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        如何提高高校檔案工作人員的素質(zhì)

        2014-08-15 00:54:11
        科技視界 2014年29期
        關(guān)鍵詞:檔案館素質(zhì)部門

        王 瑜

        (大理學(xué)院檔案館,云南 大理671003)

        高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作,是學(xué)校工作的重要組成部分,它全面而真實的記錄著學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。高校檔案管理人員是檔案工作中最為活躍的因素,是在檔案建設(shè)與檔案價值實現(xiàn)過程中發(fā)揮著獨特的人文作用,高素質(zhì)的檔案隊伍對提高檔案工作質(zhì)量和效率起著重要性作用。

        檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”,不少檔案工作人員只滿足于踏踏實實地做好本職工作,但對檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能幾乎一無所知。過去人們普遍認為,檔案館是閑差、是養(yǎng)老的地方,是照顧領(lǐng)導(dǎo)家屬的地方,現(xiàn)在雖然有所改進,但認知程度也不容樂觀。要改變?nèi)藗儗n案管理工作的認識,一方面要加強宣傳檔案的重要性,另一方面是使人們能感受檔案利用的方便快捷,使人們發(fā)自內(nèi)心的感到自己離不開檔案館。下面本人結(jié)合自己的工作對高校檔案工作人員在新時期如何強化素質(zhì),樹立檔案部門良好形象談?wù)勛约旱膸c體會:

        1 強化思想政治素質(zhì)

        1980年中共中央國務(wù)院批轉(zhuǎn)《國家檔案局關(guān)于全國檔案工作會議的報告》中指出:“檔案工作是一項很重要的專門事業(yè),是實現(xiàn)社會現(xiàn)代化,開展歷史研究,進行各項工作的必要條件。做好檔案工作,不僅是當前工作的需要,而是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)”。由此可見檔案工作是一項十分重要的工作,其工作性質(zhì)具有一定的政治性、管理性和服務(wù)性。

        檔案工作人員的政治思想素質(zhì),是指檔案工作人員的政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風(fēng)。高校檔案工作是一項政治性與機密性很強的工作,從事檔案管理的工作人員應(yīng)具較強的原則性。這就要求檔案管理人員要不斷加強學(xué)習(xí),不要只把自己定位在檔案保管員的位置,而應(yīng)具備綜合的政治素質(zhì)。

        2 強化職業(yè)道德素質(zhì)

        2.1 高校檔案工作人員要樹立愛崗敬業(yè)精神

        檔案工作人員只有熱愛檔案工作,忠于職守,才能做好檔案工作。愛崗敬業(yè)不僅是一種信念,也是一種職業(yè)道德情感。檔案工作人員要從更好地為學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)、更好地為廣大師生服務(wù)的立腳點出發(fā),忠實履行自己的職責(zé),認真做好本職工作,樹立并發(fā)揚任勞任怨、一絲不茍、求真務(wù)實的工作作風(fēng)。這是高校檔案工作人員應(yīng)具備的最基本的職業(yè)素質(zhì)。

        2.2 高校檔案工作人員要強化無私奉獻的精神

        檔案工作人員每天面對的是大量繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、編目、提供使用等工作,但由于檔案部門在高校職能部門中相對是邊緣部門,長期處于較為封閉的工作環(huán)境中,工作業(yè)績與成果常常被忽略或被淡化。這就要求檔案人員要甘為人梯,耐得住枯燥與寂寞,在平凡清苦的工作崗位兢兢業(yè)業(yè),默默地?zé)o私奉獻。同時,高校檔案工作又是一項服務(wù)性很強的工作,檔案本身給公眾留下的印象就是沉悶、單調(diào)、死板。管理人員的熱情服務(wù)要像春風(fēng)一樣溫暖人心,使來訪者感到舒適,想使用者之所想,急使用者之所急,熱情周到地服務(wù)。

        3 強化業(yè)務(wù)素質(zhì)

        業(yè)務(wù)素質(zhì)是指履行所從事工作職責(zé)需要的專業(yè)知識和技術(shù)實踐能力。檔案工作是一門管理科學(xué),是專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作,要實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標準化、規(guī)范化管理,高校檔案工作人員除了具備良好的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)外,還要有精明強干的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在外人看來很簡單的檔案管理工作,其實蘊藏著很大學(xué)問,需要不斷努力學(xué)習(xí),才能具備過硬的業(yè)務(wù)能力。才能真正做好高校檔案的管理與利用工作。

