有序化的過(guò)程是對(duì)檔案實(shí)體的整理。檔案工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，檔案的整理通常就是指對(duì)檔案實(shí)體的整理。檔案的整理工作主要依靠手工進(jìn)行整理，因此這是檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中最耗費(fèi)時(shí)間和人力的一個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)重降低了檔案館的工作效率。

由于數(shù)字檔案館采用分散管理和集中控制的管理模式，檔案館不需要再對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體整理整理，而是將檔案實(shí)體分散在各個(gè)立檔單位，而檔案信息存放的物理位置自然也就體現(xiàn)了檔案的全宗關(guān)系。檔案信息的形成者或是立檔單位負(fù)責(zé)具體的數(shù)據(jù)充實(shí)和數(shù)據(jù)的維護(hù)。而檔案館要做的就是建立集中索引、分散管理式的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索目錄，并及時(shí)地予以維護(hù)和更新，為用戶(hù)和立檔單位或是檔案信息搭造起一座橋梁。

這樣的整理方法大大的減少了檔案館的工作量，提高了檔案館的工作效率，同時(shí)也為后期的檔案檢索和服務(wù)提供了高效、快捷、靈活的方法。然而，在紙質(zhì)檔案還在大量的產(chǎn)生以及數(shù)字檔案館在解決了檔案信息的憑證價(jià)值、檔案信息的安全和長(zhǎng)期存取等等一系列問(wèn)題后，這樣的理想化的檔案整理工作才會(huì)廣泛地為社會(huì)所用。

2.3檔案鑒定方法的比較

傳統(tǒng)的鑒定工作主要圍繞收集的紙質(zhì)檔案進(jìn)行進(jìn)館前的鑒定和館內(nèi)鑒定。進(jìn)館前的鑒定是根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式和其它狀況以及國(guó)家和社會(huì)對(duì)其的需求的變化來(lái)確定檔案的保存價(jià)值，有保存價(jià)值的確定其保管期限，沒(méi)有保存價(jià)值的則予以銷(xiāo)毀。館內(nèi)鑒定則是對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定、決定其存毀。因此檔案的鑒定工作是一個(gè)十分關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。

電子時(shí)代，傳統(tǒng)的以分析檔案內(nèi)容為基礎(chǔ)的直接鑒定已經(jīng)不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，檔案館應(yīng)該深入了解機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的主要職能活動(dòng)、管理方式，對(duì)其形成的檔案進(jìn)行職能鑒定。而且把鑒定提前到電子文件生命周期的最初階段，因?yàn)檫@與電子文件將以職能鑒定為主密切相關(guān)，設(shè)計(jì)階段階段是鑒定電子文件最適合的階段。

2.4檔案保護(hù)技術(shù)的比較

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)工作主要采取“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的方針，對(duì)紙張和字跡的耐久性進(jìn)行保護(hù)，最大限度的延長(zhǎng)檔案的壽命。隨著縮微復(fù)制技術(shù)的迅速發(fā)展，光、磁介質(zhì)在檔案工作中被廣泛的應(yīng)用，然而，這很大程度上是為了減少檔案原件的利用次數(shù)，從而達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的。endprint

電子文件的保護(hù)主要是對(duì)產(chǎn)生文件的環(huán)境進(jìn)行維護(hù)以及保護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全。具體來(lái)說(shuō)有兩點(diǎn)：一是在保存電子文件的時(shí)候，與其相適應(yīng)的軟硬件環(huán)境也必須一并保存，這主要是為了解決檔案長(zhǎng)期存取的問(wèn)題；二是要保護(hù)檔案信息的安全，防止數(shù)據(jù)遭受計(jì)算機(jī)病毒感染、黑客的攻擊以及間諜等的復(fù)制和擴(kuò)散。

