劉曉珊

目前，信息是比能源、資產(chǎn)更為重要的資源，檔案儲(chǔ)存著各種信息的資源，它與人們的活動(dòng)密切相關(guān)，所以檔案這種資源引起了人們的關(guān)注。也正因?yàn)檫@個(gè)信息豐富的時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理已無(wú)法滿足信息時(shí)代的需要，與之相應(yīng)的就是檔案的數(shù)字化，數(shù)字化的檔案管理明顯提高了工作的效率，進(jìn)而為人們提供有價(jià)值的信息。

1 檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化是指依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)，把不同紙質(zhì)、聲像、圖片等資料的轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，進(jìn)而完成檔案的基本建設(shè)。檔案數(shù)字化是一種資源共享，主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)信息與高速網(wǎng)絡(luò)相連接。它的本質(zhì)是傳統(tǒng)化走向現(xiàn)代化的檔案管理工作的過(guò)渡，所以檔案數(shù)字化是以現(xiàn)代社會(huì)的多元化、國(guó)際化與科技化等特征為建設(shè)目標(biāo)的。

檔案數(shù)字化是檔案管理工作中的一個(gè)創(chuàng)新，它不但能在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上發(fā)揮它的信息優(yōu)勢(shì)，及時(shí)為利用者提供準(zhǔn)確、系統(tǒng)性、權(quán)威性、具有參考意義的檔案信息外，還能滿足科學(xué)家研究的復(fù)雜課題需要。檔案數(shù)字化使計(jì)算機(jī)的技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)等在檔案管理的工作中廣泛應(yīng)用，進(jìn)而有助于檔案管理技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，發(fā)揮檔案數(shù)字化管理的增值作用，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，提升檔案工作在社會(huì)上的地位。檔案數(shù)字化管理是一個(gè)創(chuàng)新與發(fā)展的過(guò)程，它的本質(zhì)是適應(yīng)信息時(shí)代的需要，但它還實(shí)現(xiàn)了對(duì)現(xiàn)代社會(huì)的超越。以檔案數(shù)字化管理的軟件與硬件進(jìn)行考慮，建設(shè)檔案的數(shù)字化還需要系統(tǒng)的規(guī)劃，應(yīng)充分與現(xiàn)代化和未來(lái)化相結(jié)合，并區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理的儲(chǔ)存空間很小，在搜索資料的時(shí)候比較費(fèi)時(shí)，在進(jìn)行信息儲(chǔ)存時(shí)，也需要耗費(fèi)大量的人力與物力，而檔案數(shù)字化管理就可以避免這種缺點(diǎn)，檔案數(shù)字化管理都是通過(guò)掃描儀把紙質(zhì)的檔案信息錄入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中的。它的優(yōu)點(diǎn)是維護(hù)方便、方便同時(shí)備份、檢索快捷、儲(chǔ)存空間大、安全。

2 檔案數(shù)字化對(duì)檔案管理工作的重要意義

2.1 檔案數(shù)字化為檔案管理工作提高了工作效率

檔案對(duì)于科學(xué)的發(fā)展發(fā)揮著重要作用，所以，檔案數(shù)字化對(duì)于檔案管理部門而言，主要在傳統(tǒng)的檔案走向現(xiàn)代開(kāi)放檔案起著重要的作用。它可以在眾多復(fù)雜的信息中，進(jìn)行合理分配與科學(xué)管理，進(jìn)而為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)而高效率的服務(wù)。數(shù)字化的檔案管理，讓資料更加及時(shí)地回歸到檔案中，并在短時(shí)間內(nèi)提供利用。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案一般都保存在檔案室或者是檔案館，而且大部分是以紙質(zhì)保存的，這就直接造成用戶在利用時(shí)不方便。這些負(fù)面影響在數(shù)據(jù)化檔案管理這一方式中，都得到了解決，因?yàn)橛脩粼谶@種數(shù)字化管理的方式中，查找很便捷，而且使用戶跨越空間的距離，輕松地找到自己需要的檔案信息，大大提高了檔案的利用效率。換句話說(shuō)，檔案的數(shù)字化，可以改變文件實(shí)體的保管基地，換成信息控制中心。

2.2 檔案數(shù)字化使檔案管理的工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

目前，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化都存在著一定程度的滯后性，這些嚴(yán)重影響了檔案系統(tǒng)水平的提升。檔案，作為社會(huì)信息資源的重要組成部分，已經(jīng)逐漸成為了國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)與發(fā)展科學(xué)文化的核心資源。而檔案數(shù)字化本身就是思想上的飛躍，它促使我們的思維能力從計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)延伸到檔案的信息管理當(dāng)中。檔案數(shù)字化的內(nèi)涵覆蓋了檔案工作的每個(gè)方案，所以，人們?cè)诜e極研究檔案資源的同時(shí)，還要以檔案的規(guī)范化為核心，從這點(diǎn)去提升檔案信息的價(jià)值。

