吳紅琴

檔案管理工作，是指檔案室對(duì)檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)工作，也就是通常所說(shuō)的檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作。在新形勢(shì)下，隨著檔案的變革和發(fā)展，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。檔案管理工作的地位和作用日顯重要，任務(wù)日益加重，要求越來(lái)越高。

面對(duì)新的歷史時(shí)期、新的工作需要，在新的條件下如何做好檔案管理工作，以下是我的一些淺論。

一、新時(shí)期檔案管理體制與模式

管理體制，就是指在某管理系統(tǒng)內(nèi)部圍繞權(quán)利的劃分和運(yùn)行而形成的機(jī)構(gòu)體系與制度，管理體制的核心問(wèn)題是權(quán)力的劃分與職能的運(yùn)行。管理模式是指管理活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)樣式，具體來(lái)說(shuō)包括管理的基本思想和樣式。對(duì)檔案管理體制與模式的觀察與研究有助于全面認(rèn)識(shí)與了解檔案管理的內(nèi)容、程序。

檔案管理體制不是從來(lái)就有的，也不是一成不變的。管理體制的狀態(tài)和變化在一個(gè)程度上決定著管理活動(dòng)的質(zhì)量和效果，新中國(guó)成立以前，我國(guó)的檔案管理活動(dòng)歷來(lái)都是分散的管理狀態(tài)，隨著社會(huì)主義制度的確立，才逐步形成了集中式的檔案管理體制。并且隨著社會(huì)整體管理體制的變化而改變，檔案管理體制一直在改革更換。而水利工程管理中存在的問(wèn)題也日趨突出，水利工程管理體制不順、機(jī)制不活，并就此進(jìn)行了體制改革。制度改革的推行，既給檔案事業(yè)帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)抓住時(shí)機(jī)，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照社會(huì)檔案發(fā)展的基本趨勢(shì)，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，才能走出目前檔案所存在制度困境。

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)做相應(yīng)調(diào)整。

不同模式下檔案數(shù)據(jù)生成的業(yè)務(wù)背景、產(chǎn)生方式、數(shù)據(jù)內(nèi)容、管理要求可能存在較大的差異。檔案管理模式的開(kāi)端是從檔案接收環(huán)節(jié)開(kāi)始的，接收登記的數(shù)據(jù)是其數(shù)據(jù)庫(kù)的最初來(lái)源；文檔一體化模式下，可以將立卷環(huán)節(jié)的大量原始信息導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；辦公自動(dòng)化環(huán)境中，可以記錄文件流轉(zhuǎn)過(guò)程中的原始信息，獲得檔案在文件階段的各種管理信息和處置情況等；電子文件管理則追求在文件生成階段就獲取比較全面的信息，包括各種環(huán)境信息、上下文關(guān)系、結(jié)構(gòu)信息等。

二、要把握傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代電子文件著錄的區(qū)別

在傳統(tǒng)檔案理論中，著錄是指“在編研檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程”。而現(xiàn)代電子文件著錄則大為不同，著錄的對(duì)象拓展到文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息，著錄時(shí)的時(shí)間提前到文件生成之初甚至醞釀之時(shí)，著錄的目的更多體現(xiàn)在維護(hù)文件的長(zhǎng)久真實(shí)性和證據(jù)價(jià)值上面。兩者不同原因主要在于文件的記錄方式及記錄載體的改變上。

（一）、傳統(tǒng)檔案著錄

在紙質(zhì)文件時(shí)代，文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)合二為一，信息與載體如影相隨，同時(shí)，檔案的一個(gè)重要特征就是必須按照一定的規(guī)章制度分類，按年、類、期限分別組卷，集中保管起來(lái)。

（二）、電子文件著錄

隨著經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，電子文件大量涌現(xiàn)，各種載體的檔案接踵而來(lái)，從紙質(zhì)文件到電子文件的這種變化，使管理員不得不重新思考電子文件的方法問(wèn)題。電子文件是數(shù)字化信息形態(tài)，其信息是以二進(jìn)制的數(shù)字編碼形式存在的。其內(nèi)容結(jié)構(gòu)成虛擬狀態(tài)，只有當(dāng)信息讀取才能呈現(xiàn)計(jì)算機(jī)屏幕上。電子文件的載體僅僅是內(nèi)容信息的某一時(shí)刻的承載物，無(wú)法永遠(yuǎn)地固著文件的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。電子文件應(yīng)注意：當(dāng)查找某方面信息時(shí)，要能夠檢索到與之相關(guān)的一系列文件并找到文件，再者當(dāng)需要某一文件作證據(jù)時(shí)，系統(tǒng)能夠提供。

鑒于目前電子文件的法律效力尚不明確，電子文件本身也存在著目前技術(shù)手段難以克服的缺陷，所以單獨(dú)使用，并不安全。目前紙質(zhì)文件和電子文件處于過(guò)渡時(shí)期，解決的方法只能是電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。這樣既可以解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用，又可以解決歸檔文件的提供利用和資源共享問(wèn)題，達(dá)到互補(bǔ)的目的。

（三）、風(fēng)險(xiǎn)管理

電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性有效地提高了工作質(zhì)量與效率，給我們的工作帶來(lái)了極大的便利。然而，如果一旦操作不當(dāng)或染上病毒，后果不堪設(shè)想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當(dāng)前檔案信息化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在一定程度上累積經(jīng)驗(yàn)于安全管理的基礎(chǔ)上引入風(fēng)險(xiǎn)管理。前期加強(qiáng)檔案管理體制，檔案室電子檔案管理此臺(tái)電腦一般情況切斷外網(wǎng)，密碼獨(dú)立、專人管理，查閱時(shí)鼠標(biāo)只能是在檔案管理員手中操作。

三、強(qiáng)化檔案意識(shí)，有利于促進(jìn)檔案管理工作

強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有巨大的推動(dòng)作用。頭腦有檔案的弦，才能以檔案的眼光去看待、對(duì)待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時(shí)注意符合檔案要求、方便存檔立卷等。也就是說(shuō)，檔案意識(shí)越強(qiáng)，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的特點(diǎn)，從而最大限度的滿足利用者的需求。檔案意識(shí)與檔案工作相互影響相互制約，有著不可分割的密切聯(lián)系。

四、提高管理人員綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作的需要，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理方法和基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開(kāi)拓視野，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己成為具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。同時(shí)，機(jī)關(guān)部門要加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識(shí)的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

前水利行業(yè)檔案工作，是運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)理論、方法與技術(shù)，管理各種類型檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，廣泛輸出檔案信息，為水利黃河事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)復(fù)雜的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。“物競(jìng)天擇，適者生存”，在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，做為檔案管理人員，面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)，唯有不斷地調(diào)整自我、充實(shí)自我、完善自我、勇于創(chuàng)新，用平常的心態(tài)看待問(wèn)題，用積極的心態(tài)思考問(wèn)題，才能使自己成績(jī)更出色，才能做好新時(shí)期下的檔案工作。

（工作單位：山西黃河河務(wù)局永濟(jì)黃河河務(wù)局、助理館員）