傳統(tǒng)的檔案保護(hù)工作能較好的保護(hù)檔案信息的安全，但是目前電子文件的產(chǎn)生日益增多，緊緊依靠傳統(tǒng)的“八防”措施已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案工作的需要。而電子文件的保護(hù)在防止數(shù)據(jù)被刪改、損毀以及外界攻擊等一些問(wèn)題上還面臨著一系列的技術(shù)難題。因此，檔案的保護(hù)工作可以?xún)烧呦嘟Y(jié)合，保密的電子數(shù)據(jù)同時(shí)保存紙質(zhì)版，并通過(guò)傳統(tǒng)的保護(hù)工作技術(shù)將其妥善保管，而為了減少館藏空間的緊張，降低檔案工作的成本，非密的電子數(shù)據(jù)可以不進(jìn)行“雙套制”保存，但是要維護(hù)好其軟硬件環(huán)境，確保數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期存取。我們也相信，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，將來(lái)一切難題都會(huì)迎刃而解。

2.5檔案檢索手段的比較

傳統(tǒng)檔案館的檢索，主要通過(guò)檔案工作者預(yù)先的編目工作，編制成一些手工檢索工具比如檔案全引目錄、案卷目錄等等，盡量為用戶(hù)提供不同的檢索途徑。編制這種檢索工具費(fèi)時(shí)費(fèi)力，形成的檢索工具也依賴(lài)于個(gè)體的工作人員，無(wú)法做到完全的規(guī)范化。用戶(hù)利用檔案必須到檔案館中去，不易滿(mǎn)足用戶(hù)遠(yuǎn)程利用的需求。盡管有些系統(tǒng)通過(guò)計(jì)算機(jī)著錄，采用計(jì)算機(jī)輔助檢索，但是仍然無(wú)法達(dá)到我們滿(mǎn)意的程度。

數(shù)字檔案館通過(guò)其建立的集中索引、分散管理式的數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索目錄，為用戶(hù)提供高效、靈活的智能化的全文檢索，用戶(hù)可以通過(guò)題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞、時(shí)間等多種途徑進(jìn)行檢索，快速、準(zhǔn)確、全方位的利用相關(guān)開(kāi)放范圍內(nèi)的檔案信息。這種檢索方式大大提高了檢索工作的效率，用戶(hù)可以不受時(shí)間、空間的限制自由的檢索、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)上的信息。但是數(shù)字檔案館所提供的這種檢索方式要求檔案工作者和用戶(hù)掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而一定程度限制了一些用戶(hù)的對(duì)檔案信息的利用。

2.6檔案服務(wù)方式的比較

傳統(tǒng)的檔案館的服務(wù)方式通常包括閱覽服務(wù)、檔案咨詢(xún)服務(wù)、外借服務(wù)、陳列和展覽服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、編研服務(wù)、專(zhuān)題服務(wù)、證明服務(wù)等等。這些服務(wù)大都是圍繞檔案館自身的館藏資源，在館內(nèi)開(kāi)展的，是以檔案館為中心開(kāi)展的陣地式服務(wù)，這種服務(wù)大多是無(wú)償服務(wù)。這些服務(wù)方式為利用者帶來(lái)了諸多的方便，首先，用戶(hù)可以去檔案館就自己咨詢(xún)的問(wèn)題進(jìn)行面對(duì)面的交流；其次，傳統(tǒng)檔案館可以最大限度地滿(mǎn)足不同知識(shí)水平和不同經(jīng)濟(jì)條件的利用者的需求；再次，檔案館可以直接了解到用戶(hù)的需求心理和利用效果，及時(shí)地吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以便提供更高層次的服務(wù)。

然而，傳統(tǒng)檔案館的這些服務(wù)方式也受到諸多因素的制約使檔案信息資源得不到及時(shí)的利用和開(kāi)發(fā)。首先是時(shí)間的限制，檔案館的開(kāi)放時(shí)間是固定的，用戶(hù)必須在檔案館工作期間去查閱檔案；其次是空間的限制，用戶(hù)利用檔案必須到檔案館中去，而且檔案館的檔案除非出具單位證明或經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則是不予外借的；另外，這些服務(wù)通常是針對(duì)本地區(qū)或本單位履行了借閱手續(xù)的用戶(hù)，其他人很難得到相關(guān)服務(wù)。

