仇艷華

(廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣西南寧 530226)

淺談計算機在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

仇艷華

(廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院,廣西南寧 530226)

目前計算機被廣泛的應(yīng)用在企事業(yè)單位檔案管理中計,其為各種信息管理提供了非常方便快捷的技術(shù)支撐,為企事業(yè)單位的檔案管理提供更為深刻的管理內(nèi)涵,這樣對檔案管理以及企事業(yè)單位其他事宜的進展是非常有利的。本文筆者對詳細分析了計算機在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用,闡述了對計算機在企事業(yè)單位檔案管理中的內(nèi)容,應(yīng)用的重要性、優(yōu)點以及技巧,提出了目前企事業(yè)單位檔案管理信息化應(yīng)采取的措施。希望能夠為企事業(yè)單位檔案管理的計算機化提供參考。

計算機 企事業(yè)單位 檔案管理

1 計算機進行企事業(yè)單位檔案管理的重要性及其優(yōu)點

1.1 計算機進行企事業(yè)單位檔案管理的重要性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展以及計算機技術(shù)的普及,計算機科學(xué)技術(shù)已經(jīng)不容置疑的進入了我國不同單位的各個領(lǐng)域,并且在我國企事業(yè)單位的諸多方面發(fā)揮了不可或缺的作用,這樣就標(biāo)志著我國企事業(yè)單位檔案的管理的企業(yè)管理漸漸地向現(xiàn)代化與信息化邁進,計算機科學(xué)技術(shù)成為了企事業(yè)單位檔案管理中不可或缺的重要工具之一。目前企事業(yè)單位正面臨著國際化競爭的嚴峻考驗,準(zhǔn)確的完成企事業(yè)單位的檔案管理、提高自己的財務(wù)管理能力以及技術(shù)水平,實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理的電子化與信息化,創(chuàng)建一個集成的系統(tǒng)平臺,這樣就可以大大提高企事業(yè)單位的綜合管理能力與市場競爭力。

1.2 計算機在企事業(yè)單位檔案管理中的優(yōu)點

計算機科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位的應(yīng)用使人員基本信息的管理流程變得流暢,實現(xiàn)了人事部門和項目經(jīng)理部之間基本信息的共享,使準(zhǔn)確及時的掌握員工的基本信息成為現(xiàn)實。企事業(yè)單位檔案管理中各項數(shù)據(jù)的處理也變得更加的快速和準(zhǔn)確,數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率都能夠達到百分之九十五以上。企事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)的流動順暢,可以使施企事業(yè)單位的各個部門可以在最短的時間獲得該部門或者是其他部門提供的數(shù)據(jù),為企事業(yè)單位高效準(zhǔn)確的掌握各個員工的基本信息提供了有力的科學(xué)的依據(jù)。因為計算機科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位的應(yīng)用,使大部分手工報表逐漸的取消,這樣就大大節(jié)省了辦公的費用,又使員工的檔案變得更加準(zhǔn)確快速,使檔案實現(xiàn)了資源共享。計算機可續(xù)技術(shù)運用還實現(xiàn)了員工檔案的收集整理的一體化以及基本信息集成化的管理,使得原來相對混亂的部門銜接,通過措施的合理運用,準(zhǔn)確自然地銜接在一快,充分體現(xiàn)了計算機科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理上的優(yōu)越性。計算機科學(xué)技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用使得科學(xué)的管理方法與先進的技術(shù)實現(xiàn)了集成,從而達到了科學(xué)管理和先進技術(shù)共同發(fā)展的目的。

2 企事業(yè)單位在檔案管理計算機化采用的措施

2.1 深入做好“四化”工作

企事業(yè)單位在對檔案進行管理時要做到檔案工作規(guī)范化、裝具標(biāo)準(zhǔn)化、管理現(xiàn)代化、文件材料信息化,企事業(yè)單位的相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)心、重視檔案工作,及時研究解決檔案工作中的實際問題,把檔案管理工作的信息化納入單位同步發(fā)展規(guī)劃,提出盡早做好企事業(yè)單位檔案“四化”工作,通過企事業(yè)單位檔案工作信息化管理市一級的認定。

2.2 明確工作責(zé)任,規(guī)范工作步驟

企事業(yè)單位在實施檔案管理信息化工作時,檔案接收、移交都要記錄清楚;檔案統(tǒng)計要與事實相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確;檔案鑒定、銷毀程序規(guī)范,手續(xù)齊全;檔案庫房溫濕度測定記錄準(zhǔn)確,利用空調(diào)、除濕機確保庫房溫、濕度符合要求。企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常關(guān)注檔案管理的安全管理,督促制定安全管理規(guī)章,做到責(zé)任明確。

