曾憲力

（宜昌廣播電視大學(xué)，湖北 宜昌 443000）

創(chuàng)新是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力。隨著電大事業(yè)的發(fā)展與戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，對(duì)電大檔案管理工作提出了很多具體要求，推動(dòng)檔案管理工作有了很大的進(jìn)步。但要適應(yīng)國家開放大學(xué)建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展就必須深刻理解和認(rèn)真落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，必須從管理方式的創(chuàng)新、思想意識(shí)的創(chuàng)新、服務(wù)方式的創(chuàng)新和提高檔案工作人員素質(zhì)等方面入手，自覺運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)檔案工作，推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

一、對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的認(rèn)識(shí)

（一）創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展的必然。創(chuàng)新是一個(gè)進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。開拓創(chuàng)新是引導(dǎo)社會(huì)前進(jìn)的強(qiáng)大力量，是我們適應(yīng)新形勢(shì)，認(rèn)識(shí)新事物的思想武器。根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的要求，勇于和善于不斷創(chuàng)新，才能使我們對(duì)客觀世界的認(rèn)識(shí)不斷深化。在我國進(jìn)入全面建設(shè)小康社會(huì)的新時(shí)期，檔案工作作為黨和國家的一項(xiàng)重要事業(yè)，也必須根據(jù)時(shí)代和實(shí)踐的發(fā)展要求持續(xù)發(fā)展。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展就必須在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，這也是檔案管理所面臨的社會(huì)性、開放性的必然要求。

（二）創(chuàng)新是檔案部門發(fā)展的原動(dòng)力。近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作有了很大的進(jìn)步。檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施和條件得到了極大的改善，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案信息資源建設(shè)得到加強(qiáng)；檔案部門進(jìn)一步適應(yīng)了社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，社會(huì)服務(wù)功能不斷拓寬，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)逐步增強(qiáng)。但是檔案工作還存在一些問題，如檔案館（室）收藏與管理上的矛盾，服務(wù)對(duì)象的局限性，服務(wù)項(xiàng)目的單一性，服務(wù)手段的滯后性等。要解決這些新問題，真正使檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、持續(xù)發(fā)展，只有通過創(chuàng)新才能開創(chuàng)檔案工作的新局面。

（三）創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，意味著其社會(huì)功能的改善和提高，與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。這就需要我們從社會(huì)需求的角度來把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及方向，著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，必須在目前的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，不斷提高檔案工作的社會(huì)服務(wù)功能。

二、實(shí)現(xiàn)電大檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）實(shí)現(xiàn)電大檔案管理機(jī)制創(chuàng)新

檔案管理機(jī)制創(chuàng)新就是通過設(shè)計(jì)科學(xué)的電大檔案管理流程，科學(xué)規(guī)制電大檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，提高檔案管理水平。比如，恰當(dāng)規(guī)制收發(fā)文的登記、平時(shí)歸檔、按序整理。規(guī)制收發(fā)文的登記，要做到文件正本需有主管領(lǐng)導(dǎo)閱示。辦理完畢后按時(shí)歸檔。否則，容易造成文件截留，甚至丟失，使收集的檔案不完整。規(guī)制平時(shí)歸檔。要做到各類電大管理人員在日常工作中，要將已經(jīng)辦理完畢的文件材料收集齊全，按照事先編好的類目歸類，年終進(jìn)行整理，正式歸檔。規(guī)制按序整理，要做到從檔案的收集、分類、整理到計(jì)算機(jī)著錄、編目等，每個(gè)環(huán)節(jié)都力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、整齊劃一，以達(dá)到分類科學(xué)、編目清楚、裝訂美觀的要求。同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格做到文體格式的規(guī)范、行文規(guī)則的規(guī)范、檔案用語的規(guī)范。電大檔案只有經(jīng)過按序整理。才能保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)檔案的系統(tǒng)性和完整性，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。另外，我們還可以實(shí)施分類方法的創(chuàng)新。針對(duì)當(dāng)前檔案材料多樣且文字材料和電子文本材料混雜，其整理分類的方法可將紙質(zhì)文本和電子文本的檔案實(shí)行一體化管理。全宗內(nèi)的分類可采用年度——專業(yè)的復(fù)式分類法。即先按學(xué)年分類，再在學(xué)年中把各種專業(yè)分開、各課程分開。實(shí)行統(tǒng)一立卷。學(xué)籍檔案管理也可根據(jù)遠(yuǎn)程教育的特色，采用計(jì)算機(jī)一體化管理。學(xué)籍檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)在開發(fā)時(shí)要充分考慮紙質(zhì)版學(xué)籍檔案的特點(diǎn)，在電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)采集時(shí)要與紙質(zhì)版學(xué)籍檔案以同一工作規(guī)范形式來進(jìn)行。以紙質(zhì)版學(xué)籍檔案為數(shù)據(jù)源。所有的抄寫工作均由計(jì)算機(jī)打印完成。

