趙振武

摘要：檔案管理工作是學(xué)校的日常管理工作中一項(xiàng)不可或缺的部分，加強(qiáng)對(duì)檔案的規(guī)范化管理對(duì)學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。文章從檔案管理的重要作用入手，分析了當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題，最后對(duì)如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案規(guī)范化管理的路徑進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析與總結(jié)。

關(guān)鍵詞：學(xué)校；檔案管理；規(guī)范化1學(xué)校檔案管理重要意義簡(jiǎn)析

學(xué)校對(duì)檔案進(jìn)行管理，可以為日后學(xué)校開展各項(xiàng)工作提供了有利的信息數(shù)據(jù)支持。學(xué)校在建立和發(fā)展過程的各項(xiàng)工作都可通過檔案來進(jìn)行記錄，對(duì)當(dāng)時(shí)的情形能夠進(jìn)行清晰完整的記錄，并能夠保存下來，對(duì)學(xué)校日后的發(fā)展進(jìn)行有效的指導(dǎo)和借鑒[1]。學(xué)校的檔案因?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展時(shí)期與狀況的不同，所以其記錄的內(nèi)容也會(huì)不盡相同，每個(gè)階段都會(huì)呈現(xiàn)出不同的特點(diǎn)，所以通過記錄的檔案為學(xué)校今后開展教學(xué)工作提供了理論指導(dǎo)和意見參考，推動(dòng)了學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

2學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 學(xué)校高層對(duì)檔案管理工作不夠重視

多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的觀念認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，把重點(diǎn)都放在了學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施、師資隊(duì)伍建設(shè)等工作上，沒有對(duì)檔案管理有足夠的認(rèn)識(shí)，只是簡(jiǎn)單的認(rèn)為檔案管理工作是對(duì)數(shù)據(jù)資料的搜集、保存和管理，與日常的文職性工作一樣，沒有嚴(yán)格的要求和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員在每個(gè)學(xué)期的開始或結(jié)束沒有認(rèn)真的進(jìn)行工作的總結(jié)與對(duì)接，更沒有進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

2.2 檔案管理制度不完善

因?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作沒有足夠的重視，所以檔案管理工作的相關(guān)制度也沒進(jìn)行嚴(yán)格的制定，而已有的一些檔案管理制度也不夠健全，使得在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)沒有制度來要求，沒有標(biāo)準(zhǔn)可參考，同時(shí)對(duì)檔案管理自身的工作也沒有明確的制度來保障，又因?yàn)閷?duì)檔案管理工作沒有進(jìn)行監(jiān)督和檢查，檔案管理人員的責(zé)任心就會(huì)下降，使檔案管理工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件不及時(shí)整理、資料丟失、數(shù)據(jù)收集不全等現(xiàn)象。

2.3 檔案管理人員專業(yè)不強(qiáng)

縱觀學(xué)校檔案管理工作，多數(shù)學(xué)校的檔案管理崗位都是教師進(jìn)行兼職或者是臨時(shí)配備人員來進(jìn)行管理，一些學(xué)校根本沒對(duì)檔案管理設(shè)置專門的崗位和專業(yè)的管理人員[2]。所以當(dāng)前學(xué)校里普遍存在的問題就是缺乏專業(yè)的檔案管理人員和檔案管理人員能力低下。特別是在科技信息時(shí)代的今天，檔案管理也呈現(xiàn)出信息化的趨勢(shì)，這就對(duì)檔案管理人員有更高的要求，而目前檔案管理人員在檔案信息化管理、專業(yè)技能、服務(wù)意識(shí)等方面還存在很大缺陷。

2.4 信息化管理未能及時(shí)普及

隨著信息化時(shí)代的到來，計(jì)算機(jī)技術(shù)被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，然而在學(xué)校檔案管理中，信息化還沒有全方位的得到普及。部分學(xué)校檔案管理中還沿用傳統(tǒng)的管理模式和方法，依然用手工的方式進(jìn)行檢索和收集，同時(shí)在整理、服務(wù)、檢閱等方面效率還很低下，很多資料檔案丟失卻沒有辦法恢復(fù)。同時(shí)在一些硬件設(shè)施上，還存在設(shè)備老化、檔案管理室簡(jiǎn)陋等現(xiàn)象。有些院校雖然引進(jìn)了先進(jìn)技術(shù)的設(shè)備，但因?yàn)闄n案管理人員專業(yè)技術(shù)的落后，在學(xué)校檔案管理中也很難實(shí)現(xiàn)信息化。

3實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理規(guī)范化的路徑

3.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視

首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要以身作則，對(duì)檔案管理工作要給予足夠的重視，要認(rèn)識(shí)到學(xué)校的檔案管理對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要意義，把檔案管理工作納入到學(xué)校的重要工作中，積極響應(yīng)國家的方針政策，制度出合理的檔案管理制度[3]。同時(shí)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行觀念更新，提高其對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而增強(qiáng)自己的責(zé)任心，積極投身到檔案管理工作中來，對(duì)檔案信息化安全管理要有足夠的重視并加強(qiáng)建設(shè)，同時(shí)要在學(xué)校中對(duì)《檔案法》進(jìn)行普及，至上而下的把檔案信息化安全管理工作落實(shí)到學(xué)校發(fā)展的各個(gè)角落。

3.2 建立健全檔案管理制度

健全的制度能夠保證工作的順利開展，學(xué)校檔案管理同樣需要健全的制度來引領(lǐng)和規(guī)范。隨著學(xué)校的不斷發(fā)展與壯大，學(xué)校里有很多活動(dòng)和事宜需要進(jìn)行記錄和整理，因此學(xué)校的檔案管理工作也日趨復(fù)雜。只有建立起合理嚴(yán)格的制度，對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)做出詳細(xì)的規(guī)定，針對(duì)制度可以采取切實(shí)可行的措施對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和存檔。檔案管理工作才能有序進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

學(xué)校的檔案管理人員每天要面對(duì)眾多的檔案信息，其個(gè)人素質(zhì)的高低對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范和效率具有重要的影響作用。所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，同時(shí)還要培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和執(zhí)行力。另外檔案管理人員盡量從對(duì)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)精通和熱愛的年輕人中進(jìn)行選拔和考核。

結(jié)束語：學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校發(fā)展過程中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校管理工作的重要組成部分，同時(shí)又為學(xué)校正常的管理工作提供重要的保障。所以要重視學(xué)校檔案管理工作，積極調(diào)動(dòng)學(xué)校的相關(guān)部門投入到檔案管理工作的創(chuàng)新與改革中來，制定與完善檔案管理工作的規(guī)章制度，提高管理人員的綜合素質(zhì)，加大科技的投入，全方位的提高學(xué)校檔案管理工作，使其朝著規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

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[1]姜云娜.淺談檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理［J］.科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2011(5).

[2]朱繼榮.對(duì)高校學(xué)生檔案管理的思考[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào),2013 (2).

[3]淺談學(xué)校檔案管理工作存在的問題與對(duì)策［J］.科技致富向?qū)В?010（6）.