李智蓉　白曉波（中車(chē)成都機(jī)車(chē)車(chē)輛有限公司信息中心　成都　610051）

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合同管理信息化系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)

李智蓉白曉波
（中車(chē)成都機(jī)車(chē)車(chē)輛有限公司信息中心成都610051）

摘要通過(guò)實(shí)施合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同在網(wǎng)上的起草申報(bào)、審查審批、簽訂管理、履行管理、建立臺(tái)賬等功能，以信息化技術(shù)提高企業(yè)合同管理水平。

關(guān)鍵詞K3/CLOUD合同信息化管理流程管理

近幾年，隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，合同簽訂越來(lái)越大量，目前公司除原材料采購(gòu)?fù)?，其他設(shè)備、工裝、計(jì)量器具以及低值易耗品的采購(gòu)均未實(shí)施信息化管理。而這些合同均涉及合同評(píng)審、審核、審批、履行等多個(gè)環(huán)節(jié)。送審的的部門(mén)就有法律事務(wù)部、運(yùn)營(yíng)管理部、財(cái)務(wù)部、審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)部、安全部、資產(chǎn)管理部等，造成了大量的人員每天奔忙于各個(gè)部門(mén)之間，節(jié)奏慢、效率低。同時(shí)，合同評(píng)審打印還還加大紙張、打印機(jī)及硒鼓的消耗。因此如何采用信息化技術(shù)手段來(lái)解決“管理‘等待’”，提高工作效率顯得非常重要和迫切。于是我們認(rèn)真分析了合同管理的全過(guò)程，提出了實(shí)施合同管理信息化項(xiàng)目，結(jié)合公司合同管理工作實(shí)際情況，通過(guò)流程化，網(wǎng)上審批等來(lái)實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作。

一、主要目標(biāo)

1、提高合同審核審批效率

利用信息網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，節(jié)約管理人員的單位間往來(lái)時(shí)間，減少人力資源浪費(fèi)；加快審核審批節(jié)奏、縮短審核審批時(shí)間，實(shí)現(xiàn)“管理‘等待’”。

2、提升合同管理水平水平

通過(guò)網(wǎng)上動(dòng)態(tài)管理合同，實(shí)現(xiàn)文本網(wǎng)絡(luò)共享，避免傳遞失誤，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。利用信息化手段收集、整理各項(xiàng)合同管理信息，為提升合同管理水平提供支持。

3、節(jié)約合同審核審批成本

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息化合同審核審批，減少辦公紙張、打印耗材等的使用，降低審核審批成本，提高公司效益。

4、推進(jìn)企業(yè)廉政建設(shè)工作

通過(guò)網(wǎng)上動(dòng)態(tài)審核審批管理，增加合同管理的透明度，提高管理監(jiān)督能力，防范合同實(shí)施中的腐敗行為，保護(hù)企業(yè)利益，推進(jìn)廉政建設(shè)工作。

二、IT需求解決方案

1、信息化方案選型

根據(jù)合同管理的要求，分析現(xiàn)有工作流程，調(diào)查網(wǎng)絡(luò)資源，調(diào)研分析K3CLOUD產(chǎn)品和現(xiàn)有K3系統(tǒng)功能，能否滿足合同審核和審批的管理要求，能否實(shí)現(xiàn)管理體系的評(píng)審要求，并能在系統(tǒng)中有效實(shí)現(xiàn)合同管理的一系列審核管理流程，最終確定選型方案。

2、系統(tǒng)模型建立

公司目前業(yè)務(wù)合同管理現(xiàn)狀：包含原材料采購(gòu)入庫(kù)合同以及非入庫(kù)簽訂的業(yè)務(wù)合同全部在K/3 wise的訂單合同進(jìn)行流程審批，為區(qū)分需要入庫(kù)以及無(wú)需入庫(kù)的業(yè)務(wù)合同審批，現(xiàn)將無(wú)需入庫(kù)的業(yè)務(wù)合同，類(lèi)似：軟件款、服務(wù)類(lèi)，設(shè)備維修款等合同納入K/3 Cloud進(jìn)行流程審批。

在K/3 Cloud開(kāi)發(fā)BOS單據(jù)，配置固定審批流程，相關(guān)原始文檔上傳附件，進(jìn)行網(wǎng)上審批。

3、業(yè)務(wù)審批流程

業(yè)務(wù)合同審批流程為：各單位制單人-合同相對(duì)方資信調(diào)查審核（每個(gè)部門(mén)有1人）—承辦單位負(fù)責(zé)人審核（單位負(fù)責(zé)人）—法律審核（法律辦公室職員）—法律審核（法律辦公室負(fù)責(zé)人）—價(jià)格審核（財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格管理相關(guān)人員）—價(jià)格負(fù)責(zé)人（財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人），審核完成后，系統(tǒng)配置打印模板，將審簽表打印，作為合同附件。

