黃琳娜

摘 要：中小企業(yè)的項目管理中機遇與挑戰(zhàn)并存，文章在分析了良好的協(xié)調與溝通行為對于中小企業(yè)項目管理重要性的基礎上，深入研究了項目管理中的協(xié)調和溝通內容，以及中小企業(yè)項目管理的協(xié)調和溝通中存在的問題，進而提出了中小企業(yè)項目管理中有效協(xié)調和溝通的對策與措施。

關鍵詞：項目管理；中小企業(yè)；內外；協(xié)調；溝通

中圖分類號：F062.4 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）23-0038-02

伴隨著管理學理論的不斷發(fā)展，逐步形成了一門系統(tǒng)的社會科學理論，項目管理作為一門新興的管理科學應運而生。在當前的背景下，我國中小企業(yè)的項目管理充滿著機遇和挑戰(zhàn)，同時面臨一定的風險。在項目管理中組織行為的協(xié)調溝通是項目管理成敗的關鍵因素之一，尤其在中小企業(yè)的基本建設、安全生產、設計科研和綠色環(huán)保等因素中，有效的協(xié)調和溝通具有積極與特殊的意義。管理溝通思想、理論和行為的研究伴隨著管理學的發(fā)展而不斷完善，并且越來越受到企業(yè)管理人員特別是高層管理者的青睞。

1 良好的協(xié)調與溝通對中小企業(yè)項目管理的重要性

項目管理主要分成五大類：質量管理、成本管理、時間管理、合同管理以及信息管理。項目管理的任務可以概括為“三控制、兩管理、一協(xié)調”，其中的“協(xié)調”是指組織協(xié)調。建設和管理項目中參與的單位非常多，項目中組織利益的沖突、外部相關聯的矛盾比企業(yè)中各部門的利益更為激烈，因而協(xié)調和管理的難度更大。而項目管理者必須使各方面協(xié)調一致、齊心協(xié)力地合作，彰顯出項目管理中溝通與協(xié)調的重要作用和意義。

中小企業(yè)管理的相對落后造成同一項目中會產生沖突、碰撞。例如，由于工期緊，施工人員需要加班趕工，無形中會使成本提高，施工的質量也會受到影響。因此，正面、積極的溝通對項目的發(fā)展和人際關系的改善都有促進作用。溝通是組織協(xié)調的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。良好的協(xié)調和溝通不僅為項目決策和計劃提供依據，也為組織和控制管理過程提供依據和手段；同時降低基本建設、安全生產的成本；縮短建設工期起到促進作用。此外也有利于改善人際關系，從而提高領導者的管理水平和工作能力。

2 項目管理中的協(xié)調和溝通內容

在項目實施過程中，其各參與單位需要處理和整合眾多復雜的業(yè)務組織關系。為了處理好各層級關系，也需要溝通與協(xié)調。項目管理中應著重做好以下幾方面的溝通與協(xié)調工作。

2.1 項目管理組織與內部協(xié)調

中小企業(yè)必須建立強有力的項目團隊，組織落實，領導責任強、有溝通能力、協(xié)調能力強、開拓精神、創(chuàng)新能力強。

中小企業(yè)的項目管理中應該注意，人員的安排應人盡其用、量才使用；要職責分明；績效考核遵循實事求是的原則。工作成績的取得，不僅需要主觀努力，更需要同事之間的相互配合，還需要一定的工作條件，矛盾調解要及時徹底。

在與企業(yè)管理層關系的協(xié)調方面，應嚴格執(zhí)行項目管理目標責任書。項目經理與企業(yè)主要領導既是上下級關系，又是服務與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關系，企業(yè)要對項目管理全過程進行必要的監(jiān)督調控，項目經理要盡職盡責，全力以赴地抓好項目的具體實施。

