楊亞靜

檔案數(shù)字化管理，是指在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉(zhuǎn)向以檔案信息的數(shù)字化存儲和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體目前正面臨著一個更新?lián)Q代的重要歷史時刻，電子文件、電子簽名、電子檔案的大量涌現(xiàn)，已經(jīng)對檔案工作產(chǎn)生了巨大影響，檔案管理、保護、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和建設(shè)成為目前檔案界關(guān)注的熱點。檔案部門迎接挑戰(zhàn)，穩(wěn)步開展檔案數(shù)字化建設(shè)，取得一批突破性成果。必須認清檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的大趨勢，堅持檔案數(shù)字化作為本企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展方向和檔案業(yè)務(wù)建設(shè)重點。要把積極研究應(yīng)用先進適用的科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。在企業(yè)日常發(fā)展的過程中，檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅能提高企業(yè)檔案的管理效率，不斷創(chuàng)新檔案管理的模式。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

必須認清檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的大趨勢，堅持檔案數(shù)字化作為本企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展方向和建設(shè)重點。要把積極研究應(yīng)用先進適用的科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展檔案事業(yè)的關(guān)鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。數(shù)字化檔案管理是檔案界新近出現(xiàn)的新課題，數(shù)字化檔案如何確保其準確性，牽涉部門較多，還涉及人力資源等，是全方位的。關(guān)鍵是流程管理，流程管理是圖檔管理系統(tǒng)的核心，是企業(yè)對于圖檔信息管理的精髓。是企業(yè)科學(xué)技術(shù)管理水平的綜合反映，也是科技興企的一基具體措施。研究解決檔案工作中的重大理論和關(guān)鍵技術(shù)問題。進一步改變重研究、輕應(yīng)用狀況。作為圖檔案數(shù)字化數(shù)字建設(shè)信息系統(tǒng)一期開發(fā)項目負責(zé)人。根據(jù)檔案管理的需要，制定有關(guān)標準和具體要求。順利完成圖檔數(shù)字化建設(shè)信息化信息管項目，并建立了電子目錄和電子檔案。完成了檔案數(shù)字化建設(shè)考察、調(diào)研任務(wù)。

三、質(zhì)量是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心

建立科學(xué)的管理機制，是檔案數(shù)字化工作高效有序開展的有力保證，檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。檔案數(shù)字化工作由多個工作環(huán)節(jié)組成，任何一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都必然影響到整個數(shù)字化工作的質(zhì)量的這一方針。明確檔案管理工作數(shù)據(jù)要準確、標識要清楚、掃描要維護檔案原貌，光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整等等，對檔案數(shù)字化工作的所有環(huán)節(jié)和流程實施專人負責(zé)，為確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量提供了可靠保障。本企業(yè)建立健全并有效落實檔案信息化管理制度；配備了檔案信息化所必要的軟硬件設(shè)備；以檔案信息資源共享為核心，以檔案資源開發(fā)利用為重點，構(gòu)建了目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫；加強電子文件歸檔管理，確保真實性、完整性和有效性；規(guī)范電子檔案數(shù)據(jù)管理。在數(shù)字檔案室建設(shè)中，按照輕重緩急、分門別類、認真排序，對錄入工作程序進行了優(yōu)化，先永久后長期，最后錄入短期檔案，并指定專人對庫房檔案進行取出、存放和整理，做到出庫不亂，整理有序，原位入庫。在加快檔案數(shù)字化工作進程中，始終堅持“質(zhì)量第一”的方針。

四、實施備份和轉(zhuǎn)換確保檔案安全

檔案安全是檔案管理的重中之重，國家檔案企業(yè)將把加強檔案整理和數(shù)字化工作，加強電子文件管理，作為今后各級檔案館、室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本路徑，并作為確保檔案安全的一項制度來實施。今后檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的基本路徑就是：實施數(shù)字化帶動戰(zhàn)略，逐頁對檔案進行整理，并對內(nèi)容、數(shù)量、附錄等進行著錄，然后通過數(shù)字化等方法進行復(fù)制，以復(fù)制件提供利用，把原件封存。這樣既可以確保檔案安全，又可方便檔案利用。進一步加強對傳統(tǒng)載體檔案的整理和數(shù)字化工作，以數(shù)字化帶動整理工作，方便利用工作，保證檔案安全。本企業(yè)將《電子文件管理辦法》所賦予的職責(zé)，聯(lián)合有關(guān)部門，加強電子文件的歸檔收集工作，確保應(yīng)歸盡歸。積極建立電子文件中心，對電子文件及時進行備份和轉(zhuǎn)換，并實施有效的管理與利用。檔案室要把已有復(fù)制件的檔案原件進行封存作為確保檔案安全的一項制度來執(zhí)行，凡是已有縮微、復(fù)印、數(shù)字化等副本的檔案原件一律封存，無特殊情況的，都不再提供利用，而以復(fù)制件提供利用。保證數(shù)據(jù)的安全和可用；編制多種檢索工具，建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規(guī)定范圍內(nèi)有效共享。

