盧華麗

（黃岡職業(yè)技術學院人事處，湖北黃岡 438002）

學籍如同學生的“身份證”，學籍檔案儲存了學生個人信息。高職院校學籍檔案是學生在校期間基本信息的集中體現(xiàn)，既反映了學生的學習情況，也反映了學生德、智、體、美等方面的發(fā)展狀況，還是學生接受某種教育程度和達到學識水平的憑證［1］。加強高職院校學籍檔案管理，保護和利用好學籍檔案，服務和促進高職院校的教學中心工作，具有十分重要的意義。

1 高職院校學籍檔案的重要地位與作用

1.1 高職院校學籍檔案是學生接受高等職業(yè)教育并取得相應學歷的憑證

憑證價值是檔案的基本屬性。高職院校學籍檔案是學生在校期間留下來的、未經(jīng)改動的原始材料，真實記錄了學生在校期間的學習情況和德智體美發(fā)展情況，其準確性高，可靠性強。同時，它也真實反映了學生的學歷層次，對學生將來的就業(yè)、深造、參軍以及工齡計算等方面，可以起到一個證明作用［2］。

1.2 學籍檔案管理是高職院校教學管理的重要內(nèi)容

學籍檔案管理是學校的一項日常管理工作，其管理內(nèi)容包括學校招生計劃、新生錄取名冊、學生的考試成績、學籍變更情況、技能培訓情況、實習情況、獎懲材料等等。可以說，學籍檔案管理水平在一定程度上體現(xiàn)著高職院校的教學管理水平，科學規(guī)范的學籍檔案管理制度可以有序地推進教學活動，有效降低學校管理成本。同時，也可以根據(jù)問題導向，查找學校及下層管理中存在的問題，對癥施策，提高教學質(zhì)量。

1.3 高職院校學籍檔案是畢業(yè)生實現(xiàn)成功就業(yè)的重要參考

高職院校學籍檔案是原始的、真實的、完整的、全過程的檔案材料，以此為基礎，可以形成畢業(yè)生人事檔案。用人單位根據(jù)檔案可以對學生形成一個相對準確的評價，以便挑選符合本單位需求的人才，同時也可以向學校反饋挑人、用人方面的一些重要信息，有利于高職院校向社會輸送全面發(fā)展的合格人才。

2 高職院校學籍檔案的特點

2.1 原始性

學籍檔案是按照教育行政部門有關規(guī)定形成的，記錄和反映學生基本情況、學業(yè)完成情況及獎懲情況等原始材料。這些材料是真實、完整、可靠的，是對高職院校學生在校學習期間的綜合評價，具有很重要的原始憑證作用。

2.2 變化性

高職院校學籍檔案是對在校學生全過程管理的檔案，有一定的時間跨度。學生的學籍情況往往存在一定的變數(shù)，比如，有的學生考試不及格需要補考，有的學生受到表彰或者是處分，有的學生因為身體、家庭或者其他原因休學等等。一個全面完整的學籍檔案必須將這些內(nèi)容真實地記錄和反映出來。

2.3 價值性

高職院校學籍檔案的價值體現(xiàn)在其利用頻率比較高。高職院校學生繼續(xù)深造、畢業(yè)就業(yè)、畢業(yè)證書遺失等情況發(fā)生時，都需要利用學籍檔案來加以證明。同時，畢業(yè)證書防偽也往往需要利用學籍檔案。

3 高職院校學籍檔案管理中存在的主要問題

3.1 學籍檔案管理工作沒有得到應有的重視

從學校領導層面來看，由于學籍檔案的作用具有隱蔽性、滯后性的特點，往往容易被學校領導所忽視，這直接導致學籍檔案管理工作的場地、設備、人員、經(jīng)費等得不到有力的保障。學校其他教職工的檔案意識也普遍比較淡薄，認為檔案的作用不大，沿襲過去的形式就行了，在填寫檔案和立卷歸檔過程中不夠認真，草草應付，導致有的檔案內(nèi)容不全;有的鑒定、評語是千篇一律的套話、空話，既沒有個性特點，也缺乏可信度，直接影響了學籍檔案的客觀真實性。

