張俊玲

摘 要：本文分析了企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題 ，提出了建設(shè)檔案信息化的意義和原則，探討了企業(yè)在檔案信息化管理中的安全保密措施，并對(duì)企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作提出新設(shè)想，以供各位參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；軟件技術(shù)

近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，企業(yè)信息化也取得較快的發(fā)展，尤其是檔案信息化建設(shè)如雨后春筍方興未艾，但是仍然存在一些問(wèn)題和不足需要改進(jìn)，故此研究探討企業(yè)檔案信息化建設(shè)，旨在加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案信息化管理的控制，以確保企業(yè)信息化的安全性、保密性以及經(jīng)濟(jì)性。

1 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在問(wèn)題

企業(yè)要發(fā)展，信息是其發(fā)展的動(dòng)力，而信息化建設(shè)是其大力發(fā)展必經(jīng)之路，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，企業(yè)檔案信息化建設(shè)越來(lái)越成為企業(yè)良好發(fā)展的重中之重。然而筆者對(duì)大多的企業(yè)檔案信息管理進(jìn)行了必要的調(diào)研后發(fā)現(xiàn)，在建設(shè)企業(yè)檔案信息化過(guò)程中，由于企業(yè)多方面的客觀原因和自身的技術(shù)力量薄弱導(dǎo)致存在諸多問(wèn)題。

1.1 企業(yè)自身基礎(chǔ)條件較差，技術(shù)薄弱、資金供給不足， 技術(shù)人才匱乏

大多企業(yè)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量參差不齊，大部分企業(yè)面臨著數(shù)字化信息資源較少、應(yīng)有的技術(shù)和設(shè)備沒(méi)有足夠的保證的不良現(xiàn)狀。將企業(yè)紙質(zhì)版檔案進(jìn)行電子版化，從而實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的效能，確實(shí)是目前企業(yè)急需思考解決的問(wèn)題。大多的企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中明顯存在信息化技術(shù)管理人才缺乏和信息資源開(kāi)發(fā)不夠充足的困境。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，為了節(jié)約資金不愿意在檔案信息化建設(shè)中投入大量的資金，從而造成檔案信息化建設(shè)資金嚴(yán)重不足，足夠成為引發(fā)上述問(wèn)題的主要根源。

1.2 信息化建設(shè)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)缺乏

企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中離不開(kāi)有效的組織和科學(xué)的規(guī)劃，故此需要建立完善統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證企業(yè)信息化建設(shè)的規(guī)范性要求。目前對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，都缺少科學(xué)的規(guī)劃和組織，導(dǎo)致各自當(dāng)政，信息化建設(shè)步伐緩慢現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，最普遍的問(wèn)題是低水平的搞重復(fù)性的建設(shè)。由于缺乏科學(xué)的規(guī)劃和組織管理，會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案管理的主動(dòng)性，因而很難實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的預(yù)定目的。

1.3 檔案管理和其他信息管理銜接不利

目前我國(guó)大多企業(yè)檔案管理信息化程度不高，管理體制出現(xiàn)障礙，主要是由于各個(gè)管理環(huán)節(jié)、以及各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)相互之間聯(lián)絡(luò)的有效性低，并且同其他的信息管理銜接不利導(dǎo)致的。

1.4 檔案管理復(fù)合型技術(shù)人才缺乏

檔案管理信息化需要具有較強(qiáng)的技術(shù)性，但是目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平較低，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，信息技術(shù)知識(shí)掌握不硬，因而無(wú)法適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化信息管理要求。

1.5 對(duì)檔案資源的運(yùn)用只是局限在利用計(jì)算機(jī)管理的檔次

盡管信息技術(shù)發(fā)展日益迅速，但是在我國(guó)企業(yè)中，檔案信息管理的實(shí)戰(zhàn)操作經(jīng)常出現(xiàn)同文書(shū)處理以及生產(chǎn)實(shí)踐脫節(jié)，結(jié)合不利，檔案信息化管理水平低，其管理效率日趨低下，是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的固疾，期望實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理模式更是舉步維艱。

2 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的今后設(shè)想

（一）建立完善統(tǒng)一而且高效的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)。按照統(tǒng)一管理統(tǒng)一規(guī)劃的原則，建立行業(yè)范圍內(nèi)的統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，具體包括檔案管理框架、檔案管理步驟流程、檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范、以及統(tǒng)一協(xié)調(diào)的信息化管理平臺(tái)，構(gòu)建行業(yè)機(jī)關(guān)各個(gè)職能部門(mén)和各個(gè)直屬單位以及局屬的各個(gè)二級(jí)單位和三級(jí)單位的統(tǒng)一的完善的檔案信息化管理模式，并且構(gòu)建出包括行業(yè)機(jī)關(guān)二級(jí)以及三級(jí)單位的數(shù)字化檔案管理網(wǎng)站，滿足下屬各個(gè)單位的檔案管理的專(zhuān)業(yè)化要求，并且保證館室相互之間銜接有效。