數(shù)字檔案館通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將本館的檔案信息庫(kù)和互聯(lián)網(wǎng)上相關(guān)的信息直接傳遞到千家萬(wàn)戶(hù)。這種數(shù)字化的檔案信息不僅可以快速、高效的滿(mǎn)足用戶(hù)多途徑檢索的要求，并且在一定的權(quán)限下，用戶(hù)可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)自由的檢索、復(fù)制、網(wǎng)絡(luò)上的信息。

數(shù)字檔案館的服務(wù)方式較傳統(tǒng)檔案館更加靈活，采用的技術(shù)也比較先進(jìn)，但是數(shù)字檔案館在進(jìn)行原始館藏資源數(shù)字化時(shí)，不可能將所有的檔案信息都放到互聯(lián)網(wǎng)上，因此用戶(hù)不可能隨心所欲地進(jìn)行查找，這其中還有用戶(hù)權(quán)限和保密問(wèn)題。因此對(duì)于另外一部分涉及保密性質(zhì)的檔案，用戶(hù)還是要到檔案館中履行相關(guān)手續(xù)后方可查用。

由此可知，并不是有了數(shù)字檔案館就不再需要傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)，兩者是缺一不可的。檔案館的服務(wù)工作是繼檔案的收集工作之后，檔案館與社會(huì)交流的又一次交流，任何一方服務(wù)水平的高低都可以影響檔案館在用戶(hù)心目中的地位。因此，我們要做的就是充分利用它們各自的優(yōu)勢(shì)，共同為用戶(hù)服務(wù)，為提高檔案工作在社會(huì)上的地位而努力。

三、對(duì)檔案工作人員素質(zhì)要求的比較

傳統(tǒng)檔案館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展主要是圍繞檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)利用，這對(duì)檔案工作人員的理論知識(shí)和業(yè)務(wù)技能要求較高。另外，檔案工作人員還要具備幾項(xiàng)基本的素質(zhì)。如良好的職業(yè)道德和端正的工作態(tài)度、開(kāi)闊的視野、勇于創(chuàng)新的工作精神、和集體協(xié)作的意識(shí)。傳統(tǒng)檔案館的檔案工作人員只有具備這些基本的要求，并樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)和終身學(xué)習(xí)的理念，才能在現(xiàn)代化社會(huì)中立足，才能提高檔案和檔案工作的地位。

而數(shù)字檔案館則在此基礎(chǔ)上更注重檔案工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息檢索能力、分析能力等綜合能力。向檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。首先，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，積極地迎接時(shí)代的挑戰(zhàn)，順利的完成角色地轉(zhuǎn)變；其次，要精深專(zhuān)業(yè)知識(shí)，將檔案信息服務(wù)向縱深方向開(kāi)展；第三，要掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)還要具備相應(yīng)的檢索能力、信息存儲(chǔ)技術(shù)、處理分析技術(shù)、通信技術(shù)等等。

通過(guò)上述幾方面的比較可知，傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館不是此消彼漲的關(guān)系而是相互依賴(lài)、互為補(bǔ)充。它們都是永久保存檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的中心。它們的基本職責(zé)都是維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和歷史的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。因此兩者之間根本就沒(méi)有必要討論孰存孰亡的問(wèn)題。同時(shí)，兩者也各有利弊。不論信息化的水平多高，傳統(tǒng)檔案館所具備的人文和歷史的精神是數(shù)字檔案館不可能具備的。同樣，數(shù)字檔案館在載體形式、服務(wù)手段上的優(yōu)勢(shì)也是傳統(tǒng)檔案館遙不可及的。在可以想象的未來(lái)里，數(shù)字檔案館只是逐步取代傳統(tǒng)檔案館的主體地位，但并不意味著它可以取代傳統(tǒng)檔案館。這不僅是受經(jīng)費(fèi)、技術(shù)和人類(lèi)文化水平的限制，更是因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展的步伐在歷史長(zhǎng)河中留下的足跡和原始憑證需要依賴(lài)傳統(tǒng)檔案館的妥善保管。因此傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館兩者并存發(fā)展是今后檔案館的發(fā)展方向。我們要極力的發(fā)揮二者的優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，更好的發(fā)揮檔案館的文化傳播功能，共同為國(guó)家的檔案事業(yè)而奮斗。

（作者單位：河北建投新能源）

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