3.2 學籍檔案管理不夠規(guī)范

首先，檔案管理職責不清、合力不強。大部分高職院校沒有制定科學規(guī)范的學籍管理規(guī)章制度，加上學籍檔案形成時間長，來源比較分散，涉及的部門較多、工作量大，致使建檔、歸檔等環(huán)節(jié)責任不明晰，相關部門協(xié)作配合力度不夠，造成學籍檔案管理不嚴謹、不規(guī)范。其次，檔案材料內(nèi)容空泛，不夠全面。有的學生檔案材料雷同，尤其是在畢業(yè)生鑒定、平時考核等方面雷同現(xiàn)象突出;有的學生檔案多反映學習及政治表現(xiàn)，反映社會活動能力等方面的內(nèi)容欠缺，未能真實反映學生綜合素質(zhì)。再次，學籍檔案整理不規(guī)范。有的學籍檔案沒有按照要求填寫，出現(xiàn)用鋼筆、圓珠筆、鉛筆等不同書寫工具留下的痕跡，字跡模糊不清，不利于檔案長期保存;有的學籍檔案出現(xiàn)錯填、漏填現(xiàn)象，未準確、完整地反映真實情況;有的檔案材料裝訂不規(guī)范，出現(xiàn)沒有目錄或錯頁、漏頁的情況，不利于檔案材料的查找和利用，等等。

3.3 學籍檔案管理方式不夠先進

一般而言，手工操作仍然是多數(shù)高職院校學籍檔案管理的主要方式，利用現(xiàn)代化技術進行管理和開發(fā)利用的程度還很有限。即便是實行了計算機管理，由于受經(jīng)費、人員等因素制約，也僅僅限于查詢學生基本信息。在檢索方式上只能選擇簡單檢索查詢，離學籍檔案數(shù)字化、信息化管理尚有很大距離，更談不上建立學籍檔案信息管理系統(tǒng)。因此，不能從根本上改變學籍檔案管理利用率低、信息涵蓋不全、資源不能共享等弊病。

3.4 學籍檔案的開發(fā)利用不夠

許多高職院校的學籍檔案管理工作，重保管輕利用，僅僅停留在簡單的材料收集、整理和歸檔上面，只起到了對檔案材料的“看護”作用，沒有對檔案信息進行深加工，不能很好地發(fā)揮檔案材料服務領導決策、服務學校中心與大局工作的作用。有的高職院校則不能正確處理檔案保密與利用的關系，束縛了學籍檔案的查詢與利用，而且查詢手續(xù)繁瑣、方法落后、內(nèi)容有限制，致使學籍檔案利用效率比較低。

3.5 檔案管理隊伍不強

其一，部分高職院校對學籍檔案管理工作重視不夠，使檔案管理工作被邊緣化，從事檔案管理工作的大都是教學科研一線轉崗人員及教職員工家屬，真正掌握檔案專業(yè)技術的人員相當少，人員素質(zhì)參差不齊;其二，由于學籍管理人事變動較快，學籍管理人員更換頻繁，隊伍缺乏穩(wěn)定性，使得學籍檔案管理工作缺乏精干高效的隊伍支撐，嚴重制約了學籍檔案事業(yè)的發(fā)展。

4 加強高職院校學籍檔案管理的措施

4.1 加強組織領導，增強學籍檔案管理工作合力

一是校領導要切實加強對學籍檔案管理工作的組織領導，在人力、財力、物力各個方面給予支持，做到人員、經(jīng)費、設備“三到位”，為學籍檔案管理工作健康有序開展提供強有力的保障。二是學校相關職能部門要認真學習《檔案法》等法律法規(guī)，貫徹落實有關檔案管理的方針政策，加強相互間的溝通協(xié)作，共同為促進學籍檔案管理工作獻計出力。學籍管理人員要牢固樹立檔案意識、服務意識和法律意識，以高度的責任心，認真踏實地做好檔案管理工作，及時收集、整理、保管和開發(fā)利用檔案材料，為服務學校、服務學生發(fā)展做出積極貢獻。

