作者簡(jiǎn)介:解春妹(1986—),女,漢族,江西省吉安市人,普天信息技術(shù)有限公司,公司職員,中國(guó)人民大學(xué)在職研究生,研究方向:企業(yè)管理-項(xiàng)目管理方向。
摘要:本文以我主持開發(fā)的某大型通信企業(yè)“綜合管理信息化平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”為實(shí)例,探討了信息系統(tǒng)項(xiàng)目的成本管理在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的重要性,在該信息系統(tǒng)的開發(fā)過(guò)程中,我始終保持高度的成本管理意識(shí)。文章結(jié)合成本管理理論和我的項(xiàng)目實(shí)踐,首先探討了我對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本的認(rèn)識(shí),并論述了如何進(jìn)行有效的成本管理;隨后,重點(diǎn)論述了如何進(jìn)行成本估算、成本預(yù)算和成本控制;最后總結(jié)了我在該信息系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)的成本管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)和不足之處。
我在該項(xiàng)目擔(dān)任了開發(fā)方的項(xiàng)目經(jīng)理,主要負(fù)責(zé)項(xiàng)目的整體規(guī)劃、組織實(shí)施和管理控制工作。項(xiàng)目自2012年5月啟動(dòng),到2013年1月1日系統(tǒng)正式上線歷時(shí)8個(gè)多月。系統(tǒng)至今已穩(wěn)定運(yùn)行1年多,獲得該通信企業(yè)高層的一致好評(píng),項(xiàng)目的成功很大程度上得益于成功的成本管理。
關(guān)鍵詞:成本估算;成本預(yù)算;成本控制受公司委派,我有幸擔(dān)任某大型通信企業(yè)“綜合管理信息化平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”的項(xiàng)目經(jīng)理,項(xiàng)目于2012年5月份啟動(dòng),2013年1月份正式上線投入使用。該項(xiàng)目是一個(gè)綜合性非常強(qiáng)的管理信息平臺(tái),建設(shè)內(nèi)容幾乎涵蓋該企業(yè)所有信息化工作,包括該企業(yè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、數(shù)字業(yè)務(wù)流系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、平衡計(jì)分卡管理系統(tǒng)、質(zhì)量體系文件管理系統(tǒng)、組織級(jí)項(xiàng)目管理系統(tǒng)、器件優(yōu)選管理系統(tǒng)、企業(yè)文化管理系統(tǒng)、新聞中心等諸多子系統(tǒng)。除了要完成各個(gè)子系統(tǒng)的建設(shè),還要搭建運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的物理基礎(chǔ)設(shè)施,對(duì)系統(tǒng)穩(wěn)定性、易操作性、安全性提出非常高的要求。是一項(xiàng)耗資大、歷時(shí)長(zhǎng)的工程。
建設(shè)該系統(tǒng),我采用B/S模式實(shí)現(xiàn),使用了分布式架構(gòu),由平臺(tái)系統(tǒng)、消息通信系統(tǒng)、用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)、緩存系統(tǒng)以及各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)組成。平臺(tái)系統(tǒng)主要承擔(dān)子系統(tǒng)信息配置與管理,支持業(yè)務(wù)子系統(tǒng)熱拔插功能以及門戶整合的功能;消息通信系統(tǒng)負(fù)責(zé)各個(gè)子系統(tǒng)間控制與通信;用戶身份認(rèn)證系統(tǒng)提供身份驗(yàn)證功能,以達(dá)到各種粒度權(quán)限的控制;各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)就是具體實(shí)現(xiàn)客戶需求的各項(xiàng)業(yè)務(wù)需求。業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的架構(gòu)由數(shù)據(jù)訪問(wèn)層、服務(wù)提供層、業(yè)務(wù)邏輯層、界面層組成。技術(shù)實(shí)現(xiàn)上采用JavaEE解決方案,Web應(yīng)用使用了Struts+Spring+Hibernate框架,服務(wù)器采用centOS6.4,Web應(yīng)用服務(wù)器使用tomcat,負(fù)載均衡采用nginx。
