王 瑜

（大理學(xué)院檔案館，云南 大理671003）

高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校工作的重要組成部分，它全面而真實(shí)的記錄著學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。高校檔案管理人員是檔案工作中最為活躍的因素，是在檔案建設(shè)與檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)過程中發(fā)揮著獨(dú)特的人文作用，高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍對提高檔案工作質(zhì)量和效率起著重要性作用。

檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，不少檔案工作人員只滿足于踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，但對檔案館的性質(zhì)、地位及其工作職能幾乎一無所知。過去人們普遍認(rèn)為，檔案館是閑差、是養(yǎng)老的地方，是照顧領(lǐng)導(dǎo)家屬的地方，現(xiàn)在雖然有所改進(jìn)，但認(rèn)知程度也不容樂觀。要改變?nèi)藗儗n案管理工作的認(rèn)識，一方面要加強(qiáng)宣傳檔案的重要性，另一方面是使人們能感受檔案利用的方便快捷，使人們發(fā)自內(nèi)心的感到自己離不開檔案館。下面本人結(jié)合自己的工作對高校檔案工作人員在新時(shí)期如何強(qiáng)化素質(zhì)，樹立檔案部門良好形象談?wù)勛约旱膸c(diǎn)體會(huì)：

1 強(qiáng)化思想政治素質(zhì)

1980年中共中央國務(wù)院批轉(zhuǎn)《國家檔案局關(guān)于全國檔案工作會(huì)議的報(bào)告》中指出：“檔案工作是一項(xiàng)很重要的專門事業(yè)，是實(shí)現(xiàn)社會(huì)現(xiàn)代化，開展歷史研究，進(jìn)行各項(xiàng)工作的必要條件。做好檔案工作，不僅是當(dāng)前工作的需要，而是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重大事業(yè)”。由此可見檔案工作是一項(xiàng)十分重要的工作，其工作性質(zhì)具有一定的政治性、管理性和服務(wù)性。

檔案工作人員的政治思想素質(zhì)，是指檔案工作人員的政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風(fēng)。高校檔案工作是一項(xiàng)政治性與機(jī)密性很強(qiáng)的工作，從事檔案管理的工作人員應(yīng)具較強(qiáng)的原則性。這就要求檔案管理人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不要只把自己定位在檔案保管員的位置，而應(yīng)具備綜合的政治素質(zhì)。

2 強(qiáng)化職業(yè)道德素質(zhì)

2.1 高校檔案工作人員要樹立愛崗敬業(yè)精神

檔案工作人員只有熱愛檔案工作，忠于職守，才能做好檔案工作。愛崗敬業(yè)不僅是一種信念，也是一種職業(yè)道德情感。檔案工作人員要從更好地為學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)、更好地為廣大師生服務(wù)的立腳點(diǎn)出發(fā)，忠實(shí)履行自己的職責(zé)，認(rèn)真做好本職工作，樹立并發(fā)揚(yáng)任勞任怨、一絲不茍、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。這是高校檔案工作人員應(yīng)具備的最基本的職業(yè)素質(zhì)。

2.2 高校檔案工作人員要強(qiáng)化無私奉獻(xiàn)的精神

檔案工作人員每天面對的是大量繁瑣的檔案收集、整理、鑒定、編目、提供使用等工作，但由于檔案部門在高校職能部門中相對是邊緣部門，長期處于較為封閉的工作環(huán)境中，工作業(yè)績與成果常常被忽略或被淡化。這就要求檔案人員要甘為人梯，耐得住枯燥與寂寞，在平凡清苦的工作崗位兢兢業(yè)業(yè)，默默地?zé)o私奉獻(xiàn)。同時(shí)，高校檔案工作又是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案本身給公眾留下的印象就是沉悶、單調(diào)、死板。管理人員的熱情服務(wù)要像春風(fēng)一樣溫暖人心，使來訪者感到舒適，想使用者之所想，急使用者之所急，熱情周到地服務(wù)。

3 強(qiáng)化業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)是指履行所從事工作職責(zé)需要的專業(yè)知識和技術(shù)實(shí)踐能力。檔案工作是一門管理科學(xué)，是專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，要實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，高校檔案工作人員除了具備良好的政治思想素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)外，還要有精明強(qiáng)干的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在外人看來很簡單的檔案管理工作，其實(shí)蘊(yùn)藏著很大學(xué)問，需要不斷努力學(xué)習(xí)，才能具備過硬的業(yè)務(wù)能力。才能真正做好高校檔案的管理與利用工作。