（二）加強(qiáng)檔案工作的思想觀念和意識(shí)的創(chuàng)新

檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場(chǎng)、贏得使用者的滿意。檔案管理工作首先必須解放思想，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自為政，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿足全社會(huì)用戶和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強(qiáng)檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全，人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求，必須調(diào)整、充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量。有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。檔案管理的好壞往往要通過對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來確定。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏。檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩艉蜋n案人員的管理。檔案管理人員要面向用戶，走向用戶，想用戶之所想，急用戶之所急，與用戶之間的配合關(guān)系將更加融洽與協(xié)調(diào)。要樹立人才資源是第一資源的思想，克服“見物不見人”和“重使用、輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長和工作特點(diǎn)，努力營造一種尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新、信任理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的檔案專業(yè)人才隊(duì)伍。

（三） 增加檔案服務(wù)方式的特色創(chuàng)新

日常的檔案服務(wù)只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對(duì)本單位檔案如何主動(dòng)為外單位、為社會(huì)服務(wù)，怎樣利用外單位檔案為單位服務(wù)做得就很不夠，考慮得也很少。檔案部門要一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動(dòng)等待服務(wù)為積極主動(dòng)上門服務(wù)，利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)?？梢允谷藗?cè)趦?yōu)雅的環(huán)境中一邊從檔案中吸取知識(shí)、了解歷史，一邊從中感受檔案工作帶給他們的便利，拉近檔案與百姓的距離。還可以利用檔案資料作為出版的資源，出版一些人物傳記、歷史知識(shí)讀物、文學(xué)書籍等，多方開辟檔案服務(wù)的渠道。檔案工作的宣傳方面，長期以來著重于相關(guān)法規(guī)條例的宣傳解釋上，多強(qiáng)調(diào)重要意義、工作要求。這些說教式的宣傳，既不直觀形象也缺少“藝術(shù)”性，很難引起人們的重視，也達(dá)不到預(yù)期的宣傳效果。如果能通過上網(wǎng)、制作成多媒體等，把館藏開放的檔案以動(dòng)態(tài)的圖表形式展現(xiàn)給社會(huì)，介紹、宣傳檔案工作，其效果會(huì)更形象、更直觀，更易于接受。因此我們?cè)谶M(jìn)行檔案的宣傳工作時(shí)，要善于捕捉本單位檔案工作的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個(gè)性化。

