丁雪清

電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思路優(yōu)化和改進(jìn)措施

丁雪清

隨著時(shí)代的前進(jìn)，電算化會(huì)計(jì)將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)中不可或缺的一個(gè)重要方向。但是，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中進(jìn)一步被放大。本文主要探討了電算化會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范，保障不到位等問題。因此，要強(qiáng)化規(guī)范管理、注重保障細(xì)節(jié)、培養(yǎng)專業(yè)人才。

電算化；會(huì)計(jì)檔案；改進(jìn)措施

一、引言

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)組織在經(jīng)濟(jì)管理之中形成的會(huì)計(jì)核算資料，它構(gòu)成了整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)之中資料的重要組成部分，是任何一個(gè)經(jīng)濟(jì)組織都不可缺少的經(jīng)濟(jì)資料?？萍嫉倪M(jìn)步促進(jìn)了會(huì)計(jì)由手工操作向電算化方向的快速發(fā)展，隨著時(shí)代的前進(jìn)，電算化會(huì)計(jì)將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)中不可或缺的一個(gè)重要方向。電算化會(huì)計(jì)檔案主要是指電算化會(huì)計(jì)方向所形成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案相關(guān)程序的操作，不管是保存和使用，都要經(jīng)過計(jì)算機(jī)的處理。電算化會(huì)計(jì)檔案隨著電算化會(huì)計(jì)的發(fā)展也在逐步為會(huì)計(jì)行業(yè)所認(rèn)同。并在最近幾年得到快速的發(fā)展。但是，我國還是個(gè)發(fā)展中國家，在電算化會(huì)計(jì)檔案的快速發(fā)展中，同時(shí)也出現(xiàn)了很多相關(guān)的問題。很多研究人員都在電算化會(huì)計(jì)檔案方面做了研究。電算化會(huì)計(jì)檔案已經(jīng)成為重要的管理對(duì)象。我國會(huì)計(jì)電算化工作起步較晚，在發(fā)展的過程中產(chǎn)生了許多新的問題，應(yīng)針對(duì)目前的問題采取相應(yīng)的對(duì)策。本文首先闡述了電算化會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)問題，并在此基礎(chǔ)上就我國電算化會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行了縱深的思考，提出了切實(shí)可行的對(duì)策，希望對(duì)我國電算化會(huì)計(jì)檔案管理有所幫助。

二、當(dāng)前電算化會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)存問題分析

（一）電算化會(huì)計(jì)管理規(guī)范程度不高

電算化會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理是一個(gè)現(xiàn)代化企業(yè)成長(zhǎng)的必經(jīng)之路。隨著新世紀(jì)的到來，我國的大多數(shù)企業(yè)機(jī)構(gòu)紛紛進(jìn)入電算化會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)變，在這個(gè)轉(zhuǎn)變中有些企業(yè)一步一步走向了電算化的方向，有些企業(yè)貪圖一時(shí)之利疏忽了很多細(xì)節(jié)，以至于在這條路上越走越偏。管理不規(guī)范是當(dāng)今電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在比較普遍的一個(gè)問題。很多機(jī)構(gòu)在電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面，不按要求歸入專門的保管設(shè)施進(jìn)行保管，甚至還有些機(jī)構(gòu)缺乏管理意識(shí)竟然干脆沒有設(shè)置保管設(shè)施。在立卷方面更是一些機(jī)構(gòu)疏忽大意的一個(gè)環(huán)節(jié)。很多機(jī)構(gòu)在電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面沒有會(huì)計(jì)人員的規(guī)范印章，會(huì)計(jì)項(xiàng)目填寫不規(guī)范；有的機(jī)構(gòu)電算化會(huì)計(jì)文檔歸類不同意，存儲(chǔ)雜亂無章。

（二）配套保障不到位

如果說管理不規(guī)范還是現(xiàn)在一些機(jī)構(gòu)在電算化會(huì)計(jì)檔案管理問題的一個(gè)縮影的話，那么保障不到位就可以算是對(duì)這個(gè)縮影最好的放大。我國電算化會(huì)計(jì)檔案保障不到位涉及到很多機(jī)構(gòu)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理的各個(gè)方面。比如，由于我國在電算化會(huì)計(jì)發(fā)展方面起步比較晚，需要把原來的紙質(zhì)檔案規(guī)劃整理成電子檔案，在這個(gè)過程中很多機(jī)構(gòu)遺失散落了大量的檔案信息，還有一些機(jī)構(gòu)壓根就不整理直接現(xiàn)有現(xiàn)記。

三、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的思路優(yōu)化和改進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化規(guī)范，以“規(guī)范”來管理

