[摘要]ISO9001與ERP基礎(chǔ)上一種全新的管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立后，總編室的管理職能和工作模式發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。在內(nèi)部管理更加規(guī)范的情況下，總編室的管理水平與執(zhí)行力得到提高，其工作的主動(dòng)性與積極性得到發(fā)揮，工作效率也相應(yīng)得到提升。

[關(guān)鍵詞]ISO9001質(zhì)量管理體系；ERP信息系統(tǒng)；管理職責(zé)；過(guò)程管理

[作者簡(jiǎn)介]周云，安徽少年兒童出版社。

近年來(lái)，隨著我國(guó)出版社轉(zhuǎn)企改制進(jìn)程的不斷推進(jìn)，在出版社建立科學(xué)合理的現(xiàn)代企業(yè)制度，引進(jìn)其他行業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理方法，提升出版社的競(jìng)爭(zhēng)能力，已經(jīng)成為各出版社的一項(xiàng)戰(zhàn)略舉措。2008年6月，安徽出版集團(tuán)有限責(zé)任公司旗下的時(shí)代出版?zhèn)髅焦煞萦邢薰炯跋聦?家出版社整體啟動(dòng)引入ISO9001質(zhì)量管理體系這一重要戰(zhàn)略舉措，并于2009年11月正式通過(guò)中國(guó)質(zhì)量認(rèn)證中心的現(xiàn)場(chǎng)審核，成功建立起基于ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量管理體系；與此同時(shí)，8家出版社同步導(dǎo)入ERP系統(tǒng)這一信息化管理手段。ISO9001質(zhì)量管理體系為ERP提供了一個(gè)規(guī)范的管理環(huán)境，ERP又為ISO9001質(zhì)量管理體系提供了一個(gè)科學(xué)、高效的運(yùn)行平臺(tái)?；贗SO9001與ERP基礎(chǔ)上的一種全新管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立之后，總編室管理職能和工作模式也需要做出相應(yīng)調(diào)整，進(jìn)行必要的轉(zhuǎn)變。

一、管理職責(zé)與權(quán)限的明晰化

1. 管理水平與執(zhí)行力的提高

ISO9001標(biāo)準(zhǔn)將“管理職責(zé)、過(guò)程管理”等四個(gè)基本過(guò)程作為質(zhì)量管理過(guò)程的全部活動(dòng)，其中“管理職責(zé)”要求對(duì)企業(yè)內(nèi)部每一個(gè)部門(mén)的職責(zé)進(jìn)行劃分并形成文字，明確每一個(gè)部門(mén)的相應(yīng)職責(zé)。ERP系統(tǒng)則利用多種技術(shù)手段為“管理職責(zé)”提供了很好的支持。例如，通過(guò)ERP的建模，出版社可以按照ISO9001“管理職責(zé)”的要求，形象地表述出版社部門(mén)崗位的職責(zé)與權(quán)限。在實(shí)際工作中，則體現(xiàn)為管理職責(zé)從紙質(zhì)制度化的層面落實(shí)到實(shí)際的、可見(jiàn)的流程上。在實(shí)際的日常工作中，由于種種原因，內(nèi)部管理經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理不到位、責(zé)任不明確等現(xiàn)象。導(dǎo)入具有國(guó)際先進(jìn)管理水平的ISO9001質(zhì)量管理體系和ERP信息化系統(tǒng)之后，由于每個(gè)工作流程都有相應(yīng)的記錄，形成了可追溯性，在某個(gè)問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)能清楚找出責(zé)任人，有效避免了“職責(zé)不清、責(zé)任不明”現(xiàn)象的發(fā)生，提高了出版社管理的規(guī)范性和科學(xué)性，完善與提升了出版社的內(nèi)部管理水平。

