文 / 王 偉 英大傳媒投資集團有限公司

ERP簡介

ERP,即Enterprise Resource Planning ,中文翻譯為“企業(yè)資源計劃”，是由美國著名的計算機技術(shù)咨詢和評估集團Garter Group Inc,于20世紀90年代提出的以整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標準，是以計算機及通信技術(shù)為基礎，以MRPII(ManufacturingResource Planning :制造資源計劃)技術(shù)為核心,廣泛應用于制造業(yè)之中,表現(xiàn)為一套覆蓋企業(yè)幾乎所有業(yè)務、完整的軟件系統(tǒng)，其目的是以信息技術(shù)為手段，綜合利用企業(yè)內(nèi)外的信息資源，建立包含整個企業(yè)所有業(yè)務的信息平臺，以提升現(xiàn)代企業(yè)的競爭力、提升企業(yè)資源利用率。國內(nèi)外出現(xiàn)許多進行ERP系統(tǒng)研發(fā)、產(chǎn)品提供、服務支持的專業(yè)化企業(yè)，著名的有德國的SAP、美國ORACLE等，國內(nèi)用友、金蝶等，他們在ERP系統(tǒng)及服務提供方面都具有一定的代表性，其中SAP是目前全世界排名第一的ERP軟件，它代表著最先進的管理思想、最優(yōu)秀的軟件設計，世界五百強中有超過80%的公司使用SAP，中國的大型國營、民營企業(yè)90%使用SAP。

ASAP方法論

ASAP( ASAP:Acceleraterd SAP)是SAP公司為使R/3項目的實施更為簡單、有效，在多年SAP實施經(jīng)驗的基礎上總結(jié)的一整套SAP項目實施方法論及輔助工具體系。它融合了各類企業(yè)的管理知識、各種典型和優(yōu)化的業(yè)務流程，在實施過程中對時間、質(zhì)量和資源能有效使用進行優(yōu)化，可以縮短SAP項目的實施周期。ASAP是一個包括可以使項目實施得以成功的所有要素的實施方法，是一套實施方法論和知識庫，能夠強有力支持、分析和解決企業(yè)面臨的千變?nèi)f化的管理需求，主要包括:ASAP路線圖、SAP工具包、SAP技術(shù)支持和服務、SAP培訓和SAP參考模型。

ASAP提供了面向過程的，清晰和簡明的項目計劃，在實施R/3 項目的整個過程中提供一步一步的指導。路線圖共有五步，包括項目準備、業(yè)務藍圖、 系統(tǒng)實現(xiàn)、上線準備、上線技術(shù)支持。每個階段都有確定的目標和分解任務，都有具體要求達到的目標和質(zhì)量保證措施，每個階段都設計和準備了詳細的工作計劃、任務目標、說明、文檔模板等，是一個保證項目成功的有力工具。

英大傳媒簡介

英大傳媒投資集團有限公司（簡稱英大傳媒集團）成立于2008年，是國內(nèi)首家以新聞宣傳、圖書出版為核心，具有報紙、期刊、圖書、影視、數(shù)字媒體多種媒體形態(tài)的企業(yè)傳媒集團，也是目前國內(nèi)僅有的幾家傳媒產(chǎn)業(yè)種類齊全的傳媒集團之一，英大傳媒集團下設《國家電網(wǎng)報》社有限公司、中國電力出版社有限公司、英大傳媒投資集團南京有限公司、英大傳媒投資集團武漢有限公司、英大傳媒（上海）有限公司、國網(wǎng)卓越傳媒廣告（北京）有限公司6個全資子公司，報刊年發(fā)行量近百萬份，圖書生產(chǎn)碼洋5億多。

應用ASAP方法實施英大傳媒ERP項目

1 項目準備 （現(xiàn)狀調(diào)研和分析）

本階段主要對英大傳媒的管理現(xiàn)狀進行全方位調(diào)研、分析和摸底。以準確把握大傳媒存在的管理問題，明確未來流程改造的方向和重點，以及對ERP系統(tǒng)業(yè)務需求。