4.2 推進規(guī)范化管理，確保檔案質(zhì)量

一是推進制度化建設。按照教育行政主管部門和檔案管理部門對高職院校學籍檔案管理的要求，建立健全材料歸檔、檔案收集傳遞、查詢借閱、安全保障等一系列規(guī)章制度，推進學籍檔案科學化、制度化、規(guī)范化管理。二是實施標準化管理。按照程序規(guī)范、標準統(tǒng)一的要求，做好檔案材料的收集工作，嚴格審核，嚴把質(zhì)量，確保檔案材料按照統(tǒng)一標準、規(guī)范格式存檔。三是遵循建檔原則，開展學籍檔案的收集與整理工作。按照完整性、及時性、真實性、準確性的原則，做好學籍檔案的收集與整理工作，做到保質(zhì)保量，按時完成。

4.3 開發(fā)利用學籍檔案資源，提高檔案利用價值

一是服務學校中心和大局。轉變檔案工作重保管輕利用的傳統(tǒng)觀念，按照總結規(guī)律、提煉經(jīng)驗、服務教學的要求，積極主動作為，加強檔案研究，夯實教學管理的基礎，為學校的管理與決策提供參考。二是滿足學生的需求。加強檔案基礎管理，全方位做好檔案收集、整理、鑒定和保管等方面工作，花大力氣做好檔案編目、檢索和編研工作，編制高效適用的檢索工具，建立健全檢索體系，編制檔案文件匯編等參考資料，不斷滿足學生檔案利用的新需求。三是適應社會需求的變化。針對用人單位的需求，努力開辟檔案服務新途徑，提高學生檔案利用的質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮學生檔案促進就業(yè)方面的作用。同時，嚴格按照相關程序做好畢業(yè)生檔案轉遞工作，確保檔案安全完整。

4.4 推進檔案管理信息化建設，提高工作效率

高職院校應適應檔案信息化發(fā)展的新形勢新要求，加快推進檔案管理信息化建設，更有效地發(fā)揮學籍檔案的重要作用。一是加大硬件建設力度。根據(jù)學校的財力，有計劃、有步驟地添置計算機、復印機、打字機、掃描儀、服務器、存儲設備等硬件設施，建立和完善學籍檔案信息管理網(wǎng)絡，實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。二是加大軟件建設力度。購買或開發(fā)專門的檔案管理軟件，引進信息化管理的專門人才，加強對專職人員的培訓，做好對病毒及黑客的多層次防護，形成標準化的操作流程等，確保網(wǎng)絡運行安全高效。

4.5 加強檔案管理隊伍建設，提高工作支撐力

一是加大培養(yǎng)培訓力度。堅持業(yè)務知識培訓和繼續(xù)教育培訓兩手抓，一方面經(jīng)常組織檔案管理人員參加相應的業(yè)務培訓，幫助他們提高業(yè)務知識和技能;另一方面，鼓勵他們搞好繼續(xù)教育，提升學歷層次和水平。二是充分調(diào)動工作積極性。大張旗鼓地樹立典型，表彰先進，激發(fā)他們的工作熱情;努力提高學籍檔案管理人員的地位，使他們享受同教學科研一線人員同等的待遇，充分調(diào)動他們的工作積極性。三是進一步穩(wěn)定檔案管理隊伍。除堅持待遇留人外，還要建立健全必要的人員流動管理制度，以保持隊伍的穩(wěn)定性和工作的連續(xù)性。

［1］ 李玉萍.高校學籍檔案管理的問題與對策分析［J］.齊齊哈爾醫(yī)學院學報，2008，(17).

［2］ 陶改蘭.淺談技工學校學籍檔案管理［J］.數(shù)字與縮微影像，2008，(1).