五、以高度的責(zé)任心，認真做好保密工作

在檔案數(shù)字化推進工作中認真做好安全工作，注意檔案的保密，對相關(guān)參與的人員進行保密安全教育，并在檔案整理過程中務(wù)必保證檔案的完整度；在整個檔案數(shù)字化推進過程中要建立日統(tǒng)計月報告制度，在工作上要加強與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通，確保工作的連續(xù)性。檔案管理工作整體發(fā)展需要出發(fā)，綜合考慮，科學(xué)、合理、務(wù)實地制定出近期目標和長遠規(guī)劃，為全面開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描掛接的前期準備工作。提早介入對檔案掃描設(shè)備、掃描軟件及技術(shù)規(guī)范的咨詢、比價，并結(jié)合實際，認真編制了檔案掃描協(xié)議、保密責(zé)任書和檔案掃描技術(shù)規(guī)范書。檔案人員也積極做好數(shù)字化工作的的前期保密準備工作，對檔案室室藏所有案卷與檔案信息平臺涉密數(shù)據(jù)目錄進行數(shù)據(jù)的核查和校對工作。實施重要檔案備份制度，發(fā)現(xiàn)隱患及時整改，嚴密堵塞各種安全漏洞，保證了檔案信息化過程中檔案實體的安全和信息安全，確保了檔案及數(shù)據(jù)安全萬無一失。嚴格執(zhí)行檔案出入庫安全管理制度和工作程序，加強現(xiàn)場管理，落實保密防控措施，確保檔案實體和電子文件安全。在個工作現(xiàn)場都安裝了攝像監(jiān)控裝置。針對一些工作中可能發(fā)生錯誤的常規(guī)性項目，本著對歷史負責(zé)、對企業(yè)負責(zé)的態(tài)度，檔案工作人員對每日工作都要進行常態(tài)檢查，目前各項工作進展順利，操作程序嚴格、規(guī)范，未發(fā)生失、泄密事件。

六、更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用

檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是完善、豐富網(wǎng)上檔案資源的重要基礎(chǔ)性工作，是推進檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求。傳承歷史，開拓未來。檔案室將秉承本企業(yè)“誠信、責(zé)任、創(chuàng)新、奉獻”的核心價值觀，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)為宗旨，在服務(wù)本企業(yè)深入推進“兩個轉(zhuǎn)變”、加快建設(shè)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有作用。開展檔案數(shù)字化工作，是加強檔案信息資源開發(fā)利用的重大舉措。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，既可以實現(xiàn)對檔案原件的有效保存，保證不可再生珍貴檔案資源的安全；又可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息的在線共享，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

近年來，山西鋼建緊緊圍繞建設(shè)“一強三優(yōu)”現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展目標，以服務(wù)企業(yè)中心工作為主線，積極開展檔案的標準化、現(xiàn)代化、集約化管理，不斷提升檔案管理水平。同時，依托統(tǒng)一的檔案平臺，充分發(fā)揮檔案數(shù)字化的成果，拓展和深化檔案編研的深度和廣度，挖掘檔案資源的利用價值。結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展狀況，從企業(yè)的自身需求出發(fā)，制定科學(xué)、合理的檔案數(shù)字化建設(shè)建設(shè)方案，并開展檔案業(yè)務(wù)檢查、先進評比的常態(tài)機制，并將其實施到檔案建設(shè)中的各個環(huán)節(jié)，只有這樣，才能保障企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的順利進行，才能更有利于企業(yè)檔案管理及今后的發(fā)展。

（作者單位：山西鋼鐵建設(shè)（集團）有限企業(yè)建筑工程公司）endprint