三、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1、合同類(lèi)型設(shè)定

根據(jù)公司的業(yè)務(wù)整理出各部門(mén)的合同類(lèi)型，實(shí)例見(jiàn)下表：

合同類(lèi)型的內(nèi)容包括部門(mén)，編碼，合同類(lèi)型名稱，不同的合同類(lèi)型是歸不同的部門(mén)管理，針對(duì)于每個(gè)審核節(jié)點(diǎn)的審核人，可根據(jù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)階段客戶需要進(jìn)行調(diào)整。

2、編碼規(guī)則

一單一號(hào)：這是系統(tǒng)的要求，則對(duì)于本模塊使用到的單據(jù)及基礎(chǔ)資料，考慮其呈現(xiàn)的順序及預(yù)留擴(kuò)充性，則具體編碼如下：

3、合同表單定義

合同單據(jù)示意圖1：

合同單據(jù)的數(shù)據(jù)字典：

功能描述：

對(duì)于非實(shí)物物料采購(gòu)的合同需要納入K/3 Cloud走合同審批流程，合同按照不同的合同類(lèi)型和總金額進(jìn)行不同流程的審批，審批完成的業(yè)務(wù)合同按照指定的格式套打出來(lái)作為主合同的審批附件；

4、合同審批流程設(shè)定

圖2：

根據(jù)預(yù)先設(shè)定的流程進(jìn)行審批

四、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能

1、合同編制功能

各單位合同編制人員完成合同的新增，填寫(xiě)合同表單相應(yīng)的信息，添加合同附件，保存，提交。

2、合同審核功能

（1）合同相對(duì)方資信調(diào)查審核（供應(yīng)商審核）；

（2）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；

（3）法律審核；d.法律負(fù)責(zé)人審核；

（4）價(jià)格審核（財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格員審核）；

（5）價(jià)格負(fù)責(zé)人審核（財(cái)務(wù)部?jī)r(jià)格負(fù)責(zé)人審核），審核通過(guò)。每一級(jí)審核，如需修改，都可以駁回，逐級(jí)駁回或直接駁回到制單人處，進(jìn)行修改，提交后，重新啟動(dòng)審核流程。

3、合同打印功能

審批完成的業(yè)務(wù)合同制單人按照指定的格式套打出來(lái)作為主合同的審批附件。

4、合同查詢功能

審批中的合同和審批完成的合同都可以在系統(tǒng)中查詢，可根據(jù)條件查出合同，查看合同的細(xì)節(jié)及附件，還可以引出合同，方便統(tǒng)計(jì)。

5、審批流程的跟蹤

系統(tǒng)可以對(duì)合同審批流程的跟蹤，查到合同的審批流程到哪個(gè)節(jié)點(diǎn)。

6、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

合同所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括：供應(yīng)商、員工、部門(mén)、合同內(nèi)容等，這是合同錄入的前提數(shù)據(jù)，必須通過(guò)管理員進(jìn)行新增和維護(hù)。

五、角色權(quán)限設(shè)置

根據(jù)系統(tǒng)的要求對(duì)系統(tǒng)的權(quán)限和功能進(jìn)行了嚴(yán)格的設(shè)置：

1、合同編制人員

2、合同管理員

六、應(yīng)用效果

系統(tǒng)投入運(yùn)行后，實(shí)現(xiàn)了合同管理的信息化，主要體現(xiàn)在：提高合同審批效率，方便了合同數(shù)據(jù)的查詢和統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了合同文本共享。

Scheme Design of the Contract Management Informatization System

Li ZhirongBai Xiaobo
（Information Center，CSR Chengdu Locomotive Vehicle Co.，Ltd. Chengdu610051）

AbstractBy carrying out the contract management information system，to implement the contract signed in drafting the declaration，review online examination and approval，management，performance management，establish parameter，and other functions，to informatization technology to enhance enterprise contract management level.

KeywordsK3 / CLOUDContractInformatization managementProcess management

中圖分類(lèi)號(hào)C931.6

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A

文章編號(hào)160304-7219

作者簡(jiǎn)介

李智蓉：中車(chē)成都機(jī)車(chē)車(chē)輛有限公司信息中心技術(shù)主管、工程師，參與實(shí)施多項(xiàng)公司科研項(xiàng)目，獲多項(xiàng)公司級(jí)科研成果獎(jiǎng)，在企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域有較高的理論基礎(chǔ)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

白曉波：中車(chē)成都機(jī)車(chē)車(chē)輛有限公司信息中心技術(shù)主管、高級(jí)工程師，參與實(shí)施多項(xiàng)公司科研項(xiàng)目，獲多項(xiàng)公司級(jí)科研成果獎(jiǎng)，在企業(yè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域有較高的理論基礎(chǔ)和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。