項目準備階段成立了項目決策機構(gòu)和管理機構(gòu)，成立了調(diào)研和實施組，確定了關鍵用戶，制定了項目管理制度和時間進度計劃，對關鍵用戶進行了SAP原型培訓。調(diào)研組對英大傳媒公司本部財務資產(chǎn)部、發(fā)展策劃部、人力資源部相關業(yè)務主管部門開展了需求調(diào)研，形成涵蓋人、財、物、項目、銷售、設備及主要專有業(yè)務系統(tǒng)七大部分的前期業(yè)務工作流程。結(jié)合英大傳媒的實際情況，共梳理出182個流程，其中人資組44個，財務組96個，創(chuàng)新5個，物資組23個，銷售組19個。

通過現(xiàn)狀調(diào)研與分析，找出了現(xiàn)有管理流程中存在的無人管理的流程死角、理清了多重管理工作界面，明確了英大傳媒ERP項目建設策略為“整體規(guī)劃、分步實施、重點先行、持續(xù)提高”。實施內(nèi)容包括SAP人資、財務、物資、銷售四大功能模塊。人資、財務業(yè)務涵蓋集團本部及4家子公司。物資和銷售業(yè)務涵蓋集團報紙、期刊、圖書、影視、廣告、數(shù)字媒體六大業(yè)務板塊，實現(xiàn)與英大傳媒專有的圖書生產(chǎn)管理系統(tǒng)業(yè)務集成。

2 業(yè)務藍圖 （未來流程設計）

這一階段是在現(xiàn)狀調(diào)研的基礎上，結(jié)合SAP相應模塊特點，對現(xiàn)有的182個流程進行業(yè)務優(yōu)化重組，設計出滿足英大傳媒管理模式的未來流程以及在SAP中的實施方案。

按照英大傳媒人財物集約化管理、業(yè)務全面覆蓋、精細化管理要求，完成了人資、財務、物資和銷售的69個流程優(yōu)化工作，完成系統(tǒng)內(nèi)組織架構(gòu)、各類基礎數(shù)據(jù)要素、系統(tǒng)架構(gòu)設計以及各類管理報表、接口等實現(xiàn)方式的評估和設計。

2.1 人力資源管理

明確公司的管理角色定位，規(guī)范公司組織架構(gòu)設置，建立統(tǒng)一的崗位體系和崗位職責，做到人員分工明晰、人崗匹配、人事相宜，加強組織崗位管理、人員管理、薪酬福利、勤假管理等人力資源業(yè)務之間的相互關聯(lián)，優(yōu)化人力資源流程管理工作。對薪資核算與發(fā)放進行精細化管理，實現(xiàn)與財務集成，提高工作效率。人力資源模塊與財務模塊的集成主要體現(xiàn)在薪酬過賬，系統(tǒng)的自動過賬，確保了薪資部分的整體流程的順暢流轉(zhuǎn)。

2.2 財務管理

財務管理未來藍圖設計涉及11大類，共97個關鍵業(yè)務流程，主要體現(xiàn)了下面5大設計關鍵點。

1.設計集團化管理的財務組織架構(gòu):英大傳媒投資集團有限公司采用集團化運營管理體制和業(yè)務體系，使用國網(wǎng)下達的統(tǒng)一科目體系，滿足國家電網(wǎng)財務集約化管理的要求。

2.強化實物與價值管理的緊密結(jié)合規(guī)范固定資產(chǎn)和物資管理的模式和流程，強調(diào)實物管理和價值管理的緊密結(jié)合。

3.通過標準化集成提高核算質(zhì)量.通過與業(yè)務模塊的高度集成，從而減少財務憑證的手工處理量，降低出錯概率，提高標準化程度和工作效率。

4.建立業(yè)務源頭的預算控制.通過預算管理實現(xiàn)從業(yè)務發(fā)生源頭進行事前控制, 實現(xiàn)業(yè)務過程中對執(zhí)行狀態(tài)的掌控，建立合理的預警機制。

5.通過統(tǒng)馭項實現(xiàn)往來帳清賬管理 通過統(tǒng)馭科目對客戶和供應商的每一筆往來款項進行核銷，每一筆應收應付帳款進行帳齡分析。

2.3 物資管理

在物資管理23個詳細流程中，主要體現(xiàn)了下面5大設計關鍵點。

1規(guī)范主數(shù)據(jù)管理:建立統(tǒng)一的編碼原則及規(guī)則供編輯、銷售等業(yè)務部門共同使用。在SAP系統(tǒng)中進行供應商評估，對供應商實現(xiàn)統(tǒng)一管理。

