郜飆 GAO Biao

（中鐵十七局集團(tuán)第四工程有限公司，重慶 404100）

（China Railway 17th Bureau Group No.4 Engineering Co.，Ltd.，Chongqing 404100，China）

0 引言

建筑施工企業(yè)實(shí)行的是以項(xiàng)目施工為核心的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理體制，項(xiàng)目是建筑企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基本單位和成本核算基礎(chǔ)，因而加強(qiáng)項(xiàng)目成本管理，以最低的耗費(fèi)取得最佳的工程投資效益，才能達(dá)到最終提高企業(yè)綜合經(jīng)濟(jì)效益的目的。而在項(xiàng)目工程總成本中，工程物資所占比例最大（約60-70%），是企業(yè)成本的主體、核心部分，因此，采購(gòu)管理在企業(yè)管理中占有至關(guān)重要的地位，搞好采購(gòu)管理、強(qiáng)化采購(gòu)成本控制是企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)展的基本條件。

1 施工企業(yè)必須建立一套有效的內(nèi)部控制制度，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)加強(qiáng)控制和監(jiān)督

其設(shè)計(jì)原則包括兩方面：

1.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)本身應(yīng)遵循的原則 ①質(zhì)量第一的原則。企業(yè)所采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性能必須要滿足工程的使用要求。②價(jià)格最優(yōu)的原則。在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)比價(jià)、限價(jià)、招標(biāo)采購(gòu)等方式確定價(jià)格最優(yōu)惠的供貨廠家。③服務(wù)最好的原則。供貨廠家要具備完善的售后服務(wù)體系，能提供方便、周到、快捷的服務(wù)，滿足施工企業(yè)的需要。④信譽(yù)最佳的原則。供方應(yīng)具備良好的企業(yè)信譽(yù)，企業(yè)與其建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，以達(dá)到節(jié)約采購(gòu)前期費(fèi)用的目的。