2.2 項目管理組織的外部協(xié)調

2.2.1 業(yè)主之間的溝通協(xié)調

業(yè)主代表項目的所有者，對項目具有特殊的權利，要取得項目的成功，必須獲得業(yè)主的支持。這就要求中小企業(yè)的項目經理做到反復閱讀合同或項目任務文件，了解項目構思的基礎、起因、出發(fā)點，了解目標設計和決策背景，從而理解總目標和業(yè)主的意圖。

全體管理人員應充分尊重業(yè)主單位，加強與業(yè)主單位領導及其駐工地授權代表的聯系與協(xié)商，聽取他們對項目管理工作的指示和對項目管理人員工作的意見與建議，處理與施工單位的關系時，應切實保護建設單位的利益與合法權益，公正地對待項目其他參與方。

2.2.2 與施工單位之間的溝通協(xié)調

組織協(xié)調工作最難的就是對施工現場進行的協(xié)調，尤其可能出現的情況就是設計圖紙與現場實際情況存在較大偏差，對此，中小企業(yè)的管理者應充分發(fā)揮組織協(xié)調的作用。首先要求設計人員第一時間根據變化的情況更改圖紙，項目經理則應該協(xié)調解決工程進度、施工質量、工程造價以及合同管理中的有關問題，分析施工過程中存在的問題，并積極地幫助解決技術困難，與施工單位保持良好的溝通。

2.2.3 與監(jiān)理之間的溝通協(xié)調

監(jiān)理的主要工作是檢查施工的安全、監(jiān)督工程的進度、確保施工的質量。中小企業(yè)在遇到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等情況時，應及時得到監(jiān)理人員的確認，并形成書面材料。當發(fā)生與監(jiān)理人員意見不一致時，雙方應本著合作雙贏合的原則，在相互理解的基礎上充分表述各自的見解，求大同存小異，充分協(xié)商以達成一致的意見。

2.2.4 與政府部門的溝通協(xié)調

建立與政府聯系和溝通的部門，及時了解政府的有關政策、法規(guī)、條例和辦法，及時做好征地、供電、供水、電信、環(huán)境保護、道路等方面的銜接工作。主動向地方部門匯報，以便取得政府相關各部門的理解、支持和幫助，從而達到事半功倍的效果。

3 中小企業(yè)項目管理協(xié)調和溝通中存在的問題

中小企業(yè)的項目管理過程中，由于對總體目標思想不統(tǒng)一，各職能部門之間的職責不明確，各有各的打算，甚至產生了對立的思想；由于缺乏溝通和必要的聯系，面對項目實施過程中遇到的一些挫折和危機，造成內部不團結，減弱了凝聚力。

在項目管理過程中，中小企業(yè)管理者常常忽略了溝通協(xié)調的重要性，得不到建設單位、設計單位和監(jiān)理單位的理解和支持，有時甚至會產生對立。除此之外，也存在一系列其他問題，如由于沒有對施工合同進行認真的研究和分析，造成了施工方案得不到落實，施工計劃不能認真執(zhí)行，指揮不得力，步調不一致，因而造成項目在實施過程中質量、進度失控，工作混亂的局面。

中小企業(yè)在建設過程中也避免不了遇到諸多的外部問題。例如征地、道路、供水、供電、供氣、排污、電信等問題。

4 中小企業(yè)項目管理中有效協(xié)調和溝通的對策和措施

現代項目管理中參與的單位非常多，尤其是中小企業(yè)的項目管理中五大責任主體、政府監(jiān)督機構、勞務承包隊伍以及各種材料、設備、配件的供應商等是一個復雜的項目組織系統(tǒng)。由于各個組織代表不同的利益方面，因此協(xié)調一致、齊心協(xié)力地為整個項目的利益工作，才能保證項目的正常運行。

4.1 建設單位項目部與有關職能部門的協(xié)調與溝通

建設單位與政府部門的問題是客觀存在的，因此要求建設單位必須高度重視，在調查研究的基礎上把問題和困難想到前面，把相關協(xié)調溝通工作往前趕。做出行動預案，以減少不必要的經濟損失，避免拖延工期、增加工程的難度和成本，減少不必要的人力資源的浪費。

