李玲

（廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣州511450）

0 引言

隨著我國高高職教育的蓬勃發(fā)展，作為高職院校綜合辦事機構(gòu)的學(xué)院辦公室，擔負著承上啟下銜接各部門的重要任務(wù)，其工作和管理效率、水平直接關(guān)系到學(xué)校各項工作的實施以及在社會上的形象。本文就學(xué)院辦公室管理存在的一些問題進行探討，以期更好地發(fā)揮部門作用?！皩W(xué)院辦公室”在本篇文章中簡稱“院辦”。

1 當前高職院校院辦工作存在的問題

現(xiàn)階段的高職院校學(xué)院辦公室工作問題主要表現(xiàn)在管理方式、管理理念上。

1.1 官本位思想殘存 學(xué)院辦公室的基本職能是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)，為師生的教育、教學(xué)、生活等服務(wù)。目前，高職院校深受官位思想影響，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)成為最具權(quán)威的決策者。其表現(xiàn)在決策時不民主不公開，獨斷專行，學(xué)院辦公室從而也成為聽從指示的從屬部門。筆者認為，學(xué)院的決策應(yīng)更多地依賴于具有豐富經(jīng)驗的“管理專家”。管理也不再是由個人或少數(shù)人決定的事情，而是一項系統(tǒng)化工作，它需要建立各種不同層次的管理群體，共同參與管理。

1.2 服務(wù)意識不強 目前，高職院校院辦的部門工作人員對工作重要性的認知不足，思想觀念和思維方式落后。歸根到底，服務(wù)意識不強是學(xué)院辦公室工作的一個重要缺陷。學(xué)院辦公室工作人員經(jīng)常身心疲憊，或多或少存在著不求有功、但求無過的思想。根據(jù)研究資料顯示，當前的高職院校學(xué)院辦公室的工作多屬于消極怠工、敷衍了事，甚至對主動服務(wù)持一種不理解甚至抵制的態(tài)度。

1.3 工作效率不積極 隨著我國高職教育的蓬勃發(fā)展，新的教育理念、觀點不斷影響著傳統(tǒng)的學(xué)院辦公室工作。很多高職院校的學(xué)院辦公室工作只局限于校內(nèi)的工作職能，缺乏主動進取的精神，缺少對外的意識。

1.4 管理制度、管理體制有待健全 就部分高職院校而言，學(xué)院辦公室的工作普遍缺乏明確的工作目標，工作沒有計劃性和針對性。往往處于被動的狀態(tài)，工作目的也不夠清晰。為了解決上述問題，首先需要建立健全管理制度；其次建立完善激勵機制，明確工作環(huán)節(jié)中的責任制度。

1.5 人員素質(zhì)與能力方面的問題 總體上看，大多數(shù)高職院校學(xué)院辦公室的工作人員了解學(xué)校的教學(xué)、科研和專業(yè)設(shè)置情況，具有較強的組織協(xié)調(diào)能力和較高的管理水平。但是，辦公室工作人員工作特別繁雜，缺少自主學(xué)習(xí)和自我提升的時間和動力，從而影響了辦公室整體服務(wù)水平的提升，因此很難在工作中有所創(chuàng)新和突破。

除了協(xié)調(diào)能力、公關(guān)能力和應(yīng)變能力等，院辦工作人員還要了解教育行政管理知識，掌握高職教育教學(xué)的發(fā)展規(guī)律，熟練運動計算機操作，有時甚至要有一定的理工科專業(yè)知識。

2 做好院辦工作的措施及對策

目前，我國高職院校院辦管理中存在著諸多問題，這些問題嚴重影響著院辦職能的有效發(fā)揮。為此，筆者提出幾點問題解決的方法及策略，以供參考。

2.1 對院辦管理職能重新定位 院辦是高職院校的“窗口”，具有舉足輕重的管理作用與服務(wù)作用。很多人認為，院辦就是一個“打雜兒”的地方，其工作主責就是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)布置的“零活”、“散活”，根本談不上在整個學(xué)校管理系統(tǒng)中所處的重要地位。此外，很多消極的思想也在院辦蔓延，如“多一事不如少一事”，“多做無益”，“不求有功，但求無過”等等。這些錯誤的、消極的思想若不能糾正和消除，重新定位院辦管理職能就變得毫無意義。首先，應(yīng)樹立院辦在學(xué)校管理系統(tǒng)中的核心地位。其次，要發(fā)揮院辦的輔助作用和服務(wù)作用。辦公室是領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助機構(gòu)。學(xué)校每天都有大量繁雜的事情要辦，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬緒，院辦應(yīng)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦事，做好協(xié)調(diào)工作。此外，院辦要為全校師生服務(wù)，比如：承擔協(xié)調(diào)、咨詢、文件管理、檔案管理等工作，搞好服務(wù)。

