張先蕾

（國網(wǎng)寧夏電力公司 石嘴山供電公司，寧夏 石嘴山753000）

0 引言

供電企業(yè)的檔案種類繁多，從檔案實(shí)體類型和檔案管理的方法方式上，較之以前有很大變化。體現(xiàn)出一系列新特點(diǎn)，如來源多樣化、載體數(shù)字化、處理專業(yè)化、應(yīng)用及時(shí)化等。檔案二元結(jié)構(gòu)，要求我們在對開展管理工作時(shí)，需要把握好檔案實(shí)體管理和檔案信息管理兩個(gè)方面。

1 供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案管理體制

供電企業(yè)檔案管理體制按行政區(qū)域劃分，分為省、地市級和縣級三個(gè)層次。其中，在省、地市級的供電企業(yè)有專職檔案工作者并且設(shè)有檔案室。其中，人事檔案、供電合同客戶檔案的整理、保管和利用又分別由相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理并設(shè)有單獨(dú)的檔案室。經(jīng)過系統(tǒng)地管理與整合，基本實(shí)現(xiàn)了檔案的集中管理?？h級供電企業(yè)的檔案一般由辦公室人員兼職管理，不設(shè)專門檔案室。

供電企業(yè)檔案的管理者對檔案工作十分重視，實(shí)行統(tǒng)一管理，并給予支持，將檔案管理包含在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，實(shí)施有針對性的管理工作，定期評估；檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系相對完善，檔案工作責(zé)任人分工較為清晰；檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投資也在不斷加大。供電企業(yè)的專兼職檔案人員努力滿足生產(chǎn)、施工、銷售和管理工作的需要。尤其是科技檔案管理人員，所有工程項(xiàng)目開始時(shí)，編制《工程驗(yàn)收資料大綱》，跑工地、變電站跟蹤各個(gè)基建項(xiàng)目實(shí)施，在做好本職工作的同時(shí)，積極指導(dǎo)基層單位、施工方的檔案管理工作；督促、指導(dǎo)和規(guī)范企業(yè)各部門歸檔工作，有效地保證了各類檔案的齊全完整；協(xié)助基層檔案室進(jìn)行檔案工作達(dá)標(biāo)，形成了以局辦綜合檔案室為主體的檔案信息管理中心。

1.2 檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

自從1998年的國家城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設(shè)與改造工程地開展，檔案數(shù)量大大增多，地方供電企業(yè)從那時(shí)起成立了單獨(dú)檔案管理部門。供電企業(yè)在檔案法制建設(shè)，從管理層到普通員工，認(rèn)真落實(shí)《檔案法》、《保密法》與其他法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和制度的各種形式地學(xué)習(xí)、宣傳，檔案法律觀念逐步形成。從國家檔案局、國家能源部到省級檔案局行政機(jī)構(gòu)、從南方電網(wǎng)總部到省級電網(wǎng)公司檔案管理機(jī)構(gòu)，都根據(jù)檔案工作開展，頒布一系列的管理制度和措施，如《文書檔案案卷格式》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《會計(jì)檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》等20項(xiàng)。國家有關(guān)行政部門對供電企業(yè)檔案管理定期檢查、實(shí)時(shí)監(jiān)督、指導(dǎo)管理。隨著供電企業(yè)檔案工作的開展，企業(yè)的檔案制度體系的建立健全，文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案工作標(biāo)準(zhǔn)以及檔案的借閱、銷毀、保密、圖紙修改等規(guī)章跟進(jìn)完善。上級管理層，還不斷根據(jù)新的企業(yè)信息管理發(fā)展時(shí)代性要求，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，出臺了相應(yīng)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的一致性。

1.3 檔案管理工作

隨著供電企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)進(jìn)步明顯，取得了許多成績。作為企業(yè)工作的基本組成部分，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結(jié)構(gòu)。局辦設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作以及對各部門、供電所的指導(dǎo)監(jiān)督，規(guī)范檔案管理。明確了檔案室工作職責(zé)和崗位職責(zé)，設(shè)置了檔案歸檔范圍及整理要求。在國家檔案目標(biāo)管理和檔案工作規(guī)范化管理等級評審的督促下--基礎(chǔ)設(shè)備齊全，檔案管理水平提高，檔案專業(yè)人才增多，企業(yè)檔案編研成果顯著。地市級供電企業(yè)綜合檔案室普遍配置了基礎(chǔ)設(shè)備?？h級供電企業(yè)檔案室的硬件條件也按照評審標(biāo)準(zhǔn)達(dá)標(biāo)，得到了明顯改善。