規(guī)范化的電算化檔案管理不是一個(gè)口號(hào)，而是要細(xì)心地在檔案管理中做好每一個(gè)細(xì)節(jié)的決心。為此，企業(yè)、機(jī)構(gòu)的管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，申明電算化檔案管理規(guī)范化的重要性，完善企業(yè)、機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理職責(zé)，做到每一件事都有人負(fù)責(zé)，以便賞罰分明。為此，企業(yè)、機(jī)構(gòu)的工作人員要規(guī)范自己的工作程序，使自己的工作能夠做到有章可循，為企業(yè)、機(jī)構(gòu)的規(guī)范化提供支持。為此，政府機(jī)構(gòu)應(yīng)該注重宣傳，把一些在電算化檔案管理方面做的好的企業(yè)、機(jī)構(gòu)作為對(duì)象，對(duì)他們做出相應(yīng)的褒獎(jiǎng)，為他們提供一些電算化檔案專業(yè)的支持。

（二）培養(yǎng)人才和引進(jìn)專業(yè)人才并舉

人才是一個(gè)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的保證，專業(yè)性的電算化檔案管理人才可以為企業(yè)在電算化檔案管理完善方面少走很多彎路。其實(shí)，我國很多企業(yè)、機(jī)構(gòu)在電算化檔案管理方面的落后歸根結(jié)底是專業(yè)人才的落后，很多企業(yè)、機(jī)構(gòu)不但基層員工缺乏相關(guān)管理知識(shí)，而且管理層也缺乏。因此，必須要注重專業(yè)電算化檔案管理人才的引進(jìn)和培養(yǎng)。在人才引進(jìn)方面，一些資金比較充足的企業(yè)可以在專業(yè)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)招聘人才，這樣的人才可以快速適應(yīng)自己的崗位。同時(shí)可以為公司內(nèi)部的一些有能力的人才提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，為培訓(xùn)成功的人才提供更高的薪水待遇，保住這些人才。而對(duì)于一些小企業(yè)來說，可以先培養(yǎng)剛畢業(yè)的大學(xué)生，企業(yè)對(duì)這些剛出社會(huì)的學(xué)生大膽提供機(jī)會(huì)，放手讓他們?nèi)ジ?，同時(shí)管理者也可以在這個(gè)過程之中慢慢熟悉這些人才；這樣不但能夠提高自己企業(yè)在科研機(jī)構(gòu)的知名度，還可以為企業(yè)提供一定的活力。

（三）加強(qiáng)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的保管能力

單位的各個(gè)部門要按照規(guī)定的程序進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的辦理，如果內(nèi)部有專門的機(jī)構(gòu)，可以有專門的機(jī)構(gòu)辦理，如果沒有建立檔案管理的單位，可以占時(shí)有財(cái)務(wù)管理部門來進(jìn)行保存，但是必須需要專門的人對(duì)他負(fù)責(zé)。單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)不僅要沖觀念上要進(jìn)行提高，還要從法律的層面加強(qiáng)管理，將會(huì)計(jì)檔案的管理納入到領(lǐng)導(dǎo)的日程中。還有要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，有效的進(jìn)行管理，建立規(guī)范的制度，在檢查的過程中，要提供可靠的信息，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在單位經(jīng)濟(jì)中的作用，從而使會(huì)計(jì)管理越來越正規(guī)化。

（四）明確責(zé)任，使會(huì)計(jì)檔案規(guī)范整理

單位必須有專門的工作人員去對(duì)檔案進(jìn)行管理，并制定規(guī)章制度。會(huì)計(jì)檔案的整理不單單是一個(gè)部門的事情，它與其他各個(gè)部門都是相互配合的，所以需要各個(gè)部門能夠通過配合，將會(huì)計(jì)檔案管理工作做到更規(guī)范。對(duì)于各個(gè)部門我們要明確責(zé)任，保證會(huì)計(jì)檔案管理能順利進(jìn)行。同時(shí)還需要其他部門的配合才能夠規(guī)范化，所以對(duì)于各個(gè)部門專門的會(huì)計(jì)崗位，必須按照相關(guān)要求進(jìn)行制作檔案，各個(gè)部門需要積極的配合，才能建立良好的服務(wù)體系。各個(gè)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要大力監(jiān)督，保證順利進(jìn)行,對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行監(jiān)督管理，定期進(jìn)行檢查，在檢查的過程中，各個(gè)單位要將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入到當(dāng)中，加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的檢查和監(jiān)督。

四、結(jié)論

隨著時(shí)代的前進(jìn)，電算化會(huì)計(jì)將逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)成為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)活動(dòng)中不可或缺的一個(gè)重要方向。但是，由于我國在電算化會(huì)計(jì)檔案管理方面起步比較晚，因此在發(fā)展中遇到了很多問題。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題在進(jìn)一步被放大。本文主要探討了電算化會(huì)計(jì)檔案管理中的管理不規(guī)范，保障不到位問題，這些問題造成了我國電算化會(huì)計(jì)檔案管理的細(xì)節(jié)性漏洞就會(huì)被無限放大。因此，要強(qiáng)化規(guī)范管理、注重保障細(xì)節(jié)、培養(yǎng)專業(yè)人才。

[1]林淑華.淺談電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2011(01).

[2]徐一千,李玉豐.會(huì)計(jì)電算化存在的問題及對(duì)策[J].中國管理信息化，2009(12).

（作者單位：南京技師學(xué)院）