2.3 有效保護(hù)了實(shí)物檔案的原件

檔案數(shù)字化之后，它替代了原件的應(yīng)用，把檔案的原件保留在檔案庫(kù)中，并以數(shù)字化的形式提供給使用者利用。在非必要的情況下，使用者不可以隨意翻閱檔案的原件，這種檔案的數(shù)字化可以降低原件的損傷程度，使檔案原件延長(zhǎng)它的使用壽命。除此之外，檔案管理的工作人員還可以把數(shù)字化的檔案與原件檔案分開(kāi)保存，以輸出微縮膠片的方式，使檔案進(jìn)行永久性的保存，這種檔案保存方式即使遇到了不可抗拒的因素時(shí)，也不會(huì)對(duì)檔案造成毀滅。

2.4 改變傳統(tǒng)檔案空間的分布

在信息日益增多的今天，其實(shí)有很多檔案信息是無(wú)需長(zhǎng)久保存的，而檔案數(shù)字化在檔案管理工作中就可以代替事物原件的管理，減少檔案庫(kù)的保存空間，使檔案空間最大化。但對(duì)于國(guó)家的檔案館或者是檔案典藏的機(jī)構(gòu)中，紙質(zhì)的檔案都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理之后，紙質(zhì)的檔案依然屬于國(guó)家保存的文化資產(chǎn)，是原件保存的長(zhǎng)期對(duì)象。

2.5 提高管理工作的質(zhì)量

在傳統(tǒng)的工作管理中，主要存在著儲(chǔ)存空間大、查找費(fèi)時(shí)、備份檔案費(fèi)力耗時(shí)、保存檔案限制多、歸檔程序工作繁瑣、維護(hù)不方便等問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。而數(shù)字化卻可以解決這些問(wèn)題。檔案是通過(guò)把紙質(zhì)的檔案信息掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)的，利用者只要檢索詞條就可以查找到相關(guān)信息。檔案數(shù)據(jù)化在檔案管理工作中，不僅檢索快捷方便，還容易實(shí)現(xiàn)同步備份。因?yàn)闄n案的數(shù)字化，它的儲(chǔ)存空間很小，維護(hù)也方便、安全，可以大大提高管理的質(zhì)量。只有發(fā)展檔案數(shù)字化，才能走出傳統(tǒng)檔案管理工作的各種限，也能在檔案管理工作效率提高的同時(shí)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。從傳統(tǒng)的封閉轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的開(kāi)放，從檔案管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對(duì)檔案信息的資源進(jìn)行合理分配，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.6 提高檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)的檔案管理中，一直是用粗放型的模式去解決檔案管理難題的，也就是說(shuō)，增加管理工作的辦公人員與管理費(fèi)用這些手段解決管理難題，這種解決管理工作難題的手段明顯導(dǎo)致管理檔案的費(fèi)用增高。如今實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，都以數(shù)字的記錄方法，把傳統(tǒng)保存的光盤、計(jì)算機(jī)硬盤、磁帶等通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，把這些信息再現(xiàn)，將傳統(tǒng)時(shí)用的紙質(zhì)檔案信息對(duì)象向機(jī)讀檔案轉(zhuǎn)化。這種方式，不僅節(jié)約了管理工作花費(fèi)的資金，還節(jié)約了檔案信息的占地空間，利用者查找的的方法也更加方便、迅速。從這些方面看，檔案管理工作中減少了資料反復(fù)印制的人員、紙張的浪費(fèi)。把紙質(zhì)的檔案進(jìn)行數(shù)字的轉(zhuǎn)變，檔案的使用也比傳統(tǒng)檔案更加安全，特別是相對(duì)一些歷史悠久的資料而言，檔案數(shù)字化無(wú)疑是一種更好的保護(hù)，另外，傳統(tǒng)的檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，可以在很大程度上防止被人惡意修改。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化的管理工作改變了傳統(tǒng)檔案的管理觀念，增加了館藏的保存方式，現(xiàn)在，館藏除了檔案原件后，還包括數(shù)字檔案。另外，檔案數(shù)字化的管理工作是把檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存的。長(zhǎng)期保存的數(shù)字檔案，為檔案的檢索服務(wù)提供了簡(jiǎn)便的服務(wù)，成為檔案管理機(jī)構(gòu)的關(guān)注問(wèn)題。這些都告訴我們檔案數(shù)字化的重要性，面對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)，檔案的數(shù)字化工作，要不斷創(chuàng)新、掌握信息技術(shù)，為檔案工作提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。