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        現(xiàn)代檔案管理制度下電子文件管理的問題和對策

        2014-08-14 13:29:19高蕾
        卷宗 2014年6期
        關(guān)鍵詞:電子文件檔案管理問題

        高蕾

        摘 要:電子信息技術(shù)普及的今天,檔案管理方式也順應(yīng)時勢發(fā)生了重大改變。本文從電子文件特點(diǎn)入手,對電子文件管理對檔案工作帶來的問題進(jìn)行了分析,并提出針對性的解決對策。

        關(guān)鍵詞:電子文件;檔案管理;問題;對策

        電子文件是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的產(chǎn)物,只要有信息技術(shù)應(yīng)用的地方就會有電子文件的產(chǎn)生。它是“數(shù)字信息”和“文件”兩者的交集,是文件的一種,同時電子文件又以數(shù)字形式進(jìn)行記錄,它在給人們工作和生活帶來方便快捷的同時,也直接對檔案管理工作帶來多方面的問題,積極解決這些問題使電子文件管理更加符合需求和更好地發(fā)揮作用,已成為搞好檔案工作不可小覷的重要一環(huán)。

        1 電子文件的理論界定及其四大特點(diǎn)

        電子文件主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等,與紙質(zhì)文件比較,它有以下四大特點(diǎn):一是電子文件不同于直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀和利用;二是電子文件可以直接由計算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;三是電子文件的利用可以共享,不受時間和空間條件的限制;四是電子文件對保存場地的面積要求較低,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求卻很高。要搞好檔案工作,就必須從檔案管理的基本規(guī)律和計算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)出發(fā),對電子文件進(jìn)行科學(xué)管理。

        2 電子文件給檔案管理工作帶來的問題

        從理論上看,電子文件具有檔案的本質(zhì)屬性和一般屬性,但是由于電子文件的一些特點(diǎn)不同于紙質(zhì)文件,所以我們在管理電子文件時就不能采用和傳統(tǒng)文件一樣的方法。于是,在管理方法過程中出現(xiàn)了一系列問題。

        1.不能確保電子文件的可靠性和真實(shí)性。電子文件徹底改變了檔案的原始記錄性這一本質(zhì)屬性。檔案的傳統(tǒng)媒介,紙質(zhì)檔案能讓歷史檔案真正保持其原始記錄性屬性,能讓后來者審觀其歷史原貌,追尋其發(fā)展淵源。電子文件是通過計算機(jī)將信息以數(shù)字代碼的形式記錄在載體上的,必須依靠計算機(jī)系統(tǒng)才能得到識別和利用。計算機(jī)可以保存電子文件的完整性,但也可以修改或者刪除電子文件。所以,不能確保電子文件的真實(shí)性和可靠性。除此之外,因?yàn)殡娮游募男畔?nèi)容和載體是不在一起的,能夠輕而易舉地對電子文件進(jìn)行修改、復(fù)制、轉(zhuǎn)移甚至遠(yuǎn)程控制,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。

        2.電子文件檔案的排序及整理完全打破了傳統(tǒng)的管理模式。傳統(tǒng)的檔案工作一般是按照文件材料的原始順序進(jìn)行歸類、整理及保管。如今電子文件的形成、日益增多和普及后,人們根據(jù)各種工作需要,可以隨時甚至隨地對電子文件信息進(jìn)行復(fù)制、修改、重新組合或移除,文件的本來順序容易被打亂或改變,這個不確定性,會帶來檔案整理的不確定性和檔案管理的不規(guī)范性。與此同時,目前人們對電子文件的憑證價值尚未研究出可靠的法律保障措施。

        3.電子文件的保管、鑒定難度及安全防范壓力越來越大。紙質(zhì)文件檔案受到損壞時,還可能留有遺跡殘紙,而電子文件檔案一旦損壞則可能杳無痕跡,因而它對保管環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。電子文件的科學(xué)含量較高,導(dǎo)致對其進(jìn)行鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、方法和內(nèi)容也應(yīng)有所改變,難度也高于對紙質(zhì)文件的鑒定,必須由電腦技術(shù)和檔案管理技術(shù)“雙備”的人員才有權(quán)威。由于電子文件的新創(chuàng)性、獨(dú)特性和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用性,對電子文件信息的安全保護(hù)、計算機(jī)病毒防治、黑客攻擊的防控等都不得不納入檔案管理范疇之中。