1.2 采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)原則 從設(shè)計(jì)角度來(lái)分析，采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制必須有一個(gè)基本目標(biāo)，即基于經(jīng)濟(jì)效益最大化的前提促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)業(yè)務(wù)在有效的內(nèi)部控制體系下有序運(yùn)行。①相互牽制原則。一項(xiàng)完整的采購(gòu)業(yè)務(wù)，若經(jīng)過(guò)兩個(gè)以上相互制約的環(huán)節(jié)來(lái)監(jiān)督其業(yè)務(wù)活動(dòng)，就能在一定程度上規(guī)避誤操作等各種風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，根據(jù)采購(gòu)制度流程，細(xì)化采購(gòu)業(yè)務(wù)管理方案，從制度建設(shè)、責(zé)任落實(shí)、項(xiàng)目管理、規(guī)范運(yùn)行、辦理質(zhì)量、辦結(jié)時(shí)限、定期檢查等方面嚴(yán)格考核。與此同時(shí)，紀(jì)檢監(jiān)察、財(cái)務(wù)審計(jì)等部門(mén)對(duì)物資采購(gòu)工作程序?qū)嵭腥瘫O(jiān)督跟蹤檢查，使得各方工作相互牽制，嚴(yán)格工作紀(jì)律，對(duì)于不經(jīng)民主決策“個(gè)人說(shuō)了算”的，擅自變更采購(gòu)方式的，違反規(guī)定搞“虛假招標(biāo)”、“明標(biāo)暗定”、“圍標(biāo)串標(biāo)”等違紀(jì)違法問(wèn)題，嚴(yán)格施行問(wèn)責(zé)追究。②成本效益原則。深入開(kāi)展物資采購(gòu)價(jià)格對(duì)標(biāo)分析。采購(gòu)業(yè)務(wù)各崗位對(duì)所負(fù)責(zé)的采購(gòu)物資進(jìn)行對(duì)標(biāo)分析，盯住同行業(yè)采購(gòu)價(jià)格，了解同行業(yè)采購(gòu)渠道，深入分析采購(gòu)價(jià)格的影響因素，通過(guò)對(duì)標(biāo)分析找出存在的差距，制定切實(shí)可行的措施，適時(shí)調(diào)整降低采購(gòu)成本目標(biāo)，做到“一同步、二瞄準(zhǔn)、三參考”，即“要與相關(guān)產(chǎn)品的降幅同步、瞄準(zhǔn)同行業(yè)的最低采購(gòu)價(jià)格、參考相關(guān)產(chǎn)品盈虧平衡點(diǎn)的原料成本”。同時(shí)，向提高招標(biāo)率要效益。強(qiáng)化采購(gòu)過(guò)程中的受控管理。重點(diǎn)是集體選商和定價(jià)的受控管理。通過(guò)集體選商受控，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，打破壟斷，體現(xiàn)出采購(gòu)業(yè)務(wù)的成本效益。③崗位責(zé)任原則。內(nèi)部控制制度與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)息息相關(guān)。企業(yè)基于各個(gè)業(yè)務(wù)流程設(shè)定了工作崗位，明確了崗位的權(quán)責(zé)義務(wù)以及操作規(guī)程、業(yè)務(wù)流程。崗位責(zé)任將不相容的職務(wù)分離開(kāi)來(lái)，授權(quán)崗位、執(zhí)行崗位、審核崗位、保管崗位以及記賬崗位等職能分工不同，因而設(shè)立崗位時(shí)必須區(qū)別對(duì)待，要明確各個(gè)崗位的權(quán)責(zé)義務(wù)，使各個(gè)崗位之間以及各個(gè)業(yè)務(wù)人員之間形成相互促進(jìn)、相互制衡的關(guān)系，防止一頭獨(dú)大，專(zhuān)制專(zhuān)權(quán)和舞弊行為產(chǎn)生。④協(xié)調(diào)配合原則。采購(gòu)業(yè)務(wù)部?jī)?nèi)部成員之間應(yīng)該保持融洽的業(yè)務(wù)關(guān)系，在工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)，相互之間協(xié)調(diào)配合，各成員要有大局意識(shí)，能夠看到各自的工作對(duì)于整體效率的影響，而不只是“自掃門(mén)前雪”，遇到問(wèn)題就相互推諉、相互扯皮?！爸坪狻笔莾?nèi)部控制的一個(gè)重要力量，制衡是基礎(chǔ)，而協(xié)調(diào)配合則是業(yè)務(wù)精神的升華。協(xié)調(diào)配合要求各成員首先具備正確的采購(gòu)業(yè)務(wù)工作觀念。內(nèi)部控制制度體系由人基于業(yè)務(wù)管理要求制定的，如果企業(yè)行使控制監(jiān)督職能的人員在思想道德上、心理素質(zhì)上、技能和行為方式上未能達(dá)到實(shí)施內(nèi)部控制的基本要求，那么，再談協(xié)調(diào)配合顯然已不能勝任。

2 根據(jù)施工企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，其內(nèi)部控制具體內(nèi)容

2.1 完善物資采購(gòu)管理及監(jiān)督制度，健全配套的授權(quán)審批體系和嚴(yán)格的規(guī)章制度。各項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)該嚴(yán)格落實(shí)?！段镔Y集中采購(gòu)供應(yīng)管理辦法》和《物資集中采購(gòu)供應(yīng)實(shí)施細(xì)則》，確保物資計(jì)劃、采購(gòu)、供應(yīng)、結(jié)算、考核等環(huán)節(jié)處于公平、公正、公開(kāi)狀態(tài)下，并制訂采購(gòu)管理方案，明確整體規(guī)劃，避免物資采購(gòu)中出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。物資部門(mén)負(fù)責(zé)具體的集中采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)工作，編寫(xiě)招標(biāo)文件，組織市場(chǎng)調(diào)查，評(píng)審?fù)稑?biāo)文件和進(jìn)行招標(biāo)效益評(píng)估，確保每個(gè)項(xiàng)目規(guī)范運(yùn)行、陽(yáng)光操作。

2.2 積極開(kāi)展集中采購(gòu)，發(fā)揮企業(yè)整體優(yōu)勢(shì)。集中采購(gòu)不僅可以規(guī)范采購(gòu)行為、防止腐敗現(xiàn)象，而且可以“以量換價(jià)”，實(shí)現(xiàn)明顯的規(guī)模采購(gòu)效益。大宗物資必須采用集中采購(gòu)模式，由企業(yè)統(tǒng)一監(jiān)督把控，有效堵塞管理漏洞，才能實(shí)現(xiàn)降本增效的目的。