        3.1 高校檔案工作人員要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識

        要理解并掌握檔案管理內(nèi)容涉及過程中的各種實際操作方法及各個環(huán)節(jié)的技能技巧,科學(xué)地對檔案進行收集、整理、編目、鑒定、保管、保護、利用、檢索及編研等。另外,由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛運用,目前云南省多數(shù)高校的檔案管理都是趨向網(wǎng)絡(luò)化管理,為檔案的開發(fā)利用開辟了巨大的空間。因此要求檔案管理人員要做到業(yè)務(wù)熟悉,編目清晰,具備較強的計算機能力,檢索速度快,才能提高效率,逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。

        3.2 高校檔案工作人員形象要彬彬有禮、溫文爾雅

        檔案管理工作者的新形象應(yīng)是知識領(lǐng)域工作者所具有的較高修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì),在穿著言語上要得體、大方,因為檔案管理工作者的形象,直接影響著人們對檔案的認識。然而,理想形象的塑造不是一朝一夕的事情,檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識提高自身的修養(yǎng),以及良好的職業(yè)道德來贏得社會公眾的敬重從而提高檔案館的社會地位,更好地實現(xiàn)檔案館的社會功能。

        4 加強宣傳工作,營造親和力和溝通能力

        高校檔案人員要想把工作做好,除了苦練內(nèi)功,提升自身素質(zhì),還要加強對檔案工作的宣傳,反復(fù)強調(diào)檔案工作的重要性與對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的特殊作用,爭取學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生的理解與支持,同時檔案管理人員有必要營造與部門間的親和力和溝通能力,大家在一起共事時有一種合作的意識和相互理解的意識,才能愉快的完成各項工作。為檔案工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境,從而帶領(lǐng)全校人員共同做好檔案工作。

        4.1 高校檔案人員要積極主動地做好與上級主管領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門的溝通與宣傳

        任何工作的順利開展與推進,領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。高校檔案工作開展得好與壞,往往與領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持密不可分。檔案人員在日常工作埋頭苦干,也一定要找機會或創(chuàng)造機會經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,及時反映工作的開展情況以及工作中遇到的困難。這樣一方面提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認識;另一方面,也能得到領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持,爭取學(xué)校在人、財、物等各方面的投入,為做好檔案工作創(chuàng)造極為有利的條件。同時,還要主動與上級檔案部門聯(lián)絡(luò),或派人上門請教,或邀請他們來做業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過上級檔案部門的檢查與指導(dǎo),進一步規(guī)范檔案的管理與利用,彌補工作中存在的漏洞,也為檔案標準化檢查及升級提前做好各項準備工作。

        4.2 高校檔案工作人員要耐心細致做好與部門間的溝通

        高校的兼職檔案員分布在學(xué)校各個部門,直接負責(zé)部門形成文件材料的收集、整理、歸檔、信息錄入等基礎(chǔ)工作,是高校檔案工作的一線工作人員。由于是兼職人員,在日常工作中難免存在“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的情況。所以,一方面要使歸檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)明確檔案工作必須要全校各部門通力合作,不能僅僅靠檔案部門,各部門要安排得力人員兼任檔案員,并保證其對工作時間的投入。另一方面,也要對兼職檔案員提出明確的工作要求,建立合理的激勵機制。做好與部門間的溝通與協(xié)調(diào),高校檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量就有了保證。

        4.3 高校檔案工作人員要虛心坦誠地面向廣大師生做好溝通與宣傳

        高校的檔案工作關(guān)系到全體師生,廣大師生既是檔案事實的締造者,也是檔案利用的受益者,但檔案的作用與重要性并不為每個師生所知曉。要改變檔案工作者一直以來默默無聞甚至“不知所為”的形象,高校檔案人員要從辦公室的紙堆中走出來,深入到廣大師生中去,開展各種宣傳與講座,普及檔案知識,樹立檔案部門的良好形象,在學(xué)校營造良好的檔案工作氛圍。

        總之,在新的歷史時期,高校檔案工作人員要適應(yīng)形勢,不斷提升自身的各方面素質(zhì),樹立檔案部門的良好形象,努力提高工作質(zhì)量與效率,從而更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研與管理工作服務(wù)。

        [1]秦俠.試論高校檔案管理人員綜合素質(zhì)[M]//高校檔案管理探索.云南大學(xué)出版社,2011,8:101-104.

        [2]譚偉貞.論檔案隊伍建設(shè)[J].蘭臺世界,2009(3):80.

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