劉志娟

【摘 要】本文闡述了企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立的必要性和緊迫性，提出了建立企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的基本構(gòu)想，提出了在建庫(kù)建網(wǎng)工作中應(yīng)注重的有關(guān)問題。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展及密切結(jié)合，產(chǎn)生了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)被視為現(xiàn)代信息社會(huì)的重要標(biāo)志。網(wǎng)絡(luò)建立已成為國(guó)內(nèi)外各行各業(yè)發(fā)展的一個(gè)熱點(diǎn)，以往企業(yè)檔案采用單機(jī)條目管理的模式已不能適應(yīng)信息社會(huì)的需求，因而建立企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，是擺在我們面前的一個(gè)重大而緊迫的課題。

1 企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立勢(shì)在必行

1.1 檔案單機(jī)條目管理，已難適應(yīng)信息社會(huì)的要求

計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理以來，雖時(shí)間不長(zhǎng)，但發(fā)展很快。不但省、市檔案館采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，而且許多企業(yè)也采用單機(jī)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理已進(jìn)入了廣泛應(yīng)用階段，改變了長(zhǎng)期以來人寫手抄、翻本查閱的傳統(tǒng)管理方式，給檔案管理帶來了生機(jī)和活力。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)，其應(yīng)用規(guī)模是單機(jī)應(yīng)用狀態(tài)，其管理方式是條目管理，也就是說，將檔案資料錄入成條目信息后，輸入和存入單臺(tái)計(jì)算機(jī)，通過計(jì)算機(jī)代替人工查詢檢索、統(tǒng)計(jì)制表。單機(jī)條目管理，既不能輸入和存儲(chǔ)全文，也不能遠(yuǎn)程傳送，已難適應(yīng)信息社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的需要。

1.2 檔案資源建庫(kù)建網(wǎng)，是檔案現(xiàn)代化管理的必由之路

隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，不僅可用鍵盤輸入條目信息，還可用掃描儀掃描輸入全文和圖紙（比如清華紫光掃描儀C1880配以清華紫光文字識(shí)別軟件。它能同時(shí)識(shí)別超大字符集<13051字>和超多種漢字字體<近百種>、并且將電子文檔的錯(cuò)誤率降低到萬分之一以下的、能將復(fù)雜報(bào)紙雜志文檔經(jīng)版面分析、識(shí)別、理解，最后自動(dòng)精確重構(gòu)為原式原樣的標(biāo)準(zhǔn)格式。）；不僅可儲(chǔ)存文字，還可利用光盤和服務(wù)器存儲(chǔ)圖紙；不僅可建立局域網(wǎng)，還可聯(lián)上互聯(lián)網(wǎng)。因而建立企業(yè)檔案光盤數(shù)據(jù)庫(kù)、建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，已具備了成熟的條件。充分利用這種條件，不失時(shí)機(jī)地建庫(kù)建網(wǎng)，使檔案管理從傳統(tǒng)管理的落后方式中解放出來，在單機(jī)條目管理的基礎(chǔ)上大大推進(jìn)一步，這是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必由之路。

1.3 檔案信息上網(wǎng)，是信息共享的有效途徑

企業(yè)檔案信息資源非常豐富，是科技進(jìn)步和知識(shí)經(jīng)濟(jì)取之不盡的寶藏。以前檔案資料多半只局限于本企業(yè)和本行業(yè)利用，沒有充分發(fā)揮其作用。建網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)后，檔案信息上網(wǎng)，在網(wǎng)上推介，在網(wǎng)上交流，可大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息共享，這是檔案提供利用最有效的途徑。

2 企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立的基本構(gòu)想

2.1 網(wǎng)絡(luò)建立的基本目標(biāo)

建立企業(yè)檔案光盤數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案局域網(wǎng)，將檔案局域網(wǎng)聯(lián)入企業(yè)信息管理網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享。企業(yè)檔案部門可參考這一近期的基本目標(biāo)，制定切實(shí)可行的方案。技術(shù)、資金雄厚的企業(yè)可統(tǒng)一規(guī)劃，一步到位；資金不足的企業(yè)可采取統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施的辦法，不斷擴(kuò)大系統(tǒng)功能。

2.2 網(wǎng)絡(luò)建立的基本要求

⑴硬件配置起點(diǎn)要高。針對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備更新?lián)Q代快的特點(diǎn)，對(duì)硬件的選擇要具有超前意識(shí)，在條件允許的情況下，盡量選擇存儲(chǔ)容量大、運(yùn)算速度快的主機(jī)和性能先進(jìn)的外部設(shè)備，以免網(wǎng)絡(luò)建起來設(shè)備就需要更新。