2.3 科學(xué)管理,培養(yǎng)專業(yè)人才

企事業(yè)單位要建立規(guī)范、科學(xué)的計算機檔案管理體系,全面準(zhǔn)確地記錄和反映各個員工的基本信息建設(shè)與企業(yè)項目發(fā)展的歷史過程。企事業(yè)要部門培養(yǎng)專業(yè)人才,就需要舉辦檔案管理人員培訓(xùn)班,并要求企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)、直屬單位及單位的項目主管領(lǐng)導(dǎo)、及檔案管理人員都要參加該培訓(xùn)。企事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)班要采取理論講解、典型案例分析、現(xiàn)場學(xué)習(xí)答疑相結(jié)合方法,對項目檔案的含義,檔案意識的法律涵義,項目管理辦法、管理流程,檔案的歸檔、整理、分類及檔案的信息化管理等課程進行全方位地培訓(xùn)。通過培訓(xùn),使各單位充分認清檔案管理信息化的重要性,高度重視檔案管理信息化工作,充分發(fā)揮檔案信息服務(wù)作用。同時也會提高了檔案管理人員的管理與實際操作水平,為積極做好計算機在企事業(yè)單位檔案管理的普遍應(yīng)用起到了積極作用。

3 企事業(yè)單位檔案計算機化應(yīng)解決的問題

3.1 企事業(yè)單位檔案計算機化采取相應(yīng)措施的重要性

檔案信息化過程中,還存在著一些亟待解決的問題,需要注意企事業(yè)單位檔案信息化是一個系統(tǒng)性的工程,在工作的前期需要經(jīng)過充分研究和調(diào)研,結(jié)合企事業(yè)單位檔案信息化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建立數(shù)字資源。規(guī)劃企事業(yè)單位檔案信息化的過程中一定要注意解決存在的問題。

3.2 在企事業(yè)單位檔案信息化的過程中突出重點,分層要分明

在企事業(yè)單位檔案信息化過程中首先就要做好數(shù)字資源的建設(shè),隨著企事業(yè)單位數(shù)字化項目工作的深入開展,以紙質(zhì)為載體的檔案內(nèi)容已經(jīng)采用圖像掃描等方式以數(shù)據(jù)集的方法存儲,對于這種數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)應(yīng)該首先提供利用,確保用最短的時間內(nèi)以最快的速度達到企事業(yè)單位檔案信息化在實際生活中的應(yīng)用。

3.3 注重對專業(yè)人才的培養(yǎng)

在企事業(yè)單位檔案信息化的過程中,有關(guān)部門一定要注重對人才隊伍的培養(yǎng),這樣才能夠從根本上改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式,應(yīng)該重新對檔案管理崗位以及管理模式流程做出定位,聘用專業(yè)知識過硬的、有工作經(jīng)驗的復(fù)合型人才。另外企事業(yè)單位內(nèi)部也可以對知識結(jié)構(gòu)進行思考整合,一起解決企事業(yè)單位檔案信息化過程中存在的問題。

3.4 企事業(yè)單位信息系統(tǒng)存在的安全問題

信息系統(tǒng)的安全不單單是一個技術(shù)問題,它還與系統(tǒng)的管理以及法律法規(guī)的保障有關(guān)。另外信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性也是系統(tǒng)安全的重要保障,信息系統(tǒng)除了應(yīng)該具有處理大量數(shù)據(jù)而且在短時間內(nèi)快速處理數(shù)據(jù)的能力之外,還要能夠提供最好的措施來解決系統(tǒng)災(zāi)難性恢復(fù),最大限度的避免因為系統(tǒng)的不穩(wěn)定性所帶來的安全問題。

3.5 對數(shù)字化檔案信息進行管理時存在的問題

在工作人員對數(shù)字化企事業(yè)單位檔案信息進行整理存入檔案時,比較普通的資料保存為一般平臺都能使用的TXT文本格式就可以了,但是對于特殊格式的資料就必須要在歸檔信息中存儲能夠打開該特殊格式資料的軟件以及改軟件如何使用的說明。對已經(jīng)整理存入檔案的電子文件每隔一段時間就要精心的抽查巡檢,如果出現(xiàn)文件存儲載體損壞的現(xiàn)象時,就要在短時間內(nèi)對存儲數(shù)據(jù)進行修復(fù)處理,對存入該軟件的存儲載體要進行刻錄備份。企事業(yè)單位檔案信息化通過不斷努力一步一個腳印,一步一個階梯來實現(xiàn)的,因此在企事業(yè)單位檔案信息化的過程中就要經(jīng)過不斷的實踐探索和發(fā)展,期間一定要遵循實用性的原則,這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理的跨越式發(fā)展。

4 結(jié)語

總而言之,我們要深刻的認識到,伴隨著企事業(yè)單位人事改革的不斷進行,為企事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)帶來巨大發(fā)展機遇的同時,與此同時還帶來了很大的挑戰(zhàn)。企事業(yè)單位的檔案管理具有巨大的挑戰(zhàn)性,企事業(yè)單位檔案管理是企業(yè)知識共享的主要平臺,它能夠反映出知識型企業(yè)文化。在日后的工作中,需要工作人員對檔案管理質(zhì)量不斷地提高,提高檔案的利用率。企事業(yè)單位檔案管理的計算機化,使員工檔案檔案管理業(yè)務(wù)水平得到跨越式提升,也為文書檔案信息化的全方位覆蓋奠定基礎(chǔ),必將極大地提高檔案管理和利用服務(wù)的現(xiàn)代化水平。

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