在系統(tǒng)建設(shè)的成本管理過(guò)程中,我靈活運(yùn)用了成本管理的成本估算、成本預(yù)算和成本控制三大過(guò)程和相關(guān)工具和方法,確保了本項(xiàng)目按照既定時(shí)限和預(yù)算完成,最大限度的保障了項(xiàng)目的投資收益率。
首先,談?wù)勎覍?duì)成本管理的認(rèn)識(shí),以及我認(rèn)為如何才能有效地進(jìn)行成本管理避免成本失控。
信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理,就是根據(jù)企業(yè)的情況和項(xiàng)目的具體要求、利用公司既有的資源、在保證項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量達(dá)到客戶滿意的情況下,對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本進(jìn)行有效的組織、實(shí)施、控制、跟蹤、分析和考核等一系列的管理活動(dòng),以最大限度的降低項(xiàng)目成本,提高項(xiàng)目利潤(rùn),實(shí)現(xiàn)客戶、公司、員工三贏。
信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的三個(gè)要素是時(shí)間進(jìn)度、成本和質(zhì)量,做好成本管理,不是要求我們兩眼只盯著成本,如果為了節(jié)約成本,而延長(zhǎng)了工期、降低了質(zhì)量,這不是一個(gè)好的成本管理,相反,我們應(yīng)該通過(guò)科學(xué)的成本管理,保證項(xiàng)目成本可控、不超期、質(zhì)量合格。信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的對(duì)象是軟件,它所涉及的范圍覆蓋了整個(gè)軟件工程過(guò)程。從軟件工程的角度講,軟件開發(fā)主要分為六個(gè)階段:需求分析階段、概要設(shè)計(jì)階段、詳細(xì)設(shè)計(jì)階段、編碼階段、測(cè)試階段、安裝及維護(hù)階段。要想對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本進(jìn)行有效的管理,必須對(duì)軟件項(xiàng)目開發(fā)的各個(gè)階段進(jìn)行深入的分析,在開發(fā)過(guò)程中除了先進(jìn)的技術(shù)和開發(fā)方法,還有一整套的管理方法,側(cè)重于信息系統(tǒng)開發(fā)企業(yè)在系統(tǒng)開發(fā)過(guò)程中對(duì)計(jì)劃安排、項(xiàng)目跟蹤、資源分配和成本控制等的管理方式。
項(xiàng)目成本管理包含了所有為了保證項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)完成的過(guò)程。一般包括成本估算、成本預(yù)算和成本控制三大過(guò)程,下面結(jié)合“綜合管理信息化平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目”的開發(fā)過(guò)程,對(duì)三大過(guò)程逐一論述。
一、成本估算
成本估算,即編制一個(gè)為完成項(xiàng)目活動(dòng)所需要的資源成本的近似估算。成本估算需要首先識(shí)別并分析項(xiàng)目成本的構(gòu)成科目,在我的項(xiàng)目中,我組織項(xiàng)目成員仔細(xì)研讀了項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)、WBS字典和項(xiàng)目管理計(jì)劃,識(shí)別出的項(xiàng)目成本科目有人工成本(所有開發(fā)、測(cè)試人員的工資福利等)、固定資產(chǎn)(購(gòu)買服務(wù)器)、培訓(xùn)費(fèi)(程序員外出培訓(xùn))、房租(辦公場(chǎng)地租賃費(fèi))、物業(yè)費(fèi)(辦公場(chǎng)地水、電、物業(yè)費(fèi))、通信費(fèi)(團(tuán)隊(duì)人員手機(jī)、座機(jī)話費(fèi))、低耗費(fèi)(后期布線hub、線纜購(gòu)置費(fèi))、辦公費(fèi)(團(tuán)隊(duì)人員辦公用品費(fèi)用)、交通費(fèi)(加班交通費(fèi))、工程服務(wù)費(fèi)(后期安裝布線請(qǐng)專業(yè)施工單位實(shí)施)等。確定好這些科目后,估算每一成本科目的成本大小,在我的項(xiàng)目中,我采用了類比估算方法,參考公司過(guò)去類似的成功項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),結(jié)合本項(xiàng)目周期、復(fù)雜程度、項(xiàng)目范圍對(duì)各個(gè)成本科目一一進(jìn)行估算。初步估算的結(jié)果,可能與項(xiàng)目實(shí)際情況不完全匹配,且最后的數(shù)額也可能不是可接受值,隨后我組織項(xiàng)目成員分析成本估算的結(jié)果,找出各種可以相互替代的成本,并協(xié)調(diào)各種成本大小的比例關(guān)系。例如起初的估算結(jié)果人工成本幾乎占總成本70%左右,人工成本比例過(guò)高,經(jīng)與相關(guān)資源部門協(xié)調(diào),在一些非必須使用高級(jí)程序員的地方,采用中級(jí)程序員替代的方式,最后使人工成本保持在總成本的60%左右,同時(shí)適當(dāng)增加了一些培訓(xùn)費(fèi)用。
