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        優(yōu)化人事檔案管理的探究

        2014-08-14 04:11:45任慧敏
        卷宗 2014年6期
        關(guān)鍵詞:優(yōu)化分析檔案管理

        摘 要:隨著我國(guó)進(jìn)入人才化市場(chǎng)的時(shí)代,人們也將關(guān)注的目標(biāo)廣泛集中到了人事檔案管理上,人事檔案是將個(gè)人信息記錄在案的重要文件,而且人事檔案無(wú)論是對(duì)于個(gè)人的目前求職還是未來(lái)發(fā)展來(lái)說(shuō)都很重要。但是我國(guó)目前在人事檔案管理中,還是存在著一些不足之處,不能有效、全面的進(jìn)行管理,因此這也要求人事管理部門(mén)必須強(qiáng)化自己的管理機(jī)制,針對(duì)人事檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題采取有效的管理方案。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;檔案管理;優(yōu)化分析

        人事檔案是隨著人事管理活動(dòng)逐漸形成的產(chǎn)物,而為了適應(yīng)人才市場(chǎng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)需求,必須要加強(qiáng)對(duì)于人事的管理,想要做好人事管理就必須要完善人事檔案的管理工作,而隨著我國(guó)人事檔案管理部門(mén)的逐漸發(fā)展,相關(guān)的體系制度也在逐漸的確立,但是其中仍存在著一些不足之處,這也時(shí)刻督促著人事管理部門(mén)在日常工作中必須不斷的進(jìn)行優(yōu)化與完善。

        1 人事檔案管理中存在的問(wèn)題

        1.1 檔案收集力度較弱

        大部分人事檔案管理部門(mén)對(duì)于在檔案收集方面的意識(shí)比較弱,這也會(huì)造成一些像檔案留于個(gè)人或者單位中時(shí)間比較長(zhǎng),不能及時(shí)歸檔的問(wèn)題;另外,由于相關(guān)科室不能及時(shí)的將檔案上交,也會(huì)使得檔案發(fā)生缺失的情況。

        1.2 存在人事檔案管理誤區(qū)

        在實(shí)際工作中,存在很大一部分檔案管理者,包括領(lǐng)導(dǎo)干部,在管理工作的認(rèn)識(shí)上也存在著一定的誤區(qū),都認(rèn)為人事檔案就是檔案員一個(gè)人的工作,將其他業(yè)務(wù)崗位需要?dú)w檔完成的工作均放到檔案員身上,導(dǎo)致人事檔案材料收集困難,一些檔案管理的問(wèn)題不能得到及時(shí)、有效的解決。加之在人力、物力、財(cái)力方面對(duì)于人事檔案管理的支持都比較差,因此這也限制著檔案管理工作的順利開(kāi)展。

        1.3 落后的管理制度

        有的人事檔案管理部門(mén)因?yàn)槿粘H狈?duì)于檔案管理工作足夠的認(rèn)識(shí),再加上落后的檔案管理制度也已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)今對(duì)于管理工作的新要求,因此會(huì)造成一些嚴(yán)重的疏忽。另外,我國(guó)現(xiàn)如今已經(jīng)進(jìn)入了以信息技術(shù)為主的21世紀(jì),而傳統(tǒng)的人事檔案管理制度與現(xiàn)行的人事制度存在脫節(jié)的現(xiàn)象,致使人事檔案無(wú)法充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用;再有,由于日常存放的不妥當(dāng),也導(dǎo)致有一些檔案存在嚴(yán)重的破損情況,導(dǎo)致出現(xiàn)字跡不清晰、內(nèi)容有缺失等等。除此之外,對(duì)于人事檔案的管理還是多采用手工式的操作,不能有效實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

        1.4 從業(yè)人員方面的問(wèn)題

        有一些從事人事檔案管理工作的人員存在一些身兼數(shù)職的情況,加之其對(duì)于人事檔案管理的工作不重視,因此也很難用心的投入到檔案管理工作中。另外,有些人存在著對(duì)于人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)誤區(qū),認(rèn)為只是很淺顯的工作,因此造成了在崗位上人員流動(dòng)性特別大,無(wú)法將人才有效的留住,這樣對(duì)人事檔案管理水平的提高造成了一定的阻礙。

        2 優(yōu)化人事檔案管理工作的有效方法

        2.1 加強(qiáng)人事檔案工作者的責(zé)任感

        作為從事人事檔案工作的工作者來(lái)說(shuō),必須對(duì)收集上來(lái)的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的校審工作,確保人事檔案可以真實(shí)、全面的進(jìn)行歸檔,可以確保其有效的為日后使用所服務(wù),嚴(yán)格對(duì)人事檔案進(jìn)行把關(guān),控制其質(zhì)量。杜絕在工作中馬虎、粗心大意的情況,在進(jìn)行檔案鑒別的時(shí)候,工作者必須秉承著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,不受外部因素條件的影響,具備高度的工作責(zé)任感。