項目部與本企業(yè)職能部門關系的協(xié)調是通過嚴格執(zhí)行項目經理的目標責任書來實現的。首先要求中小企業(yè)建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。項目經理部中每一個成員都要明確各自的工作和崗位職責，準確地知道自己所負責的部分與其他部分有哪些關聯，制定出完善的工作流程，目標到位責任到人。

制定工作例會制度，定期召開會議，以達到信息共享。一次有成效的工程項目工作例會，可以滿足工程項目團隊內的多種溝通需求，通過工作協(xié)調，及時地解決施工出現的問題

另外，還可以建立項目激勵約束機制。結合工程項目的特點，根據各個項目工作目標，進行量化分析，每月進行綜合考核，實行績效與獎金掛鉤，充分調動起各方的積極性。其次是制定分項、分部工程目標的激勵考核制度，對按期完工、實現所定目標的進行綜合業(yè)績考評，按安全質量和進度實施獎勵和懲罰。

4.2 積極主動做好近、遠、外層關系的溝通協(xié)調

工程項目要按期完成，還要經常與設計單位和監(jiān)理單位等部門保持溝通聯系。建設單位還要充分發(fā)揮監(jiān)理部門的積極性，切實對施工單位進行監(jiān)督、檢查，以確保施工質量和進度。首先應該讓發(fā)包人一起投入到項目全過程，不僅是給對方一個竣工合格的工程。盡管有預定的目標，但項目實施必須執(zhí)行發(fā)包人的指令，使發(fā)包人滿意。尊重發(fā)包人，隨時向發(fā)包人報告情況；加強計劃性和預見性。其次，及時向監(jiān)理部提供有關項目進度計劃、其他施工資料、工程事故處理報告等。接受監(jiān)理單位的監(jiān)督和管理，搞好協(xié)作配合。項目經理部應經常通過監(jiān)理例會和監(jiān)理工程師進行溝通。再次，項目部應在設計交底、圖紙會審、設計洽商與變更、隱蔽工程驗收和交工驗收等環(huán)節(jié)與設計單位密切配合。除此之外，在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層次交流，對設計圖紙與施工實際不吻合或設計中的隱含問題應及時解決。

4.3 溝通和協(xié)調過程中做到靈活性和原則性的有機結合

在處理問題和解決矛盾時，要把原則性和靈活性與溝通協(xié)調有機的結合起來，這是解決和化解矛盾的基本方法。在中小企業(yè)項目管理中，溝通協(xié)調的技巧，特別是對于發(fā)生爭執(zhí)的處理，協(xié)調要有藝術性，要確保爭執(zhí)得到有效的控制。對于項目實施過程中出現的問題，應堅持做到多協(xié)商對話，平衡和滿足各方面的利益，找到最佳的解決方案，盡快地把問題消滅在萌芽狀態(tài)。針對那些不影響項目管理大局的爭執(zhí)，應求同存異，正確引導爭執(zhí)的雙方，說服向對方做出適當的妥協(xié)或非原則性的讓步，避免爭執(zhí)擴大。面對涉及雙方共同利益的爭執(zhí)則需要采取互量互讓、加大合作方式、形成利益互補，理性地化解矛盾消除分歧。

5 結 語

中小企業(yè)項目管理中不僅要求管理者做好本崗位職責范圍內的工作外，還要具備其他一系列管理技巧，應具有雷厲風行的工作作風、良好的溝通技巧和人際交往能力，以及處理和解決問題的協(xié)調能力。中小企業(yè)由于自身的限制而出現一系列狀況，要求項目經理要加強這方面的管理能力，以打造具備高素質、有凝聚力、能打硬仗的團隊，保證工程項目的目標圓滿完成，對整個項目達到資源優(yōu)化的目的，促進企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻：

[1] 胡波.淺議項目管理中協(xié)調與溝通的重要性[J].太原城市職業(yè)技術學院學報，2009，（4）.