⑵軟件功能要強(qiáng)。檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理軟件包括：系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件。系統(tǒng)軟件普遍都是購(gòu)買，應(yīng)用軟件既可自行開發(fā)，也可直接購(gòu)買。自行開發(fā)難度大、周期長(zhǎng)、效率低，最好是購(gòu)買。由于目前商品軟件五花八門、良莠兼有，因而在購(gòu)置軟件時(shí)應(yīng)選擇條件成熟、適用性強(qiáng)，擴(kuò)展性好、功能齊全、安全可靠、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、用戶界面友好的軟件。

⑶網(wǎng)絡(luò)體系要合理。企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要符合企業(yè)信息管理的總體規(guī)劃要求，要綜合考慮企業(yè)的原有基礎(chǔ)、當(dāng)前需要和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，要根據(jù)本企業(yè)實(shí)際狀況來設(shè)計(jì)，使建立的網(wǎng)絡(luò)體系高效合理。既要防止貪大求全，又要避免拼湊對(duì)付。

2.3 網(wǎng)絡(luò)建立的基本構(gòu)想

企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)以服務(wù)器為中心，聯(lián)接以下幾個(gè)基本工作站和若干用戶終端，組成局域網(wǎng)，進(jìn)而聯(lián)入外部網(wǎng)。這是企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)最基本的構(gòu)架。

⑴文檔工作站。對(duì)外來文件掃描輸入、光盤和服務(wù)器存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，可對(duì)庫(kù)進(jìn)行增刪修改，具有自動(dòng)設(shè)置各種表格、目錄、封面、備考表功能，可按組合、模糊等條件進(jìn)行查詢?yōu)g覽及打印輸出。

⑵工程圖紙工作站。對(duì)掃描輸入的工程、設(shè)備圖紙進(jìn)行消藍(lán)、去污處理，可對(duì)圖紙進(jìn)行矢量化，可對(duì)庫(kù)進(jìn)行增、刪、剪裁等編輯修改，可按組合、模糊等條件進(jìn)行查詢?yōu)g覽及打印輸出。

⑶多媒體工作站?？蓪浵瘢ㄒ簦┐艓т浫爰罢掌瑨呙栎斎搿⒐獗P存儲(chǔ)，可通過編輯、制作、輸出圖像、動(dòng)畫、配音和字幕。

⑷文獻(xiàn)資料工作站?？蓪⒅匾目萍紙D書、科技情報(bào)文獻(xiàn)掃描輸入、光盤存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，可實(shí)現(xiàn)分類檢索和模糊檢索及打印輸出。

3 企業(yè)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立應(yīng)注重的問題

（1）加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃，制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。鑒于我國(guó)檔案現(xiàn)代化管理的落后狀況，國(guó)家檔案行政管理部門應(yīng)組織權(quán)威性的專門機(jī)構(gòu)來統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案網(wǎng)絡(luò)建立，制訂有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，推廣優(yōu)秀軟件和成功經(jīng)驗(yàn)，防止各行其是，避免低水平重復(fù)開發(fā)。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)交流協(xié)作，加快計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立步伐。

（2）注重標(biāo)引著錄，確保數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量。檔案的標(biāo)引著錄工作量大，技術(shù)性強(qiáng)，標(biāo)準(zhǔn)化程度高。如果輸入的數(shù)據(jù)不完全、不準(zhǔn)確，將直接影響數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)的質(zhì)量，使數(shù)據(jù)難以共享。

（3）加強(qiáng)人才培訓(xùn)，提高隊(duì)伍素質(zhì)。檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的成敗，關(guān)鍵取決于人才。有高素質(zhì)的人才，才能建立高水平的網(wǎng)絡(luò)，因此，應(yīng)注重檔案人才的培訓(xùn)。一方面，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)知識(shí)水平，另一方面，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培訓(xùn)，不斷掌握新知識(shí)、新技術(shù)，盡快造就一批既懂檔案業(yè)務(wù)、又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的需要。

（4）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立關(guān)鍵不是技術(shù)問題，而是資金問題，因此，應(yīng)將檔案現(xiàn)代化管理納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的議事日程和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，加大資金投入，網(wǎng)絡(luò)的建立才能得以實(shí)現(xiàn)。

當(dāng)今世紀(jì)是信息時(shí)代，是網(wǎng)絡(luò)世界。抓住機(jī)遇，跟上時(shí)代的步伐，努力創(chuàng)造內(nèi)外部條件，加快企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立的步伐，使檔案信息駛上信息高速公路，更好地為科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

[責(zé)任編輯：薛俊歌]