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        對新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

        2014-08-14 07:36:40吳輝
        卷宗 2014年6期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)代化檔案管理人員

        吳輝

        隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化更顯重要。辦公領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用和信息管理系統(tǒng)的完善,給檔案工作帶來了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。而目前,許多單位的檔案現(xiàn)代化管理工作僅僅處于基礎(chǔ)建設(shè)、硬件投入、技術(shù)籌備和人才培訓(xùn)階段。作為一個(gè)在社區(qū)從事檔案管理工作多年的人員,筆者對如何加強(qiáng)新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化工作,談幾點(diǎn)粗淺的認(rèn)識:

        1 目前檔案管理現(xiàn)代化工作的現(xiàn)狀

        (一)檔案管理現(xiàn)代化的意識不強(qiáng)。檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作,不像其他工作那樣容易引人注意,也不容易取得明顯成績。長期以來,相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū),認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作,不是單位的主要工作,不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益,只要“守好攤”,不丟失,不泄密,能應(yīng)付查找資料就行了

        (二)管理力量薄弱,管理水平不高,管理手段落后。檔案管理現(xiàn)代化的前提是人才現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,要求檔案人員既要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)知識,能夠進(jìn)行新技術(shù)、新設(shè)備的日常使用、維護(hù)和更新,同時(shí)要具有先進(jìn)的管理技能,較高的文化素養(yǎng)。隨著改革向縱深推進(jìn),機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并,人員競聘上崗,原有的檔案管理人員發(fā)生了變化,而新上崗人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn),對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解,檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職,對檔案工作精力投入不足,缺少現(xiàn)代化管理的基本知識,沒有掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能,日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒,沒有及時(shí)整理歸檔,嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

        (三)檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新,檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用,計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高,但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮,計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在檔案管理中廣泛運(yùn)用,工作處于一種被動服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象,使檔案的利用價(jià)值低,功能越來越弱化。

        (四)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理現(xiàn)代化的理論研究有待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理現(xiàn)代化不是僅僅使用幾臺新設(shè)備的問題,而是一個(gè)系統(tǒng)工程,是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標(biāo),需要各方面的大力支持和各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變原有觀念,通力合作,與時(shí)俱進(jìn)。

        筆者針對目前存在的問題以及對知識經(jīng)濟(jì)背景下檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)具有的前瞻性意識,提出以下的解決思路和途徑:

        2 增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識,加強(qiáng)人才培養(yǎng)

        (一)增強(qiáng)現(xiàn)代化意識。在實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,發(fā)展檔案事業(yè)的過程中,檔案工作人員要更新與現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念,尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念。建立與時(shí)代合拍的檔案意識,切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念,把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動式服務(wù)改變?yōu)橹鲃臃?wù),將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式服務(wù),使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要,適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

        (二)加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程,在這一過程中,始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高,應(yīng)包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容,還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識,又懂信息技術(shù),具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才,為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

        3 建立健全檔案管理現(xiàn)代化制度

        健全檔案管理現(xiàn)代化制度必須遵循以下要求:第一,規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。第二,簡明實(shí)用。第三,堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。第四,堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

        4 加快硬件設(shè)施建設(shè),實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化

        現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中的應(yīng)用還很不盡人意,我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下,加快設(shè)施(設(shè)備)和技術(shù)現(xiàn)代化步伐,全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,要充分利用現(xiàn)代科技,利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在檔案管理中的作用,加速實(shí)用、通用軟件的研制,加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

        5 優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu),建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

        在當(dāng)今社會日益發(fā)展的今天,培養(yǎng)和造就一批懂電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急,檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面,要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員,盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面,要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。如今檔案工作的深入發(fā)展,對檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求,檔案工作的現(xiàn)代化,不僅取決于工作人員原有的知識水平,更大程度上取決于他們的知識補(bǔ)充及更新速度。因此,檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀,建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理,適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

        6 提高檔案的利用率,創(chuàng)新檔案管理工作思維

        檔案保管的目的是為了利用,因此,檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下,要不斷完善利用工作制度和查找工具。

        1、增強(qiáng)對檔案工作創(chuàng)新意義的理解和認(rèn)識。

        2、要不斷加強(qiáng)和優(yōu)化檔案工作管理制度。

        3、積極主動提供服務(wù),改變以往被動服務(wù)的局面。

        4、要加強(qiáng)督促,定期檢查,發(fā)現(xiàn)問題,要及時(shí)查清事實(shí),分清責(zé)任,嚴(yán)肅處理,決不能姑息遷就。

        7 加強(qiáng)掌握運(yùn)用新技術(shù)的能力

        隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等新技術(shù)已廣泛應(yīng)用到檔案工作中,使檔案工作者面臨著新的挑戰(zhàn)。檔案工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí),熟練操作新技術(shù)產(chǎn)品。如計(jì)算機(jī)、掃描儀、無線上網(wǎng)等各類新技術(shù)產(chǎn)品,并具有能夠在交換信息的同時(shí)不丟失數(shù)據(jù)、不泄露秘密。檔案工作者要會使用檔案管理軟件,并且在使用的過程中一旦出現(xiàn)故障,能夠及時(shí)準(zhǔn)確地分析故障發(fā)生的原因;從而保證電子文檔中的數(shù)據(jù)不丟失或者盡可能的恢復(fù)原狀。檔案工作者在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的使用中要學(xué)會電子數(shù)據(jù)安全保護(hù)。在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的編目、著錄、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作時(shí),通過軟件設(shè)置口令密碼,設(shè)定不同操作人員對不同內(nèi)容的訪問權(quán)。對不同密級的檔案應(yīng)設(shè)置不同的保護(hù)措施,或?qū)Ω呙芗壍臋n案除設(shè)置多級密碼保護(hù)之外,還應(yīng)對文件內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)加密。

        8 正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

        實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,不可能一蹴而就,需要一個(gè)過程,在這個(gè)過程中,手工操作與現(xiàn)代化管理將是并存的。檔案管理的基礎(chǔ)工作,例如建檔管理和檔案文件搜集的鑒定、驗(yàn)收,案卷整理等等,主要靠的還是手工作業(yè)。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)、不能講檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此,我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù),也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造,使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來。

        9 總結(jié)

        綜上所述,由于檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程,而各級檔案部門接收、保管的檔案數(shù)量、質(zhì)量、種類、管理水平也各有不同,經(jīng)濟(jì)條件、人員素質(zhì)、環(huán)境條件等都存在著差異,因此,在檔案管理現(xiàn)代化方面不能一哄而起,要有計(jì)劃、有步驟地根據(jù)本系統(tǒng)、本地區(qū)的實(shí)際情況,先試點(diǎn),后鋪開,堅(jiān)持從點(diǎn)到面的方針,并注重總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn),注重開發(fā)適合我國檔案信息存貯系統(tǒng)的新技術(shù)、新產(chǎn)品,并且面對21世紀(jì)高科技和信息技術(shù)革命帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn),與時(shí)俱進(jìn),那么我們有理由相信檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)指日可待。

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