在規(guī)范的管理制度基礎(chǔ)上，借助ERP信息系統(tǒng)這一管理抓手，總編室工作人員可以更好地對(duì)選題申報(bào)材料的填寫(xiě)、書(shū)稿三審的質(zhì)量情況、圖書(shū)出版流程的規(guī)范等加強(qiáng)管理。一方面避免了各項(xiàng)資料的錯(cuò)誤及缺失以及不規(guī)范情況的發(fā)生，另一方面也提高了自身的執(zhí)行力，提升了總編室的管理效率和服務(wù)水平。

2. 平凡事做經(jīng)典，瑣屑事做完美

由于處于出版業(yè)務(wù)的中樞位置，總編室工作具有“多、雜、繁、亂”的特點(diǎn)。無(wú)論是選題計(jì)劃制定申報(bào)、出版單位等級(jí)評(píng)估材料準(zhǔn)備，還是領(lǐng)導(dǎo)指示與精神的上傳下達(dá)、各種報(bào)獎(jiǎng)及重點(diǎn)項(xiàng)目材料報(bào)送，不僅工作量大，而且瑣碎。總編室工作的重復(fù)性及低創(chuàng)新性，導(dǎo)致大多數(shù)總編室工作人員疲于應(yīng)付，工作積極性不高。ISO9001質(zhì)量管理體系強(qiáng)調(diào)工作流程中每一個(gè)小事都會(huì)對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，任何一個(gè)環(huán)節(jié)或者節(jié)點(diǎn)的疏漏都可能導(dǎo)致最終結(jié)果的不可控。工業(yè)產(chǎn)品的不合格可以通過(guò)“召回”來(lái)減小乃至消除對(duì)消費(fèi)者安全的隱患，而不合格圖書(shū)對(duì)讀者乃至文化傳承、精神文明建設(shè)的不良影響則是不可估量的。

總編室工作人員應(yīng)積極踐行“平凡事做經(jīng)典，瑣屑事做完美”的管理要求，充分發(fā)掘ISO9001質(zhì)量管理體系和ERP信息化系統(tǒng)的管理優(yōu)勢(shì)，并積極運(yùn)用到實(shí)際工作中，協(xié)助社領(lǐng)導(dǎo)做好選題規(guī)劃，滿足編輯業(yè)務(wù)與專業(yè)發(fā)展需求，協(xié)調(diào)好社內(nèi)外各種關(guān)系，不斷發(fā)揮總編室的組織、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)四大基本職能。

二、管理方式與管理手段的更新

在傳統(tǒng)出版模式下，出版社的管理主要依托手工管理、紙質(zhì)管理?；贗SO9001質(zhì)量管理體系與ERP信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的一種全新管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立之后，ERP系統(tǒng)作為規(guī)范管理的抓手，必然給總編室的管理工作帶來(lái)挑戰(zhàn)。面對(duì)這些新工作方式的轉(zhuǎn)變，我們要通過(guò)不斷優(yōu)化工作方法，創(chuàng)新工作思維。

1. 精細(xì)化的管理

ISO9001質(zhì)量管理體系與ERP信息系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是一種精細(xì)化的管理模式，通過(guò)精細(xì)化的管理，對(duì)每一個(gè)“生產(chǎn)”流程都做到監(jiān)控到位、管理到位，以確保產(chǎn)品（即圖書(shū)）質(zhì)量合格。ISO9001質(zhì)量管理體系強(qiáng)調(diào)對(duì)一本圖書(shū)的全流程進(jìn)行分析，對(duì)影響圖書(shū)質(zhì)量的關(guān)鍵流程的操控程序予以規(guī)定，遵循“按做的寫(xiě)，按寫(xiě)的做”這一規(guī)則。ERP信息平臺(tái)則通過(guò)借助信息技術(shù)這一手段，對(duì)圖書(shū)選題策劃及圖書(shū)流程管理進(jìn)行更加精細(xì)化的管理。從選題策劃到圖書(shū)銷售，責(zé)任人、操作時(shí)間等每一個(gè)細(xì)節(jié)都可以在ERP信息系統(tǒng)中呈現(xiàn)，期間一系列數(shù)據(jù)的采集及儲(chǔ)存也變得更加清晰、方便和快捷。細(xì)節(jié)的精細(xì)化呈現(xiàn)，不僅便于總編室的管理，也為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做出相應(yīng)決策提供較好的數(shù)據(jù)支持。

