王雅南

（四川建筑職業(yè)技術學院 檔案館，四川 德陽 618000）

為深入貫徹實施檔案法律法規(guī)，切實加強高校檔案工作，四川省檔案局于2013年9月6日，發(fā)布了《四川省檔案局關于開展高校檔案工作執(zhí)法檢查的通知》，啟動了高校檔案工作執(zhí)法檢查。省檔案局在全省各高校自查的基礎上，于10月底至11月初，組成三個檢查組，分別對西南民族大學、成都中醫(yī)藥大學、綿陽師范學院、成都信息工程學院、成都紡織高等專科學校、四川大學錦江學院、四川農(nóng)業(yè)大學、成都工業(yè)學院、成都師范學院、成都學院等十所高校進行了執(zhí)法檢查[1]。雖然四川省檔案館沒有抽查到四川建筑職業(yè)技術學院，按照要求，四川建院對檔案工作執(zhí)法情況認真開展了自查，主要從以下幾個方面做好高校檔案工作執(zhí)法自查。

1 組織學習、貫徹執(zhí)行法規(guī)

檔案館平時就認真組織全員學習、貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《四川省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》及《高等學校檔案管理辦法》、《四川省〈高等學校檔案管理辦法〉實施細則（試行）》等法律法規(guī)和規(guī)范性文件的情況，并進行了數(shù)據(jù)統(tǒng)計。

檔案館不定期對各系、各部門檔案工作貫徹執(zhí)行法規(guī)情況進行監(jiān)督、檢查和指導，檔案館是具有一定行政管理職能的業(yè)務管理部門，履行檔案管理職責，并對全校檔案工作進行組織、協(xié)調和管理。我院檔案館館長及專職檔案員，負責對對各部門、各院系及附屬單位檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。2010年以來，檔案館到各歸檔部門與檔案分室進行監(jiān)督、檢查和指導有記錄的共計68 次。

2 加強檔案工作的組織領導

四川建院檔案工作實行綜合管理，做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度。實行院長領導，主管副院長協(xié)助校長負責檔案工作。圖書信息中心主任為部門主管，檔案館設館長一人，各部門、各院系正職領導為本部門檔案工作直接責任人，各級檔案工作職責明確。在全校形成了檔案館、學生檔案分室、人事檔案分室、財務檔案分室以及各部門配備的34 名兼職檔案員的檔案工作系統(tǒng)，檔案館對全校檔案工作進行組織、協(xié)調和管理。健全的制度保障了檔案工作管理網(wǎng)絡的有效暢通[2]。

3 檔案工作條件保障

館舍條件，不斷改善。2010年以來，檔案館進行了2 次搬遷，條件越來越好。目前，檔案館位于新圖書信息大樓五樓，檔案館面積總計491.62 平方米，其中，庫房314.6 平方米、閱覽室49.4 平方米、辦公室45.62 平方米、檔案數(shù)字加工室62 平方米。其它用房66m2，校史陳列館面積641.4m2。實現(xiàn)了檔案庫房、閱覽室、檔案加工室、辦公室四分開。

檔案裝具數(shù)量充足、符合要求。檔案館檔案柜架數(shù)量滿足需要。截止到2013年9月，檔案館五節(jié)檔案柜有五節(jié)檔案柜有112 組，底圖柜6 節(jié)，白色立式鐵皮雙門柜6 個，立式鐵皮雙門柜4 個，鐵皮書架8個，木制雙門大立柜11 個。檔案裝具的購買都是在學院統(tǒng)一的中標公司購買，質量好。

檔案現(xiàn)代化管理設備齊全.檔案館現(xiàn)有的管理設備滿足檔案管理現(xiàn)代化和規(guī)范化要求。有臺式計算機7 臺，電腦筆記本一臺，打印機一臺，普通掃描儀一臺，高速彩色掃描儀一臺，刻錄機一臺，復印機一臺，照相機一臺，攝像機一臺，服務器一臺，縫紉機一臺。

4 檔案規(guī)范化管理

四川建院建立了統(tǒng)一完善的檔案管理制度，從機構設置、人員配備、各級工作職責、檔案分類標準、到各類檔案管理實施辦法都制定了詳細的規(guī)定，匯編成冊為《四川建筑職業(yè)技術學院檔案管理規(guī)章制度匯編》。該制度匯編分別于2009年3月，2012年4月，2013年1月進行了三次大的修編，成為學院檔案管理的根本性文件。

定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作。從2009年四月開始，每年4月，都要召開全院檔案工作暨專兼檔案員培訓會議。對全院上一年度的檔案工作進行總結，對本年度的檔案工作全布置和計劃；根據(jù)建院[2011]51 號《檔案工作年度考評辦法》，每年3月，要根據(jù)對該文件的《四川建筑職業(yè)技術宋學院檔案工作年度考評標準》和考評辦法，檔案工作考評組要對全院歸檔部門上一年度檔案工作進行檢查、考核、評比。

2013年3月15日，四川建筑職業(yè)技術學院檔案館通過通過四川省檔案局、省教育廳組織的檔案工作規(guī)范化管理考評認定，以90.7 分的成績，達到了檔案工作規(guī)范化管理四川省二級標準。

5 檔案實體安全管理

學院以檔案工作規(guī)范化達為契機，對照《四川省高等學校檔案工作規(guī)范化管理考核標準》的要求，學院檔案館增加了庫房管理需要的消防器材、防盜設施、安全監(jiān)控系統(tǒng)、避光窗簾、空調機、除濕機、防磁柜、吸塵器、溫濕度測試儀、消毒殺蟲設備、定期投放防蟲藥物、防盜、防火報警系統(tǒng)及視頻監(jiān)控系統(tǒng)等檔案安全保護設備[3]。檔案館還有存放涉密檔案的檔案專柜，機械密碼柜，專門存放涉密檔案。當檔案出現(xiàn)破損時及時修復。庫房管理堅持防火、防盜、防霉、防潮、防蟲，檔案館隔年暑假前定期更換檔案除蟲藥。保障了檔案實體安全。

6 信息安全管理

隨著檔案管理手段自動化、儲存數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡化，從2011年春期開始，建院在原有網(wǎng)絡化管理軟硬件設備的基礎上，又陸續(xù)增加、更新了現(xiàn)代化管理設施設備，如計算機、打印機、高速掃描儀、刻錄機、復印機、照相機、攝像機、服務器、保障了檔案管理系統(tǒng)的正常工作。服務器儲存的檔案信息除了每天本機定時備份，還實行了異地備份。整個檔案管理系統(tǒng)由學院網(wǎng)絡管理中心的計算機專業(yè)人員維護系統(tǒng)安全運行，保障了檔案信息安全。

［1］省檔案局開展高等學校檔案工作執(zhí)法檢查[OL].http：//www.scsdaj.gov.cn/137/12806.aspx.[檢索日期]2014-05-05.

［2］抓住機遇，以評促建，以評促改，以評促管：以四川建院檔案工作規(guī)范化管理為例[J].科技視界，2013(36)：219.

［3］四川省教育廳，四川省檔案局.四川省高等學校檔案管理辦法實施細則（試行）[S].〔2009〕204 號.2009-08-28.