（二）做好庫(kù)藏紙質(zhì)檔案信息化的數(shù)字化管理。對(duì)庫(kù)藏紙質(zhì)版檔案管理實(shí)施數(shù)字化是企業(yè)檔案管理信息化的重點(diǎn)核心內(nèi)容，實(shí)施數(shù)字化管理，其工程量是非常巨大的，資金雄厚的企業(yè)可以拿出專(zhuān)項(xiàng)資金，建立專(zhuān)項(xiàng)的檔案數(shù)字化管理組織機(jī)構(gòu)，專(zhuān)項(xiàng)負(fù)責(zé)數(shù)字化管理工作。對(duì)于資金不足的企業(yè)，可以本著重要資源優(yōu)先的原則，盡量少購(gòu)設(shè)備，對(duì)于極其重要的檔案資源采取優(yōu)先數(shù)字化管理，依次逐漸完善庫(kù)藏檔案的數(shù)字化處理，擴(kuò)大其庫(kù)藏?cái)?shù)字化的規(guī)模。對(duì)于紙質(zhì)版的實(shí)施數(shù)字化處理制作通常有兩種方式：一種是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人工錄入，或者采取掃描儀進(jìn)行掃描，經(jīng)過(guò)字符識(shí)別軟件進(jìn)行識(shí)別，從而制作成文本；另一種通常將檔案文檔的每頁(yè)當(dāng)做一張圖片，用掃描儀按頁(yè)掃描并錄入計(jì)算機(jī)制作成為圖形文檔，目前采用第二種方式的居多。但是這種方式對(duì)于科技文檔來(lái)說(shuō)有其弊病和不便，對(duì)于科技圖樣文件進(jìn)行再設(shè)計(jì)帶來(lái)不便，從而受到技術(shù)人員的質(zhì)疑和反對(duì)。因此，在實(shí)施項(xiàng)目檔案數(shù)字化時(shí)，負(fù)責(zé)數(shù)字化工作的主要負(fù)責(zé)人要及時(shí)和相關(guān)的項(xiàng)目責(zé)任人溝通達(dá)成共識(shí)，形成書(shū)面協(xié)議，通常采用兩種方式相結(jié)合的的辦法進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理，既方便檔案的信息管理和保護(hù)，也方便技術(shù)人員的在使用。

（三）有關(guān)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的一些成果，比如檔案信息化的建設(shè)體系的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范以及相關(guān)的一些制度，可以作為完善數(shù)字檔案館以及傳統(tǒng)檔案管理理論的依據(jù)，并且在檔案信息化建設(shè)中積累的經(jīng)驗(yàn)，可以在各個(gè)單位檔案信息化建設(shè)中彼此借鑒采納。

（四）在檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中還要考慮其安全性和經(jīng)濟(jì)性，病毒是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界中很難應(yīng)對(duì)的，令人頭疼的大事，故此，我們要高度保證檔案信息的安全有效，檔案館和圖書(shū)館的信息使用是有所區(qū)別的，圖書(shū)館的信息是面對(duì)大眾的，而檔案信息的使用是有嚴(yán)格要求，需要嚴(yán)格控制的，故此對(duì)安全保密提出嚴(yán)格的要求，這就需要在制度管理以及技術(shù)支持等方面采取相關(guān)的措施，從而保證檔案信息的安全性和保密性。

（五）企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化處理加工中，需要根據(jù)企業(yè)自身的檔案使用情況，合理規(guī)范數(shù)字化檔案管理的范圍。如果進(jìn)行全范圍的數(shù)字化檔案管理，務(wù)必增大了人力、物力以及資金的投入，這樣會(huì)給多數(shù)企業(yè)帶來(lái)很大的困難。在檔案數(shù)字化管理工作中，對(duì)于那些形成時(shí)間早的、影響力度大的、有典型特點(diǎn)的檔案，還有那些利用價(jià)值大，使用頻次多，保管期長(zhǎng)的檔案，要嚴(yán)格遵照先急后緩、重點(diǎn)突出的原則，需要及時(shí)編制檔案數(shù)字化管理計(jì)劃，按計(jì)劃分步驟開(kāi)展檔案館的數(shù)字化工作。

（六）檔案管理軟件的選擇。在檔案信息化工作中，購(gòu)買(mǎi)和開(kāi)發(fā)檔案管理軟件是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，要避免圖快，圖全、圖省事的錯(cuò)誤做法，避免浪費(fèi)過(guò)多的人力和物力，卻達(dá)不到預(yù)期的要求。需要遵循實(shí)用的原則，并且綜合自身的資金情況、技術(shù)實(shí)力以及館室的規(guī)模，來(lái)合理開(kāi)發(fā)和購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件。如果資金雄厚豐足，可以購(gòu)買(mǎi)比較成熟的軟件。在企業(yè)購(gòu)買(mǎi)選擇軟件時(shí)，還要和自身的管理方式相適應(yīng)，保證檔案數(shù)字化管理方便科學(xué)，近幾年來(lái)，出現(xiàn)諸多優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)軟件比如著名的有蘭臺(tái)、還有飛揚(yáng)、以及珠海泰坦等等檔案管理系統(tǒng)軟件，這些諸多軟件各具特色，各自的側(cè)重點(diǎn)有所不同。利用檔案管理軟件的通用性，企業(yè)可以自行調(diào)整，一般要根據(jù)企業(yè)自身的管理模式，專(zhuān)業(yè)的特征以及工作流程合理調(diào)整，比如庫(kù)結(jié)構(gòu)修改功能、報(bào)表設(shè)計(jì)功能、字段增減功能、以及權(quán)限設(shè)置功能的設(shè)置等等，這些檔案管理軟件功能在開(kāi)發(fā)商以及用戶的共同努力下日趨完善。

6 結(jié)束語(yǔ)

在企業(yè)的日益發(fā)展中，要不斷提高其信息化建設(shè)，特別是加大對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視，嚴(yán)格企業(yè)檔案信息化管理體系，從而促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理水平的提高，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)振興提供有力支撐。

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