2采購全過程管理:利用采購業(yè)務的處理狀態(tài)實時在線和跨部門的信息共享，達到采購過程的全程監(jiān)控。

3.采購類型多樣化.根據(jù)不同的采購對象，執(zhí)行各類標準化的采購流程，把握針對性的管理控制點，優(yōu)化采購業(yè)務。

4.嚴格的存貨管理.按照庫存物資收、發(fā)、退、存的關鍵管控點，實現(xiàn)庫存物資的全面管理（包括數(shù)量上和價值上）。

5.實物和價值同步通過業(yè)務支持系統(tǒng)，固化物資管理業(yè)務流程，實現(xiàn)財務價值實時更新，并和銷售模塊實現(xiàn)實時聯(lián)動。

2.4 銷售管理

在銷售管理5大類，19個詳細流程中，主要體現(xiàn)了下面5大設計關鍵點。

1.規(guī)范數(shù)據(jù)管理:通過SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理功能，對銷售所涉及到的客戶、服務物料、價格及信用數(shù)據(jù)，統(tǒng)一管理及維護，優(yōu)化了管理流程，保證了數(shù)據(jù)的唯一性，可查詢性。

2.銷售全過程管理:利用SAP系統(tǒng)的合同、訂單、發(fā)貨、發(fā)票功能，實現(xiàn)對銷售過程的全程監(jiān)控；通過銷售單據(jù)狀態(tài)的可追朔性，可時時在線查詢銷售單據(jù)的處理狀態(tài)，提高了工作效率保證了工作進度。

3.銷售類型多樣化.根據(jù)公司圖書、報紙期刊、電子產(chǎn)品及廣告不同的銷售業(yè)務類型，整理出符合各自銷售特點的未來銷售流程，制定出符合業(yè)務特點的管理控制點，優(yōu)化了現(xiàn)有銷售業(yè)務。

4.嚴格的發(fā)貨管理:按照圖書的發(fā)退貨關鍵管控點，制定發(fā)貨單需審核、實物發(fā)貨需有單據(jù)的規(guī)定，并和物流發(fā)退貨輔助系統(tǒng)時時集成，實現(xiàn)發(fā)貨的嚴格管理、保證發(fā)貨及庫存的準確性。

5.高度的業(yè)務集成:通過SAP系統(tǒng)，實現(xiàn)銷售與物資的集成，銷售發(fā)貨后自動沖減庫存，結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)出商品科目；銷售與財務的自動集成，發(fā)票需依據(jù)訂單及交貨單創(chuàng)建，自動產(chǎn)生應收帳款并自動結(jié)轉(zhuǎn)成本。

2.5 外部系統(tǒng)集成

為了實現(xiàn)英大傳媒圖書生產(chǎn)流程管理與SAP系統(tǒng)在物資管理、費用核定和費用結(jié)算間的銜接，實現(xiàn)兩系統(tǒng)的數(shù)據(jù)高度集成，采用XML Web Services 方式實現(xiàn)圖書管理系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的集成，將圖書管理系統(tǒng)中供應商檔案、項目檔案、圖書信息、核定單與結(jié)算單會計憑證與SAP系統(tǒng)集成。

3 系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)實現(xiàn)是SAP軟件實施的過程中的關鍵階段，要將業(yè)務藍圖通過在SAP系統(tǒng)各模塊中實現(xiàn)，進行各種測試，系統(tǒng)實現(xiàn)直接關系到項目實施的質(zhì)量。本階段完成的主要工作有，系統(tǒng)配置與權(quán)限、測試、客戶化開發(fā)、最終用戶培訓準備工作。

在業(yè)務藍圖設計階段，已經(jīng)定義了英大傳媒業(yè)務及管理過程，根據(jù)管理流程實現(xiàn)SAP后臺配置。完成了300多項系統(tǒng)配置，完成了系統(tǒng)使用權(quán)限的本地角色設計、 權(quán)限對象的配置、 用戶角色的收集與分配，組織了單元測試、集成測試，共完成172項單元測試和6個場景近100項集成測試。對于SAP標準功能無法滿足應用的，采用定制開發(fā)進行解決，完成包括與財務管控模塊、經(jīng)法系統(tǒng)間接口在內(nèi)的客戶化開發(fā)近70個。