2.3 加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算控制，實(shí)行材料采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃制度。目前施工企業(yè)采購(gòu)預(yù)算流于形式的較多，采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)常更改，應(yīng)采取一定的措施改善這一不良現(xiàn)象。應(yīng)該從制度的針對(duì)性、嚴(yán)肅性和可操作性出發(fā)，制定了《采購(gòu)管理實(shí)施辦法》以及與之配套的物資采購(gòu)規(guī)范性工作程序，并與《“三重一大”事項(xiàng)集體決策制度》、《領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任追究制度》等一系列管理、考核、問(wèn)責(zé)制度相結(jié)合，規(guī)范物資采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃。規(guī)范填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)表，申請(qǐng)表上須注明擬采購(gòu)物資的名稱、數(shù)量、預(yù)算單價(jià)、規(guī)格等，后附供詳細(xì)技術(shù)方案和要求，以此形成一整套行之有效，全方位、多角度、立體化的規(guī)范管理體系，用制度來(lái)實(shí)現(xiàn)“行得通、做得到、管得住、用得好”的防控目的，進(jìn)一步強(qiáng)化制度“管人、管事、管權(quán)”的工作格局。

2.4 業(yè)務(wù)流程控制。①簽訂合同。項(xiàng)目與供應(yīng)商簽訂物資購(gòu)銷(xiāo)合同必須經(jīng)相關(guān)部門(mén)和紀(jì)工委評(píng)審，并由項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)審批，保證合同符合法律要求，具有法定的約束力，同時(shí)必須做到內(nèi)容全面，條款清晰，雙方的權(quán)利和義務(wù)明確，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。②采購(gòu)回來(lái)的物資在使用部門(mén)使用一段時(shí)間后，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行貨物驗(yàn)收程序。由企業(yè)內(nèi)部采購(gòu)承辦部門(mén)組織監(jiān)察審計(jì)部門(mén)、使用部門(mén)共同驗(yàn)收，嚴(yán)禁不合格的物資進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)。驗(yàn)收合格的物資一律入庫(kù)保管。入庫(kù)后，由物資管理部門(mén)參考保管員開(kāi)具的點(diǎn)驗(yàn)單、試驗(yàn)部出具的證明材料質(zhì)量合格的試驗(yàn)報(bào)告單、供貨單位的銷(xiāo)售發(fā)票填寫(xiě)付款審批單，并上報(bào)交財(cái)務(wù)部審核。③財(cái)務(wù)部門(mén)要認(rèn)真審核所購(gòu)物資的各種驗(yàn)證手續(xù)是否齊全，在審核無(wú)誤的情況下，按照合同規(guī)定的付款條件和方式，或?qū)ζ涓犊罨蜻M(jìn)行掛帳。若無(wú)法證明該貨物的質(zhì)量符合合同要求，則堅(jiān)決不辦理付款手續(xù)，杜絕走“人情帳”而給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失的現(xiàn)象。通過(guò)各部門(mén)每個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格把關(guān)，保證進(jìn)購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格均達(dá)到最優(yōu)，從而有效地降低企業(yè)采購(gòu)成本。

3 結(jié)語(yǔ)

按照“規(guī)范權(quán)力運(yùn)行，公開(kāi)透明操作，確保監(jiān)管到位，打造陽(yáng)光采購(gòu)業(yè)務(wù)”的內(nèi)部控制要求，企業(yè)必須堅(jiān)持公開(kāi)、公平、公正的三公原則，在物資采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格堅(jiān)持物資采購(gòu)方式合法、合規(guī)。實(shí)行程序化管理，嚴(yán)守“上一流程未完成，不能進(jìn)入下一流程”的關(guān)口，對(duì)項(xiàng)目審批、實(shí)施、合同、付款四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的實(shí)施信息必須在信息系統(tǒng)模塊同步公示，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)陽(yáng)光、透明，促進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程順利開(kāi)展。

[1]張西娟.物資采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方式[J].財(cái)會(huì)通訊,2004(23).

[2]李洪玉.淺談項(xiàng)目施工降低成本的途徑和措施[J].中國(guó)鐵道建筑管理.

[3]劉金鉅,崔樹(shù)永.應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格監(jiān)督促進(jìn)采購(gòu)節(jié)支[J].鐵道物資科學(xué)管理,2004(04).