蘇泳雯

摘 要：合同管理是聯(lián)系建設(shè)單位和參建單位的重要紐帶，它約束簽約雙方的行為，使簽約雙方按合同條款辦事，履行相應(yīng)的義務(wù)，享受合同規(guī)定的權(quán)利。通過合同控制，能夠促進(jìn)工程檔案管理的健康發(fā)展，保證項(xiàng)目按合約實(shí)施。主要介紹了項(xiàng)目管理的相關(guān)概念，分析了工程檔案管理中存在的問題，并提出了解決措施。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；合同；控制；工程

中圖分類號(hào)：G275.9；TU723.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-6835（2014）11-0108-02

隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，合同控制在檔案管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。合同無論是在工程項(xiàng)目前期核準(zhǔn)、調(diào)研、繪制施工圖時(shí)，還是在工程建造施工時(shí)，抑或在竣工驗(yàn)收時(shí)，都起著重要的保障作用，貫穿整個(gè)工程。檔案管理工作是一項(xiàng)重要的管理項(xiàng)目，只有加強(qiáng)了檔案管理，工程才能有序健康運(yùn)行。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠

我國在工程建設(shè)中普遍存在這樣一個(gè)問題：把工程建設(shè)放在關(guān)鍵地位，忽視了檔案管理工作。在工程建設(shè)中，相關(guān)單位通常都會(huì)把重點(diǎn)放在控制工程的投資、提升工程進(jìn)度和工作質(zhì)量上，而忽視了對(duì)檔案資料的收集、整理、編制工作。

1.2 合同條款混亂，資料整理歸檔不合理

現(xiàn)階段在我國工程建設(shè)中，工程合同條款存在缺陷，往往注重工期、安全、質(zhì)量等一些工程建設(shè)問題，對(duì)資料的歸檔整理規(guī)定較少，這樣極易導(dǎo)致移交檔案時(shí)出現(xiàn)相互扯皮、推諉的情況。

1.3 檔案沒有和工程付款、結(jié)算聯(lián)系到一起

在許多工程建設(shè)中，工程建設(shè)款項(xiàng)都采用直接支付的方式，并不需要經(jīng)過檔案管理部門審核，這樣會(huì)導(dǎo)致檔案管理資料的缺失和混亂。

1.4 檔案管理質(zhì)量低下

一些工程受到一定因素的影響和制約，不能及時(shí)收集、整理資料。當(dāng)工程竣工后，靠施工人員回憶相關(guān)細(xì)節(jié)入檔，這種不同步的檔案管理方法使檔案缺乏準(zhǔn)確性和完整性。此外，一些檔案管理人員的素質(zhì)較低，缺少相關(guān)檔案管理專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案的編制程序不熟悉，這也是檔案質(zhì)量較低的一個(gè)重要原因。

2 合同控制的作用

合同控制是一種典型的前端控制，它是在公平、誠實(shí)信用、等價(jià)有償?shù)幕A(chǔ)上簽訂的，以法律為保護(hù)傘，當(dāng)事人要履行合同范圍內(nèi)的權(quán)利義務(wù)。首先，合同控制有利于保障重點(diǎn)項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)可靠、完整有效。重點(diǎn)工程往往都具有結(jié)構(gòu)相對(duì)較復(fù)雜、周期較長(zhǎng)、專業(yè)性較強(qiáng)的特點(diǎn)，而工程負(fù)責(zé)人大多對(duì)檔案管理缺乏控制，因此，檔案質(zhì)量較差。在大工程建設(shè)中，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的合同控制，規(guī)范檔案管理工作的格式、材料順序歸類等。其次，進(jìn)行合同控制可以極大地提高檔案的內(nèi)在質(zhì)量和文件材料的有效性、真實(shí)性，但分類是否科學(xué)會(huì)影響檔案的質(zhì)量。通過合同控制，使檔案的規(guī)整管理工作更具科學(xué)性、規(guī)范性。最后，合同控制有利于優(yōu)化工作人員工作的相關(guān)流程，提高工作質(zhì)量。合同控制在一定程度上等同于前期指導(dǎo)，通過合同的形式來提高檔案質(zhì)量，使檔案工作人員及時(shí)將相關(guān)材料入檔。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，通過合同關(guān)系建立起來不同市場(chǎng)主體之間的關(guān)系，來保障當(dāng)事人雙方按照合同辦事，對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展是十分有意義的。