4 上線準備

本階段重點在于用戶培訓，并將數(shù)據(jù)和系統(tǒng)切換到生產(chǎn)機系統(tǒng)。包括制定系統(tǒng)切換及上線方案、上線動員、最終用戶培訓、UAT及試運、系統(tǒng)安裝及遷移五大項工作。

系統(tǒng)切換和上線方案確定了系統(tǒng)切換的目標、內(nèi)容、步驟和各項工作的時間節(jié)點。明確了上線支持方案和應急措施。共進行35場380人次的最終用戶培訓和考核。采用全真的環(huán)境開展了UAT測試，對所有業(yè)務實現(xiàn)方案進行了檢驗；面向所有用戶，達到上線前熱身的效果。最后，完成系統(tǒng)配置傳輸、用戶賬號導入、權(quán)限導入、數(shù)據(jù)導入實現(xiàn)系統(tǒng)安裝和生產(chǎn)機遷移。

5 上線技術(shù)支持

英大傳媒ERP上線運行，為保證系統(tǒng)運行正常所提供的技術(shù)支持服務階段。這個階段的主要任務是提供用戶使用支持、確認業(yè)務流程的正確性，進行持續(xù)的業(yè)務流程調(diào)優(yōu)、后續(xù)培訓、進行系統(tǒng)的日常維護，開展項目的總結(jié)工作。

ERP系統(tǒng)上線后，對系統(tǒng)的運行狀況進行了24小時監(jiān)控。提供了4部熱線電話，對用戶使用過程中的問題及時解決，并對問題及解決方法進行了詳細記錄，為以后解決類似問題積累經(jīng)驗，這些措施保證了系統(tǒng)的正常運行。

應用效果

英大傳媒ERP上線以來，形成了集團統(tǒng)一經(jīng)營管理平臺，通過信息化手段強化了經(jīng)營管理質(zhì)量，主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

（1） 實現(xiàn)了人力資源管理工作中的組織優(yōu)化、業(yè)務流程優(yōu)化和決策支撐。通過SAP系統(tǒng)固化組織結(jié)構(gòu)和崗位體系，明確組織與組織之間、組織與崗位間的隸屬關系，明確規(guī)定各部門崗位的職責，做到分工明晰；實現(xiàn)了按時間段存儲組織信息，部門和成本中心直接關聯(lián)，實現(xiàn)人工成本到其主成本中心的直接過賬；統(tǒng)一設置工資項與會計科目的對應關系，實現(xiàn)了固化薪資核算規(guī)則，薪資自動過賬。

（2）規(guī)范業(yè)務流程，強化實物與價值管理的緊密結(jié)合，建立了集中化的財務核算組織架構(gòu)體系，通過標準化的集成核算方式，大大提升跨部門業(yè)務流轉(zhuǎn)的工作效率，預算全過程監(jiān)控，加強了明細往來款項的未清項管理。

（3）實現(xiàn)了英大傳媒各項業(yè)務采購全過程線上管理，建立了規(guī)范的主數(shù)據(jù)。根據(jù)不同的采購對象，執(zhí)行各類標準化的采購流程，有針對性地把握系統(tǒng)內(nèi)外控制點，既滿足了生產(chǎn)和業(yè)務需要，又提升供應效率、降低供應成本。嚴格庫存管理，實現(xiàn)賬實一致。

（4）對銷售業(yè)務所涉及到的客戶、服務物料、價格及信用數(shù)據(jù)，都制定出規(guī)范流程， 實現(xiàn)銷售業(yè)務全過程管理，按照圖書的發(fā)退貨業(yè)務需要，制定發(fā)貨單需審核、實物發(fā)貨需有單據(jù)的規(guī)定，并和物流發(fā)退貨輔助系統(tǒng)實時集成，實現(xiàn)發(fā)貨的嚴格管理，保證發(fā)貨及庫存的實時性、準確性。實現(xiàn)了銷售與物資及財務的高度集成，保證實物及系統(tǒng)賬的準確性。

結(jié)語

通過ASAP實施方法論，完成了英大傳媒ERP項目,ERP順利上線，達到了系統(tǒng)預期目標，并將實施風險降到了最低。通過實施ERP項目，英大傳媒強化了自身的經(jīng)營管理，將sap先進的管理理念引入到傳媒行業(yè)，并切實取得成效，這個過程的實現(xiàn)和成果的取得，ASAP方法論發(fā)揮了重要的作用?！?/p>