檀小璐 王榮

摘要：在Excel中，提供了應(yīng)用于數(shù)據(jù)庫(kù)（數(shù)據(jù)清單）中的數(shù)據(jù)管理功能，包括編輯、排序、篩選等功能。本文主要介紹其中的高級(jí)篩選功能。利用高級(jí)篩選，可以從數(shù)據(jù)清單中按照某些復(fù)雜的條件來(lái)查找符合條件的記錄。

關(guān)鍵詞：excel；高級(jí)篩選；條件；數(shù)據(jù)清單與自動(dòng)篩選一樣，高級(jí)篩選也是對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行篩選，但與自動(dòng)篩選不同的是，高級(jí)篩選命令不在字段名旁邊顯示用于條件選擇的下三角按鈕，而是在工作表的條件區(qū)域中輸入條件。它的操作過(guò)程很簡(jiǎn)單，但操作的關(guān)鍵是寫(xiě)好篩選條件，創(chuàng)建正確的條件區(qū)域。

1條件區(qū)域的格式及建立

本文所舉的絕大部分例子，都使用圖1-1中列出的學(xué)生信息清單。

1.1 條件區(qū)域的格式

在使用高級(jí)篩選之前，用戶需要建立一個(gè)條件區(qū)域，用來(lái)指定篩選的數(shù)據(jù)必須滿足的條件。在條件區(qū)域的首行中包含的字段名必須與數(shù)據(jù)清單上面的字段名一樣，但條件區(qū)域內(nèi)不必包含數(shù)據(jù)清單中所有的字段名，條件區(qū)域中的第二行及以下若干行存放各條件式。不同行的條件式互為“或”(OR)的關(guān)系，同一行不同列的條件式互為“與”(AND)的關(guān)系[1]。條件區(qū)域的格式見(jiàn)表1-1。

表1-1條件區(qū)域格式

字段名行

若干條件

1.2 條件區(qū)域的建立

1.2.1 完全相同條件區(qū)域的建立

完全相同條件式由數(shù)據(jù)庫(kù)記錄中某字段的具體值組成。

⑴每個(gè)字段只有一個(gè)條件時(shí)條件區(qū)域的建立

如圖1-1所示的學(xué)生成績(jī)表，要篩選出語(yǔ)文大于80，英語(yǔ)大于80的學(xué)生記錄，條件區(qū)域如表1-2所示：

表1-2條件區(qū)域1

語(yǔ)文 英語(yǔ)

>80 >80

⑵一個(gè)字段有兩個(gè)以上的條件，且條件之間存在“與”的關(guān)系時(shí)條件區(qū)域的建立

例如要篩選出計(jì)算機(jī)成績(jī)大于60且小于80的學(xué)生記錄，條件區(qū)域如下表所示：

表1-3條件區(qū)域2

計(jì)算機(jī) 計(jì)算機(jī)

>60 <80

⑶一個(gè)字段有兩個(gè)以上的條件，且條件之間存在“或”的關(guān)系時(shí)條件區(qū)域的建立

例如要篩選出數(shù)學(xué)成績(jī)大于60，或計(jì)算機(jī)成績(jī)大于90分的記錄。條件區(qū)域如下表1-4所示：

表1-4條件區(qū)域3

數(shù)學(xué) 計(jì)算機(jī)

>60

>90

⑷一個(gè)字段有兩個(gè)條件以上，這些條件之間既有“或”的關(guān)系又有“與”的關(guān)系時(shí)的條件區(qū)域的建立

例如要篩選出數(shù)學(xué)成績(jī)大于60，語(yǔ)文成績(jī)小于90，或數(shù)學(xué)成績(jī)大于60，計(jì)算機(jī)成績(jī)小于90的記錄。條件區(qū)域如下表所示：

表1-5條件區(qū)域4

數(shù)學(xué) 語(yǔ)文 數(shù)學(xué) 計(jì)算機(jī)

>60 <90

>60 <90

在上面的表格中，數(shù)學(xué)這個(gè)字段名出現(xiàn)了兩次。Excel高級(jí)篩選中，如果有需要，條件區(qū)域中的某個(gè)字段名允許出現(xiàn)多次。