我根據(jù)成本估算的結(jié)果,更新了成本管理計(jì)劃,并完善了配套的一系列相關(guān)支持性細(xì)節(jié)文件,最后一并提交公司高層辦公會(huì)審議,最終得到批準(zhǔn)。以此作為下一步工作的輸入。
二、成本預(yù)算
成本預(yù)算,它是進(jìn)行項(xiàng)目成本控制的基礎(chǔ),是將項(xiàng)目的成本估算分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體工作上,以確定項(xiàng)目各項(xiàng)工作和活動(dòng)的成本定額,制定項(xiàng)目成本的控制標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定項(xiàng)目意外成本的劃分與使用規(guī)則的一項(xiàng)項(xiàng)目管理工作。
成本預(yù)算首先是把項(xiàng)目總成本分?jǐn)偟巾?xiàng)目工作分解的各個(gè)工作包中,為每一個(gè)工作包建立總預(yù)算成本,工作包是項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)的最底層,自上而下將預(yù)算分解到所有工作包后,要反過(guò)來(lái)再將所有工作包的預(yù)算額加總,以驗(yàn)算結(jié)果不能超過(guò)項(xiàng)目的總預(yù)算成本。工作包不是我們最后進(jìn)行工作的真正活動(dòng),工作包還會(huì)分解成若干合理、有序、可執(zhí)行的活動(dòng),工作包的預(yù)算,也將二次分配到它所包含的各項(xiàng)活動(dòng)上。最后關(guān)鍵的一步就是將成本與時(shí)間結(jié)合起來(lái),確定各項(xiàng)成本預(yù)算支出的時(shí)間計(jì)劃以及每一時(shí)間點(diǎn)對(duì)應(yīng)的累計(jì)預(yù)算成本,制定出項(xiàng)目成本預(yù)算計(jì)劃,形成我的項(xiàng)目成本基線。在我的項(xiàng)目中,一共形成了三大成本基線,分別是編碼完成成本基線、施工完成成本基線、驗(yàn)收完成成本基線。
項(xiàng)目成本預(yù)算為我監(jiān)控項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度提供了一把標(biāo)尺。項(xiàng)目費(fèi)用總要和一定的開發(fā)進(jìn)度相聯(lián)系,在項(xiàng)目實(shí)施的任何時(shí)點(diǎn)上,都應(yīng)該有確定的預(yù)算成本支出,根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算成本的完成情況和完成這些預(yù)算成本所消耗的實(shí)際工期,并與完成同樣的預(yù)算成本額的計(jì)劃工期相比較,我可以及時(shí)掌握項(xiàng)目的進(jìn)度狀況。
三、成本控制
成本控制,是指項(xiàng)目組織為保證在變化的條件下實(shí)現(xiàn)其預(yù)算成本,按照事先預(yù)訂的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn),采用各種方法對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中能夠發(fā)生的各種實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行對(duì)比、檢查、監(jiān)督、引導(dǎo)和糾正,盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)的管理過(guò)程。
成本控制,首先要識(shí)別可能引起項(xiàng)目成本基準(zhǔn)計(jì)劃發(fā)生變動(dòng)的因素,并對(duì)這些因素施加影響,以保證該變化朝著有利的方向發(fā)展;以工作包為單位,監(jiān)督成本的實(shí)施情況,發(fā)現(xiàn)實(shí)際成本與預(yù)算成本之間的偏差,查找出產(chǎn)生偏差的原因,做好實(shí)際成本的分析評(píng)估工作;對(duì)發(fā)生成本偏差的工作包實(shí)施管理,有針對(duì)性的采取糾正措施,必要時(shí)可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)項(xiàng)目成本基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整和修改,同時(shí)要確保所有相關(guān)變更都準(zhǔn)確記錄在成本基準(zhǔn)計(jì)劃中;將核準(zhǔn)的成本變更和調(diào)整后的成本基準(zhǔn)計(jì)劃通知項(xiàng)目的相關(guān)人員;防止不正確、不合適的或未被授權(quán)的項(xiàng)目變更所發(fā)生的費(fèi)用被列入項(xiàng)目成本預(yù)算;在進(jìn)行成本控制的同時(shí),應(yīng)該與項(xiàng)目范圍變更、進(jìn)度計(jì)劃變更和質(zhì)量控制等緊密結(jié)合,防止因單純控制成本引起項(xiàng)目范圍、進(jìn)度和質(zhì)量方面的問(wèn)題,甚至出現(xiàn)無(wú)法接受的風(fēng)險(xiǎn)。