3 實(shí)現(xiàn)檔案控制的途徑

3.1 嚴(yán)格合同簽署程序

在制訂合同時(shí)，當(dāng)事人要把檔案管理作為一項(xiàng)重要內(nèi)容列入合同條款中，并對(duì)檔案管理中雙方的職責(zé)、檔案標(biāo)準(zhǔn)等一系列有關(guān)事項(xiàng)做出明確規(guī)定，必要時(shí)可采用經(jīng)濟(jì)制裁的方法來規(guī)范檔案管理。采用定期和不定期檢查的方式了解檔案管理的執(zhí)行情況，可根據(jù)實(shí)際中合同執(zhí)行的具體問題采取有效措施解決。首先，合同中必須有檔案的明確要求。當(dāng)事人簽訂有關(guān)項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工和管理合同時(shí)，一定要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況簽訂檔案管理編訂要求，明確雙方責(zé)任條款，對(duì)當(dāng)事人提交資料的時(shí)間和類型做出具體規(guī)定，以免當(dāng)事人誤交、少交或遲交檔案資料。其次，要預(yù)留檔案保證金，預(yù)留款項(xiàng)數(shù)額要根據(jù)項(xiàng)目的具體情況而定，在現(xiàn)階段我國建設(shè)項(xiàng)目的檔案保證金大約為合同款項(xiàng)的10%.通過預(yù)留檔案保證金，將檔案管理和工程建設(shè)聯(lián)系起來，對(duì)當(dāng)事人雙方形成一種約束力。最后，合同的簽署要召開相關(guān)會(huì)議，并嚴(yán)格相關(guān)程序。

3.2 重視合同重要性，維護(hù)合同完整有效

合同既是事前控制，也是事中控制，訂立一份合同對(duì)工程檔案的管理是十分有效的。合同要清晰完整，合同中要有人員控制，建立檔案管理人員，并將工作任務(wù)具體到人，合理分配檔案管理工作的相關(guān)問題。首先，提高檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平，有利于檔案更加完整清晰。其次，通過建立合同，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行環(huán)節(jié)控制。在施工前，可以先制訂檔案工作驗(yàn)收計(jì)劃表，并分階段對(duì)檔案管理的工作成效進(jìn)行檢查。對(duì)相關(guān)檔案管理工作要進(jìn)行具體定額，合理分配檔案工作事項(xiàng)。最后，合同中要明確規(guī)定檔案移交環(huán)節(jié)的相關(guān)內(nèi)容，以免發(fā)生誤交和延交現(xiàn)象。合同控制是最有效的一種控制方法，控制項(xiàng)目活動(dòng)的方法、過程，才能保證對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的有效控制。通過活動(dòng)控制，能夠以最少的投入獲得最大的收益，對(duì)合同訂立雙方都是極具意義的。

3.3 合同執(zhí)行過程要強(qiáng)化檔案管理

工程資料的有效性和真實(shí)性是工程檔案完整無誤的重要保障，因此要嚴(yán)格管理檔案資料的收集、整理和編制工作。檔案部門應(yīng)重視對(duì)合同執(zhí)行的管理，對(duì)檔案的編制進(jìn)行指導(dǎo)，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)有關(guān)單位及時(shí)完成檔案編制工作。

3.3.1 對(duì)檔案編制人員進(jìn)行培訓(xùn)

人事檔案編制的關(guān)鍵是充分發(fā)揮相關(guān)工作人員的主觀能動(dòng)性，檔案編制人員的素質(zhì)對(duì)檔案編制質(zhì)量有著決定性作用。檔案編制的相關(guān)部門要分別在工程開工前和工程執(zhí)行中，對(duì)檔案工作管理人員和編制人員進(jìn)行培訓(xùn)，在合同中明確各方面檔案編制工作的責(zé)任，合理分配檔案工作任務(wù)。

3.3.2 開展定期和不定期的檢查和指導(dǎo)工作

檔案管理部門應(yīng)該及時(shí)了解各單位檔案情況，并進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和督導(dǎo)。檔案管理部門通過到工程一線實(shí)地考察收集相關(guān)資料，對(duì)各單位的檔案編制工作中遇到的新問題、新情況進(jìn)行研究，并提出具有針對(duì)性的解決方案和整改措施，促進(jìn)檔案編制工作的合理運(yùn)行。endprint