在貫徹質(zhì)量管理體系的過(guò)程中，總編室需要承擔(dān)相當(dāng)一部分的監(jiān)督檢查職責(zé)，具體有參與編制文件，學(xué)習(xí)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，檢查各部門(mén)執(zhí)行情況，收集整理貫徹標(biāo)準(zhǔn)所產(chǎn)生的各種材料、數(shù)據(jù)等。在ERP信息系統(tǒng)的操作過(guò)程中，同樣有許多關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制，如選題立項(xiàng)、工作任務(wù)指派、書(shū)號(hào)核準(zhǔn)、流程檢查、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等，這些都需要由總編室工作人員來(lái)具體操作。鑒于此，總編室工作人員要主動(dòng)接受ISO9001質(zhì)量管理體系的管理理念，積極參加ERP信息系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，努力接受新的管理模式，力爭(zhēng)快速掌握新的工作方法，積極進(jìn)入新的工作狀態(tài)。

2. 系統(tǒng)化的管理

ISO9001質(zhì)量管理體系與ERP信息系統(tǒng)所強(qiáng)調(diào)的精細(xì)化管理模式，建立在系統(tǒng)化的規(guī)范管理基礎(chǔ)上。ISO9001質(zhì)量管理體系依托的是PDCA循環(huán)管理模式，ERP信息系統(tǒng)則依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的強(qiáng)制性建立起流程的合理化與規(guī)范化，通過(guò)系統(tǒng)各管理模塊的提前設(shè)定，明確各部門(mén)的管理職能。這樣做的好處是：各種數(shù)據(jù)和信息的流轉(zhuǎn)程序不能隨意變動(dòng)，從而做到信息準(zhǔn)確；不規(guī)范的做法會(huì)遭到系統(tǒng)的拒絕，并能使不規(guī)范操作得到及早發(fā)現(xiàn)，最大限度地杜絕因管理漏洞或管理缺失導(dǎo)致的嚴(yán)重后果。

在總編室的業(yè)務(wù)管理過(guò)程中，選題的策劃申報(bào)、書(shū)稿的三審、書(shū)稿的三校一通讀、書(shū)號(hào)的核發(fā)、CIP數(shù)據(jù)的申領(lǐng)等節(jié)點(diǎn)比較重要。如果選題的策劃與申報(bào)關(guān)系到出版社的出版方向，那么書(shū)稿的“三審三?！眲t涉及出版社的導(dǎo)向問(wèn)題，書(shū)號(hào)與CIP的申領(lǐng)則體現(xiàn)出版社遵循國(guó)家管理要求的程度。這幾個(gè)環(huán)節(jié)都是由總編室在其間承擔(dān)著協(xié)調(diào)、管理以及服務(wù)的職能。采用ERP信息系統(tǒng)工作平臺(tái)后，從編輯在系統(tǒng)上填寫(xiě)選題申報(bào)開(kāi)始，一直到三審記錄的填寫(xiě)、書(shū)號(hào)及CIP數(shù)據(jù)的申請(qǐng)，總編室工作人員均可以通過(guò)系統(tǒng)在線查看。無(wú)論是資料是否健全，還是流程是否順暢，甚至是相關(guān)人員的工作是否高效，都可以在系統(tǒng)上一目了然。這不僅減少了手工操作的環(huán)節(jié)，縮短了信息傳遞、處理的時(shí)間，而且降低了操作過(guò)程中出現(xiàn)誤差的概率，便于相關(guān)人員自我約束。

