王曉冬 WANG Xiao-dong；朱玲君 ZHU Ling-jun

（①山東財經大學，濟南 250014；②齊魯師范學院，濟南 250013）

（①Shandong University of Finance and Economics，Ji'nan 250014，China；②Qilu Normal University，Ji'nan 250013，China）

0 引言

高?；üこ虣n案是指高校在工程建設、規(guī)劃、設計、施工、使用和維護過程中直接形成的具有歸檔保存和查考價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄材料，通常有紙質載體、縮微品載體、光盤載體、磁性載體等儲存形式?；üこ虣n案記錄了工程建設的全過程，為高校校園建設和規(guī)劃、處理糾紛、事故責任認定、管理維護、防災和應對緊急情況提供可靠依據，是高校寶貴的財富。近年來隨著高校新校區(qū)建設及合并的增多，對基建工程檔案管理工作也提出了更高的要求。

1 基建工程檔案的特征

基建工程檔案記錄了工程建設的全過程，一般可分為前期準備階段文件、設計階段文件、施工階段文件、竣工圖和竣工驗收階段文件、使用維護階段文件等五類文件，具有以下幾方面的特征：①分散性和復雜性。基建工程往往周期長，涉及設備、生產工藝、建筑材料、施工技術、參與單位等多方面，影響因素繁雜，工程建設各個階段相互穿插且相互影響，由此決定了工程檔案的分散性和復雜性。②繼承性和時效性。隨著國家建筑法律法規(guī)、標準、建筑技術、企業(yè)管理水平的發(fā)展，基建工程檔案可以被繼承和積累。新建工程可以通過借鑒以往類似工程的檔案，少走彎路，吸取先進經驗，避免錯誤重犯，造成人力、財力的浪費?；üこ虣n案的時效性決定了有些檔案的價值會隨著時間的推移而衰減，有些工程文件一經生成，就必須及時傳達給相關部門，否則一旦不被認可，會造成嚴重影響。③全面性和真實性?；üこ虣n案要體現(xiàn)自身實用價值，就必須全面真實地反映工程項目的實際情況，形成一個完整的系統(tǒng)。只有真實記錄工程的全部過程，包括發(fā)生的質量事故、安全事故、存在的隱患等，才能對后續(xù)工程有借鑒意義。如果造假虛報工程檔案，必然會引起嚴重后果，同時也失去了工程檔案管理的意義。④隨機性。工程建設各個階段都會有大量工程檔案資料的產生。不僅工程建設常規(guī)階段會產生檔案文件，一些諸如火災、地震、事故等偶然性、隨機性事件的發(fā)生也會產生特定的檔案資料，因此工程文件檔案資料還具有一定的隨機性。⑤多專業(yè)性和綜合性。由于人類對建筑物功能需求的多元化，建設工程項目也逐漸演變成系統(tǒng)化的綜合性工程，往往需要多個專業(yè)、多種工作協(xié)同完成。既涉及工程咨詢、土地規(guī)劃、環(huán)境評價、安全評估、消防、衛(wèi)生、建筑、市政、智能系統(tǒng)、電力等多門學科，也綜合了項目管理的組織協(xié)調、合同管理、投資控制、進度控制、質量控制、信息管理等多方面的工作。因此，基建工程檔案往往涉及多個專業(yè)、多個單位，具有很強的綜合性。

2 高校基建工程檔案管理存在的問題

基建工程檔案的上述特征決定了檔案管理工作的復雜性。實際工作中，往往檔案工作與工程建設不同步，不同程度地滯后于工程建設，造成應歸檔材料的不齊全、不完整。高?；üこ虣n案管理主要存在下述問題：

2.1 檔案管理意識淡薄 長期以來，我國高校主要領導“重建設、輕檔案”，對檔案管理部門投入不足，而檔案管理部門自身宣傳力度也不夠，造成了基建檔案管理相關人員管理意識淡薄，在工程竣工以后，甚至出現(xiàn)有些基建工程管理員將資料一鎖了事，不及時歸檔，“人在資料在，人走資料失”。檔案管理從業(yè)人員往往都是兼職，不了解工程檔案的特殊性，只對檔案資料簡單接收、裝訂，而不是按系統(tǒng)化專業(yè)化整理檔案。同時歸檔文件質量低下，不符合對歸檔要求的材料都收攏進來，如一些憑證、簽證、變更文件都是復印件，文件材料紙張規(guī)格混亂，書寫材料不耐久，簽字蓋章不全等等。

