吳輝

隨著科學技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化更顯重要。辦公領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)設備的應用和信息管理系統(tǒng)的完善，給檔案工作帶來了更多的機遇和挑戰(zhàn)。而目前，許多單位的檔案現(xiàn)代化管理工作僅僅處于基礎建設、硬件投入、技術(shù)籌備和人才培訓階段。作為一個在社區(qū)從事檔案管理工作多年的人員，筆者對如何加強新時期檔案管理現(xiàn)代化工作，談幾點粗淺的認識：

1 目前檔案管理現(xiàn)代化工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理現(xiàn)代化的意識不強。檔案工作是一項默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績。長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付查找資料就行了

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案人員既要掌握先進的科學技術(shù)知識，能夠進行新技術(shù)、新設備的日常使用、維護和更新，同時要具有先進的管理技能，較高的文化素養(yǎng)。隨著改革向縱深推進，機構(gòu)調(diào)整、合并，人員競聘上崗，原有的檔案管理人員發(fā)生了變化，而新上崗人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，缺少現(xiàn)代化管理的基本知識，沒有掌握現(xiàn)代化設備的操作技能，日常事務往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。

（三）檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運用，工作處于一種被動服務的狀態(tài)。這種重管理輕服務的現(xiàn)象，使檔案的利用價值低，功能越來越弱化。

（四）檔案標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進一步增強。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺新設備的問題，而是一個系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標，需要各方面的大力支持和各級領(lǐng)導的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變原有觀念，通力合作，與時俱進。

筆者針對目前存在的問題以及對知識經(jīng)濟背景下檔案管理現(xiàn)代化應具有的前瞻性意識，提出以下的解決思路和途徑：

2 增強檔案管理現(xiàn)代化意識，加強人才培養(yǎng)

（一）增強現(xiàn)代化意識。在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與現(xiàn)代化建設目標、規(guī)模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉(zhuǎn)變計劃經(jīng)濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統(tǒng)的被動式服務改變?yōu)橹鲃臃?，將封閉式服務轉(zhuǎn)化為開放式服務，使檔案工作適應知識經(jīng)濟時代的需要，適應社會發(fā)展的需要。

（二）加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

3 建立健全檔案管理現(xiàn)代化制度

健全檔案管理現(xiàn)代化制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。第二，簡明實用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。

4 加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應用還很不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設施（設備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時配備檔案現(xiàn)代化所必有的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)設備等現(xiàn)代化辦公設備，要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

5 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍

在當今社會日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批懂電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓。如今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

6 提高檔案的利用率，創(chuàng)新檔案管理工作思維

檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

1、增強對檔案工作創(chuàng)新意義的理解和認識。

2、要不斷加強和優(yōu)化檔案工作管理制度。

3、積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面。

4、要加強督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時查清事實，分清責任，嚴肅處理，決不能姑息遷就。

7 加強掌握運用新技術(shù)的能力

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡信息技術(shù)等新技術(shù)已廣泛應用到檔案工作中，使檔案工作者面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案工作者必須加強學習，熟練操作新技術(shù)產(chǎn)品。如計算機、掃描儀、無線上網(wǎng)等各類新技術(shù)產(chǎn)品，并具有能夠在交換信息的同時不丟失數(shù)據(jù)、不泄露秘密。檔案工作者要會使用檔案管理軟件，并且在使用的過程中一旦出現(xiàn)故障，能夠及時準確地分析故障發(fā)生的原因；從而保證電子文檔中的數(shù)據(jù)不丟失或者盡可能的恢復原狀。檔案工作者在計算機檔案管理系統(tǒng)的使用中要學會電子數(shù)據(jù)安全保護。在使用計算機進行檔案的編目、著錄、檢索、統(tǒng)計等工作時，通過軟件設置口令密碼，設定不同操作人員對不同內(nèi)容的訪問權(quán)。對不同密級的檔案應設置不同的保護措施，或?qū)Ω呙芗壍臋n案除設置多級密碼保護之外，還應對文件內(nèi)容進行數(shù)據(jù)加密。

8 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不可能一蹴而就，需要一個過程，在這個過程中，手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎工作，例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗收，案卷整理等等，主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個現(xiàn)實、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機結(jié)合起來。

9 總結(jié)

綜上所述，由于檔案管理現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，而各級檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同，經(jīng)濟條件、人員素質(zhì)、環(huán)境條件等都存在著差異，因此，在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起，要有計劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實際情況，先試點，后鋪開，堅持從點到面的方針，并注重總結(jié)工作經(jīng)驗，注重開發(fā)適合我國檔案信息存貯系統(tǒng)的新技術(shù)、新產(chǎn)品，并且面對21世紀高科技和信息技術(shù)革命帶來的機遇和挑戰(zhàn)，與時俱進，那么我們有理由相信檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)指日可待。