王文杰

摘 要：工程建設(shè)的文本資料記錄著工程的整個過程，文本資料管理是工程管理的一項重要內(nèi)容，它是工程竣工驗收時必須遞交的材料，同時它是施工單位管理水平的重要體現(xiàn)。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與進步，信息化的運用提高了建設(shè)工程文本資料的管理水平，但是仍存在一系列的問題。本文主要分析了信息化在工程建設(shè)文本資料管理中的應用，從而不斷提高工程建設(shè)文本資料的管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化；文本資料管理；工程建設(shè)

中圖分類號：TU712 文獻標識碼：A

建設(shè)工程項目的文本資料涉及多個單位，比如勘察設(shè)計單位、材料設(shè)備單位、建設(shè)施工單位等。建設(shè)文本資料詳細記錄了工程建設(shè)的相關(guān)情況，對后期工作的開展起著重要的作用，比如工程質(zhì)量的評定、擴建工程的準備等都具有很高的參考利用價值。因此，必須充分認識到建設(shè)工程文本資料管理的重要性。目前很多建設(shè)工程的管理還是采取傳統(tǒng)的管理手段，即使運用了信息化技術(shù)，但是管理水平不高，管理中存在很多的不足，比如管理需求不明確、資料的分類標準模糊、資料的記錄不規(guī)范、信息系統(tǒng)與文本資料不匹配等問題，最終影響建設(shè)工程的文本資料管理水平，對后期的工程建設(shè)帶來很多問題。因此，建設(shè)工程在運用信息化技術(shù)的時候，一定要有針對性的解決以上問題，提高資料管理水平。

1 明確建設(shè)工程文本資料管理的需求

很多施工企業(yè)逐漸將信息化運用到文本資料的管理中，一定程度上提高了文本資料的管理水平，但是由于施工項目的文本資料非常繁雜，導致管理需求不系統(tǒng)，管理水平比較低。因此，在運用信息化技術(shù)的時候，一定要注意明確建設(shè)工程文本資料管理的需求。具體來講，可以采取“業(yè)務外包”的方法，即憑借社會上的第三方人員，但是，這個第三方人員一定要有良好的實力，另外，還要對運作規(guī)則掌握得非常熟悉。這樣的第三方人員有很多，比如比較常見的咨詢管理公司、專門研究此類工作的業(yè)內(nèi)研究機構(gòu)等等，企業(yè)管理人員借助第三方人員的專業(yè)知識，彌補企業(yè)內(nèi)部信息化管理上存在的不足，共同分析和研究，最終確定建設(shè)工程的文本資料管理的需求。

2 加強文本資料的分工管理工作

建設(shè)工程的文本資料分類比較多，在信息化管理模式下，很多人員對資料的分類不清晰，很多資料要經(jīng)過多個職能部門的處理，流程非常復雜。因此，在運用信息化管理手段的時候，一定要加強文本資料的分工管理工作。首先，需要對文本資料進行分類，確定每份文檔的性質(zhì)；其次，在信息化管理模式下，應該確定具體的崗位分工，不同性質(zhì)的文本資料有不同的人員來負責，確保每份文本資料都有人負責，避免出現(xiàn)交叉管理的現(xiàn)象。對于現(xiàn)階段的信息化文本資料管理的水平而言，應當采取“抓兩口，促檔口”的辦法，這里的“兩口”指的是“采集口”和“歸檔口”兩個方面的內(nèi)容，對于每個項目的文本資料處理中流程上的差異問題不必太嚴格，可以局部忽略，而對于文本資料的中間管理環(huán)節(jié)要逐步規(guī)范起來，這樣的信息化管理可以進一步保證項目文本資料的準確度，與此同時還能對建設(shè)工程的資料采取及時收集的措施，后期的責任也能真正落實到每個人身上。

3 進一步規(guī)范文本資料的分類標準

由于工程建設(shè)的文本資料種類繁多，容易導致資料管理交叉或遺漏的問題。因此，必須要進一步規(guī)范文本資料的分類標準，便于后期資料的管理。這里的分類可以綜合考察工程的特點以及資料的相關(guān)內(nèi)容，確定好資料的分類。一般來講，建設(shè)工程的資料等分類標準比較多，比如根據(jù)資料記錄內(nèi)容上進行劃分，將資料分為技術(shù)文本資料、施工人員資料等，還可以根據(jù)項目的不同階段進行劃分，比如設(shè)計階段的資料、施工階段的資料、竣工階段的資料等，明確資料的分類標準，這樣的信息化管理才能有效提高建設(shè)工程的文本資料管理水平。

4 不斷提高文本資料記錄規(guī)范化水平

建設(shè)工程文本資料信息化管理模式下，必須要嚴格把控好資料的記錄，包括記錄的內(nèi)容、記錄的過程、記錄的規(guī)范化等，處理好每個細節(jié)，如果資料的記錄不規(guī)范，可能會對后期的文本資料的管理產(chǎn)生不好的影響。比如在信息化管理模式下，一般先要將原始的文本資料輸入到相關(guān)的信息系統(tǒng)中，如果時間界定沒有處理好，很有可能影響后期的歸檔規(guī)范化問題。比如有的人在記錄建設(shè)工程的文本資料時，先完成所有的簽字記錄后再將資料輸入到信息系統(tǒng)的，而有的人則是先將文本資料輸入到信息系統(tǒng)中，然后再打印出來，再要求相關(guān)人員進行簽字，這樣不同的記錄程序就會影響書面文檔與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性問題，而且還會影響到建設(shè)工程文本資料后期的管理。因此，一定要處理好文本資料記錄規(guī)范化問題。

5 處理好文本資料集成化問題

對建設(shè)工程實施信息化管理模式，最終是為了提高資料管理水平。但是現(xiàn)在建設(shè)工程的信息化管理水平不高，很多的信息系統(tǒng)不匹配。因此，建設(shè)工程的文本資料管理一定要處理好文本資料的集成化問題，在所建立的信息系統(tǒng)中，可以根據(jù)相關(guān)的條件對資料進行查找，實現(xiàn)各類信息的集成問題。

6 強化文本資料管理標準

建設(shè)工程的文本資料的管理標準，主要分為兩種，一種是行業(yè)標準，比如建設(shè)工程中涉及到的各行各業(yè)中關(guān)于資料管理的標準；另一種就是企業(yè)標準，即建設(shè)工程中文本資料在不同的企業(yè)中的標準，通過強化文本資料的標準，逐步加強信息化資料管理的效率。這里還需要不斷優(yōu)化項目的管理流程，促進每個環(huán)節(jié)資料管理的流程規(guī)范化。另外，這里的文本資料標準化一定要結(jié)合信息化管理的特點，協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系。

結(jié)語

為了提高信息化技術(shù)對建設(shè)工程文本資料的管理水平，必須要明確建設(shè)工程文本資料管理的需求，加強文本資料的分工管理工作，進一步規(guī)范文本資料的分類標準，處理好文本資料集成化問題，強化文本資料管理標準。只有這樣，才能不斷提高建設(shè)工程文本資料的管理水平，不斷加強工程項目的管理。

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