3.1 高校檔案工作人員要具備一定的專業(yè)基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識

要理解并掌握檔案管理內(nèi)容涉及過程中的各種實(shí)際操作方法及各個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧，科學(xué)地對檔案進(jìn)行收集、整理、編目、鑒定、保管、保護(hù)、利用、檢索及編研等。另外，由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛運(yùn)用，目前云南省多數(shù)高校的檔案管理都是趨向網(wǎng)絡(luò)化管理，為檔案的開發(fā)利用開辟了巨大的空間。因此要求檔案管理人員要做到業(yè)務(wù)熟悉，編目清晰，具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)能力，檢索速度快，才能提高效率，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。

3.2 高校檔案工作人員形象要彬彬有禮、溫文爾雅

檔案管理工作者的新形象應(yīng)是知識領(lǐng)域工作者所具有的較高修養(yǎng)、情操以及檔案服務(wù)部門所特有的良好風(fēng)范與氣質(zhì)，在穿著言語上要得體、大方，因?yàn)闄n案管理工作者的形象，直接影響著人們對檔案的認(rèn)識。然而，理想形象的塑造不是一朝一夕的事情，檔案館工作者應(yīng)不斷增加自身的學(xué)識提高自身的修養(yǎng)，以及良好的職業(yè)道德來贏得社會(huì)公眾的敬重從而提高檔案館的社會(huì)地位，更好地實(shí)現(xiàn)檔案館的社會(huì)功能。

4 加強(qiáng)宣傳工作，營造親和力和溝通能力

高校檔案人員要想把工作做好，除了苦練內(nèi)功，提升自身素質(zhì)，還要加強(qiáng)對檔案工作的宣傳，反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性與對學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的特殊作用，爭取學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生的理解與支持，同時(shí)檔案管理人員有必要營造與部門間的親和力和溝通能力，大家在一起共事時(shí)有一種合作的意識和相互理解的意識，才能愉快的完成各項(xiàng)工作。為檔案工作創(chuàng)造良好的外部環(huán)境，從而帶領(lǐng)全校人員共同做好檔案工作。

4.1 高校檔案人員要積極主動(dòng)地做好與上級主管領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門的溝通與宣傳

任何工作的順利開展與推進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。高校檔案工作開展得好與壞，往往與領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持密不可分。檔案人員在日常工作埋頭苦干，也一定要找機(jī)會(huì)或創(chuàng)造機(jī)會(huì)經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，及時(shí)反映工作的開展情況以及工作中遇到的困難。這樣一方面提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性的認(rèn)識；另一方面，也能得到領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，爭取學(xué)校在人、財(cái)、物等各方面的投入，為做好檔案工作創(chuàng)造極為有利的條件。同時(shí)，還要主動(dòng)與上級檔案部門聯(lián)絡(luò)，或派人上門請教，或邀請他們來做業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過上級檔案部門的檢查與指導(dǎo)，進(jìn)一步規(guī)范檔案的管理與利用，彌補(bǔ)工作中存在的漏洞，也為檔案標(biāo)準(zhǔn)化檢查及升級提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

4.2 高校檔案工作人員要耐心細(xì)致做好與部門間的溝通

高校的兼職檔案員分布在學(xué)校各個(gè)部門，直接負(fù)責(zé)部門形成文件材料的收集、整理、歸檔、信息錄入等基礎(chǔ)工作，是高校檔案工作的一線工作人員。由于是兼職人員，在日常工作中難免存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況。所以，一方面要使歸檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)明確檔案工作必須要全校各部門通力合作，不能僅僅靠檔案部門，各部門要安排得力人員兼任檔案員，并保證其對工作時(shí)間的投入。另一方面，也要對兼職檔案員提出明確的工作要求，建立合理的激勵(lì)機(jī)制。做好與部門間的溝通與協(xié)調(diào)，高校檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量就有了保證。

4.3 高校檔案工作人員要虛心坦誠地面向廣大師生做好溝通與宣傳

高校的檔案工作關(guān)系到全體師生，廣大師生既是檔案事實(shí)的締造者，也是檔案利用的受益者，但檔案的作用與重要性并不為每個(gè)師生所知曉。要改變檔案工作者一直以來默默無聞甚至“不知所為”的形象，高校檔案人員要從辦公室的紙堆中走出來，深入到廣大師生中去，開展各種宣傳與講座，普及檔案知識，樹立檔案部門的良好形象，在學(xué)校營造良好的檔案工作氛圍。

總之，在新的歷史時(shí)期，高校檔案工作人員要適應(yīng)形勢，不斷提升自身的各方面素質(zhì)，樹立檔案部門的良好形象，努力提高工作質(zhì)量與效率，從而更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研與管理工作服務(wù)。

［1］秦俠.試論高校檔案管理人員綜合素質(zhì)[M]//高校檔案管理探索.云南大學(xué)出版社,2011,8:101-104.

［2］譚偉貞.論檔案隊(duì)伍建設(shè)[J].蘭臺世界,2009(3):80.