2.2 提高綜合素質(zhì)，打造優(yōu)秀團隊 隨著高等職業(yè)教育改革的深化，教育理念更新加快，高職院校的辦學(xué)理念及管理理念也發(fā)生了很大的變化。越來越多樣化的新思想、新理念的融入，給院辦工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求與目標。院辦工作人員不能被動的工作，必須要主動、積極地適應(yīng)各種變化，在自身工作實踐中不斷提高和完善綜合素質(zhì)，從而打造一支有戰(zhàn)斗力的團隊。首先，院辦工作人員必須具備良好的政治理論水平和大局意識。在溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的工作中，院辦工作人員既要能堅持原則不放松，又要靈活機動地處理各項事情，這就要求院辦工作人員始終要保持清醒的頭腦，牢牢把握政治方向，根據(jù)問題表面看本質(zhì)，分清輕重緩急，把工作處理地更加到位。其次，院辦工作人員應(yīng)具備愛崗敬業(yè)、以人為本的精神。院辦工作人員是最貼近學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的一批人，是領(lǐng)導(dǎo)各項工作的有效拓展渠道，這就要求院辦工作人員必須廉潔奉公，做好上傳下達工作。此外，工作人員應(yīng)具備良好的知識結(jié)構(gòu)。院辦是對綜合協(xié)調(diào)能力要求很好的機構(gòu)，這就要求工作人員不能只專于某一方面，還要做能夠應(yīng)付多種工作的“全才”。不僅要學(xué)習(xí)本業(yè)務(wù)知識，還要不斷拓展各方面的知識，從而更加有效地完成工作。最后，院辦工作人員必須具備銳意改革、積極創(chuàng)新的意識。由于高職院校的飛速發(fā)展，部分學(xué)校在改革創(chuàng)新中也出現(xiàn)了或多或少的問題。院辦工作不能脫離高職教育這個大環(huán)境，獨自為政。工作人員應(yīng)加強這方面的修養(yǎng)，從而為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，提供參考意見。

2.3 更新領(lǐng)導(dǎo)者的觀念 領(lǐng)導(dǎo)作用是院辦管理職能轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)，管理創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。一個善于管理、精明能干的院辦主任，直接決定著整個辦公室的工作氛圍和成效。因此，面臨高職院校管理體制改革和教育改革不斷深化的形勢，更新院辦領(lǐng)導(dǎo)者的思想觀念成為了重中之重。現(xiàn)代管理學(xué)認為，人的因素是最重要也是最不穩(wěn)定的因素，必須堅持以人為本，管理要以人為本，在工作中突出人的地位，實現(xiàn)以人為中心的管理。院辦管理者在管理的過程中，應(yīng)強化三種觀念。一是民主觀念，發(fā)揮工作人員參與管理和決策的積極性、創(chuàng)造性和主動性；二是法治觀念，黨和國家的政策、法規(guī)，以及學(xué)校的各項規(guī)章制度，是管理的基礎(chǔ)和依據(jù)；三是創(chuàng)新觀念，院辦領(lǐng)導(dǎo)著應(yīng)在各個環(huán)節(jié)注意培養(yǎng)和強化工作人員的創(chuàng)新意識，引導(dǎo)和鼓勵他們不斷創(chuàng)新工作機制、方式和方法，并努力為工作人員打造發(fā)揮其創(chuàng)造力的平臺。

2.4 培養(yǎng)信息技術(shù)運用能力 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，越來越多的信息化辦公軟件及工具應(yīng)用到院辦實際工作中來，如OA辦文系統(tǒng)、新聞發(fā)布系統(tǒng)等等。因此，院辦工作人員必須學(xué)會計算機各種基本軟件的應(yīng)用，掌握應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)的能力，從而提高辦公效率，努力實現(xiàn)辦公自動化。

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