⑸相似文本條件區(qū)域的建立

用字符型構(gòu)成的完全相同條件式可以使用通配符“?”或“*”來(lái)拓寬條件范圍，其中“?”代表某個(gè)字符，“*”代表若干個(gè)字符[2]。

例如要篩選出姓張的，性別為男的所有記錄。條件區(qū)域如下表1-6所示。

表1-6條件區(qū)域5

姓名 性別

張* 男

1.2.2 比較條件區(qū)域的建立

比較條件式由一個(gè)比較運(yùn)算符(>,<,=,>=,<=,<>)后接一個(gè)常量構(gòu)成。例如要篩選出1990年以后出生的性別為男的記錄。條件區(qū)域如下表1-6所示：

表1-6條件區(qū)域5

性別 出生日期

男 >=1990-1-1

1.2.3 計(jì)算公式條件區(qū)域的建立

計(jì)算條件式由等號(hào)引導(dǎo)一個(gè)關(guān)系式構(gòu)成。關(guān)系式是用比較運(yùn)算符或邏輯函數(shù)連接若干個(gè)數(shù)據(jù)組成的。關(guān)系式中至少含有一個(gè)單元坐標(biāo)，該單元坐標(biāo)應(yīng)為數(shù)據(jù)庫(kù)區(qū)域中第一條記錄對(duì)應(yīng)字段的單元坐標(biāo)(使用相對(duì)坐標(biāo))[3]。使用計(jì)算條件式可以把某些復(fù)雜條件簡(jiǎn)單化。要注意的是，計(jì)算公式條件區(qū)域的字段名行為空。

例如要篩選出學(xué)生名字長(zhǎng)度等于2的記錄，條件區(qū)域如下表1-7。計(jì)算公式條件區(qū)域的顯示結(jié)果為邏輯值真(TRUE)或邏輯值假(FALSE)，取TRUE時(shí)說(shuō)明數(shù)據(jù)庫(kù)的第一記錄行滿足該條件，取FALSE時(shí)說(shuō)明數(shù)據(jù)庫(kù)的第一記錄行不滿足該條件。

表1-7條件區(qū)域6

=LEN(數(shù)據(jù)庫(kù)區(qū)域中第一條記錄對(duì)應(yīng)字段的單元坐標(biāo))=2

2結(jié)論

高級(jí)篩選通常用于條件比較復(fù)雜的篩選操作，篩選的結(jié)果可顯示在原表格中，不符合篩選條件的記錄暫時(shí)被隱藏起來(lái)。結(jié)果也可以在新的位置顯示出來(lái)，所有的記錄都保留在原來(lái)的位置，這樣就更加便于進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)比[4]。

在高職的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)教學(xué)中，我發(fā)現(xiàn)大多數(shù)學(xué)生在學(xué)習(xí)Excel的高級(jí)篩選時(shí)對(duì)條件的書(shū)寫(xiě)掌握不太好。所以本人就在教學(xué)中學(xué)生容易出錯(cuò)和難理解的地方做了簡(jiǎn)單的分析，并結(jié)合實(shí)例講解。高級(jí)篩選的條件寫(xiě)法并不難，只要我們把所需的問(wèn)題認(rèn)真分析，再分解成最小的邏輯條件，把條件之間的邏輯關(guān)系弄清楚，就能夠?qū)懗稣_的條件區(qū)域。

[參考文獻(xiàn)]

[1]何文全.Excel高級(jí)篩選中條件區(qū)域的構(gòu)造與使用[J].電腦開(kāi)發(fā)與應(yīng)用,2009(22).

[2]王洪香,王萍.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)基礎(chǔ)與實(shí)訓(xùn)教程[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社,2011.

[3]冷麗麗.淺談 EXCEL“高級(jí)篩選”中條件的書(shū)寫(xiě)[J].學(xué)術(shù)探討,2013(11).

[4]尚震.Excel高級(jí)篩選條件區(qū)域設(shè)置研究[J].軟件導(dǎo)刊,2014（13）.