我在成本控制中主要使用掙值管理方法,這是一種綜合了范圍、時(shí)間、成本績(jī)效測(cè)量的方法。通過(guò)與計(jì)劃完成的工作量、實(shí)際掙得的收益、實(shí)際的成本進(jìn)行比較,來(lái)確定成本、進(jìn)度是否按計(jì)劃執(zhí)行。在項(xiàng)目的開發(fā)過(guò)程中,我規(guī)定每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員必須在下班前在project server提交當(dāng)天的項(xiàng)目相關(guān)的績(jī)效信息(包括成本、進(jìn)度、質(zhì)量等),我利用project server對(duì)績(jī)效信息進(jìn)行整理,并利用project server定期的形成報(bào)告,報(bào)告中主要包括PV(計(jì)劃值)、AC(實(shí)際成本)、EV(掙值)、CV(成本偏差)、SV(進(jìn)度偏差)、CPI(成本績(jī)效)、SPI(進(jìn)度績(jī)效)等量化指標(biāo),并根據(jù)報(bào)告分析項(xiàng)目現(xiàn)時(shí)的成本狀況以及進(jìn)度狀況,如果發(fā)現(xiàn)有偏差,及時(shí)組織團(tuán)隊(duì)分析原因,并提出可行的解決措施,在分析現(xiàn)時(shí)項(xiàng)目的狀況的同時(shí)也利用工具預(yù)測(cè)項(xiàng)目未來(lái)的趨勢(shì),如果趨勢(shì)不好,我也會(huì)組織團(tuán)隊(duì)分析原因提出可行的預(yù)防措施。
在本項(xiàng)目的成本管理中,我實(shí)踐并總結(jié)了幾條有用的成本管理經(jīng)驗(yàn):
1) 信息系統(tǒng)項(xiàng)目對(duì)開發(fā)人員依賴性非常高,人工成本投入占大頭,如果一味投入高級(jí)、資深程序員,成本是非常高的,在很多情況下也不是必要的。而充分利用培訓(xùn)以及項(xiàng)目成員之間傳、幫、帶的作用,對(duì)控制人工成本具有重要作用;
2) 成本控制不僅僅是項(xiàng)目管理者的責(zé)任,而是全體項(xiàng)目成員的責(zé)任,在項(xiàng)目開發(fā)過(guò)程中,我始終讓全體成員共同參與成本的管理與監(jiān)控,很多零碎的支出,讓團(tuán)隊(duì)成員自己對(duì)它做出必要性分析,把非必要的支出遏制在萌芽階段,而不是把所有問(wèn)題都拋到項(xiàng)目管理者層面解決;
3) 建立了一套完整的變更管理機(jī)制,所有可能引起成本變更的項(xiàng)目變更,都需要專門的變更控制委員會(huì)進(jìn)行評(píng)估,被批準(zhǔn)的可控的變更才可以執(zhí)行,并且所有變更需要通過(guò)指定的溝通途徑通知到所有項(xiàng)目干系人。
當(dāng)然,在本項(xiàng)目的成本管理中,也存在著一些需要改進(jìn)的地方,如:
1) 成本估算不十分準(zhǔn)確,未充分預(yù)測(cè)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致后期采購(gòu)服務(wù)器過(guò)程中,由于原型號(hào)廠家停產(chǎn),只能變更型號(hào),而新型號(hào)服務(wù)器的實(shí)際單價(jià)比預(yù)算單價(jià)高出兩千元,由于數(shù)量比較大使用應(yīng)急資金無(wú)法填補(bǔ),而不得已發(fā)起了預(yù)算變更;
2) 成本估算未充分考慮團(tuán)隊(duì)的建設(shè),因?yàn)楣て诰o張,整個(gè)項(xiàng)目被理所當(dāng)然的認(rèn)定要在緊張的節(jié)奏中度過(guò),項(xiàng)目最終獲得成功,然而,項(xiàng)目成員對(duì)此頗有微詞,為了追求成本效益卻輕視了團(tuán)隊(duì)的建設(shè),節(jié)省了一些成本,卻給項(xiàng)目成員帶來(lái)疲憊、怨言。
時(shí)至今日,該大型通信企業(yè)綜合管理信息化平臺(tái)已經(jīng)正式上線并穩(wěn)定運(yùn)行了1年多時(shí)間,運(yùn)行狀態(tài)良好,在之后的這段時(shí)間里,我經(jīng)該通信企業(yè)引薦,又主持開發(fā)了該企業(yè)某兄弟企業(yè)的類似平臺(tái)。前期成功的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)以及不足之處,給后續(xù)的項(xiàng)目提供了非常多的借鑒之處,使我能更加靈活的進(jìn)行成本管理。
項(xiàng)目的成本、范圍、進(jìn)度、質(zhì)量始終是互相約束的,如何綜合的實(shí)現(xiàn)各大管理目標(biāo),也是我今后項(xiàng)目實(shí)踐中,需要花更多時(shí)間去研究、探索和總結(jié)的。
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