2 供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

目前，根據(jù)調(diào)研了解情況了解到，供電企業(yè)檔案信息化，現(xiàn)處于半自動(dòng)化階段(部分計(jì)算機(jī)完成，部分人工完成)向自動(dòng)化過渡階段。從之前的計(jì)算機(jī)輔助立卷，單一目錄檢索，實(shí)體檔案保存--檔案數(shù)據(jù)的收集、加工處理檔案系統(tǒng)一體化管理、機(jī)讀檔案檢索和檔案信息輸出的過渡。朝著"文檔一體化"、企業(yè)局域網(wǎng)檔案全文存儲與檢索方向邁進(jìn)。

在企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)方面，供電企業(yè)根據(jù)國家檔案局下發(fā)的文件，根據(jù)自身企業(yè)檔案管理工作情況，制定了許多相關(guān)的工作規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)。如：《南方電網(wǎng)公司總部檔案管理制度》、《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法 (試行)》(2010年)、《中國南方電網(wǎng)公司檔案工作評估辦法(試行)》等。并定期組織相關(guān)人員培訓(xùn)，反饋工作存在的問題和提供工作改革建議。

自九十年代中后期，企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃納入了檔案信息系統(tǒng)，實(shí)施企業(yè)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一構(gòu)建，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理的信息化。從2005年開始，供電企業(yè)就基本運(yùn)用了企業(yè)檔案單機(jī)版的檔案管理系統(tǒng)。目前，系統(tǒng)管理方式升級后，又擁有與OA對接的網(wǎng)絡(luò)版集中檔案管理系統(tǒng)。另外，企業(yè)營銷合同檔案、人事檔案各自有自己的庫房和單機(jī)版檔案管理系統(tǒng)。

3 供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在的問題

近年來，供電企業(yè)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作進(jìn)展迅速，供電企業(yè)檔案工作者在信息化建設(shè)中取得的成績不容質(zhì)疑。但是，一些深層次的問題逐步浮現(xiàn)，與實(shí)際工作矛盾也已經(jīng)顯現(xiàn)出來，如：

在檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)方面，檔案數(shù)字化程度不夠，對信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量存量數(shù)據(jù)，沒有實(shí)施統(tǒng)一管理的中長期安排，管理層頒布標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，不時(shí)出現(xiàn)朝令夕改現(xiàn)象，造成信息化工作的重復(fù)建設(shè)。缺乏數(shù)據(jù)整體標(biāo)準(zhǔn)，形成“檔案信息孤島”，而有用信息得不到管理。企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)實(shí)，一面是信息資源的大量浪費(fèi)，另一面是信息系統(tǒng)的重復(fù)構(gòu)建和“信息匱乏”；檔案信息管理系統(tǒng)不時(shí)更換，往往是一個(gè)系統(tǒng)里的檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)基礎(chǔ)著錄標(biāo)引工作還沒有完成，又有新的系統(tǒng)投入使用，造成了極大的資源浪費(fèi)。

在檔案利用需求方面，供電企業(yè)現(xiàn)有檔案管理方式模式仍舊處于被動(dòng)的地位，被動(dòng)的提供利用、被動(dòng)的推進(jìn)改革。有的檔案部門或者檔案人員已經(jīng)有所意識，而往往針對于現(xiàn)實(shí)條件顯得力不從心。相對封閉的管理范圍，淡薄的服務(wù)意識，有限的服務(wù)能力。檔案利用率低、利用形式方式單一等等，影響了檔案利用工作開展?；鶎訉I(yè)人員的匱乏，無法做到檔案信息即時(shí)錄入和資源共享。使得企業(yè)檔案工作者整天圍著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，成為了一個(gè)信息錄入者，總是被動(dòng)接收、被動(dòng)服務(wù)，無法滿足利用需求，沒有精力放到檔案編研開發(fā)利用工作中，檔案編研的困窘局面并無根本性改變。

另外，在檔案信息檢索能力方面，部門供電局擁有自己的檔案服務(wù)網(wǎng)站，檢索能力不斷提升。但企業(yè)現(xiàn)擁有的信息技術(shù)軟件，對實(shí)體文件的有效識別水平不高。同時(shí)，檔案管理人員信息化業(yè)務(wù)素質(zhì)也不高，過于依賴檔案管理系統(tǒng)開發(fā)人員，而計(jì)算機(jī)公司相關(guān)人員并沒有檔案管理基本知識和管理操作水平。受此限制，一部分資源的全文檢索目前難以實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié)束語

總之，檔案工作要充分利用檔案信息化帶來的轉(zhuǎn)變契機(jī)，變革管理方式、模式、工作思路。不論是從觀念認(rèn)識上還是實(shí)際工作環(huán)境中，伴隨著檔案意識地不斷提高，檔案服務(wù)能力不斷拓展，使檔案工作更加深入企業(yè)工作核心，為供電企業(yè)信息資源建設(shè)、發(fā)展戰(zhàn)略提供決策支持。

［1］何軍.檔案信息的集成管理與集成服務(wù)模式研究[J].檔案學(xué)通訊,2006(2)：57-58.

［2］薛四新.檔案館信息化與檔案管理變革——數(shù)字記憶之思考[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2008.