2.2 檔案管理規(guī)章制度不完善 隨著基建工程檔案的增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經滯后，多數(shù)高校沒有制定相應的管理規(guī)章制度，職責不清，工作流程也不合理，造成檔案管理效率低下。在工作中對相關工作人員沒有合理的考核和約束機制，不能確?；üこ虣n案的準確性、系統(tǒng)性、成套性。

2.3 檔案管理方法和人員素質滯后 計算機、網絡技術的崛起為基建工程檔案管理工作提供了更好的平臺，但目前高校普遍在技術、理念、設備、工作人員素質方面滯后于現(xiàn)代檔案管理要求，紙質載體以外的檔案少之又少,有些管理人員計算機的水平甚至僅是打字的水平，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。

3 基建工程檔案管理對策

為了能夠更好地發(fā)揮基建工程檔案的重要作用，提高檔案管理的科學化水平，提出以下幾點對策：

3.1 強化檔案管理意識 教育部國家檔案局27號令《高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定：高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。高校宣傳部門應該積極組織相關部門學習《檔案法》和27號令，轉變觀念，認識到檔案管理工作的重要性。高校領導應重視檔案管理工作，在人員、經費、設施上給予大力支持?；n案管理工作涉及建設、設計、施工、監(jiān)理、檔案管理等多單位，涉及面廣，應當努力爭取各相關部門的配合，通過好的檔案利用效益，來加強檔案人員的積極性和責任感，使其能更好地投入到基建工程檔案管理工作中去。

3.2 完善檔案管理體制 高校應結合自身實際情況，制定出一套切實可行的檔案管理體制，通過檢查、獎罰等手段以確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、標準化。學校應明確將檔案管理工作納入到各相關部門的工作職責中，制定年終考核標準，獎罰分明，對好的經驗進行推廣，優(yōu)秀人員給予一定獎勵，對失責人員追究責任。同時學校在進行建設活動過程中，對外與施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等簽訂合同時，應明確提出基建檔案管理具體要求，對達不到要求的單位通過督促整改、推遲驗收、罰款等相應手段來保證基建工程檔案管理的規(guī)范化、制度化。

3.3 提高檔案管理人員專業(yè)水平 從事基建檔案管理需要專業(yè)性的人才，高校應積極引進專業(yè)人才，加強對現(xiàn)有人員的教育和培訓，使其了解基建檔案管理知識、基建工程建設程序、基建專業(yè)知識，優(yōu)化知識結構，增強其責任心和自覺性。同時以提高專業(yè)水平為重點，提高其電子文檔管理、網絡技術、現(xiàn)代管理等能力，加強科學管理。此項工作應作為一項長期工作持之以恒，只要發(fā)揮好管理人員的主觀能動性，才能使基建檔案管理工作事倍功半。

3.4 實現(xiàn)基建工程檔案管理的網絡化、電子化 現(xiàn)代計算機技術和網絡技術的發(fā)展為高?；n案網絡化、電子化管理提供了廣闊的空間，高校應抓住契機，加大硬件投入，利用數(shù)據庫技術和多媒體技術，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，探索建立基建檔案信息資源體系。將傳統(tǒng)的紙質載體檔案電子化，建立電子檔案信息庫，同時利用高校自身校園網絡，實現(xiàn)基建工程檔案收集、保管、查閱、傳輸?shù)木W絡化、電子化。

3.5 強化維修改造工程檔案管理 基建工程檔案管理不能僅僅重視投資額大的工程，而忽略投資額小的維修改造工程。許多維修改造工程涉及弱電強電線路改造、地下管網改造、空調通風、消防管道、供水供熱等方面，盡管投資小，但對工程本身影響深遠。應強化此類工程檔案的收集整理工作，納入到基建工程檔案管理體系中，有利于今后的查閱和利用，避免學校建設資金的浪費。

4 結語

基建工程檔案真實全面反映了高?；窘ㄔO全過程，是高校今后建設改造、維護管理、資產評估的重要依據。高?；üこ虣n案管理是總結歷史、服務現(xiàn)實、著眼未來的工作，只有充分發(fā)揮管理部門和相互人員的積極性和專業(yè)知識，利用現(xiàn)代檔案管理手段，才能更好地發(fā)揮高?；n案的基礎作用，為高校教育事業(yè)的發(fā)展貢獻更大力量。

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