        2.2 加強(qiáng)人事檔案管理的工作意識(shí)

        人事檔案管理工作不僅是人事部門(mén)的事情,領(lǐng)導(dǎo)干部也必須加強(qiáng)對(duì)其的重視程度,將檔案管理工作納入到自己的工作日程上來(lái),加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理的人力、物力、財(cái)力支持,定期進(jìn)行檔案管理的監(jiān)督工作,對(duì)檔案管理的質(zhì)量進(jìn)行檢查。除此之外,對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)中普遍存在的對(duì)于人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)較低的情況,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的宣傳,使每個(gè)員工都意識(shí)到檔案管理的重要性,意識(shí)到檔案工作與自己的個(gè)人利益緊密聯(lián)系,因此在整個(gè)部門(mén)中都形成對(duì)檔案工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí),繼而使整個(gè)社會(huì)都能形成對(duì)人事檔案管理工作的重要認(rèn)識(shí)。

        2.3 加強(qiáng)從業(yè)人員的人事檔案管理能力

        在我國(guó)進(jìn)入了人才化市場(chǎng)的新形勢(shì)下,社會(huì)對(duì)于人事檔案管理的從業(yè)人員也提出了更為嚴(yán)格的要求。

        1.要求從業(yè)人員首先要具有良好的職業(yè)道德,擁有比較高的思想覺(jué)悟,這也是確保其能做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)保證。對(duì)于從業(yè)者來(lái)說(shuō),必須要盡到自己的職責(zé),做到能?chē)?yán)守檔案的秘密,有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度與較高的奉獻(xiàn)精神。

        2.除了要求人事檔案管理的從業(yè)人員具有堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)與熟練的業(yè)務(wù)技能之外,還應(yīng)該具有較強(qiáng)的文字駕馭能力以及溝通、協(xié)調(diào)能力,以便能勝任人事檔案管理的工作。尤其是在我國(guó)進(jìn)入了信息化科技時(shí)代的今天,對(duì)于檔案管理也已經(jīng)不再僅限于使用人工,而應(yīng)該充分的運(yùn)用信息技術(shù)手段,工作者通過(guò)在日常工作中的不斷學(xué)習(xí),不斷促使自身的進(jìn)步,發(fā)展成為不僅能把握人事檔案管理的基本理論,又能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的綜合性新型人才。

        2.4 實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化

        在我國(guó)已經(jīng)邁入了科技信息化時(shí)代的今天,信息化技術(shù)無(wú)論在各個(gè)領(lǐng)域中都得到了廣泛的運(yùn)用。在人事檔案管理的工作中,運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的操作也是順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的必然要求,不僅能確保人事檔案的真實(shí)、全面性,而且能極大的加強(qiáng)工作效率。通過(guò)利用一些像計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)等技術(shù)手段,將一些文字的紙質(zhì)材料有效的轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息,實(shí)現(xiàn)使用信息技術(shù)手段的有效辦公。在一定程度上促使構(gòu)建起全面的人事檔案管理系統(tǒng)信息化,通過(guò)無(wú)紙化的辦公手段、專業(yè)化的管理軟件比如說(shuō)檢索、檔案資料傳閱、查詢等等,使人事檔案信息的真實(shí)、全面性得以提高,促使人事檔案管理邁入新的發(fā)展時(shí)代。

        3 結(jié)束語(yǔ)

        隨著我國(guó)社會(huì)的日益進(jìn)步,人才市場(chǎng)化的推進(jìn)使得在人事檔案管理中的問(wèn)題更多的顯現(xiàn)出來(lái),為了確保人事檔案工作能夠適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需求,就必須要求相關(guān)部門(mén)在日常工作中,加強(qiáng)對(duì)于人事檔案的管理工作,提高重視程度,加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理工作從業(yè)人員的素質(zhì)培養(yǎng),實(shí)現(xiàn)運(yùn)用信息化的科技手段對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化的管理,使人事檔案的安全、保密性得以提高,促使人事檔案管理工作得到有效優(yōu)化。

        參考文獻(xiàn)

        [1]李玉琴.優(yōu)化人事代理人員檔案管理的探索[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理.2013(05).

        [2]周亞平.當(dāng)前人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探究[J].學(xué)術(shù)探索.2013(01).

        [3]鄭欣.加強(qiáng)人事檔案管理工作的一點(diǎn)想法[J].黑龍江省檔案.2011(03).

        [4]范暉.談人事檔案規(guī)范管理的必要性[J].山西檔案.2009(01).

        作者簡(jiǎn)介

        任慧敏(1986-),女,山西靈石人,職稱:助理經(jīng)濟(jì)師,學(xué)歷:本科,主要研究方向:人事檔案。

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