        3 加強(qiáng)電子文件管理的對策

        1.電子文件真實(shí)性、原始性方面。為了確保電子文件的真實(shí)性和可靠性,必須從電子文件形成之初就開始加大對其嚴(yán)格監(jiān)管的力度,并對各項(xiàng)操作都要做好詳細(xì)跟蹤記錄。嚴(yán)格辦理的流程控制程序,形成責(zé)任交接工作制度,以便于檢查文件起草、修改、定稿、接收、承辦、歸檔等過程,并確保這些過程的前后銜接。比如簽收文件時的責(zé)任者簽名,電子文件的各種版本,處理文件時的權(quán)限審核,交接手續(xù)核對和身份確認(rèn)等。通過種種途徑來保證電子文件的真實(shí)原始性,避免電子文件被惡意利用和蓄意修改等。

        2.要認(rèn)真抓好電子文件的規(guī)范立卷、整理和歸檔工作。收集整理文件材料時,先對所產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行編目整理,再移交給檔案部門保存,定期歸檔。電子文件的歸檔可根據(jù)技術(shù)環(huán)境條件、存儲介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等情況,在年度末或任務(wù)完成后進(jìn)行。檔案部門對收集到的電子文件要結(jié)合各單位工作內(nèi)容和電子文件內(nèi)容,嚴(yán)格分類編目。在目前電子文件與紙質(zhì)文件“雙軌并行”條件下,可同步形成兩套內(nèi)容相同的檔案,以便參照互補(bǔ),可以有效彌補(bǔ)電子文件過分依賴計算機(jī)等缺陷。經(jīng)過歸檔整理的電子文件壓縮后應(yīng)及時存入磁盤或光盤并備份,制作目錄,統(tǒng)一編號,再專柜存儲。

        3.加強(qiáng)對電子文件檔案的安全防范和解救措施。要切實(shí)把好電子文件的入口關(guān),在接收電子文件時要逐件檢查其技術(shù)狀況,確保其能被正常打開、載體清潔、無劃痕、無病毒;數(shù)量、內(nèi)容與歸檔移交清單一致;存儲格式為推薦格式。加密文件需解除其密碼;文字類壓縮文件須進(jìn)行解壓。在技術(shù)手段上,形成和處理電子文件的單位內(nèi)網(wǎng)必須與外網(wǎng)實(shí)行物理隔離,每個電腦終端必須設(shè)置開機(jī)密碼,進(jìn)行身份認(rèn)證。在管理措施上,所有服務(wù)器和終端,都應(yīng)安裝正版殺毒軟件,阻止病毒侵入;提高預(yù)警監(jiān)測能力,規(guī)范網(wǎng)絡(luò)操作行為,阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接;制訂應(yīng)急方案,完善應(yīng)急機(jī)制,提高反擊和災(zāi)難恢復(fù)能力,確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運(yùn)行。在滿足正常工作需要的前提下,對制發(fā)、復(fù)制、下載電子文件,嚴(yán)格審批把關(guān)。

        4 要不斷創(chuàng)造條件提高電子文件檔案的利用和管理效能

        電子文件由于各方面的局限,勢必會給電子文件的管理和利用造成困難和問題,所以就需要我們在這條探索道路上不斷前進(jìn)和發(fā)展,努力使電子文件管理更加高效化、科學(xué)化。

        參考文獻(xiàn)

        [2]張文博.電子文件管理淺析[J].黑龍江檔案.2010年第3期.

        楊揚(yáng).《電子文件與紙質(zhì)檔案在管理上的差異》[J]. 《蘭臺世界》2007.6

        [3]董黎利.《淺議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件的收集與歸檔》[J].《甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報》2007.3

        [4]趙菁菁.《淺析電子文件歸檔的安全管理》[J].《長沙大學(xué)學(xué)報》2007.1endprint

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