（四）突出資金投入機(jī)制與檔案工作人才培養(yǎng)機(jī)制的創(chuàng)新

科技進(jìn)步日新月異，時(shí)代挑戰(zhàn)迫在眉睫，檔案工作要適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)，適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，必須加大資金投入，使硬件和軟件方面都能滿足檔案開發(fā)利用及創(chuàng)新的需要；應(yīng)加快步伐，加大力度，采取行之有效的舉措，快出人才，多出人才，適當(dāng)調(diào)整與改革人才培養(yǎng)的理念與模式。在職培訓(xùn)中則應(yīng)強(qiáng)調(diào)提高技能、補(bǔ)充知識(shí)、更新知識(shí)的繼續(xù)教育。一句話，強(qiáng)調(diào)能力的培養(yǎng)，即工作的能力、研究的能力、表達(dá)的能力，將培養(yǎng)的重點(diǎn)放在中青年檔案工作者身上。努力造就一支以中青年為骨干的檔案學(xué)術(shù)研究隊(duì)伍。針對(duì)中青年的特點(diǎn)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)既要愛護(hù)和支持他們，又要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)他們。同時(shí)，中青年檔案工作者則要在老一輩檔案工作者的言傳身教下，虛心學(xué)習(xí)，承上啟下，有所創(chuàng)新，充分發(fā)揮青年人的蓬勃朝氣與創(chuàng)造力，在各自的工作崗位中，結(jié)合工作實(shí)踐，進(jìn)行理論研究與探索，創(chuàng)造性地解決檔案工作面臨的諸多新問題，創(chuàng)造性地完成跨世紀(jì)檔案學(xué)術(shù)研究的諸多新課題。

（五）充分發(fā)揮專職檔案人員的創(chuàng)新主體作用

專職檔案人員應(yīng)當(dāng)重視觀念上的更新，其創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作將面臨更大的壓力。因此，專職檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)地調(diào)整和重新定位，要一改倉庫保管員的形象，在埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)的同時(shí)，不妨多一些敏捷和睿智，多一些膽識(shí)與果斷，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，積極主動(dòng)找市場(chǎng)，讓檔案創(chuàng)造出夏豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。其次，專職檔案人員應(yīng)當(dāng)具有過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就要求從事檔案工作的專職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段，給專職檔案人員提出了更高的要求，為此，專職檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，專職檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一專多能的檔案工作人才。再次，專職檔案人員應(yīng)當(dāng)有豐富的知識(shí)，當(dāng)今社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，作為檔案工作主體的專職檔案人員，如果知識(shí)貧乏、老化、單一，面對(duì)新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。因此，專職檔案人員要不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，運(yùn)用檔案學(xué)新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。另外，專職檔案人員應(yīng)當(dāng)有歷史使命感。世紀(jì)的交替為我國檔案學(xué)界提供了歷史的契機(jī)，同時(shí)也向?qū)Ｂ殭n案人員提出了挑戰(zhàn)。專職檔案人員肩負(fù)著歷史的使命，抓住機(jī)遇、迎頭而上才是時(shí)代的驕子。在信息時(shí)代，專職檔案人員應(yīng)捫心自問：自己是否已經(jīng)具備了迎接挑戰(zhàn)的能力與素質(zhì)，是否已掌握了先進(jìn)的科技知識(shí)、理論與技術(shù)，是否已能夠解決檔案工作實(shí)踐所提出的諸多熱點(diǎn)、難點(diǎn)和焦點(diǎn)問題。一句話，專職檔案人員應(yīng)該充分做好準(zhǔn)備，清醒地認(rèn)識(shí)自己，清醒地認(rèn)識(shí)現(xiàn)狀和未來，把責(zé)任感、使命感與時(shí)代的脈搏聯(lián)系起來，與檔案事業(yè)的發(fā)展緊密結(jié)合起來。

綜上所述，檔案管理工作只有不斷創(chuàng)新，適應(yīng)和服務(wù)于學(xué)校各項(xiàng)工作的開展，才能適應(yīng)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的需要；才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力；才能有高度、有特色；才能促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，跟上當(dāng)今和未來社會(huì)發(fā)展的步伐。當(dāng)前，國家開放大學(xué)建設(shè)正深入推進(jìn)，遠(yuǎn)程教育管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案管理工作的緊密配合。因此，檔案部門無論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力用“人無我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新”的創(chuàng)新精神貫穿于檔案工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，更好地服務(wù)于遠(yuǎn)程教育事業(yè)。

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