三、對(duì)過(guò)程管理的進(jìn)一步重視

ISO9001質(zhì)量管理體系關(guān)注“過(guò)程方法”，即強(qiáng)調(diào)對(duì)流程的監(jiān)控與管理。根據(jù)系統(tǒng)是由過(guò)程組成的網(wǎng)絡(luò)，過(guò)程是活動(dòng)的流程，活動(dòng)是過(guò)程的節(jié)點(diǎn)這樣的原理，ERP系統(tǒng)依據(jù)出版社的過(guò)程或者活動(dòng)中一系列操作規(guī)則在系統(tǒng)中生成了相應(yīng)的過(guò)程模型。具體到實(shí)際工作中，即通過(guò)對(duì)圖書(shū)的選題策劃、編輯校對(duì)、出版印刷、發(fā)行儲(chǔ)運(yùn)等過(guò)程加以識(shí)別乃至控制，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)“輸出”到下一個(gè)流程的工作都是“合格品”，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)之間的無(wú)縫對(duì)接，這是保證圖書(shū)質(zhì)量的一個(gè)重要舉措。ERP信息系統(tǒng)以產(chǎn)品的實(shí)現(xiàn)過(guò)程為主線，通過(guò)對(duì)圖書(shū)出版流程各環(huán)節(jié)的控制，借助上一個(gè)流程的“輸出”，鏈接到下一個(gè)流程的“輸入”，通過(guò)不斷的“鏈接”，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的全過(guò)程跟蹤?；贗SO9001質(zhì)量管理體系的建立以及ERP信息系統(tǒng)的導(dǎo)入，為確保產(chǎn)品質(zhì)量提供了有力的保障。

圖書(shū)的生產(chǎn)過(guò)程是一個(gè)系統(tǒng)的過(guò)程，每個(gè)環(huán)節(jié)及流程都會(huì)影響出版物的最終質(zhì)量。圖書(shū)的質(zhì)量形成過(guò)程，主要包括選題策劃、編輯加工、三審三校、生產(chǎn)印刷、營(yíng)銷發(fā)行等主要環(huán)節(jié)，其中涉及總編室或者與總編室工作密切相關(guān)的有選題策劃、編輯加工、三審三校等環(huán)節(jié)。因此，在強(qiáng)調(diào)對(duì)過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格管理的理念指導(dǎo)下，總編室工作人員要高度重視這一工作。建立ISO9001質(zhì)量管理體系和導(dǎo)入ERP信息系統(tǒng)后，總編室的工作關(guān)口便前移到對(duì)過(guò)程的管理中。借助完備的質(zhì)量管理體系及先進(jìn)的信息化管理手段，無(wú)論是選題策劃還是書(shū)稿三審記錄填寫(xiě)，總編室都可以在操作過(guò)程中參與進(jìn)來(lái)，隨時(shí)可以針對(duì)流程中出現(xiàn)的問(wèn)題提出異議，并要求及時(shí)整改。甚至作者交稿的時(shí)間，編輯加工、三審時(shí)間的分配等一系列細(xì)節(jié)問(wèn)題也都呈現(xiàn)在ERP系統(tǒng)上，這為總編室的管理工作提供了極大便利。

總之，新形勢(shì)及新管理模式的出現(xiàn)，對(duì)總編室工作人員來(lái)說(shuō)既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇。我們應(yīng)積極面對(duì)挑戰(zhàn)，把握機(jī)遇，善于思考，努力化被動(dòng)為主動(dòng)，最大限度地發(fā)揮好總編室的工作職能，做好管理工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，為出版社的發(fā)展與壯大貢獻(xiàn)自己的力量。

[1]林清發(fā)，劉航. 新聞出版行業(yè)ISO質(zhì)量管理體系操作指南[M]. 合肥：安徽科學(xué)技術(shù)出版社，2011.

[2]白建明. ISO9001質(zhì)量管理體系對(duì)出版單位的管理效用淺析[J]. 出版發(fā)行研究，2006（8）.